Os melhores softwares de RH para otimizar seus processos

Colaboradores são valiosos para qualquer empresa. São eles que mantêm a cultura organizacional, representam os seus valores e colocam em prática as suas atividades – que permitem à empresa crescer, lucrar etc.

Por ser uma área tão vital e estratégica, é fundamental que as atividades de Recursos Humanos sejam continuamente aprimoradas e, para isso, a tecnologia é indispensável. Assim, muitas empresas estão em busca dos melhores softwares de RH para otimizar a gestão de pessoas e levar a transformação digital ao departamento de Pessoal.

Uma prova disso é que, de acordo com a consultoria Gartner, quase 85% das empresas atualmente usam ferramentas digitais de RH e gestão de talentos, e 70% dos líderes da área planejavam investir mais em tecnologia no ano de 2022.

Se você não quer ser desbancado pelos concorrentes na hora de recrutar e reter talentos, descubra quais são as melhores plataformas digitais para aumentar a produtividade do seu departamento de RH, porque elas são tão importantes e como escolher a opção ideal para o seu negócio.

O que é um software de RH?

Um software de RH é uma plataforma digital voltada para melhorar a performance do departamento de Recursos Humanos das empresas. Normalmente, esses softwares servem para gerenciar os colaboradores da empresa, seus pedidos, treinamentos, seu processo de onboarding, admissão etc, além do recrutamento de colaboradores novos.

A grande vantagem do software de RH é centralizar dados e digitalizar informações que antes ou ficavam em papéis ou dispersas por outras soluções mais precárias, como planilhas e emails. Assim é fácil encontrar qualquer informação e acionar outros departamentos para que continuem um processo (caso do onboarding, onde são feitas várias solicitações para o TI).

Com o aumento da competitividade e a aceleração de fluxos no mercado atual, tornou-se indispensável que equipes de RH agilizem o trabalho e evitem erros de comunicação com colaboradores ou público externo. Além de atrapalhar a experiência do colaborador, essa ineficiência faz a equipe perder prazos, perder talentos e prejudica a imagem da empresa.

Nesse sentido, o software de RH consegue organizar processos, aumentar a visibilidade sobre cada tarefa e padronizar o trabalho da equipe – o que aumenta a colaboração e a produtividade. Também ajuda a produzir dados sobre todas a operação do departamento.

No caso dos softwares de automação, uma das principais vantagens é reduzir a quantidade de tarefas manuais executadas pelo RH. Isso faz com que a qualidade e a rapidez de processos como onboarding, admissão, recrutamento, folha de pagamento, reembolsos e muito mais melhorem bastante, sem demandar grandes investimentos.

Na prática, os softwares de RH costumam trazer resultados positivos para as empresas que os adotam. De acordo com o G2, 80% dos candidatos se sentiriam dissuadidos a procurar trabalho em uma empresa que não os informa sobre o status de suas candidaturas – uma tarefa que a automação pode resolver facilmente.

Nesse sentido, graças à implantação de um software de RH (Pipefy), a James Delivery obteve um Retorno sobre Investimento de 134%, e 100% de feedbacks positivos em seu recrutamento. Já a Capgemini cortou em 42% o custo de gerenciar todas as solicitações de colaboradores que chegavam ao seu RH.

Tipos de software de RH

Já mostramos o que são softwares de RH, mas eles não constituem uma unidade entre si. Há vários tipos de ferramentas e cada uma tem um foco diferente de atuação. Abaixo, vamos mostrar as particularidades de cada tipo de software de RH.

Recrutamento e seleção

Um software de recrutamento e seleção automatiza tarefas manuais importantes nesse processo, como a análise de currículos e a comunicação com quem se candidatou às vagas (e com as pessoas aprovadas para os cargos).

Essa é uma área que costuma representar gargalos importantes para as empresas, e não perder candidaturas qualificadas é algo crítico para reunir os melhores talentos. De acordo com uma pesquisa da Jobvite, 67% dos recrutadores dizem que o maior desafio é achar pessoas qualificadas para as vagas, seguida da intensa competição entre empresas (52%).

Nesse sentido, a automação garante menos erros e mais produtividade. Os recrutadores podem, por exemplo, eliminar de cara candidatos que não tenham uma qualificação indispensável, como uma pós-graduação ou conhecimentos em um determinado software.

Dentro dessas plataformas, é possível também criar um fluxo de comunicação automatizado com as pessoas que se candidatam às vagas, informando-as por email pré-formatados sempre que sua candidatura avançar ou for recusada no processo. Isso aumenta a visibilidade e melhora a experiência para essas pessoas.

