O seu processo de Avaliação de Performance é efetivo?

É comum ouvir que avaliações de desempenho não ajudam ninguém. As reclamações vêm de ambos os lados: nem os gerentes nem os funcionários gostam de dar ou receber avaliações. Mas já parou para pensar no porquê de tanta resistência?

Do lado do gestor, é essencial ter dados confiáveis, além de conhecer o cenário inicial e final do processo. Como eles podem gerenciar uma avaliação de performance se não podem mensurar a eficiência do processo e visualizar a evolução de cada funcionário?

Já do lado dos funcionários, é essencial que eles entendam o que a companhia quer deles. Eles podem estar inclinados a pensar na avaliação de uma forma negativa, mas isso não é — e não deve ser — a intenção desse processo.

Nesse relatório da McKinsey (em inglês), 54% das pessoas que responderam à pesquisa acredita que a gestão de performance não afeta a eficiência do desempenho. Isso é um bom feedback sobre como as avaliações são feitas.

Assim, o ponto principal é alinhar a avaliação de performance com a cultura da empresa. É por isso que esse processo é normalmente conduzido pelo departamento de recursos humanos. Agora que você já sabe a importância das avaliações e o motivo pelo qual esse processo pode não ser bem alinhado, vamos explorar um pouco mais o assunto.

O que é o processo de avaliação de desempenho?

A avaliação de desempenho é o processo para avaliar a performance de cada funcionário periodicamente, com o objetivo de melhorar os resultados, a eficiência e o ambiente de trabalho em geral.

Ter um processo de avaliação de desempenho estruturado e eficiente permite que a companhia alinhe as expectativas entre os gestores e os funcionários e incentiva os colaboradores a dar o seu melhor e melhorar continuamente.

Você provavelmente tem tipos diferentes de funcionários, e compreender o estágio em que cada um dele está irá levar sua estratégia de gerenciamento de pessoal para o sucesso. A missão da avaliação de performance é permitir uma visão clara de onde cada colaborador está, como se fosse um mapa.

Há várias metodologias para criar e aplicar essa avaliação, mas normalmente ela segue uma estrutura definida. É crucial ser flexível e adaptar o processo às necessidades de sua empresa.

Avaliação de desempenho passo a passo 

A estrutura que nós normalmente usamos aqui no Pipefy tem cinco passos principais: autoavaliação, avaliação do supervisor, reunião de feedback, plano de ação e acompanhamento do plano de ação. Esse fluxo permite aos gestores mapear como cada funcionário está performando, ver que pontos podem melhorar e alinhar expectativas entre a empresa e o colaborador.

Para ter um fluxo efetivo, o processo precisa ser feito em ciclos (semestralmente ou anualmente), para ser possível medir o progresso de todos. 

Antes de nos aprofundarmos em cada passo, é bom reforçar a importância e os benefícios de oferecer feedback constante. No fluxo que estamos seguindo, há uma reunião de feedback formal — que é essencial ao processo —, mas isso não significa que o gestor precisa esperar por esse passo. Dar feedback logo depois de uma situação acontecer é a melhor forma de dar aos funcionários a oportunidade de melhorar.

Agora, vamos entender a primeira fase do processo: a avaliação. É essencial criar critérios claros e estratégicos para avaliar os funcionários baseando-se na cultura e nos objetivos da empresa. Levar em consideração como os colaboradores se autoavaliam é também uma boa forma de alinhar expectativas. 

Na reunião de feedback, o gestor precisa oferecer uma posição oficial, positiva ou negativa, sobre os pontos escolhidos, mostrando quais áreas foram dominadas e quais ainda têm espaço para melhoria. Além disso, esse passo é uma ótima oportunidade para receber feedback do funcionário também. Eles concordam com os critérios? Sempre é importante coletar esse tipo de informação para melhorar continuamente o processo.

Saber quem são os melhores funcionários permitem que você veja em quais habilidades e comportamentos toda a companhia deve se espelhar. Mapear os pontos fracos de cada funcionário também ajuda a criar o melhor plano de ação. Ao estabelecer metas, pense na metodologia SMART: Específico, Mensurável, Alcançável, Realista e a Tempo (sigla em inglês). 

O último passo do ciclo é o acompanhamento do plano de ação. Nessa fase, os funcionários apresentam quais ações foram completas e quais são os resultados. Os gestores podem mensurar a progressão, o comprometimento e os resultados de cada membro de seus times.

Esse é o fim de um ciclo, mas também o começo de um novo. Por isso, considere já alinhar os próximos desafios com cada funcionário. Essa pessoa é candidata a uma promoção? Ela ficaria mais feliz em outra função ou departamento?

Como gerenciar seu processo de avaliação de performance?

Implementar e gerenciar esse processo parece simples, não é mesmo? E realmente pode ser. Excel, email e outras ferramentas simples para se organizar durante o ciclo podem ajudar… mas ter uma ferramenta especializada nesse processo pode ser muito mais efetivo. 

Se o seu processo parece desorganizado, você está perdendo os prazos e não consegue visualizar a evolução de cada funcionário, você precisa ser mais eficiente. O Pipefy pode ser a melhor solução para você.

A ferramenta permite que você adapte o modelo para suas necessidades, conduza todos os seus processos em uma única plataforma e reduza desperdícios (principalmente de tempo) em sua operação. Ao usar o Pipefy, você tem:

• Um fluxo de processo padronizado, garantindo que cada funcionário seja avaliado pelos mesmos critérios;
• Informações centralizadas em uma única plataforma, com a capacidade de mensurar o avanço de seus funcionários;
• Automações que impedem você de esquecer uma avaliação.