O framework Pessoas, Processos e Tecnologia (PPT) envolve princípios que contribuem para a eficiência de uma empresa. A aplicação eficaz dessa estrutura é um requisito importante para as organizações modernas, especialmente quando passam por atualizações de software, mudanças operacionais e transformação digital.
Esse artigo mostra como o método PPT pode transformar uma empresa, trazendo estratégias para implementação e casos de uso na prática.
Definição do framework PPT
O framework PPT auxilia empresas na construção de estratégias para que pessoas, processos e tecnologia apoiem uns aos outros durante um processo de mudança, seja operacional, estrutural ou de mercado. O método é baseado na ideia de que esses três elementos devem funcionar em conjunto para mitigar riscos das transições e promover uma gestão de mudanças eficiente.
Se um dos elementos está com problemas ou não contribui propriamente para os objetivos da empresa, a eficiência geral da organização pode ser comprometida. Por isso, o PPT é usado para criar sinergia entre os três princípios.
Essa estrutura é mais frequentemente aplicada à gestão de mudanças e de projetos, mas também pode servir como ponto de partida para outros aspectos dos negócios, incluindo gestão de riscos, definição de metas e desenvolvimento de estratégias.
Origens e evolução do framework PPT
O psicólogo americano Harold Leavitt projetou um modelo para ilustrar as relações entre fatores organizacionais críticos durante a década de 1960. Ele o chamou de “Diamante de Leavitt” devido aos seus quatro componentes interdependentes: tarefas, pessoas, estrutura e tecnologia.
Tarefas são as atividades que uma empresa deve executar rotineiramente. Os líderes devem promover atitudes que ajudarão seus colaboradores a ter sucesso. A estrutura da empresa permite que suas equipes dividam as responsabilidades e, ao mesmo tempo, trabalhem juntas. A tecnologia, por sua vez, ajuda as organizações a desempenhar funções essenciais com mais eficiência.
Leavitt iniciou uma abordagem sistemática para a mudança nos negócios com base na relação entre fatores organizacionais. No entanto, a expressão “Pessoas, Processos e Tecnologia” só se tornou comum na década de 1990, quando o tecnólogo Bruce Schneier descreveu a inter-relação destes três componentes organizacionais.
Naquela época, a segurança da TI estava amplamente focada na tecnologia, então Schneier tentou promover a importância das pessoas e dos processos nessa estrutura. Ele também discutiu a necessidade do PPT para gerenciar uma infraestrutura de TI em rápida evolução, com segurança.
As aplicações exatas e a terminologia mudaram desde então, mas a mensagem geral do PPT sempre foi que uma mudança não ocorre de forma isolada – ela afeta uma organização de muitas maneiras.
Componentes do PPT
Os princípios fundamentais da estrutura PPT servem como modelo para enfrentar desafios operacionais. Cada elemento desempenha um papel distinto e crítico nesse processo.
Pessoas
No contexto do PPT, as pessoas são os indivíduos de uma empresa que contribuem para a conclusão de um projeto. Isso inclui colaboradores que executam tarefas e líderes que tomam decisões e estabelecem metas. Os stakeholders que conduzem as operações em direção aos objetivos também são pessoas do PPT.
Para construir uma equipe com os membros certos é preciso identificar todas as habilidades, conhecimentos, experiências e capacidades necessárias. Os colaboradores devem entender que objetivos precisam alcançar nas mudanças, o que muitas vezes exige que desenvolvam novos conhecimentos.
Aqui estão algumas etapas para ter sucesso nessa escolha:
- Construa uma cultura que acolha mudanças: gerentes de projeto devem compreender as motivações dos membros da sua equipe e usá-las para estabelecer expectativas realistas para um projeto de mudança. Esse processo envolve a comunicação das razões da modificação e das estratégias para identificar e superar os desafios antes que ocorram.
- Forneça treinamento adequado e outros tipos de apoio: membros da equipe muitas vezes precisam adquirir conhecimentos e habilidades. Isso pode incluir novas ferramentas para acelerar a adoção de mudanças.
- Gerencie o tempo e a energia do seu time: aloque os recursos da sua equipe adequadamente para evitar atrasos no projeto, sendo realista.
Processos
Thomas Davenport e Thomas Redman escreveram na Harvard Business Review que uma mudança organizacional duradoura exige que os membros repensem os seus processos do início ao fim. Eles precisam desenvolver novas formas de atender às necessidades dos clientes, estabelecendo conexões perfeitas entre suas atividades sem criar silos de comunicação e dados.