Admissão digital

A admissão digital trata do processo de entrada propriamente dita da pessoa na empresa, em termos formais. Conecta-se, portanto, bastante com o recrutamento e com o onboarding.

Um software de admissão digital torna todo esse processo mais rápido, porque além de automatizar a comunicação com as pessoas recém-aprovadas para os cargos com emails pré-formatados, centraliza o recebimento de documentos, armazenando-os na nuvem.

Essas ferramentas podem ainda acionar automaticamente outros times, como o TI (para providenciar Logins e Acessos), o de Facilities (para arrumar o local de trabalho dessa pessoa) e o de Pagamentos (para inscrevê-la na folha de pagamento da empresa). Tudo sem precisar escrever e enviar emails para essas áreas manualmente com requisições.

Onboarding de colaboradores

O processo de onboarding trata de garantir que a empresa conquiste a confiança daquelas pessoas que acabou de contratar, preparando-as para obter sucesso em seus cargos. O software de onboarding serve para tornar esse processo transparente e eficiente, conectando melhor os diferentes times que contribuem para um onboarding bem-sucedido.

Dessa forma, ele aumenta a visibilidade sobre cada etapa do processo de onboarding e automatiza a comunicação com quem está entrando na empresa, seja para coletar assinaturas, pedir documentos, agendas treinamentos iniciais etc.

O software de RH também conecta diretamente as ações desse processo a inputs para outros times. Como os times de TI, de Treinamento, de Folha de Pagamento e muito mais. Assim, evita-se falhas de comunicação e perda de prazos. No fim, todos os registros de colaboradores que chegam ficam armazenados na nuvem, garantindo mais transparência para todas as equipes.

Gestão de performance e desenvolvimento

A gestão de performance e desenvolvimento também é uma área coberta por softwares de RH. Neles, é possível registrar elogios e críticas, feedbacks, agendar reuniões com lideranças e avaliar a performance de colaboradores a partir do modelo de avaliação de desempenho adotado pela empresa.

A grande vantagem dessas plataformas é centralizar todas as informações sobre performance e feedbacks, para que não fiquem dispersas por trocas de emails ou até conversas privadas. Isso aumenta a transparência e a confiabilidade dos processos de avaliação de desempenho.

Além de tudo isso, gestores e colaboradores podem definir planos de ação para desenvolvimento profissional, e sincronizar dentro dessas plataformas os seus calendários com reuniões de acompanhamento desse planejamento.

Gestão de ponto

A gestão de ponto é uma tarefa essencial do RH. Para digitalizar esse gerenciamento e torná-lo mais transparente e acessível a todas as partes envolvidas, é comum que empresas adotem programas para registro de frequência.

Essas plataformas já calculam automaticamente possíveis horas que sobram ou faltam, e passam essas informações para os times que cuidam da folha de pagamento. Assim, há mais controle sobre esses dados e qualquer auditoria pode ser conduzida facilmente.

Essas plataformas ganharam força principalmente depois da pandemia de Covid-19, com o aumento do trabalho remoto. Em muitos casos, é possível registrar o ponto pelo celular, em um app. Dessa forma, colaboradores podem fazer o registro de suas horas de trabalho onde quer que estejam.

Controle de folha de pagamento

Um software dedicado à folha de pagamento permite ao RH automatizar os lançamentos e cálculos de um processo que, se manual, tomaria muito tempo. A ideia é que os profissionais de Recursos Humanos já tenham uma base de dados nessa plataforma e só precisem conferir informações e liberar os pagamentos de acordo com seus calendários.

Além de poupar tempo da equipe e evitar erros que podem afetar muito a vida dos colaboradores (e deixá-los descontentes), a plataforma de gestão de folha de pagamento permite auditorias e estatísticas que podem ser importantes para planejar a estratégia da empresa.

People analytics

O People Analytics é uma grande tendência nos departamentos de RH. Ele basicamente defende uma abordagem baseada em dados para aumentar o engajamento de colaboradores, a retenção e a alta performance dos times de modo geral.

Os softwares de People Analytics, portanto, são ferramentas de coleta, organização e análise de dados. Essas ferramentas permitem identificar os colaboradores que se destacam e os problemas que acontecem, como baixa produtividade, pouco engajamento, insatisfação individual ou coletiva etc.

