6 dicas para criar um processo de onboarding de colaboradores

O onboarding de colaboradores é um processo complexo, multidisciplinar e que requer ações muito bem planejadas para proporcionar a quem chega uma experiência incrível.

Erros nessa gestão podem transformar a sua empresa em um grupo de pessoas desmotivadas, trabalhando de má vontade. Ou ainda provocar demissões voluntárias. A McKinsey identificou em setembro de 2021 que 40% dos profissionais estavam propensos a pedir demissão dentro de três a seis meses.

Desse modo, o RH deve desenvolver um onboarding de funcionários pautado em boas práticas e na constante observação de feedbacks e resultados. Esse é um processo fundamental para integrar o novo colaborador à cultura organizacional da empresa.

Ao longo do texto você vai encontrar as informações necessárias para criar um onboarding mais eficiente e evitar erros comuns desse processo.

O que é o onboarding de funcionários?

O onboarding dos funcionários é o processo que garante que um novo contratado adquira as informações, os conhecimentos, as ferramentas e os recursos necessários para se integrar com sucesso a uma organização, desempenhando suas funções com todo o seu potencial.

Novos funcionários precisam de informações específicas sobre seu papel cotidiano, incluindo expectativas de desempenho e quais recursos estarão à sua disposição. Também precisam entender a cultura da organização, a estrutura de liderança e as relações que devem desenvolver dentro da empresa.

Nesse sentido, muitas empresas confundem a orientação dos funcionários com o onboarding, mas lembre-se: eles não são iguais. A orientação dos funcionários geralmente abrange processos administrativos e programas de funcionários, que só compõem uma parte da experiência total de onboarding.

Ele precisa funcionar como um treinamento introdutório também, onde os novos colaboradores possam se sentir confortáveis e com os conhecimentos necessários para engajar-se em seus times.

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Qual é a importância do processo de onboarding de colaboradores

Um programa de onboarding de colaboradores efetivo beneficia tanto a empresa quanto o funcionário.

Para a empresa, quanto mais rápido um novo funcionário se tornar proficiente no trabalho, melhor será o seu negócio.

O onboarding bem-sucedido suporta o aumento do engajamento dos funcionários e pode melhorar a retenção dos funcionários em 82%, segundo uma pesquisa realizada pelo portal Glassdoor. O levantamento identifica ainda um aumento de até 70% nas taxas de produtividade a partir de uma boa experiência de onboarding.

Para o colaborador, um programa abrangente e completo de onboarding orienta para o sucesso, podendo acelerar promoções e novas oportunidades dentro da empresa – além de contribuir para sua satisfação logo de cara.

Por outro lado, uma experiência de onboarding ruim pode ter um impacto negativo e duradouro. Se um novo colaborador não entender completamente suresponsabilidades e as expectativas de desempenho, por exemplo, pode não cumprir suas atribuições conforme o esperado.

Isso pode levar à perda de confiança entre colegas de trabalho e gestores, assim como limitar as oportunidades de avanço na carreira para os anos seguintes.

Quanto tempo deve durar o processo de onboarding?

O processo de onboarding normalmente dura de três a quinze dias. Muitas organizações cometem o erro de encerrar o processo de onboarding após um ou dois dias, tempo insuficiente para engajar e orientar os novos funcionários para o sucesso em longo prazo.

Quase 33% dos novos contratados procuram um novo emprego nos primeiros seis meses de trabalho. Entre os millennials, esse percentual é ainda maior (e eles começam a procurar um novo emprego ainda mais cedo).

Por isso, mesmo que os treinamentos e reuniões planejadas para o onboarding acabem dentro de duas semanas (em algumas empresas, esse período dura até um mês), é preciso que novos colaboradores recebam algum tipo de acompanhamento especial por mais tempo – de seis meses a um ano.

Ao mesmo tempo em que processos de onboarding muito curtos, como de um só dia, podem ser insuficientes, treinamentos muito longos e que não conjugam as sessões de aprendizado ao dia a dia do colaborador em seu posto de trabalho podem ser igualmente frustrantes e gerar ansiedade em quem chega.

