O que é o processo de compras de uma empresa?
O processo de compras consiste na série de atividades que garante a aquisição de bens e serviços necessários para uma determinada empresa operar. Essas compras podem englobar desde alimentos e materiais de manutenção até produtos tecnológicos de ponta. Por lidar com pagamentos a fornecedores, a rapidez e o acompanhamento eficiente desse processo são essenciais para garantir a saúde financeira e logística de qualquer empresa.
Estruturar um workflow de processo de compras é o primeiro passo para evitar perdas financeiras, aumentar a credibilidade do seu negócio e garantir que sua equipe de Financeiro trabalhe mais satisfeita. Por isso, vamos explicar neste artigo o que é como funciona um processo de compras, e quais estratégias você pode usar para acabar com erros e melhorar seu desempenho.
O processo de compras de uma empresa serve para abastecê-la dos produtos e serviços necessários para o seu funcionamento ideal. Geralmente alocado no departamento Financeiro, esse processo começa com um pedido de compra vindo de qualquer outra equipe da empresa.
Em seguida, essa solicitação deve ser aprovada. Depois, o pedido de compra precisa ser enviado aos fornecedores e, a partir da melhor proposta, é assinado um contrato. O processo de compras também envolve o controle da entrega de mercadorias e serviços solicitados.
O essencial é que os pedidos de compra sejam gerados, aprovados, expedidos e rastreados de uma forma ágil e sem erros. Garantir isso facilita uma boa relação com os melhores fornecedores e a satisfação geral dos solicitantes de outros times da empresa.
Além disso, desorganização nesse processo pode levar à falta de transparência sobre os gastos. Consequentemente, fica mais difícil planejar melhorias para o futuro, algo que está no radar de quase todas as empresas. De acordo com um relatório da consultoria global Deloitte, as três grandes prioridades de gestores de Procurement — processo maior dentro do qual as atividades de compras incluídas — são, em 2021:
- Impulsionar a eficiência operacional (para 77,97% dos entrevistados)
- Reduzir custos (77,62%)
- Transformação digital (76.06%)
A transformação digital, a terceira prioridade desses gestores, pode ser justamente uma alavanca para garantir os dois primeiros objetivos citados na pesquisa. Ela significa um caminho contínuo de emprego de soluções tecnológicas para aperfeiçoar processos de negócios. Vamos ver o que ela pode fazer pelo seu processo de compras mais adiante neste artigo.
Processo de compras: passo a passo
Ainda confuso? Vamos detalhar abaixo o passo a passo completo de um processo de compras padrão. É claro que alguns elementos podem variar entre uma empresa e outra. No entanto, o importante é ter um processo com fluxos padronizados, onde todos os envolvidos saibam exatamente quais são as atividades necessárias em cada etapa, e o que precisa ser feito na fase seguinte.
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Pedido de compras
O pedido de compras é uma solicitação de aquisição de bens e serviços que serão usados por um departamento da empresa (ou vários). Ele é preenchido de acordo com as necessidades de cada time, mas é importante que o departamento Financeiro padronize essas solicitações.
Algumas informações que precisam constar são: produto ou serviço a ser comprado, o orçamento, o grau de prioridade dessa compra, o prazo para a chegada do bem/prestação do serviço, possíveis fornecedores referenciados, etc.
Aprovação do pedido
Feita a solicitação, ela vai precisar ser analisada e aprovada por uma liderança responsável. Isso evita gastos desnecessários ou imprecisos. Essa autorização pode ser emitida por email ou até em papel, mas esses métodos são muito arriscados e informações podem ser perdidas. Mantê-las em um software de gestão de processos é a melhor saída nesse sentido.
Emissão da ordem de compra
Após aprovada, a solicitação se torna uma ordem de compra. É um documento enviado aos fornecedores interessados, com um código específico. Se você ainda não tiver escolhido quem vai prestar o serviço/vender o produto pedido, esse é o momento de receber todas as cotações de potenciais fornecedores, e optar pela melhor opção de custo-benefício.