Dessa forma, é possível planejar iniciativas de RH, treinamentos e conversas particulares com colaboradores de forma mais embasada e focada em resultados. Os dados de People Analytics geralmente são organizados e apresentados em um relatório ou software, de forma que sua visualização seja fácil.

“Ao examinar alguns dos metadados, as equipes de análise podem ver os gerentes que estão verificando regularmente seus funcionários e entender os comportamentos que impulsionam o engajamento, o desempenho das equipes”, afirma David Green neste podcast da consultoria MCKinsey. David é especialista em People Analytics e co-autor do livro Excellence in People Analytics (Kogan Page, 2021).

As empresas, de maneira geral, procuram investigar situações que possam estar interferindo na produtividade das pessoas que colaboram em seus quadros, porque essas situações podem resultar em baixo engajamento, insatisfação, faltas, reclamações de clientes e muito mais.

Quais são as vantagens em ter um software de RH?

Os melhores softwares de RH são aqueles sistemas e soluções capazes de atender às necessidades do departamento pessoal com mais eficiência, agilidade e simplicidade – e menor custo.

Basicamente, eles servem para automatizar rotinas técnicas e poupar tempo dos profissionais, tornando a gestão de Recursos Humanos mais ágil, transparente e estratégica. Vamos destrinchar melhor algumas das vantagens desse tipo de ferramenta a seguir.

Automação de tarefas manuais e repetitivas

Os times de RH precisam lidar com uma enorme quantidade de tarefas que não exigem grande criatividade, mas muito trabalho. Pedir informações de pessoas que se candidatam a vagas e de colaboradores, contactar outros departamentos, processar solicitações, organizar treinamentos, fazer triagem de currículos, medir o engajamento e muito mais.

Todas essas tarefas podem ser automatizadas. Isso quer dizer que, a partir de um gatilho claro e pré-definido, será a plataforma de RH que vai executá-las – e não os colaboradores do time. Assim, tais colaboradores conseguem desenvolver projetos, pensar em estratégias e focar em tarefas que exigem mais intelecto e habilidades.

Justamente por poupar horas de trabalho e evitar erros (que provocariam mais trabalho ainda), as automações permitem que seu RH se torne escalável. Isso quer dizer que, mesmo que a empresa cresça, seu time não precisa expandir no mesmo ritmo. Basta ajustar e otimizar processos. Isso representa uma economia de tempo e dinheiro que faz a diferença.

Maior segurança e organização de documentos

O armazenamento de informações é importantíssimo para qualquer time de RH. Com um software especializado, essa documentação fica organizada e guardada na nuvem, e pode ser acessada por todos que precisem visualizá-la. Através da digitalização, é possível ainda poupar espaço físico e diminuir gastos com papéis e impressões.

O RH digital é apoiado por sólidos protocolos de criptografia e proteção. Assim, tudo fica mais seguro contra acessos não autorizados e possíveis vazamentos. Além disso, os problemas relacionados a erros e extravios da documentação manual são minimizados.

Redução de custos e de burocracia

Quando as ferramentas de RH evitam que o time perca tempo com funções repetitivas, o resultado mais evidente é a desburocratização dos processos. Inclusive, esse ganho de performance se torna ainda maior com a inteligência de dados para a tomada de decisões – dados esses que podem ser visualizados e acompanhados nos softwares de RH.

Mais do que um meio de melhorar as estratégias de gestão e o desempenho organizacional, o aumento da produtividade ainda gera uma grande redução de custos.

Isso significa que os custos de implementação da tecnologia são convertidos em economia para a empresa, porque menos recursos (humanos e materiais) são necessários para que um processo seja bem-sucedido.

Otimização de processos e aumento da produtividade

Quanto menos os profissionais de RH precisam lidar com ações burocráticas e repetitivas, mais eles conseguem assumir funções estratégicas na empresa. Isso favorece muito a performance das equipes.

Junto da tomada de decisões, o gerenciamento e a inteligência de informações também são aprimoradas. Como resultado, todas as ações que visam melhorias para os colaboradores são finalmente tiradas do papel. Assim, você garante um clima organizacional melhor, mais engajamento e mais produtividade na empresa como um todo.

Padronização de processos

A padronização de processos é muito importante para agilizar sua execução e para que os resultados sejam mais previsíveis. Processos padronizados facilitam que, por exemplo, um processo de recrutamento não demore mais que o esperado. Ou que uma pessoa recém-contratada chegue ao onboarding sem ter toda a documentação necessária solicitada.

