Orquestração de processos é a coordenação de diferentes sistemas e plataformas para possibilitar a integração das ferramentas utilizadas por uma empresa – assim, o ecossistema fica coeso e a visibilidade ampliada. Esse orquestramento aumenta a eficiência principalmente do departamento de TI, tornando seus serviços mais escaláveis e consistentes.
Nesse texto, vamos falar mais sobre essa abordagem e ensinar como implementar a orquestração de processos em 5 passos.
O que é orquestração de processos?
Orquestração de processos é a coordenação, sincronização e monitoramento de múltiplos fluxos de trabalho, softwares e plataformas dentro de uma empresa. Como um grupo orquestral no qual músicos tocam diferentes instrumentos simultaneamente para criar uma única peça musical, a orquestração de processos é uma estratégia que garante que os processos de negócios estejam operando juntos sem problemas e garante os resultados esperados.
Em outras palavras, o principal ponto da orquestração de processos é sua capacidade de integrar sistemas diferentes e orquestrar fluxos de trabalho complexos de forma coesa. Quando bem feita, esta abordagem tem um grande impacto em como as empresas gerenciam suas operações e workflows.
Comumente, a orquestração de processos envolve softwares de automação de processos, mas é importante notar que essa orquestração não se refere às funções de automação isoladas ou fragmentadas que as organizações aplicam para reduzir o tempo gasto em tarefas específicas. Em vez disso, ela incorpora uma estratégia para conectar automações, o que, por sua vez, promove a colaboração e melhor comunicação entre equipes e sistemas.
Diferenças entre orquestração e automação de processos
A automação de processos consiste na aplicação de uma série de regras de automação ao longo de processos, de forma que tarefas manuais e repetitivas sejam executadas por um software em vez de um colaborador humano. Isso concede aos profissionais mais horas para usar nas tarefas que mais importam.
Já a orquestração é a integração de diversos sistemas e aplicativos. Orquestração de processos é um método de gerenciamento de processos que capacita as empresas a entrelaçar perfeitamente workflows automatizados, pessoas e softwares para maior produtividade, economia de tempo, e segurança.
Confira algumas das principais diferenças entre orquestração e automação de processos:
| Área | Automação | Orquestração |
| Linearidade | Os processos são compostos por uma série linear de gatilhos que causam a ocorrência de eventos. | Os processos fluem para vários fluxos de trabalho que ocorrem simultaneamente. |
| Colaboração | Permite certo nível de colaboração entre linhas de negócios, TI e indivíduos. | Promove a colaboração entre várias equipes, fornecendo visibilidade e acesso completos ao estabelecer e medir metas gerais. |
| Eficiência | O objetivo é eliminar o máximo possível de trabalho manual no processo. | Minimiza ações humanas repetitivas, permitindo que os humanos tomem decisões importantes em pontos críticos. |
Benefícios da orquestração de processos
A orquestração de processos possibilita que as empresas alcancem maior agilidade e eficiência, tornando-as mais competitivas e adaptáveis. Isso acontece por meio de diversos benefícios, são eles:
Correção de vulnerabilidades
Mantendo um ecossistema coeso em que os sistemas conversam entre si e o time de TI tem total controle e visibilidade sobre as operações, é mais fácil e rápido identificar erros ou problemas. Assim, a correção de vulnerabilidades se torna mais efetiva e ágil, eliminando brechas antes que elas se tornem um risco.
Integração de tecnologias
A chave da orquestração de processos é sua capacidade de integrar sistemas heterogêneos e orquestrar fluxos de trabalho complexos de maneira centralizada. A integração de tecnologias é muito importante para a construção de um negócio ágil e confiável, uma vez que ela:
- Elimina erros e gargalos;
- Promove maior visibilidade;
- Facilita a tomada de decisões;
- Faz com que resultados sejam alcançados mais rapidamente.
As integrações do Pipefy, por exemplo, permitem que a operação de uma empresa seja totalmente centralizada ao conectar mais de 300 sistemas em um único lugar.
Redução de custos
A orquestração de processos diminui erros e retrabalhos, o que implica em maior produtividade e menos custos. A eliminação de gastos desnecessários se dá também pela transparência das operações conectadas de ponta a ponta e pela identificação precoce de vulnerabilidades.
Maior eficiência operacional
Falhas de comunicação, retrabalho e informações espalhadas por diversos sistemas são causas comuns para redução da eficiência operacional em empresas. Por meio da orquestração de processos, é possível identificar esses gargalos e eliminá-los um a um, recuperando (e aumentando) a produtividade dos colaboradores e dos fluxos de trabalho.
Compliance aprimorado
Com a orquestração de processos, o time de TI tem total controle sobre o que acontece dentro dos sistemas usados pela empresa, além de sancionar cada software contratado. Isso adiciona uma camada de governança e segurança sobre os dados e processos de negócios, aprimorando o compliance.
Como implementar a orquestração de processos na sua empresa?