Assinatura do contrato
Uma vez analisada e aceita a oferta do fornecedor, a empresa compradora deve elaborar um contrato, que deve ser assinado pelas partes. Nesse contrato, devem ser detalhados todos as condições relevantes para a compra, incluindo ajustes no serviço, como serão solucionados problemas com a qualidade da transação e datas de entregas.
Entrega do bem/serviço
É hora de receber o objeto da compra! Nesse momento, a empresa precisa ficar atenta aos prazos, e cobrar o fornecedor em caso de atrasos. É nessa etapa que acontece também o controle de qualidade dos produtos entregues — para que o fornecedor seja imediatamente notificado caso algo esteja errado, e possa resolver a situação bem rápido. Em geral, uma nota fiscal é emitida pelo fornecedor, confirmando o preço e o escopo dos serviços prestados.
Verificação em três etapas
É o nome que se dá à conferência da mercadoria/serviço entregue com três fases de documentação: a solicitação de compra, a Ordem de Compra e a nota fiscal enviada pelo fornecedor. Se tudo estiver correto, o processo de compra pode seguir para a conclusão.
Conclusão e pagamento
Se tudo deu certo até aqui, é hora de encaminhar a nota fiscal e as informações do fornecedor para que a equipe competente no departamento Financeiro providencie o pagamento.
5 consequências da má gestão das compras de uma empresa
As compras de uma empresa envolvem muitas etapas — e não tê-las bem definidas ou otimizadas por soluções digitais pode comprometer os resultados de todo o coletivo, influenciando até outros departamentos além do Financeiro.
Imagine que todos os pedidos de compra são encaminhados e autorizados por email, de forma convencional. É possível que mensagens se percam na caixa de entrada dos membros do time Financeiro, atrasando a aquisição do bem ou serviço e comprometendo as atividades da empresa. Ou então o pedido pode vir com dados incompletos, e os membros da sua equipe vão perder tempo para procurar o solicitante e esclarecer informações.
Depender de uma planilha para a gestão de compras e para levantar dados sobre esse processo também é problemático. Normalmente, as informações são inseridas manualmente nesse arquivo, e podem estar erradas. Se você tiver uma equipe cuidando do processo, tome cuidado ainda com as edições simultâneas — elas podem provocar confusões e fazer com que você perca dados importantes.
Vamos mostrar abaixo alguns exemplos de problemas comuns nos processos de compras, especialmente nos que são conduzidos de forma manual, sem nenhum grau de automação. Se você se identificar com algum deles, saiba que é possível superá-los: basta ter uma boa estratégia e as ferramentas certas.
Lentidão no processamento de pedidos
Se poucos funcionários processam os pedidos de compras, e se o fazem de forma manual, é natural que eles demorem para ser aprovados e para virarem ordens de compra. Sem a padronização de um modelo de solicitações, fica difícil coletar as informações necessárias de uma vez só — muitas vezes será preciso entrar em contato com o responsável pelo pedido para cobrar esclarecimentos.
Insatisfação de funcionários
Profissionais do departamento Financeiro podem se sentir desprestigiados ao repetirem diariamente as mesmas tarefas e se frustrarem com erros e com a necessidade de retrabalho. Se a empresas crescer e isso não for espelhado no tamanho da equipe de Financeiro, eles podem também sofrer uma sobrecarga.
Falta de controle de dados
Toda a equipe perde tempo quando precisa atualizar constantemente os clientes internos sobre o status das compras solicitadas. Isso também pode ser o gatilho de uma relação ruim entre diferentes departamentos da empresa.
Má relação com fornecedores
A desorganização do processo de compras pode se refletir na demora para elaboração de contratos e até no pagamento de fornecedores. Com isso, você pode perder para a concorrência os parceiros mais competentes, que oferecem melhor custo-benefício.
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Como melhorar o controle de compras da sua empresa?
O controle de compras de sua empresa fica mais eficiente se for pensado e estruturado em forma de workflow. Trata-se de um fluxo de trabalho organizado com etapas sequenciais e atividades organizadas e bem definidas, para que objetivos específicos sejam alcançados. Nesse caso, sua meta pode ser a compra dos produtos necessários no menor prazo possível e com o melhor custo-benefício.