Nos softwares de RH, fica mais fácil montar processos padronizados. Nas plataformas fáceis de usar e que não demandam conhecimentos técnicos, como o Pipefy, times bem alinhados são capazes de criar seus processos pré-mapeados em questão de minutos ou poucas horas, dependendo da complexidade deles.

Processos padronizados também são formas de alinhar a atuação do time. Todas as pessoas envolvidas sabem o que precisam fazer, têm visibilidade sobre o status das tarefas etc. Se uma pessoa gestora for embora, não “leva” todo o conhecimento processual junto. Esse processo fica registrado na nuvem, junto com todas as informações que circularam dentro dele.

Melhor comunicação interna

Os melhores softwares de RH são capazes de padronizar (e assim, otimizar) a comunicação interna na empresa. Normalmente, quando uma solicitação é feita ao RH, é possível configurar alertas por email ou liberar um link para acompanhar o status da demanda (os chamados request trackers).

Dessa forma, colaboradores e gestores de todas as áreas se mantêm informados sobre o progresso desses pedidos. Também é mais fácil que o RH notifique essas outras equipes quando precisa de informações ou ações relativas a seus processos multidisciplinares, como recrutamento e seleção, avaliações de desempenho, onboarding e outros.

Os melhores softwares de RH para sua empresa

Depois de entender porque é fundamental contar com o apoio dos softwares de RH, é hora de conhecer as principais soluções disponíveis atualmente no mercado. Preparamos a seguir um compilado com as principais características de cada ferramenta.

Pipefy

O Pipefy permite criar fluxos de trabalho completos para qualquer processo de RH (onboarding, solicitações de colaboradores, recrutamento, admissão etc) totalmente personalizados e automatizados. Fácil de usar, ele não demanda conhecimentos técnicos de código para criar ou alterar automações.

Desse modo, o Pipefy é uma poderosa ferramenta para melhorar a experiência da sua equipe (seja presencial ou no home office) e otimizar o tempo do time de RH sem precisar de grandes investimentos ou de longos prazos de implementação. Na verdade, é possível explorar sua galeria de templates e começar a usar um determinado workflows em alguns minutos.

Com automação que dispensa conhecimentos de código, integrações inteligentes com outras ferramentas e a possibilidade de extrair painéis e relatórios robustos, ele atende às demandas da área de maneira completa. Assim, torna todos os seus processos de RH escaláveis, ágeis e menos suscetíveis a erros.

A Inteligência Artificial (IA) do Pipefy também permite que qualquer equipe monte seu processo do zero ou promova melhorias de forma imediata – basta dar instruções ao chat da Pipefy AI, e ela entrega processos perfeitos em tempo real. Além disso, dá dicas de como melhorar processos e oferece insights de alto nível sobre problemas, gargalos e oportunidades de otimização.

Gupy

O Software da Gupy é focado só em recrutamento e seleção. Ele reúne as ferramentas e centraliza a gestão desses processos. Além de simplificar o trabalho do RH, ele o torna mais assertivo. Isso porque o sistema mapeia o perfil do negócio e o alinha aos dos candidatos.

Pontotel

O Pontotel, por sua vez, integra o registro, a gestão e o tratamento de frequência e pontos em uma única plataforma. Ele lida com todo o controle do banco de horas e acompanha as marcações em tempo real.

Além disso, a ferramenta também permite visualizar e gerenciar as jornadas dos colaboradores de maneira completa.

Sólides

O Sólides é direcionado ao employee experience e à melhoria do clima organizacional. Para isso, ele permite mapear os comportamentos e características dos colaboradores, a fim de orientar melhor suas ações de desenvolvimento e produtividade.

Qulture.Rocks

O Qulture.Rocks é um aplicativo feito para monitorar e gerir indicadores. Ele é voltado ao uso de OKRs, que podem ser tanto dos profissionais, quanto de suas equipes ou da empresa como um todo. O sistema também permite gerenciar Planos de Desenvolvimento Individual.

Pontomais

O Pontomais tem mais ou menos o mesmo escopo do Pontotel. Além de gerir os registros de ponto e fazer os cálculos das horas de cada colaborador, ele também oferece métricas para facilitar a gestão de pessoas, que incluem faltas, horas extras e muitos outros indicadores.

FolhaCerta

Como o nome sugere, esse sistema gerencia as questões trabalhistas do negócio. Além da folha em si, é possível usá-lo para manejar os bancos de horas, gerenciamento de férias e outras demandas comuns para o setor de RH.