O princípio Processo do PPT permite esses avanços, fornecendo uma base para alinhar o pessoal de uma organização com sua cultura e a qualidade do trabalho que o projeto exige. O Processo ajuda a orientar as equipes nas etapas necessárias para concluir as tarefas. É importante observar que o PPT exige uma comunicação eficaz com todos os membros da equipe. Definir os processos necessários muitas vezes envolve começar do zero.
Os líderes do projeto também devem ser claros sobre suas expectativas, o que pode incluir o mapeamento de caminhos para que os indivíduos alcancem seus objetivos. Além disso, os líderes devem antecipar gargalos que podem levar ao não cumprimento de prazos.
Tecnologia
O componente Tecnologia do PPT inclui sistemas e ferramentas que apoiam uma empresa na execução dos processos de forma mais eficiente. A importância desse componente está aumentando devido aos avanços tecnológicos em todos os setores. Um estudo do Pipefy relata que 54% dos executivos entrevistados consideraram as mudanças tecnológicas as mais significativas em suas empresas.
Ferramentas de TI costumam ser grandes investimentos corporativos; um relatório da Gartner de 2024 prevê que os gastos globais com TI chegarão a US$ 5,06 trilhões em 2024. No entanto, mesmo os sistemas mais avançados não permitirão que uma empresa atinja as metas de negócios se não forem implantados adequadamente.
A estrutura PPT promove o desenvolvimento de uma estratégia de TI baseada na avaliação, implementação e adoção, da seguinte forma:
- Avaliação. Essa etapa inclui a comunicação com as partes envolvidas para estabelecer os objetivos de negócios que um projeto precisa atingir. Ela consiste em uma análise de requisitos e capacidades que a ferramenta deve ter.
- Implementação. Um plano de implementação de software deve fornecer cronogramas, objetivos, ações e recursos necessários. A integração de novas tecnologias envolve o desenvolvimento de fluxos de trabalho para estabelecer as bases para o sucesso. Os usuários do PPT conseguem isso criando processos de captura de dados, automatizando tarefas manuais e coletando feedbacks.
- Adoção. A fase de adoção se concentra na criação de experiências positivas para o usuário. Os objetivos desta etapa incluem o aumento do uso da ferramenta pelos colaboradores e redução da fila de TI.
Implementando o framework PPT
A principal vantagem do framework Pessoas, Processos e Tecnologia sobre outros processos de gestão de mudanças é a sua flexibilidade. As empresas podem modificá-lo facilmente para superar os desafios no cumprimento das suas próprias metas. Confira algumas aplicações reais do PPT abaixo.
Otimização do desempenho dos funcionários e fluxo de trabalho
Fluxos de trabalho muitas vezes têm espaço para melhorias. Eles incluem uma série de requisitos e prioridades, com base nas responsabilidades e funções dos colaboradores que os utilizam. Um recurso que melhora um fluxo de trabalho não necessariamente fará o mesmo em outro. Assim, é importante personalizar cada workflow considerando como ele apoiará os objetivos daquele departamento.
Os usuários do PPT devem avaliar os fluxos de trabalho nas ferramentas usadas pela empresa. Por exemplo, algumas partes do fluxo de trabalho poderão ser reduzidas ou removidas. Além disso, os workflows devem ter documentação padronizada que os usuários possam consultar facilmente.
Promoção da adoção digital e melhores práticas
Colaboradores muitas vezes não conseguem adotar as melhores práticas para processos digitais. Essa resistência normalmente é resultado de um treinamento inadequado ou de uma adesão incompleta, mas é importante compreender os motivos pelos quais eles não mudaram seus fluxos de trabalho. A não adoção de ferramentas limita a produtividade e desperdiça recursos.
A próxima etapa é identificar as principais ações em um fluxo de trabalho e como fazê-las de forma correta. Os colaboradores devem ter acesso ao material de treinamento a todo momento. Ferramentas que otimizam e distribuem recursos de treinamento são outro meio de impulsionar a adoção de melhores práticas na execução de fluxos de trabalho.
Estímulo à inovação e agilidade organizacional
Não é incomum que as empresas tenham dificuldades com inovação, apesar da implementação de novos processos. Talvez seja preciso avaliar a cultura da sua organização para garantir que ela promova criatividade, motivação e produtividade. Novos conhecimentos e habilidades também podem ser necessários.
Uma solução para esse desafio é analisar os processos que compõem os esforços de inovação da sua equipe, incluindo brainstorming de ideias, comunicação e implementação. Gargalos como falta de suporte, testes inadequados e aprovações lentas podem atrasar a adoção de práticas inovadoras.