Por isso, analisar seu processo e estruturar um fluxo de trabalho eficiente é o primeiro passo para melhorias. Convoque sua equipe e gestores, pense em todos os gargalos existentes, e avalie de que forma as coisas podem ser diferentes. Use dados disponíveis, pesquise a opinião de clientes internos e recorra a gráficos para definir quais serão as etapas do seu processo, e como serão desenvolvidas as tarefas de cada atividade.
Uma vez feito esse trabalho, é hora de implementar o workflow desejado. É óbvio que ele pode ser apenas um desenho do que precisa ser feito no mundo real, mas a melhor opção para empresas é usar um software de gestão de workflows. Uma plataforma assim permite criar fluxos de trabalho do zero (ou a partir de modelos prontos) e centralizar todas as informações sobre as tarefas executadas em um mesmo lugar.
Você pode ir além e desenvolver automações para seu workflow digital. Alguns softwares de BPM (sigla para gestão de processos de negócios) permitem que, a partir de gatilhos, você configure o próprio programa para executar tarefas manuais e repetitivas do processo, que antes dependiam de um ser humano. Assim, você agiliza a sua execução, evita erros e melhora o desempenho do seu time.
Por fim, você deve também conectar o seu processo de forma mais eficiente com outros departamentos, de modo que a comunicação e a colaboração entre as equipes sejam otimizadas. Ferramentas como formulários online podem padronizar a coleta de informações, integrando-as ao seu workflow digital.
Já as caixas de email compartilhadas facilitam as trocas com pessoas externas à empresa — nesse caso, os fornecedores. Ao centralizar todas as mensagens em um único lugar, esse recurso garante a visibilidade de todas as mensagens e velocidade de resposta aumentada.
Você sabia que é possível aplicar todas as essas estratégias citadas usando um único programa? Vamos falar mais sobre esse assunto a seguir.
Qual é a ferramenta ideal para otimizar seu processo de compra?
Já sabemos que papéis, planilhas e trocas de email não são as melhores alternativas para seu processo de compra. A ferramenta ideal para otimizar seu processo de compra deve permitir que você monte seu workflow do zero, integre-o aos de outros departamentos, se comunique de forma padronizada com públicos externos e ainda crie automações para tornar seu trabalho mais rápido e eficiente.
Para isso, escolha um programa que ofereça:
- Formulários customizáveis, de forma que a coleta de informações de clientes internos e de fornecedores seja padronizada, sem que nada fique incompleto.
- Desenvolvimento de workflows em uma interface simples e visual, que não demanda conhecimentos técnicos de programação.
- Templates prontos para workflows de processos de compras.
- Painéis de controle onde você pode visualizar todas as métricas ligadas às suas operações de compras.
- Um banco de dados com os contatos dos seus fornecedores, conectável a cada tarefa do seu fluxo de trabalho.
- Automações fáceis de criar e modificar, que possam acelerar a execução do seu trabalho.
- Uma caixa de email compartilhada, para que toda a equipe possa ter acesso aos emails trocados com fornecedores, classificá-los por etiquetas e designar threads específicas a determinados supervisores.
- Capacidade de integração entre essa ferramenta e outros programas que você já usa no seu processo — de planilhas a calendários, passando por sistemas de gestão próprios (os chamados ERPs).
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De acordo com uma pesquisa produzida pela consultoria Forrester, 80% dos líderes de negócios consideram automações importantes para melhorar a eficiência de suas equipes no atendimento a clientes. Se você não quiser ficar para trás nesse processo, experimente a interface no-code/low-code do Pipefy para criar workflows e automatizá-los sem precisar de linguagem de programação. Uma vez na plataforma, você pode aproveitar também:
- Integrações com outros programas que sua equipe já usa;
- Formulários online para coletar informações precisas (que também podem ser automatizados);
- Gráficos com a performance do seu processo;
- Total visibilidade sobre cada tarefa no seu workflow;
- Capacidade de modificar e escalar o seu processo sempre que necessário.
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