HCM Senior

O HCM Senior é um software que pode ser usado para gerir recursos de diferentes departamentos organizacionais. Ele tem um módulo específico para RH, que permite a automação de processos, visualização de tarefas em quadros Kanban e de dados completos sobre a operação de Recursos Humanos.

Na área de recrutamento, o HCM oferece um teste de fit cultural, para entender se empresa e pessoas candidatas dividem mais ou menos os mesmos valores, e um banco de currículos digital.

Como escolher um software de RH para sua empresa?

Já vimos algumas opções de softwares de RH disponíveis no mercado, mas como garantir a melhor escolha? Em primeiro lugar, você deve identificar claramente qual é o seu foco: se melhorar um processo em particular (e qual é esse processo), ou toda a sua operação.

Em segundo lugar, é preciso colocar na balança os custos, o potencial de cada ferramenta, o perfil do seu RH e muito mais. Abaixo, compartilhamos algumas dicas importantes para acertar na sua decisão e não investir na plataforma errada.

Entenda as necessidades do RH

O mais importante em todo o processo decisório é definir prioridades, já que há softwares segmentados e mais focados em cada processo de RH.

Se você quer agilidade geral no departamento de RH e digitalizar toda a sua operação, não faz sentido investir em um software para gestão de folha de pagamento e deixar outros fluxos de trabalho descobertos, por exemplo. É preciso ter uma visão global dos gargalos e definir o que precisa ser otimizado primeiro.

Para isso, indicamos que você consulte indicadores e dados que tenha à disposição, tanto quanto a performance do time de RH por si só quanto ao engajamento geral das pessoas que trabalham na empresa.

De modo simplificado, podemos dizer que os softwares de automação de processo, como Pipefy, ajudam a otimizar o trabalho de forma global e estrutural, enquanto softwares de recrutamento ou de gestão de performance têm um alcance mais limitado – mas ajudam a resolver questões sérias dos processos sobre os quais se debruçam.

Liste os softwares que suprem sua necessidade

Faça uma pesquisa cuidadosa sobre as opções disponíveis no mercado. Veja as funcionalidades de cada ferramenta, seus preços e quais foram os resultados já alcançados pelos seus clientes.

Mas não se limite a pesquisar nas páginas das plataformas. Consulte também os depoimentos de sites especializados em avaliações, como G2 e Capterra. Nesses locais, vários clientes abrem o jogo sobre os prós e contras de cada ferramenta.

Por fim, vale a pena não só ler, mas consultar vídeos e materiais multimídia sobre as suas opções de software favoritas.

Teste ou veja demonstrações dos softwares

Em geral, as plataformas disponibilizam períodos de teste grátis, com funcionalidades limitadas ou não. Vale a pena a pena também solicitar demonstrações junto a essas empresas, que são conduzidas por especialistas que conhecem o produto.

Aproveite esses testes para verificar se a ferramenta em questão tem mesmo tudo o que sua equipe precisa, se é fácil de usar, se as automações são simples de configurar. Tire todas as dúvidas com representantes de vendas – e tome notas de todas essas informações e de aspectos relevantes da sua experiência com as plataformas.

Tome sua decisão

Seguidas todas essas dicas, chega a hora de tomar sua decisão. Coloque tudo o que você viu e pesquisou no papel, e faça uma comparação entre as plataformas.

Vale listar prós e contras, fazer uma análise swot e usar outros métodos de comparação que você conheça. Indicamos também sempre ouvir profissionais que tenham muita intimidade com os processos, para que possam opinar sobre quais soluções são mais adequadas para os problemas do dia a dia.

Se você procura o melhor custo-benefício e a transformação digital completa dos seus processos de RH, para que eles melhorem sua performance a curto, médio e longo prazo, provavelmente as automações do Pipefy são o que você precisa.

No Pipefy, você elimina tarefas manuais da rotina da sua equipe e evita erros, aumentando o engajamento de colaboradores e oferecendo respostas rápidas a candidatas e candidatos em processos seletivos. Também organiza definitivamente todos os processos ligados à área de People, tornando-os mais rápidos, eficientes e conectados – entre si e com outros times.

Pipefy ajuda seu time a perder menos tempo com papéis, emails e planilhas e a se concentrar nas pessoas — não nos processos — simplificando os fluxos de trabalho e oferecendo dados em tempo real sobre toda a sua operação de RH. A plataforma ainda se integra com outras ferramentas usadas pela sua equipe – softwares de folha de pagamento e de frequência, por exemplo.

Otimize processos com um software de RH completo e fácil de usar

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