O que é e Como Funciona um Fluxo de Trabalho?

Quando se trata de gerenciar um negócio, os aspectos mais desafiadores costumam ser colocar tudo em seu lugar e ser capaz de manter as pessoas motivadas e prontas para alcançar o sucesso. Ao mesmo tempo, é fácil perder tempo por falta de organização dos processos. E nesse aspecto, saber o que é um fluxo de trabalho e como ele funciona podem ajudar muito.

Existem soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho que formalizam e padronizam esse fluxos. Elas podem ajudá-lo a preparar e gerenciar seu negócio para o caminho certo. Mas também é possível começar a organizar seu fluxo de trabalho (também chamado em inglês de workflow) sem qualquer ferramenta específica. Saiba como!

O que é fluxo de trabalho?

Se você já seguiu uma receita para cozinhar, você já viu um fluxo de trabalho! Tirando a parte dos ingredientes, o passo-a-passo de como fazer a receita é um fluxo de trabalho. É uma lista de tarefas que devem ser realizadas em uma determinada ordem para atingir um determinado resultado.

Mas com exceção dos restaurantes, os fluxos de trabalho das empresas não costuma envolver ingredientes ou receitas. A ordem de tarefas que deve ser seguida para agendar uma entrevista com um candidato num processo de recrutamento, acompanhar as contas a pagar de uma empresa ou conferir se um bug foi resolvido constituem, todas, exemplos de fluxos de trabalho.

O que os workflows sempre têm em comum é que a ordem das tarefas importa e que elas devem produzir um resultado esperado. Em outras palavras: o fluxo precisa acontecer numa ordem específica, e o resultado dele deve ser algo conhecido. Confira no link a seguir tudo sobre o que é um workflow.

Como desenhar um fluxo de trabalho?

Existem muitas maneiras de desenhar um fluxo de trabalho. Eles geralmente são representados por meio de diagramas. Há diversos tipos de diagramas de workflow diferentes que podem ser usados, e cada tipo é mais adequado a determinados processos.

O processo para montar todos eles, no entanto, é semelhante. Em geral, ele começa com a identificação do resultado final do fluxo de trabalho. O que esse fluxo deve realizar? Pagar uma conta? Lançar uma atualização em um programa? Começar pelo objetivo é a maneira mais simples.

Em seguida, é importante identificar onde esse fluxo começa, e de quais informações ele precisa para chegar até o final. Essas informações são como os ingredientes da receita: sem elas, o fluxo de trabalho não poderá produzir o resultado esperado. Identificado o fim e o começo, o passo seguinte é descrever com detalhes as etapas intermediárias.

Nesse ponto, seu workflow está quase pronto. Mas ainda é preciso identificar as regras que devem ser cumpridas para ir de uma etapa à seguinte e se há exceções (casos em que algumas das etapas deve ser pulada ou realizada de modo diferente). Isso feito, você pode começar a usar seu fluxo de trabalho para testá-lo e aprimorá-lo conforme necessário.

O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

De acordo com essa definição da Universidade de Albany, sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho permitem que as organizações definam e controlem as atividades associadas a um processo de negócio ou fluxo de trabalho.

A Gartner, por sua vez, define um tipo de sistema de gestão de fluxos de trabalho como “uma abordagem […] que permite a realização de tarefas automatizadas”. É um assunto sobre o qual já falamos neste post sobre os benefícios do gerenciamento de fluxo de trabalho. Muitos desses sistemas de gestão também permitem medir e analisar a execução dos processos para que melhorias contínuas possam ser feitas.

Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é um software que permite gerenciar, em parceria com a sua equipe, seus processos cotidianos (tarefas e atividades). Ao fazer isso, ele possibilita planejar o fluxo de trabalho para o dia/semana/mês.

Com a ajuda de um desses sistemas, você também poderá testar a execução das tarefas dentro do seu workflow, analisando os resultados gerais. Usando um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, você pode monitorar e melhorar a maneira que você e sua equipe trabalham.

Como funciona um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Para garantir o melhor das funções de organização e monitoramento, você pode usar a função de promulgação dentro do sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho. É uma das características mais importantes desses softwares, e permite que partes específicas do processo sejam gerenciadas da maneira certa para que tudo se una corretamente. Também conhecida como orquestração de um negócio, este é um grande benefício para sua empresa e seus clientes.

Com o uso correto desse processo de gestão, muitas empresas podem se beneficiar de um sistema de gestão de fluxo de trabalho. Isso porque ele ajuda a tratar três dos maiores problemas nos negócios modernos:

• Falta de clareza: Falta de definição sobre quais são as tarefas e o que deve ser feito;
• Continuidade: As etapas antes e depois de qualquer parte do fluxo;
• Falta de informação – As pessoas não têm todo o conhecimento sobre o que tem que ser realizado.

Ao remover essas três “falhas” do processo, você torna muito mais fácil para as pessoas mudarem e melhorarem a si mesmas e suas tarefas em pouco tempo.

Quando adotado adequadamente, um sistema de gestão de fluxo de trabalho pode ser a parte mais importante do planejamento e preparação de qualquer negócio. Um dos motivos disso é que ele garante que os funcionários assumam a responsabilidade pelas tarefas de sua responsabilidade.

Com a ajuda de softwares como este, seus processos podem ser melhorados e alterados regularmente para garantir que o seu negócio como um todo funcione como uma máquina bem lubrificada. À medida que as pessoas se acostumam com o software, poderão constantemente melhorar a si mesmas e a maneira como gerenciam suas tarefas.

Como posso escolher um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Essa é uma pergunta que pode ser respondida de muitas maneiras – mas eu vou escolher ser parcial e dizer por que você deve escolher o Pipefy entre todas as alternativas disponíveis no mercado.

À primeira vista, o Pipefy pode parecer mais um aplicativo de gerenciamento de tarefas, devido à sua interface amigável e fácil de usar. O que ele oferece a você, no entanto, é um poderoso motor de fluxo de trabalho que pode ser usado para automatizar muitas de suas tarefas. O Pipefy também se integra a mais de 270 aplicativos, o que permite aproveitar as soluções de software que você já usa. Tudo isso guiando sua equipe através de cada passo da execução das tarefas.

O Pipefy oferece uma ampla gama de modelos gratuitos, construídos para startups e desenvolvidos com base nas melhores práticas do mercado. Ele já é usado por mais de oito mil gestores em mais de 60 países. Tudo que você precisa fazer é escolher o modelo que melhor se adequa a suas necessidades e começar a usar em minutos. E com o tempo, você também pode adaptar esses modelos às necessidades específicas do seu negócio. Experimente, você não vai se arrepender.

Dependendo do sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho que você usa, ele pode se tornar ainda mais útil conforme você adiciona mais ferramentas (como as mais de 500 integrações do Pipefy).

É comum que funcionários estejam dispostos a serem desafiados e convocados a melhorar. Eles simplesmente não sabem, em muitos casos, como fazer isso. Sem definição em um negócio, as pessoas terão dificuldade para se desenvolver adequadamente.

No entanto, com um sistema de gestão de fluxo de trabalho, torna-se muito mais fácil para uma empresa começar a se transformar. Ao mesmo tempo, facilita monitorar, analisar e alterar a maneira como as tarefas são executadas dentro do seu negócio. Com isso, o sistema garante que você sempre terá uma direção para se planejar.

Usando um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, você torna dez vezes mais fácil para cada membro de sua equipe mostrar iniciativa e fazer mudanças positivas. Pode ser preciso trabalho e paciência para fazer tudo como você pretende, mas pode ser uma das melhores decisões que você já tomou na vida!