Como fazer um onboarding eficiente do zero?

O onboarding de funcionários, como já vimos, é um processo contínuo. Embora o primeiro dia de um funcionário seja importante, um programa de onboarding eficaz deve começar logo após a aceitação de uma oferta de emprego, e pode continuar quase um ano, dependendo da complexidade do cargo.

Projetar um programa de onboarding de colaboradores é mais do que apenas implementar políticas administrativas e coletar dados. Ele deve inserir os indivíduos na cultura da empresa. Sendo assim, algumas questões estratégicas precisam ser consideradas durante a concepção do programa:

Quais são os objetivos gerais?
Quais partes interessadas devem estar envolvidas no onboarding?
Quais informações e materiais os funcionários precisam ter?
Quanto tempo o programa deve durar?
Quais são os próximos passos após o término do programa?
Quem pode solicitar feedback dos funcionários ou identificar melhorias adicionais no processo?
Quais partes desse processo são somente manuais e podem ser automatizadas?

Além dessas perguntas, separamos algumas dicas para criar um onboarding de colaboradores eficiente.

Explique tudo no processo de recrutamento e seleção

As informações sobre salário, benefícios, período de experiência, data de início e outras informações devem ser repassadas ainda no final do recrutamento.

Entre o fim dele e o início do onboarding, envie um calendário ao novo colaborador com o que está previsto para esses primeiros dias, que informações ele precisa providenciar e que equipamentos precisa ter em caso de trabalho remoto.

Para desenvolver uma integração bem-sucedida, opte pelo início na segunda-feira (se for possível). Desse modo, você terá uma semana ininterrupta para apresentar ao indivíduo os valores e a cultura da empresa.

Deixe tudo planejado para a chegada do novo colaborador

A pessoa recém contratada precisa sentir que a empresa está pronta para a sua chegada, e que valoriza esse momento. Para que o início das atividades do onboarding possa fluir bem, siga alguns passos importantes:

Antes da data de início acordada, envie um email com uma mensagem dizendo que o dia está próximo e todos estão à espera do novo colaborador;
Não esqueça de solicitar os documentos necessários para a assinatura do contrato de trabalho com antecedência;
Identifique e separe os equipamentos necessários para que o novo colaborador possa participar do onboarding;
Prepare a equipe e peça uma minibiografia da pessoa recém-contratada;
Organize e planeje os treinamentos iniciais, e deixe montado um kit de integração de novos colaboradores.

Organize uma recepção e um tour pela empresa

Prepare sua agenda para ter tempo de recepcionar o novo integrante do time. Reúna os demais colaboradores para uma rápida apresentação. Esse é o momento perfeito para contar tudo o que precisa sobre a empresa, fale dos valores, missão, visão, de como é a cultura, a história da empresa etc.

Se a oferta de emprego foi para o trabalho remoto, nada impede que haja um tour virtual pelos departamentos e pelos programas que a pessoa vai utilizar na rotina de trabalho. Você pode fazer isso em uma call com lideranças de diversas áreas da empresa, juntas ou separadas.

Integre e oriente o novo funcionário nas primeiras semanas

Mesmo com apresentações, tour e anotações, é comum que a pessoa que entra na empresa ainda tenha muitas dúvidas ao longo dos primeiros dias. Desde o nome das pessoas até os cargos, além das tecnologias, do dia a dia de trabalho e muito mais.

Você pode designar alguém do RH para acompanhá-la, mas talvez seja mais interessante colocá-la em contato direto com algum colega de equipe, como se fosse uma “madrinha” ou “padrinho” dessa nova pessoa do time. Assim, ele terá contato mais direto com outros colaboradores, facilitando a integração à rotina do seu cargo.

Aplique os treinamentos e capacitações necessárias

O aprendizado contínuo é importante para o crescimento profissional do colaborador e da própria organização. Portanto, organize durante a semana de treinamento algumas imersões de acordo com as especificidades das atividades que serão executadas.

