O Guia Completo para Onboarding de Novos Funcionários

O primeiro dia em um novo emprego pode ser uma experiência assustadora para um novo funcionário, assim como para os colegas responsáveis por integrar o recém-chegado ao time.

O onboarding de novos funcionários é fundamental para estabelecer o engajamento, a retenção e a produtividade dos funcionários. Por isso, estabelecer um processo definido é primordial para orientar todos os membros da equipe durante essa fase da jornada do colaborador.

Logo, um onboarding bem-sucedido é uma jornada que pode levar meses para ser concluída, mas com um processo estratégico aproveitando automações, assimilar novas contratações pode ser uma experiência positiva para novos colaboradores e gestores de Recursos Humanos.

O que é onboarding de funcionários?

O onboarding dos funcionários é o processo que garante que um novo contratado adquira as informações, os conhecimentos, as ferramentas e os recursos necessários para se integrar com sucesso a uma organização.

Novos funcionários precisam de informações específicas sobre seu papel cotidiano, incluindo expectativas de desempenho e de recursos à sua disposição. Eles também precisam entender a cultura da organização, a estrutura de liderança e as relações que devem desenvolver dentro da empresa.

Nesse sentido, muitas empresas confundem a orientação dos funcionários com o onboarding, mas lembre-se: eles não são iguais. A orientação dos funcionários geralmente abrange processos administrativos e programas de funcionários, que só compõem uma parte da experiência total de onboarding.

Qual é a importância do processo de onboarding de colaboradores

Um programa de onboarding e integração de funcionários efetivo beneficia tanto a empresa quanto o funcionário.

• Para a empresa: quanto mais rápido um novo funcionário se tornar proficiente no trabalho, melhor será o seu negócio. O onboarding bem-sucedido suporta o aumento do engajamento dos funcionários e pode melhorar a retenção dos funcionários em 82%. Investir em novos funcionários e em sua integração rápida também impulsiona maior produtividade, levando a resultados mais fortes e valor em longo prazo.
• Para o empregado: com um programa abrangente de onboarding, os funcionários são rapidamente orientados para o sucesso, podendo acabar na fila das promoções e novas oportunidades mais rápido do que o esperado.

Por outro lado, uma experiência de onboarding ruim pode ter um impacto negativo e duradouro. Por exemplo, se um novo funcionário não entender completamente as expectativas e as responsabilidades recebidas, ele pode não completar as atribuições conforme o necessário.

Isso poderia facilmente resultar em uma perda de confiança entre colegas de trabalho e gestores, assim como limitar as oportunidades de avanço na carreira para os anos seguintes.

Como fazer um onboarding eficiente do zero?

O onboarding de funcionários não é um evento único como a orientação que vimos acima; pelo contrário, ele é um processo contínuo.

Embora o primeiro dia de um funcionário seja importante, um programa de onboarding eficaz deve começar logo após a aceitação de uma oferta de emprego e pode continuar por mais de um ano, dependendo da complexidade do cargo.

Projetar um processo de onboarding de funcionários é mais do que implementar políticas administrativas. Ele deve inserir os indivíduos na cultura da empresa. Sendo assim, algumas questões estratégicas a serem consideradas durante a concepção do programa incluem:

• Quais são os objetivos gerais?
• Quais partes interessadas devem estar envolvidas?
• Quais informações e materiais os funcionários precisam ter?
• Quanto tempo o programa deve durar?
• Quais são os próximos passos após o término do programa?
• Quem pode incluir solicitar feedback dos funcionários ou identificar melhorias adicionais no processo de onboarding?
• Quais partes do processo podem ser automatizadas?

Como implementar um processo de onboarding?

Preparar-se para o primeiro dia de trabalho de um funcionário é tão importante quanto o dia em si. Comece a construir o comprometimento com outros membros da equipe desde o início. Alguns colaboradores podem se sentir ameaçados por um novo membro da equipe, por isso não deixe de esclarecer papéis e responsabilidades e apresentar a contratação como uma oportunidade emocionante para toda a equipe. Lembre-se: criar um ambiente convidativo para o novo funcionário é uma longa estrada.

