6 Benefícios dos Workflows Digitais

A transformação digital não é um assunto novo, mas é um tema muito importante. A International Data Corporation prevê que, em 2023, os investimentos em transformação digital vão alcançar 6,8 trilhões de dólares em todo o mundo, conforme empresas e governos se adaptam à nova realidade pós-pandemia de Covid-19.

Com trabalho remoto e modelos híbridos se tornando mais populares, além da urgência por mais eficiência e produtividade existente no mercado, os workflows digitais serão cada vez mais importantes para manter a competitividade de um negócio.

O que é um workflow digital?

Um workflow identifica tarefas e orienta a execução de todas elas ao longo de um sistema de negócios, sejam essas tarefas automatizadas ou não. Muitas vezes, um workflow é usado para mapear o andamento de um projeto ou serviço do início ao fim, de uma forma que seja fácil de seguir as etapas e entendê-lo.

Já um workflow digital permite às equipes digitalizar tarefas, padronizar fases e reforçar regras, normalmente usando uma solução cloud-based (a chamada “nuvem”). Ele mostra informações em tempo real, melhora a comunicação entre membros do time e também com outros departamentos da empresa, armazena dados para relatórios ou auditorias e pode ser usado para automatizar ações repetitivas.

Implementar workflows digitais é uma estratégia vital para a transformação digital de qualquer empresa. Como um fluxo de trabalho regular, o workflow digital pode incluir vários funcionários, equipes e tarefas diferentes. Elas podem ser simples ou complexas, mas precisam ser repetíveis dentro de um processo que é executado regularmente.

Para ilustrar como workflows digitais podem aperfeiçoar um processo por meio da tecnologia, vamos analisar o passo a passo de um onboarding de funcionários. Sem fluxos de trabalho digitais, várias tarefas manuais precisam ser executadas (mesmo que em emails ou planilhas). Responder mensagens de novos funcionários e as perguntas de outros departamentos, escrever e encaminhar emails, receber documentos, guardar e compartilhar informações são algumas ações que poderiam ser automatizadas.

São muitas etapas, a maioria delas repetitiva, que podem abrir espaço para erros humanos e atrasos.

O workflow de onboarding de funcionários envolve várias etapas, diferentes departamentos e gerentes de recrutamento, o que aumenta sua complexidade. É por isso que ele se torna mais complicado quando o departamento de RH recebe solicitações de onboarding em larga escala. Com o gerenciamento de workflows e o uso de softwares de automação, um processo de fluxo de trabalho digital requer menos etapas e menos intervenções humanas.

Automação de workflows digitais: a melhor maneira de aumentar a produtividade

Workflows digitais ajudam a centralizar informações e a comunicação, e permitem a todas as partes monitorar o andamento dos processos. Gestores ainda podem automatizar tarefas e notificações para ganhar eficiência.

De acordo com o SnapLogic, tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas facilmente, como “a busca por informações e a inserção, processamento e análise de dados, além da combinação de dados de várias fontes, tomam em média 19 dias de trabalho por ano, por cada funcionário de uma empresa”. É muito tempo que os profissionais poderiam direcionar para atividades mais importantes e gratificantes.

Automatizar um workflow significa usar gatilhos para programar ações ao longo do tempo, criando notificações automáticas, alertas para deadlines ultrapassados e muito mais. Também significa integrar softwares de gerenciamento de workflows com outras ferramentas, estabelecendo um fluxo de informações entre eles e evitando ações manuais, desperdícios de horas de trabalho e falhas humanas.

Parece ótimo, certo? Mas como uma empresa pode automatizar seus workflows sem sobrecarregar o departamento de TI?

A resposta está nas plataformas no-code. Elas permitem que citizen developers — profissionais sem conhecimento de programação — criem workflows digitais automatizados. Usando apenas o cursor para selecionar e arrastar itens e organizando elementos visualmente, todos se tornam capazes de automatizar fluxos de trabalho sem linguagem de programação.

Por isso, automações são o caminho para aproveitar ao máximo a transformação digital e as ferramentas que tornam a rotina de trabalho mais inteligente — tabelas e emails não vão ser úteis nesse sentido. Você vai precisar de ferramentas mais complexas e sofisticadas para digitalizar e automatizar processos.

6 benefícios de automatizar workflows digitais

Workflows digitais e automatizados ajudam a otimizar e simplificar seus processos, independente do tamanho da empresa ou do setor de atuação. Se você ainda não está convencido, confira abaixo mais benefícios de implementar um software de gerenciamento de workflows:

• Poupe tempo. Centralizar tarefas em um único lugar enquanto automatiza etapas repetitivas permite que sua equipe tenha mais tempo para se concentrar em prioridades e atividades de maior valor agregado.
• Reduza erros e riscos da operação. Ao acabar com a inserção manual de dados, aplicar regras de automação e definir alertas, você reduzirá drasticamente os erros que geralmente acontecem quando emails e planilhas entram em cena.
• Promova mais transparência. Todos na equipe vão ter melhor visibilidade das tarefas, das prioridades, dos prazos e do status das atividades. Um software de gerenciamento de workflows aumenta a colaboração no ambiente de trabalho ao delegar funções e responsabilidades de forma clara, promovendo mais transparência.
• Torne possível o trabalho remoto. Por serem fontes de protocolos unificados e atualizados, os workflows digitais tornam o trabalho mais coeso, e melhoram a coordenação da equipe. Todos estão por dentro do que precisa ser feito, mesmo que não estejam no mesmo fuso horário.
• Divulgue resultados. Com workflows digitais, você passa a ter um registro de todas as atividades da equipe. Isso permite divulgar resultados, guardar dados importantes e facilitar auditorias.
• Tome decisões baseadas em dados. Ter acesso a todos os dados vai permitir a você analisar tudo o que é feito pela equipe, identificando gargalos do processo e definindo objetivos específicos. O resultado? Decisões mais certeiras e rápidas.

Quer ver as consequências positivas da adoção de um software de gerenciamento de workflows digitais na vida real? Veja como estas empresas usam o Pipefy para melhorar suas rotinas de trabalho e resultados.

Workflows digitais para recrutamento e onboarding de funcionários

O James Delivery é uma plataforma brasileira que conecta consumidores, entregadores e lojas, entregando diversos produtos 24 horas por dia, 7 dias por semana. Em 2019, eles expandiram sua atuação de uma para 25 cidades, com projeções ainda maiores para os anos seguintes. Portanto, lidar com fluxos de trabalho em grande escala tornou-se uma prioridade para a empresa.

Nesse contexto, o departamento de RH do James começou a usar Pipefy para estruturar workflows automatizados e digitais e com eles gerenciar processos de recrutamento e onboarding de funcionários.

A equipe conseguiu padronizar e automatizar a abertura e aprovação de novas vagas de emprego — além de centralizar e automatizar a comunicação com os candidatos selecionados e as equipes responsáveis pelo onboarding. Agora, eles recebem todos os documentos de novos colaboradores por um formulário online uniformizado.

Ao garantir a visibilidade de todas as informações importantes em um só lugar, a equipe de RH do James Delivery atingiu um ROI (Return on Investment) de 134% em apenas dois meses. Isso reduziu a necessidade de recrutadores, fazendo com que os próprios empregados ocupassem posições mais estratégicas na empresa.

Saiba mais sobre os resultados do James Delivery

Criação e aprovação de 3 mil peças de marketing por mês

Um departamento de Marketing também pode se beneficiar do desenvolvimento de workflows digitais. Foi o caso do Magazine Luiza com o Pipefy. Magazine Luiza é uma das maiores lojas de departamento brasileiras, com uma rede de logística robusta e dez dígitos de faturamento na operação de e-commerce.

Mesmo já tendo workflows digitais na empresa, a ferramenta usada antes tinha eficiência limitada. Quase metade dos briefings que o departamento de Marketing recebia vinha com informações incompletas, o que atrasava a conclusão das tarefas. Também havia atrasos frequentes por problemas de comunicação e tarefas totalmente descentralizadas. Mas o Pipefy mudou esse panorama, permitindo à equipe de Marketing criar e aprovar milhares de conteúdos todos os meses.

O que levou a esse resultado? Fluxos de trabalho digitais e inteligentes garantiram briefings padronizados, solicitações centralizadas e a automação de procedimentos antes manuais. Dessa forma, a equipe do Magazine Luiza eliminou o retrabalho, e os briefings incompletos caíram de 47% para 31%.

Saiba mais sobre como o Magazine Luiza automatizou workflows digitais

Workflows digitais para centralizar processos de compras

Departamentos Financeiros também podem otimizar seus processos com workflows digitais e automações. É o que aconteceu com a Samsonite, líder mundial no comércio de bagagens, malas de viagem e outros acessórios.

A operação de procurement da Samsonite era quase totalmente manual. Era gerenciada principalmente por emails e arquivos que não eram compatíveis com o nível de transformação digital atual entre as grandes empresas. No entanto, usando o Pipefy para criar e gerenciar fluxos de trabalhos digitais, o Financeiro da Samsonite conseguiu centralizar seu processo de compras. Eles coletam todas as informações necessárias por formulários online e processam cada pedido de compra de forma mais eficiente e precisa.

Além de ganhar mais visibilidade sobre seus processos, o time integrou o Pipefy com o sistema de ERP já utilizado, facilitando o controle de gastos e o monitoramento de resultados. Graças à solução digital para fluxos de trabalho, a empresa economizou mais de 2.370 horas de trabalho de seus funcionários em apenas cinco meses.

Veja como a Samsonite garantiu um processo de Compras à prova de erros

Comece a automatizar workflows hoje mesmo

Não importa qual é o seu departamento ou o tamanho da sua empresa, você pode alavancar a automação de workflows digitais com Pipefy — uma plataforma que ajudará você a assumir o controle de seu trabalho e agilizar processos, sempre com a visão geral do seu negócio em mente.