Caso a empresa ofereça outros treinamentos e capacitações adicionais, não deixe de mencioná-los, bem como a dinâmica da avaliação de desempenho.

Faça reuniões e acompanhe o processo de perto

O acompanhamento dos novos colaboradores ao longo do primeiro mês faz parte do processo de onboarding de funcionários e deve estar no planejamento. Ao fim da semana inicial, já é possível também receber algum feedback para saber como está a adaptação.

Ao longo do mês procure fazer reuniões semanais para ouvir sobre a nova rotina de trabalho do funcionário, se ainda existem dúvidas e como está seu sentimento em relação à empresa. Passadas quatro semanas, o colaborador já consegue definir se a experiência tem sido boa ou não corresponde ao esperado.

Daí em diante o RH precisa continuar verificando esse engajamento, seja aplicando questionários de feedback ou promovendo conversar sobre o plano de carreira do colaborador.

Como implementar um processo de onboarding?

A preparação para o primeiro dia de trabalho de um funcionário é tão importante quanto o desenrolar desse dia. Comece a construir esse planejamento com outros membros da equipe desse novo colaborador desde o início.

Alguns profissionais podem se sentir ameaçados por uma pessoa nova na equipe, por isso não deixe de esclarecer funções e responsabilidades, além de apresentar a contratação como uma oportunidade de crescimento para toda a equipe. Lembre-se: criar um ambiente convidativo para o novo colaborador é uma longa estrada.

Nessa lógica, o processo de onboarding precisa ser resultado de uma atuação afinada entre diversos departamentos, incluindo RH, a área onde a pessoa nova vai trabalhar, TI, Pessoas e Cultura e outros.
Discutir uma agenda de atividades e de reuniões de acompanhamento a longo prazo com todos esses atores – e pensar em melhorias baseadas em feedbacks de onboardings anteriores, tanto de novos funcionários como de suas lideranças – é a pedra fundamental para implementar um processo bem-sucedido.

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O que fazer no primeiro dia do funcionário?

O primeiro dia em um novo trabalho é uma prévia importante de tudo o que se segue. Uma recepção calorosa emparelhada com um primeiro dia bem planejado pode reduzir muito a ansiedade da pessoa que chega à empresa.

Além disso, proporcionar uma boa experiência de onboarding vai preparar o novo funcionário para o sucesso, bem como deixar uma forte primeira impressão – esperamos que positiva e motivadora.

Checklist do primeiro dia

Organize um espaço de trabalho bem equipado. Se a sua empresa adotar crachás, prepare um para seu novo colaborador com antecedência.
Envie um email para o departamento do colaborador anunciando sua chegada, e peça aos seus colegas de trabalho que se juntem para dar boas-vindas.
Agende uma reunião com o RH para preencher os formulários exigidos, ofereça um manual de conduta e ensine ao colaborador como se inscrever em programas de benefícios.
Providencie um organograma do departamento ou de toda a empresa para ajudar o novo integrante do time a navegar entre as áreas da organização.
Forneça acesso a um diretório da empresa com nomes, números de telefone e endereços de email.
Indique outro profissional para ser o responsável por atender o novo colaborador na sua chegada, guiá-lo ao seu espaço de trabalho e responder eventuais questões ao longo do dia.
Inicie todos os programas de treinamento necessários para os funcionários.
Marque uma reunião com a liderança da pessoa recém-contratada para revisar as responsabilidades do trabalho e designar projetos iniciais.

O que fazer nos primeiros meses de integração do funcionário?

O processo de onboarding deve se concentrar em ancorar o aprendizado inicial por meio da experiência no trabalho e do treinamento contínuo, inserido na rotina do novo colaborador ao longo de vários meses. Algumas habilidades e processos são aprendidos imediatamente, mas outros vão levar alguns meses para ser 100% assimilados.

Estender o programa de onboarding para além do primeiro mês ajuda a garantir que as pessoas recém-chegadas à empresa continuem seu treinamento, fazendo as perguntas certas e ganhando independência e produtividade progressivamente. A ampliação do onboarding também contribui para a construção de relações sociais dentro da empresa dentro e fora dos times.