Outra opção é usar ferramentas que promovam a inovação. Isso inclui plataformas que agilizam tarefas como análise, comunicação, gestão do relacionamento com o cliente e gerenciamento de projetos. Disponibilize documentação e treinamento para que seu time esteja preparado para adotar novas tecnologias e aplicar a digitalização de maneira criativa e estratégica.
Superando obstáculos comuns na aplicação do framework PPT
Obstáculos comuns à implementação do framework PPT incluem a resistência dos colaboradores à mudança, falta de integração entre processos/sistemas e falta de cultura de inovação.
Resistência dos funcionários à mudança
A resistência dos funcionários à mudança é um dos desafios mais comuns na implementação de novos processos. Os usuários normalmente se sentem confortáveis com os processos atuais, mesmo quando não estão completamente satisfeitos com os mesmos.
Motivar os funcionários a aprender novas maneiras de fazer as coisas requer que eles sejam envolvidos desde o primeiro momento. Isso inclui treinamento e comunicação dos benefícios da nova tecnologia.
Integração de processos diversos
A integração de novos softwares com sistemas existentes pode ser um desafio por vários motivos. Por exemplo, eles podem não ser totalmente compatíveis entre si, levando a atrasos e custos adicionais para fazer a integração.
Para superar esse problema, faça uma avaliação cuidadosa de compatibilidade da nova ferramenta com a estrutura atual da sua empresa.
Impulsionando a inovação
Impulsionar a integração e manter processos pode ser difícil dado o ritmo dos avanços tecnológicos. As disrupções digitais podem surgir rapidamente e tornar soluções rapidamente obsoletas. Por exemplo, os smartphones existem há apenas cerca de 20 anos, mas já são uma parte essencial das nossas vidas.
Para impulsionar a inovação, as empresas precisam adotar metodologias de previsão mais ágeis, como colaboração entre equipes, planejamento de cenários e análise de tendências.
Estratégias para crescimento organizacional sustentável
As estratégias de transformação nas empresas muitas vezes se concentram em processos e tecnologia, ignorando o componente “pessoas”. Esse é um erro grave, que afeta a implementação e gestão das mudanças.
O envolvimento inicial das pessoas é essencial para a criação de uma cultura de melhoria contínua. Além disso, concentrar-se nos ganhos de curto prazo e não no longo prazo é outro erro quando se trata de alcançar o crescimento constante.
Lideranças podem identificar problemas de um projeto considerando as mudanças que precisam fazer. Por exemplo, um processo que não conclui tarefas com rapidez suficiente deve indicar a necessidade de um exame mais detalhado de tecnologia, especificamente para a possibilidade de automatizar tarefas.
Metas de eficiência não cumpridas às vezes apontam para a falta de escalabilidade dos processos. A falha na geração de valor pode indicar que os usuários não irão conseguir atingir os objetivos de inovação.
Também é importante garantir que uma empresa utilize sua tecnologia ao máximo. Uma análise cuidadosa pode revelar capacidades inexploradas na gestão da mudança. A cultura da empresa é outro fator a considerar, especialmente a forma como as mudanças e decisões são comunicadas.
A interação dos três componentes do PPT é um pré-requisito para a inovação. Em resumo, as pessoas fazem o trabalho, enquanto processos otimizam sua eficiência e tecnologia ajuda a automatizar atividades.
O cenário da gestão de mudanças
A rápida evolução das tecnologias significa que um equilíbrio igual dos três componentes do PPT pode não ser a abordagem mais eficaz para a gestão de mudanças. Os especialistas concordam que o PPT não está obsoleto, pois a mudança organizacional ainda envolve pessoas, processos e tecnologia.
No entanto, alguns especialistas sugerem hoje a adição de um componente de dados ao modelo PPT, dando-lhe uma estrutura de diamante como o Diamante de Leavitt original. Este modelo ajudaria organizações a definir o sucesso de forma quantitativa e a indicar melhor os passos necessários para alcançar esses resultados.
A solução de automação de processos de negócios (BPA) do Pipefy apoia o modelo PPT, fornecendo uma abordagem para que as empresas possam escalar suas operações de forma rápida e segura. A plataforma também se integra facilmente aos sistemas já usados pelas equipes, proporcionando uma operação centralizada e com boa experiência de usuário.
Pipefy é uma solução no-code com interface fácil de usar. Assim, reduzir erros, automatizar comunicações e eliminar tarefas manuais e repetitivas torna-se simples mesmo para times que não contam com desenvolvedores ou programadores.
Com formulários, relatórios, painéis e outras ferramentas de gestão, Pipefy permite que seu time acompanhe a performance de seus processos, colete feedbacks dos envolvidos e identifique oportunidades de melhoria com facilidade. Tudo isso sem demandar intervenções constantes do time de TI.