Siga os 5 passos abaixo para implementar a orquestração de processos na sua empresa:
Avalie os processos existentes
O primeiro passo para implementar a orquestração na sua empresa é avaliar e mapear os processos existentes. Isso envolve identificar as etapas, pessoas e dados envolvidos em cada processo. Você pode usar diagramas e modelos padronizados como o BPMN para representá-los e documentá-los.
Essa avaliação deve ser feita em busca de possíveis gargalos, redundâncias, pontos de demora excessiva ou atividades desnecessárias. Consulte as partes relevantes, como clientes e colaboradores responsáveis pela execução do processo no dia a dia. Você pode montar sessões de brainstorm, realizar entrevistas ou coletar feedbacks por formulários, por exemplo.
Escolha uma boa ferramenta de orquestração
A orquestração de processos normalmente é conduzida dentro de uma ferramenta onde você pode estruturar seus fluxos de trabalho de forma digital, fazer o gerenciamento de processos e configurar as regras de automação para eliminar cada tarefa manual.
É importante escolher uma boa ferramenta que irá suprir as necessidades da sua empresa. Nossa dica é: vale a pena optar por um software no-code. Esse tipo de ferramenta não demanda qualquer conhecimento de programação. Pesquise se o software em questão oferece suporte gratuito a usuários, se ele é fácil de usar e se permite que você mude e otimize os fluxos de trabalho já montados de forma ilimitada, sem custos.
O Pipefy, por exemplo, oferece tudo isso. Ele ainda pode ser adotado em qualquer departamento da sua empresa, conectando diferentes processos e aumentando a colaboração geral do seu negócio.
Descubra o que buscar em um software de automação e como decidir qual é o melhor para a sua empresa
Identifique oportunidades de automação
De acordo com um estudo da consultoria McKinsey junto ao mercado estadunidense, pelo menos 45% de todas as atividades manuais poderiam ser automatizadas usando tecnologias já existentes.
Confira como identificar oportunidades de automação nos seus processos:
- Tarefas manuais e repetitivas: Processos com tarefas trabalhosas, repetitivas e que não demandam intensa criatividade dos colaboradores devem ser automatizadas. O processo de contas a receber é um deles. Na prática, ele funciona como uma “esteira” de cobrança, baseada na análise de vendas efetuadas e no acerto com compradores para que eles paguem pelo serviço adquirido. Essa comunicação se beneficia fortemente dos emails prontos e da atualização automática de dados sobre compradores, por exemplo.
- Erros frequentes: Um processo com muitos erros precisa ganhar mais precisão e eficiência. Nesse sentido, as automações podem ser a solução. Elas tornam a execução sempre a mesma, a partir de “regras” pré-definidas. Assim, você consegue diminuir falhas e, além disso, identificar gargalos do processo mais facilmente, usando métricas oferecidas pelo próprio software.
- Falta de padronização: Para poupar tempo de toda a equipe e fornecer mais visibilidade, o processo deve ser padronizado e automatizado. Assim, todas as etapas são executadas da mesma forma todas as vezes.
Priorize a acessibilidade e segurança dos dados
Descumprir regras e legislações sobre segurança de dados pode levar uma empresa à falência. Por isso, acessibilidade e segurança devem ser suas prioridades ao implementar a orquestração de processos.
Opte por um software que possua certificados de segurança, recursos como SSO & 2FA, gerenciamento de usuários e permissões, Recuperação de Desastres (RD), Varredura de Vulnerabilidades e mais.
Entenda mais sobre segurança aqui.
Promova a colaboração entre times
Por mais que a tecnologia tenha um papel importante na orquestração de processos, ela não irá funcionar sem que as pessoas a usem de forma correta. Para evitar problemas, promova uma cultura de colaboração entre times, com comunicação clara e direta, além de treinamentos periódicos.
Use Pipefy como sua plataforma de orquestração de processos
Empresas podem – e devem – estruturar a orquestração de processos para eliminar riscos, ampliar a eficiência, economizar dinheiro e se comunicar de maneira mais precisa. Mas, para isso, é necessário uma ferramenta capaz de integrar, automatizar e orquestrar os processos de negócios.
Pipefy é um software para orquestração e automação de processos que vai ajudar seu time a alcançar todos os seus objetivos. Intuitivo e simples de usar, Pipefy tem recursos de Inteligência Artificial e não requer conhecimentos de programação para construir, personalizar e implementar automações em fluxos de trabalho de qualquer departamento. Assim, os times conseguem criar até 85% dos próprios workflows.
Com a ferramenta, a operação da sua equipe se torna mais coesa e produtiva, ganhando qualidade e agilidade, além de reduzir o backlog de TI enquanto mantém a governança. Usando o Pipefy, a rede Nutracap Labs obteve um Retorno sobre Investimento de 546% em um ano, e a Vindi aumentou a eficiência do seu processo de onboarding de clientes em 89%.