Checklist dos primeiros meses de onboarding

Programe encontros com gestores e colegas com quem o novo funcionário vai interagir regularmente.
Siga com todos os programas necessários de treinamento de funcionários.
Peça feedbacks ao novo colaborador sobre a sua experiência na empresa: verifique se vem recebendo todo o apoio e informação de que precisa.
Agende reuniões de acompanhamento regulares com a gestão direta do novo colaborador para saber de treinamentos e novas atribuições.
Apresente o programa de avaliação de desempenho ao novo funcionário.
Fale também sobre o programa de mentoria da empresa, se disponível, e designe um mentor para o colaborador.
Encontre uma forma de comemorar e lembrar do primeiro mês do colaborador. Pode ser com brindes, certificados etc.

Um ano de onboarding de funcionário

Embora seja necessário estabelecer uma data final para o processo de onboarding, é importante continuar, de alguma forma, o processo de onboarding durante todo o primeiro ano de trabalho. Isso demonstra comprometimento tanto da empresa quanto da liderança.

Ao longo do primeiro ano, um risco comum é que a pessoa contratada não se sinta engajada – por uma série de motivos, de razões pessoais a desilusões com o ambiente de trabalho e com o cargo. E isso precisa ser cuidado pelo RH. Segundo a Gallup, colaboradores não engajados custam 18% do seu salário a mais para suas empresas.

Checklist: processo de onboarding, primeiro ano

Forneça treinamento para construir confiança no colaborador e ajude a preencher quaisquer lacunas de habilidades que ele tenha.
Marque reuniões de acompanhamento informais para avaliar o desempenho e obter feedback.
Realize uma revisão formal de desempenho de um ano e estabeleça metas e objetivos para o 2º ano.
Incentive suas lideranças a enviarem alguma mensagem, pública ou privada, parabenizando o funcionário pelo seu primeiro ano.

Depois do primeiro ano, os gestores também devem separar um tempo para conversar com os colaboradores e discutir remuneração e oportunidades de promoção. Oferecer oportunidades de avanço na carreira é um dos fatores mais importantes no engajamento e retenção de funcionários de longo prazo.

Melhores práticas da integração de novos funcionários

O processo de integração ou onboarding ajuda na redução de turnovers (taxa de rotatividade), aumenta a produtividade da equipe e contribui para melhorar resultados. Só nos Estados Unidos, a Gallup estima que os pedidos de demissão voluntária custem mais de US$1 trilhão ao ano. Caro, não?

Para evitar esse problema e alcançar os benefícios já mencionados é necessário investir em algumas boas práticas para facilitar a adaptação desses novos funcionários. Veja quais a seguir:

Indique um mentor

Uma mentora ou mentor é a pessoa que vai acompanhar e estimular o desenvolvimento de profissionais em início de carreira ou que estão começando a atuar em um novo cargo. Portanto, trata-se de um profissional mais experiente na empresa, responsável por compartilhar o seu conhecimento com as pessoas que chegam.

Geralmente, o mentor é da mesma área que o colaborador recém-contratado. A intenção, além de compartilhar conhecimento profissional, é conversar e debater assuntos que não têm relação direta com o trabalho. Entre os benefícios de investir em mentores estão:

Qualidade na aprendizagem: o conhecimento que mentores passam para os mentorados dizem respeito à empresa, à atuação no cargo e à cultura organizacional.
Retenção de talentos: esse relacionamento atencioso ajuda a reter profissionais talentosos e com grande potencial.
Redução de custos com treinamento: a necessidade de contratar cursos e treinamentos externos é menor já que mentores ficam anos na organização.
Engajamento de mentores: as próprias mentoras e mentores servem de exemplo para colegas e se sentem estimulados a sempre melhorar a performance e as soft skills para manter essa visibilidade.
Aumento de produtividade: todos os pontos acima ajudam as pessoas colaboradoras a render mais em seus cargos.

