People Analytics: entenda o que é e porque é importante

Atualmente, a informação é algo inestimável, e o seu uso se tornou bastante comum nas áreas de Marketing, Publicidade e afins. Contudo, essa prática está tão difundida que até mesmo setores como Recursos Humanos já estão utilizando certos dados na sua área de atuação — e é daí que vem o People Analytics.

O People Analytics, tema deste artigo, é uma das principais tendências de RH, e tem impactado a forma que as empresas contratam e se comunicam com seus colaboradores. É preciso que o mercado acompanhe essas inovações, a fim de ampliar suas estratégias de atuação.

Se você quer saber mais sobre People Analytics, sua importância e como aplicá-lo no RH, continue a leitura.

O que é People Analytics

People Analytics é uma ferramenta de coleta, organização e análise de dados. Ela é utilizada na gestão de pessoas, com o intuito de ter uma visão mais ampla do papel de cada colaborador dentro da organização.

Tal ferramenta permite identificar os colaboradores que se destacam e os problemas que acontecem, como baixa produtividade, pouco engajamento, insatisfação individual ou coletiva etc. Assim, é possível ter acesso a informações que auxiliam a tomada de decisões acerca dos profissionais.

Os dados coletados podem vir de fontes como redes sociais, por exemplo. Essas informações, são organizadas e apresentadas em um relatório ou software, de forma que os dados fiquem fáceis de visualizar. Assim, é possível identificar rapidamente aquilo que se procura.

As empresas, em geral, procuram investigar situações que possam estar interferindo na produtividade do(a) colaborador(a). Isso porque tais situações podem resultar em baixo engajamento, insatisfação, faltas recorrentes, reclamações de clientes, entre outros.

Inicialmente, as informações são coletadas dos próprios registros da empresa. Alguns exemplos são a folha ponto, que mostra as horas trabalhadas; a folha de pagamento, que sinaliza o rendimento do(a) colaborador(a); bem como as atividades realizadas diariamente na organização.

O mais importante ao utilizar o People Analytics é não perder o objetivo da pesquisa, ou seja, ter muito claro quais são as informações que a empresa está de fato procurando, e por qual motivo. A ideia da ferramenta não é vigiar os colaboradores, mas conhecê-los de forma mais aprofundada, a fim de melhorar a estratégia da empresa com relação a eles.

Por que é importante?

O People Analytics é importante para estabelecer um ambiente mais objetivo. Ele ajuda a reconhecer que os colaboradores são fundamentais para a empresa. Por isso, é utilizado para mensurar o nível de satisfação das pessoas e compreender o que é importante para elas, tanto na vida pessoal quanto dentro da organização.

Essa é uma excelente forma de conhecer melhor a equipe e entender o que motiva as pessoas diariamente a ir para o trabalho, o que as deixa satisfeitas etc. Além disso, com o People Analytics, é possível focar nos objetivos da empresa, como melhorar a performance, diminuir a rotatividade de colaboradores, aprimorar o atendimento ao cliente, entre outros.

Esse foco também possibilita entender o comportamento das pessoas e o que as motiva de forma mais completa. Dessa forma, a tomada de decisões fica muito mais fácil. Além disso, os dados ajudam a entender o que mantém os profissionais engajados com o trabalho que realizam. Confira a seguir, mais algumas vantagens:

Otimização dos processos de contratação

Atualmente, é preciso mais do que um bom currículo para a seleção e contratação de novos colaboradores. É necessário considerar também os aspectos relacionados ao perfil comportamental do(a) candidato(a), para saber se é um profissional adequado ao cargo pretendido e aos valores da empresa.

O People Analytics é bastante útil nesse sentido, pois ajuda a equipe de RH a descobrir qual é o(a) candidato(a) mais indicado(a) para a vaga em um processo de seleção, e também quem se assemelha a tal candidato(a).

Acompanhamento da produtividade da empresa

Sabemos que nem sempre tempo trabalhado é sinônimo de produtividade. Ela está muito mais relacionada a fatores como um ambiente de trabalho agradável, intervalos para descanso e motivação.

Com o People Analytics, por meio dos dados analisados, é possível melhorar situações que não estejam agradando os colaboradores e que estejam interferindo no seu desempenho. Isso faz com que seja possível mensurar a produtividade da empresa, com o objetivo de aumentá-la.

Melhora do processo de tomada de decisões

O levantamento e o cruzamento de informações permitem que as decisões de diversos setores da empresa sejam feitas de forma mais estratégica. Isso porque propiciam a consideração dos dados coletados, de forma a aprimorar o desenvolvimento da organização.

