Modelo de contas a pagar: comece a usar uma ferramenta mais eficiente que o Excel

O fluxo de trabalho da equipe de Contas a Pagar é estratégico para qualquer empresa. Competência na gestão financeira, equilíbrio de gastos e bom relacionamento com fornecedores são cruciais para a sobrevivência e o sucesso de um negócio. Por isso, confiar apenas em planilhas de Excel para gerenciar e executar suas tarefas pode ser arriscado, principalmente se o departamento lida com um grande volume de transações.

Para isso, você vai encontrar neste artigo instruções e um modelo grátis de gestão do fluxo de contas a pagar. Ele é um template dentro do Pipefy, o software para automação de processos que diminui a probabilidade de erros humanos, aperfeiçoa a comunicação da sua equipe e facilita a integração do departamento Financeiro. A seguir, você vai aprender a melhor forma de utilizar o modelo e descobrir quais são as principais funcionalidades que precisa conhecer para aproveitá-lo ao máximo.

Por que controlar o fluxo de trabalho de contas a pagar com Pipefy?

Um fluxo de trabalho, ou workflow, é composto por tarefas que se repetem para gerar um resultado consistente e constante. Ele envolve diversas pessoas, informações variadas, diferentes inputs e não tem um final previsto, diferente de um projeto com duração programada.  

Por isso, planilhas ou até mesmo ERPs não são as melhores ferramentas para controlar um fluxo de trabalho. Com Pipefy, você padroniza, simplifica e controla as tarefas e etapas de contas a pagar de maneira visual e descomplicada. Sem perda de informações, sem erros humanos e incorporando funcionalidades que podem aumentar muito a eficiência da sua equipe.

Mais algumas das vantagens que você terá ao usar o modelo de contas a pagar do Pipefy são:

• Visibilidade. Um fluxo de trabalho digital fornece visibilidade para a equipe e facilita o monitoramento dos gestores. Prazos, próximas contas a serem pagas, quem requisitou cada pagamento, o responsável pela transação, aprovações; todas as informações importantes ficam visíveis e fáceis de acessar em uma única tela.
  
• Conexão de processos. O Pipefy é uma ferramenta muito adaptável, que possibilita a criação e execução de uma grande variedade de fluxos de trabalho. Desta forma, é possível gerenciar mais de uma equipe ou processo na mesma plataforma, o que facilita a integração de todo o departamento Financeiro. As tarefas do departamento de Compras, por exemplo, podem estar conectadas ao fluxo de contas a pagar. Assim que uma compra é realizada, uma nova conta a pagar é adicionada ao fluxo automaticamente.
  
• Automação de tarefas repetitivas. Um software de gestão de processos como o Pipefy também permite a automação das atividades de Contas a Pagar. Isso significa que você pode configurar um evento ou gatilho para que uma tarefa seja executada pelo software, sem intervenção humana. Sempre que uma conta for paga, você pode estipular que um email automático será enviado ao fornecedor, pedindo a confirmação do pagamento.
  
• Integração com outros softwares. Ao centralizar seu fluxo de contas a pagar no Pipefy, você pode integrá-lo com os outros softwares que sua equipe já utiliza no dia a dia. É comum a integração entre Pipefy e ERPs, que possibilita a transferência automática de dados entre as duas plataformas, sincronizando as informações e evitando a inserção manual de dados em mais de um sistema. O Pipefy pode funcionar como o orquestrador de todo o trabalho e, além do ERP, ser integrado a aplicativos de assinatura eletrônica de contratos ou de mensagens, como Slack e SMS.

O Pipefy tem uma interface intuitiva e é muito fácil de usar. Por isso, te dá autonomia para ajustar o fluxo de trabalho da forma que preferir. Você pode criar um fluxo do zero ou começar com o modelo de contas a pagar e personalizá-lo com o tempo, de acordo com suas necessidades específicas.

Como usar o modelo de contas a pagar do Pipefy?

Agora que você já sabe as vantagens de usar o modelo de contas a pagar do Pipefy, vamos ao passo a passo de usá-lo e aproveitar suas funcionalidades ao máximo. 

Passo #1: Crie seu perfil grátis e acesse o modelo

Se você ainda não tem uma conta no Pipefy, acesse esse link para criar a sua. Você precisará fornecer algumas informações, como o nome da sua empresa. Este é um cadastro rápido, gratuito e que não demanda o preenchimento de dados de cartão de crédito para ser concluído. 