Invista no employer branding

O employer branding é um conjunto de práticas estratégicas que melhoram a reputação da empresa com boa empregadora entre seus funcionários e para públicos externos.

Colaboradores exercem um papel muito importante nessa estratégia, já que eles são as principais fontes de informação e de produção de discursos sobre a marca, e ajudam a compartilhar uma percepção positiva da empresa no mercado.

Manter os melhores colaboradores faz o negócio crescer e se destacar entre os concorrentes, fortalecendo a imagem da empresa como atrativa para pessoas talentosas e capacitadas.

O primeiro passo para uma estratégia de employer branding efetiva é mantê-la alinhada à cultura da empresa. Leve em consideração os seguintes pontos na sua estruturação:

Planejamento e estratégia: além de estar alinhados à cultura organizacional, o planejamento e estratégia também devem considerar ações e investimentos para atrair candidatos para vagas específicas, melhorar o ambiente de trabalho e, se necessário, reestruturar a cultura.
Divulgue a marca: use estratégias de marketing digital para divulgar a marca nas redes. Peça para os colaboradores publicarem vídeos, depoimentos, compartilharem fotos do dia a dia. Monte também uma página de carreiras no site da empresa.
Reconhecimento e benefícios: quando os trabalhos são bem executados, o time e profissionais devem ser reconhecidos e apreciados. Nesse sentido, invista em benefícios corporativos, ofereça vantagens flexíveis e personalizadas de acordo com cada perfil.

Aposte na inclusão

A inclusão é a inserção e valorização dentro da empresa de pessoas que enfrentam barreiras na sociedade por questões históricas e sociais. As organizações devem estimular a contratação de pessoas de diferentes grupos sociais, ter diversidade em vários níveis hierárquicos, respeitar e valorizar as diferenças entre as pessoas.

Algumas formas de promover a inclusão dentro da sua empresa são:

ERGs: é a sigla para Employee Resource Groups, que são grupos que reúnem profissionais para conversar e debater sobre inclusão e bem-estar de pessoas com determinadas características dentro da empresa.
Consultoria de Diversidade: essas empresas interpretam dados correntes e oferecem um diagnóstico do nível de diversidade em uma organização, ajudando a estruturar metas e políticas de diversidade.
Benefícios: diversos benefícios oferecidos podem integrar melhor os profissionais para garantir bem-estar e condições iguais de desenvolvimento na empresa. Entre eles atendimento psicológico remoto, auxílio-educação, assistência de nutrição complementar e reembolsos, licenças-paternidade maiores e muito mais.
Acessibilidade: entre as medidas possíveis de acessibilidade estão exigir somente habilidades realmente necessárias para cada cargo, fazer reuniões com descrições para pessoas com deficiência visual, valorizar PCDs e incluí-las nas comunicações da empresa, utilizar ferramentas acessíveis no dia a dia.

Disponibilize canais de conhecimento sobre a empresa

É indispensável que a empresa realize pesquisas internas como parte da rotina dos funcionários, e desenvolva um ambiente de constante avaliação interna.

Esses estudos estimulam a inovação e permitem que todos contribuam para agregar valor ao desenvolvimento de produtos ou serviços. Além de ampliar o conhecimento dos colaboradores, os dados também ajudam a gerenciar, acessar e compartilhar as informações dentro da organização.

Esse processo pode gerar manuais, diretrizes, listas, bancos de dados, memorandos e arquivos. Algumas plataformas que você pode usar para gerenciar esses conteúdos são: Guru, Mapas Mentais, Evernote ou o próprio Google Drive.

Automatize o processo de onboarding dos funcionários

Estabelecer um programa abrangente de onboarding requer tempo e recursos, mas vale a pena o esforço para engajar colaboradores, torná-los mais produtivos e reduzir a rotatividade (o que acarreta custos para a empresa).

Considere usar uma plataforma de gerenciamento de fluxos de trabalho para automatizar e padronizar o seu processo de onboarding. Tais ferramentas podem parecer complicadas, mas na verdade elas facilitam a implementação e a gestão de um processo de onboarding mais transparente, eficiente e repetível.