Para que isso seja possível, não basta apenas ter posse das informações; é preciso utilizá-las para promover mudanças na cultura organizacional da empresa. Dessa forma, a implementação do People Analytics se torna eficaz e proporciona resultados positivos.

Como People Analytics funciona?

De modo resumido, o People Analytics é realizado em ciclos, que vão da coleta de dados à elaboração de uma resposta para a pergunta que iniciou o processo. Em alguns casos, é possível também extrapolar essa resposta para informar tomadas de decisões seguintes da empresa. Veja a seguir cada etapa em mais detalhes.

Coleta

Uma vez que a empresa determina um profissional cujo desempenho pretende entender melhor, ou um problema que quer resolver, o primeiro passo é coletar dados relacionados. Como já mencionado, os dados podem vir da folha de ponto, da folha de pagamento e de feedbacks de clientes internos ou externos, por exemplo.

Cálculo

Os dados coletados precisam ser quantificados de maneira que se possa, a partir deles, contar uma história com os números. Por exemplo: com a folha de ponto, é possível calcular quantas horas (ou horas-extras) o colaborador trabalhou nos últimos meses. Feedbacks de clientes também podem entrar nesse cálculo se forem notas de 1 a 10 ou se forem identificáveis como “positivos”, “neutros” ou “negativos”.

Análise

O momento da análise envolve extrair respostas a partir dos dados coletados e calculados. Ele geralmente revela os problemas que estão levando colaboradores e candidatos a ter determinado comportamento, e costuma também indicar rotas de ação para resolver esses problemas. É a partir desse ponto que o People Analytics se torna útil como ferramenta de tomada de decisão.

Modelagem

Ao juntar todas as informações calculadas e analisadas, torna-se possível modelar um cenário completo da organização a partir dos dados das pessoas que a compõem. É possível ver como a remuneração varia entre diferentes grupos, como o engajamento dos colaboradores variou ao longo do tempo, quais áreas estão há mais tempo sem promoções ou novas contratações, entre outras perspectivas reveladoras. A partir delas, é possível tomar atitudes com mais assertividade.

Leia também: o que é modelagem de processos de negócio

Quais são os níveis de analytics?

Nem todas as empresas estão igualmente equipadas para realizar o People Analytics. Em um relatório da Deloitte de 2016, a organização identificou quatro níveis de maturidade nos quais é possível encaixar a maioria das empresas que se valem dessa ferramenta. Os níveis, em ordem crescente, são os seguintes:

Descritivo

O nível descritivo (também chamado de nível de observação ou de relatório) é o primeiro passo na implementação do People Analytics. As empresas nesse nível já coletam dados e reportam sobre sua evolução ao longo do tempo, mas não vão muito além disso. Quando essa observação passa a gerar insights mais valiosos sobre a maneira como a empresa trabalha, ela começa a chegar no nível seguinte.

Diagnóstico

O nível de diagnóstico em People Analytics é quando a organização não usa os dados apenas para descrever o que aconteceu, mas também para entender por que aconteceu. Nessa etapa, a empresa já consegue ir além de descrever os sintomas: é capaz também de apontar as causas dos problemas. Isso é feito analisando os dados e avaliando os resultados lado a lado com os objetivos da organização.

Preditivo

No nível preditivo, a empresa não só consegue identificar as causas de seus problemas como também consegue prever de que maneira mudanças poderão afetar seu funcionamento. Ao combinar aos dados ferramentas como machine learning e algoritmos, a organização consegue prever os resultados de decisões diferentes. Testando essas previsões, pode refinar ainda mais suas ferramentas preditivas, e daí por diante.

Prescritivo

Quando os dados de People Analytics se tornam capazes de dizer assertivamente como a empresa deve agir, então a empresa encontra-se no nível prescritivo. Trata-se da soma de todos os níveis anteriores: a empresa consegue identificar problemas e suas causas, avaliar diferentes soluções de maneira preditiva e, com base nelas, escolher o melhor caminho. É o nível mais completo de People Analytics, mas também o mais desafiador — segundo o relatório da Deloitte de 2016, apenas cerca de 4% das empresas estão nesse nível.

Como aplicar o People Analytics no RH?

A primeira empresa a adotar essa ferramenta foi a Google. Seu principal objetivo era aumentar a eficiência da equipe de contratação, sem precisar aumentar o número de colaboradores.

Para isso, a Google desenvolveu uma tecnologia com o objetivo de analisar os dados dos candidatos. A intenção era definir quais desses candidatos eram os mais adequados para ocupar os cargos que estavam sendo ofertados no processo seletivo.