Nessa lógica, a liderança até o primeiro dia também é crucial para os recém-contratados. Você pode usar esse tempo para familiarizar novos contratados com a organização e criar antecipação.

O que fazer no primeiro dia do funcionário?

O primeiro dia de um novo trabalho prepara o palco para tudo o que se segue. Uma recepção calorosa emparelhada com um primeiro dia bem coordenado pode reduzir muito a ansiedade do seu novo contratado.

Além disso, proporcionar uma boa experiência de onboarding vai orientar o novo funcionário para o sucesso, bem como criar uma primeira impressão positiva e duradoura.

Checklist do primeiro dia

1. Organize um espaço de trabalho com suprimentos e equipamentos. Se os espaços de trabalho ou indivíduos tiverem crachás, deixe tudo preparado com antecedência.
2. Envie um email para o escritório ou departamento anunciando a nova chegada, e peça aos colegas de trabalho que passem para dar um olá.
3. Agende uma reunião com o RH para preencher os formulários exigidos, obtenha um manual dos funcionários e saiba como se inscrever em programas de benefícios para colaboradores.
4. Providencie um organograma do departamento ou de toda a empresa para ajudar o novo integrante do time a navegar entre as áreas da organização.
5. Forneça acesso a um diretório da empresa com nomes, números de telefone e endereços de email.
6. Designe um profissional para ser o responsável por atender o novo contratado na chegada, guiá-lo para o seu espaço de trabalho e para responder perguntas ao longo do dia.
7. Agende e inicie todos os programas de treinamento necessários para os funcionários.
8. Agende uma reunião com o gerente do novo funcionário para revisar as responsabilidades do trabalho e designar um projeto inicial.

O que fazer nos primeiros meses de integração do funcionário?

Muitas organizações cometem o erro de encerrar o processo de onboarding após um ou dois dias, tempo insuficiente para engajar e orientar os novos funcionários para o sucesso em longo prazo.

Quase 33% dos novos contratados procuram um novo emprego nos primeiros seis meses de trabalho. Entre os millennials, esse percentual é ainda maior (eles começam a procurar um novo emprego ainda mais cedo).

O processo de onboarding, portanto, deve se concentrar em ancorar o aprendizado por meio da experiência no trabalho e do treinamento durante vários meses. Os funcionários começarão a aprender novas habilidades e processos imediatamente, mas levarão pelo menos alguns meses para se tornarem eficientes no trabalho.

Estender o programa de onboarding para além do primeiro dia garantirá que os recém-chegados continuem seu treinamento, fazendo as perguntas certas e se tornando funcionários independentes e produtivos. A ampliação do onboarding também ajudará a construir conexões sociais dentro da empresa.

Checklist dos primeiros meses de onboarding

✔ Agende encontros com gestores e colegas com quem o novo contratado vai interagir regularmente.

✔ Continue todos os programas necessários de treinamento de funcionários.

✔ Solicite ao novo funcionário um feedback sobre sua experiência: ele está recebendo todo o apoio e informação que precisa?

✔ Agende check-ins regulares com o gerente para acompanhamento de treinamentos e novas atribuições.

✔ Introduza o novo funcionário ao programa de gerenciamento de desempenho e complete qualquer papelada ou tarefas iniciais.

✔ Introduza o programa de mentoria da empresa, se disponível, e designe um mentor.

✔ Programe uma comemoração de 1 mês: leve o novo funcionário para almoçar ou traga café da manhã para a equipe.

Um ano de onboarding de funcionário

Embora seja necessário estabelecer uma data final para o processo de onboarding, é importante continuar o processo de onboarding durante todo o primeiro ano de trabalho. Isso demonstra um comprometimento tanto da organização quanto do gestor.

Pesquisas mostram que programas de onboarding que duram pelo menos um ano aumentam as taxas de retenção de novos contratados em até 25% em comparação com programas de onboarding mais curtos.