Caso já tenha uma conta, o modelo de contas a pagar será criado dentro dela, em sua organização. Em segundos, você pode começar a usá-lo e fazer as adaptações que quiser. 

Passo #2: Conheça os elementos do workflow

Com o Pipefy, você pode criar todo um sistema de contas a pagar, mas antes, precisa entender como utilizar o fluxo. No primeiro acesso, assim que o modelo é disponibilizado na sua conta, você encontra quadros para te guiar nos primeiros passos.

Nesta etapa, você vai aprender sobre as fases do processo, o formulário inicial e como utilizar os cards. Esses últimos são a representação visual da tarefas, guardarão o histórico de cada conta e serão a base para a execução das atividades no dia a dia da equipe.

Passo #3: Personalize o formulário inicial e as fases do fluxo

O modelo de contas a pagar do Pipefy é composto por 5 fases: “Triagem”, “Aprovação”, “Pagamento”, “Pago” e “Cancelado”. É possível visualizá-las de diferentes maneiras: no formato de fluxo (como na imagem acima), em Kanban ou em lista. Assim que criar sua conta ou clonar o modelo, ele já estará pronto para usar e você pode começar a criar os cards de contas a pagar imediatamente. 

Entretanto, também é possível usá-lo como base para customizar tanto o formulário inicial  quanto as fases do processo. Isso quer dizer que você pode adicionar novos campos, torná-los obrigatórios, incluir ou excluir fases. Essa personalização pode ser feita diretamente em “Configurações”, que fica no topo direito da sua tela, ou a partir do card, bastando clicar em “Editar Fase”. 

Passo #4: Adicione sua equipe ao Pipefy ou compartilhe o formulário inicial

Para que o modelo faça o papel de um sistema de contas a pagar para sua equipe, é necessário que todos o utilizem. Uma das maneiras de incluir o time é enviando convites por email para que os membros que precisam estar no fluxo sejam incluídos — e eles terão que criar suas próprias contas no Pipefy para terem seus acessos individuais.

Mas o modelo também permite que não-usuários interajam com o fluxo de trabalho e a forma mais simples é na criação de um novo card que, neste caso, é uma conta a pagar. Ou seja, colegas de empresa, clientes externos ou internos podem requisitar pagamentos ou reembolsos diretamente pelo Pipefy, usando um formulário que pode ser compartilhado por um link. 

Outra vantagem do Pipefy é que mesmo que uma pessoa não seja usuária da plataforma ou membro do fluxo de trabalho de contas a pagar, ela pode monitorar os pedidos que fez à sua equipe. Com um link de rastreamento que é enviado por emaill, é possível acompanhar em que fase do processo de pagamento está a conta.

Passo #5: Automatize seu processo para ganhar tempo e eficiência

É muito fácil configurar automações no modelo de contas a pagar do Pipefy. Sem precisar de conhecimentos em programação, você pode selecionar um evento e uma ação, criando a lógica do que será automatizado. 

A ação é a tarefa que será realizada pelo software automaticamente, como enviar um email profissional ou a mudança de fase de um card. Já o evento, é o gatilho que vai gerar a ação, como o preenchimento de um campo ou a criação de um card em outro fluxo de trabalho. 

Esse tipo de automação é o que permite a conexão do departamento de Compras ao de Contas a Pagar, por exemplo. Quando uma compra é realizada pela equipe de Compras, um card entra na fase “Finalizado” e automaticamente é criado um novo card no fluxo de contas a pagar, para que o fornecedor seja pago.   

Aproveite as automações do Pipefy para enviar notificações automáticas, emails e para facilitar o fluxo de informações do seu departamento. Assim, você diminui a quantidade de inputs manuais, economizando o tempo do time, deixando o processo mais eficiente e à prova de erros.

Otimize seu processo de contas a pagar com Pipefy

Como vimos, o modelo do Pipefy para contas a pagar é simples e intuitivo, mas abre um grande leque de possibilidades com suas funcionalidades. Com ele, é possível criar um verdadeiro sistema de contas a pagar e levar a transformação digital para o seu departamento Financeiro.

Mesmo que planilhas não possam ser totalmente eliminadas e que você continue dependendo do seu ERP, o Pipefy te ajuda a orquestrar as tarefas e ferramentas, otimizando e facilitando o trabalho da equipe. Melhore a visibilidade das contas e dos prazos, economize com multas ou juros, e invista no relacionamento com fornecedores aproveitando tudo o que o Pipefy tem a oferecer.