Desde então, o People Analytics tem impactado de forma positiva o setor de Recursos Humanos. Diante disso, as empresas precisam se adaptar a essa nova ferramenta, a fim de usufruir dos seus benefícios. Confira a seguir dicas de como implementá-la na sua empresa:

1 – Estipule um objetivo

É importante definir quais os problemas mais relevantes enfrentados pela organização. Dessa forma, será possível definir o que deve ser resolvido primeiro, por meio da análise e do cruzamento de dados.

Alguns bons exemplos de objetivos a ser definidos são identificar o(a) colaborador(a) com melhor desempenho; prever como será a performance de um(a) novo(a) colaborador(a); qual profissional está apto para uma promoção, e assim por diante.

2 – Reúna as informações

Não basta apenas levantar informações e não ter foco, ou não saber o que fazer com elas. É importante saber analisar os dados de modo a alcançar o objetivo pretendido. O desempenho não é o único fator a ser examinado; é preciso observar de que forma o(a) colaborador(a) consegue atingir aquilo que almeja.

É preciso, portanto, levantar e coletar as informações. Mas tão importante quanto isso é saber o que fazer com elas.

3 – Defina métricas e indicadores

Após levantar as informações, você terá em mãos um conteúdo bruto, que costuma ser difícil de analisar por se tratar de muitos dados. Isso pode acabar levando a conclusões equivocadas. Por isso, é importante definir métricas e indicadores. Eles facilitarão que você filtre os dados e auxiliarão a análise.

4 – Compare as informações e os dados

Com as métricas e os indicadores definidos, é preciso identificar qual a relação entre eles, ou seja, o que há em comum. É importante verificar regularmente se aquilo que foi definido está de acordo com o desempenho dos colaboradores, ou seja, se as notas iniciais correspondem à sua performance real.

5 – Antecipe-se

Com a análise desses dados, pode ser que o setor de Recursos Humanos consiga se precaver com relação aos colaboradores. Dessa forma, é mais fácil planejar os próximos passos e definir os objetivos futuros.

Com boas informações e a estratégia certa, é possível calcular a probabilidade de certos eventos virem a acontecer. Isso é muito útil para que uma equipe de RH consiga elaborar estratégias eficazes.

De acordo com uma pesquisa da hiQ Labs (empresa de ciência de dados), quando um(a) colega de um(a) colaborador(a) sai da empresa, ele(a) tem 150% de chances de pedir demissão, o que não acontece se um(a) gestor(a) sair da organização, por exemplo. Isso foi analisado com base em dados coletados por meio de People Analytics.

Cursos de People Analytics

Por tratar-se de uma tendência forte dos negócios para os próximos anos, o People Analytics é um tema muito estudado e ensinado atualmente. Há diversos cursos de People Analytics tanto no Brasil quanto no exterior, em diversas faixas de preço, tanto na modalidade presencial quanto online.

O Psychometrics Centre da Universidade de Cambridge, por exemplo, oferece um certificado de People Analytics voltado para profissionais de RH de nível sênior, bem como diretores e pesquisadores da área. A Wharton University, renomada instituição de ensino superior dos EUA, também tem um curso online dedicado ao tema que pode ser realizado gratuitamente.

Há também opções para quem prefere estudar em escolas brasileiras. Universidades como a PUC-RJ já oferecem cursos de People Analytics em modalidade online síncrona, com certificado. É o caso também da Fundação Instituto de Administração (FIA), que tem um curso de extensão sobre o tópico.

Como qualquer novidade, nem todas as empresas costumam aderir ao People Analytics de forma imediata. Há ainda algumas ressalvas e dúvidas quanto ao uso dessa metodologia. Independente disso, é importante saber que o uso das informações pessoais dos colaboradores pode impactar sua empresa de forma positiva e melhorar o desempenho e a satisfação da sua equipe.

Construa processos de People mais eficientes com Pipefy

Usar dados é um trunfo para departamentos de RH, mas não basta coletá-los. É preciso construir processos de RH eficientes a partir desses insights. E nessa hora, o melhor aliado pode ser uma ferramenta como o Pipefy, que permite a qualquer time de RH criar e otimizar processos digitais em questão de minutos, organizando e centralizando informações importantes do time de People.

Na Capgemini, o Pipefy trouxe uma satisfação maior ao oferecer um portal único para realizar qualquer solicitação de RH. Isso possibilitou entregas mais rápidas e a taxa de cumprimento dos SLAs saltou de 38% para uma média mensal de 98%, em poucos meses.

Esses excelentes resultados também trouxeram vantagens financeiras. Mesmo com um aumento da média mensal de solicitações (que gira em torno de 2.800 atualmente), a equipe de RH reduziu em 42% os custos de gerenciá-las.