Na marca de um ano, o foco deve passar de treinamento e onboarding para desenvolvimento contínuo e gestão de carreira.

Checklist: processo de onboarding, primeiro ano

✔ Forneça treinamento para construir confiança e preencha quaisquer lacunas de habilidades.

✔ Realize check-ins informais para avaliar o desempenho e obter feedback.

✔ Realize uma revisão formal de desempenho de um ano e estabeleça metas e objetivos para o 2º ano.

✔ Incentive o envio de um email parabenizando o funcionário pelo seu primeiro ano por um líder sênior.

Após o primeiro ano, os gestores também devem separar um tempo para ficar com os funcionários e discutir remuneração e oportunidades de promoção. Oferecer oportunidades de avanço na carreira é um dos fatores mais importantes no engajamento e retenção de funcionários de longo prazo.

Melhores práticas da integração de novos funcionários

O processo de integração ajuda na redução de turnovers (taxa de rotatividade), aumenta a produtividade da equipe econtribui para melhorar os resultados e competitividade do negócio mercado, mas para esses resultados aparecerem é necessário investir em algumas práticas para facilitar a adaptação dos novos funcionários.

Indique um mentor

Um(a) mentor(a) é a pessoa que estimulará o desenvolvimento de um profissional em início de carreira ou que está começando em um novo cargo, portanto, o(a) mentor(a) é uma pessoa experiente na empresa, ela será responsável por compartilhar o seu conhecimento com o(a) novo(a) colaborador(a).

Geralmente, o mentor é da mesma área que o colaborador que está entrando. A intenção, além de compartilhar conhecimento profissional, é conversar e debater assuntos que não têm relação direta com o trabalho.

Entre os benefícios de investir em mentores dentro da organização estão:

• Qualidade na aprendizagem: o conhecimento que os mentores passam para os mentorados são referentes à empresa, ao negócio e à cultura organizacional.
• Manutenção de talentos: esse relacionamento ajuda a reter profissionais talentosos e com grande potencial.
• Redução de custos com treinamento: a necessidade de contratar cursos e treinamentos externos é menor já que mentores ficam anos na organização.
• Aumento de produtividade: todos os pontos acima ajudam a aumentar a produtividade.

Invista no employer branding

O employer branding é um conjunto de estratégias e práticas que melhoram a reputação da empresa com boa empregadora.

Os colaboradores exercem um papel muito importante nessa estratégia já que eles são os principais propagadores da marca e ajudam a compartilhar uma percepção positiva da empresa no mercado.

Se esforçar para manter os melhores colaboradores faz o negócio crescer e se destacar entre os concorrentes, fortalecendo a imagem da organização para atrair ainda mais pessoas talentosas.

O primeiro passo para uma estratégia de employer branding efetiva é mantê-la alinhada à cultura da empresa. Leve em consideração os seguintes pontos na estruturação do employer branding:

• Planejamento e estratégia: além de estar alinhada à cultura organizacional, o planejamento e estratégia também devem levar em consideração ações e investimentos para atrair candidatos para vagas específicas, melhorar o ambiente de trabalho e, se necessário, reestruturar a cultura.
• Divulgue a marca: use estratégias de marketing digital para divulgar a marca nas redes sociais. Peça para os colaboradores fazerem vídeos, depoimentos, compartilharem fotos do dia-a-dia. Tenha uma página de carreiras no site da empresa.
• Reconhecimento e benefícios: quando os trabalhos são bem executados, o time e profissionais devem ser reconhecidos e apreciados, nesse sentido, invista em benefícios corporativos, ofereça vantagens flexíveis e personalizadas de acordo com cada perfil.

Aposte na inclusão

Inclusão é a inserção e valorização de pessoas que enfrentam barreiras na sociedade por questões históricas e sociais e as empresas devem estimular a contratação de pessoas de diferentes grupos sociais, ter diversidade em vários níveis hierárquicos, respeitar e valorizar as diferenças entre as pessoas.