O RH e os gestores podem usar plataformas de criação e gerenciamento de fluxos de trabalho, como o Pipefy. Essas tecnologias agilizam e otimizar o processo de onboarding de várias maneiras:

Organizando dentro dos processos todas as atividades de onboarding a serem abordadas e acompanhadas.
Incorporando feedbacks e avaliação dos participantes continuamente.
Eliminando as falhas de comunicação, automatizando trocas de emails e envios de alertas de acordo com as etapas do processo, mantendo assim todas as partes envolvidas atualizadas.
Oferecendo uma experiência consistente aos novos colaboradores e engajando-os em todas as fases do processo de onboarding.

Os recursos de customização oferecidos pelas plataformas como o Pipefy facilitam a concepção de um programa de onboarding único, que apoie objetivos e metas organizacionais – e a sua implementação em pouquíssimo tempo.

4 erros para evitar no processo de integração

Erros acontecem no dia a dia corporativo, mas se puderem ser evitados, a produtividade tende a aumentar. Isso se aplica ao onboarding e a todos os demais processos. Mas você já sabe quais são os erros mais comuns no processo de onboarding? Listamos alguns abaixo – além de algumas formas de contorná-los.

Apressar o processo de integração

Por mais que a empresa esteja com urgência em contar com o trabalho do novo colaborador, não faça uma integração apressada e de qualquer jeito. Esse processo é fundamental para resolver dúvidas e para que o colaborador não se sinta ansioso e perdido.

Após o recrutamento, a data de início do contrato de trabalho deve ser pensada para que todos os trâmites sejam resolvidos. Portanto, separe alguns dias para coletar todos os documentos necessários e preparar um onboarding completo.

Desorganização

Formalize e registre todo o planejamento e o cronograma do onboarding, para que ele não se torne uma bagunça e nem seja um improviso. A desorganização pode assustar as pessoas recém-chegadas e comprometer sua ambientação e aprendizado.

Juntar todas as informações de uma vez

Você não precisa jogar no colo da pessoa que chega à empresa todas as informações possíveis em poucas horas. Pense em blocos de treinamento, com intervalos e atividades diversificadas para evitar o tédio e o cansaço.

Separe as informações básicas para começar e defina quais os próximos passos ao longo da semana. Mesclar treinamentos e apresentações torna o dia a dia do onboarding fica mais leve. Prepare também jogos e atividades de quebra-gelo para reter a atenção dos colaboradores, se for um onboarding em grupo.

Não ter metas e objetivos alinhados

Boa parte dos turnovers é provocada pela falta de alinhamento entre os objetivos claros da empresa e do colaborador. Evite que isso se torne um problema promovendo uma integração centralizada e assertiva.

A empresa tem objetivos e metas que precisam ser atingidos, e o novo funcionário precisa abraçá-las – mas tem também suas ambições pessoais. Portanto, vale promover um alinhamento de ideias, e estimular um diálogo franco com o RH e com as lideranças sobre esse assunto.

Ferramenta para todo o processo de onboarding de funcionários

Um onboarding de colaboradores bem-sucedido é essencial para manter a equipe engajada e produtiva.

Usar uma plataforma de gerenciamento de fluxos de trabalho é uma ótima maneira de garantir que informações, tarefas e atividades cruciais estejam bem estruturadas,

e visíveis para todas as partes envolvidas.

Nesse sentido, uma ferramenta de automação pode garantir mais consistência em toda a organização do onboarding, bem como menos tarefas manuais e repetitivas nas mãos do RH – o que abre espaço no calendário do time para pensar estratégias e a própria otimização constante do onboarding.
Pipefy é uma ferramenta de gestão e automação de fluxos de trabalho que ajuda qualquer pessoa a assumir o controle da rotina de trabalho, sem precisar de conhecimentos de programação. Com ele, você monta um processo de onboarding de excelência em minutos, para nunca mais deixar de registrar informações ou perder tempo com tarefas burocráticas.

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