Na Pipefy, a inclusão é realizada das seguintes formas:

• ERGs: é a sigla de Employee Resource Groups, que são grupos que reúnem os nossos profissionais para conversar e debater sobre inclusão e bem-estar de pessoas com determinadas características na empresa.
• Consultoria e estratégia de D&I: através de uma parceria com a consultoria Diverse, fizemos um diagnóstico de diversidade que nos ajudou a estruturar e revisar as metas, além de traçar novas estratégias para aumentar a representatividade de todos os públicos.
• Cultura remote first: é a cultura que prioriza o trabalho remoto, e que foi abraçada pela Pipefy a partir da pandemia do Covid-19. Isso permitiu que profissionais de qualquer parte do Brasil e do mundo façam parte do quadro de funcionários.
• Benefícios: diversos benefícios oferecidos buscam integrar melhor os profissionais para garantir bem-estar e condições iguais de desenvolvimento na empresa. Entre os benefícios que a Pipefy oferece estão atendimento psicológico remoto, auxílio-educação, assistência de nutrição complementar e reembolsos e muito mais.
• Acessibilidade: o inglês é o “idioma oficial” da empresa, no entanto, ele não é obrigatório para determinados cargos e os eventos internos e reuniões contam com intérpretes em português, inglês e espanhol.

Para saber mais sobre a jornada da diversidade dentro da Pipefy, leia aqui o artigo completo.

Disponibilize canais de conhecimento

É essencial que a empresa incentive a realização de pesquisas como parte da rotina dos funcionários e para isso desenvolva um ambiente de constante avaliação interna. 

Estudos estimulam a inovação e permitem que todos contribuam para agregar valor ao desenvolvimento de produtos ou serviços. Mas além de ampliar o conhecimento dos colaboradores, dados também ajudam a criar um processo para gerenciar, acessar e compartilhar as informações dentro da organização.

Esse processo pode gerar manuais, diretrizes, listas, bancos de dados, memorandos e arquivos. Algumas plataformas que você pode usar para gerenciar esses conteúdos são: Guru, Mapas Mentais ou Evernote.

Automatize o processo de onboarding dos funcionários

Estabelecer um programa abrangente de onboarding requer tempo e recursos, mas vale a pena o esforço para desenvolver funcionários engajados e reduzir a rotatividade.

Considere usar uma plataforma de gerenciamento de trabalho para automatizar e padronizar o processo. Tais ferramentas facilitam a implementação de um programa de orboarding robusto e responsivo.

O RH e os gestores podem usar a plataforma para agilizar e otimizar o processo de onboarding de várias maneiras:

• Identificando todos os tópicos e atividades de onboarding a serem abordados e acompanhando-os para garantir a conclusão.
• Incorporando feedback e avaliação dos participantes continuamente.
• Eliminando as falhas de comunicação e mantendo todas as partes interessadas atualizadas por meio de emails e notificações automáticas.
• Oferecendo uma experiência consistente aos novos colaboradores e engajando-os em todas as fases do processo de onboarding.

Os recursos de personalização oferecidos pelas plataformas de gestão de trabalho facilitam a concepção de um programa de onboarding único, que apoie objetivos e metas organizacionais.

Ferramenta de onboarding de funcionários

O onboarding de funcionários bem-sucedido é essencial para manter a equipe engajada e produtiva.

Usar uma plataforma de gerenciamento de trabalho é uma ótima maneira de garantir que informações, tarefas e atividades cruciais não sejam negligenciadas. Para isso, a automação agilizará o processo e garantirá consistência em toda a organização.

O Pipefy ajuda qualquer pessoa a assumir o controle da rotina de trabalho, em áreas como Marketing, Recursos Humanos, Atendimento ao Cliente e Financeiro.

Experimente Pipefy gratuitamente e descubra como ele pode melhorar o seu processo de onboarding de funcionário, além de facilitar a rotina de toda a sua equipe!