Como criar um pipeline de vendas eficiente e adaptável

Organizar prospects ou qualificar leads de maneira eficaz é uma tarefa impossível se sua equipe não tiver dados consistentes em mãos. Por isso, os departamentos responsáveis por essas atividades precisam entender o que é um pipeline de vendas e aprender as boas práticas para geri-lo de maneira eficaz.

A falta de visibilidade e a descentralização de informações atrasam os follow-ups e as negociações da sua equipe. Quanto mais tempo é perdido, mais os concorrentes ficam em vantagem e melhor eles se posicionam para vender para seus contatos. 

Além disso, processos manuais são muito suscetíveis a erros e reduzem o tempo de resposta dos seus representantes de vendas, fazendo com que os leads esfriem. Para piorar a situação, planilhas, que inicialmente ajudam na organização, acabam se tornando cada vez mais complexas, pesadas e difíceis de organizar.

Sabemos que esses são alguns dos obstáculos que os departamentos de Vendas enfrentam todos os dias. Sabemos também que, para contorná-los, é vital definir e estruturar as etapas do pipeline de vendas de forma organizada e, se possível, automática.

Neste artigo, vamos compartilhar um plano em 7 etapas para que você desenvolva um ciclo de vendas eficiente e tenha bons resultados. Destacamos os problemas mais comuns que podem ocorrer em cada uma delas e fornecemos sugestões de como resolvê-los.

Também aproveitamos para enfatizar oportunidades de automação de tarefas no seu processo de vendas, já que essa estratégia reduz atritos, facilita a comunicação e melhora a taxa de conversão.

O que é pipeline de vendas?

Antes de aprofundar a explicação sobre cada etapa, precisamos definir o que é pipeline de vendas. Se você já conhece esse termo, fique à vontade para seguir para as próximas seções usando os links no começo deste post.

Veja abaixo uma breve análise do que é um pipeline de vendas e qual a sua função dentro da operação de vendas de uma empresa:

• Um pipeline de vendas é uma maneira de organizar, monitorar e visualizar as atividades necessárias para a realização de uma venda.
• Os pipelines demonstram a progressão das vendas à medida que avançam pelas várias etapas do processo.
• O cliente normalmente começa no pipeline como um prospect, e finaliza o fluxo como um negócio ganho ou um negócio perdido.
• Um pipeline de vendas saudável é aquele que registra todas as vendas potenciais em um determinado momento, dando visibilidade sobre o status de cada uma delas para o gerente e/ou a equipe.
• O pipeline pode levar a (ou conectar-se com) outros processos, como as atividades de Sucesso do Cliente ou Contas a Receber. A unificação de todos esses processos é o que geralmente chamamos de “processo de CRM“.

Em resumo, um pipeline de vendas é a visualização de como seu processo de vendas é organizado. Ele mostra como você gerencia leads e como acompanha as vendas potenciais, desde o status de cada prospect até o fechamento.

Ter um pipeline de vendas ajuda a ter acesso rápido a alguns dados importantes. Por exemplo, quantos clientes estão em contato com você, em que momento da negociação eles estão, e quanto dinheiro você pode esperar receber caso concretize todas as oportunidade que tem atualmente.

Como criar um pipeline de vendas

Os pipelines variam em sua complexidade e no número de etapas, pois dependem do negócio, do setor, da base de clientes e do fluxo de trabalho de cada equipe de vendas.

Porém, uma das estruturas de pipeline mais comuns é aquela constituída por 7 etapas: prospecção, qualificação do lead, apresentação de vendas, proposta, negociação, fechamento e acompanhamento pós-venda.

Etapa 1: Prospecção

Desafios comuns: gestão de volume e informações incompletas

Nesse estágio inicial do processo, o principal desafio é gerenciar o volume de informações. No pipeline de vendas — assim como em um funil de marketing — você começa com muitas oportunidades potenciais e, aos poucos, separa os leads mais promissores. 

Para fazer isso, é preciso reunir informações completas e consistentes sobre cada cliente potencial. Informações como contato, fonte de aquisição, tamanho da empresa, entre outros detalhes, que podem variar dependendo do negócio ou da estratégia.

Essas são as informações que determinam se o prospect vai para a próxima etapa do pipeline ou se deve ser deixado de lado temporária ou permanentemente. O desafio surge quando existem muitos clientes em potencial no pipeline. Nesse caso, é comum que as informações fiquem confusas e seja cada vez mais difícil gerenciá-las.

Solução: utilização de rótulos, formulários e regras

A exatidão e a consistência das informações são críticas nesta etapa do pipeline e o seu gerenciamento pode tornar-se complicado. Por isso, é importante classificar e identificar os prospects mais promissores com rapidez, ao mesmo tempo em que atualiza os registros conforme novas informações são descobertas.

Para formalizar uma estrutura para essa fase, a solução mais simples é usar uma ferramenta que permita a criação de regras e condições. Por exemplo, você pode criar uma regra para impedir que um prospect entre no pipeline caso todos os campos do formulário não estejam preenchidos, evitando assim que seu time tenha que trabalhar com informações incompletas.

Com regras condicionais, você pode mover seu cliente potencial automaticamente para a próxima fase do pipeline assim que um determinado critério for atendido, como a realização da primeira ligação de contato. Além disso, outra possibilidade trazida por uma ferramenta é a criação de formulários padronizados, que podem ser organizados em um único portal. Essa organização ajuda os representantes de vendas a capturar e organizar informações relevantes com mais rapidez.

Por fim, você também pode usar rótulos e filtros na classificação de um grande volume de leads. Esse pode ser o detalhe que falta para que os gestores do seu time possam se concentrar nos prospects prioritários e delegá-los a membros específicos da equipe de vendas.

Etapa 2: Qualificação de leads

O estágio de qualificação de leads do pipeline de vendas envolve a preparação e classificação dos contatos. Para esta etapa, é crucial conhecer bem o lead e entender suas dores. Quanto mais afinado esse conhecimento, mais você se conecta com o cliente em potencial no pitch de vendas. 

Para bons resultados, é importante que todos os leads qualificados sejam monitorados e acompanhados pelos representantes de venda de forma rápida e eficaz.

Desafios comuns: falta de dados e inconsistência na comunicação

Depois que o cliente em potencial é avaliado e se torna um lead qualificado, é essencial ter informações precisas sobre ele e fazer um acompanhamento rápido, evitando que ele esfrie. As atividades principais dos representantes de vendas que gerenciam leads neste estágio são a preparação de apresentações, demonstrações de produto e a construção de um bom relacionamento com o contato.

Informações incompletas ou mesmo a falta de algum dado importante fazem uma grande diferença no impacto do discurso de vendas que será feito para o prospect.

Solução: automação de mensagens e visibilidade

Para manter a consistência e regularidade do contato da sua equipe com os leads, você pode aproveitar a automação de mensagens de email. Dessa forma, é possível padronizar modelos e enviar mensagens nos momentos chave mapeados pela equipe sem gastar tempo extra para essa parte do relacionamento.

A aplicação de regras e condições também é muito útil neste estágio, pois garante que todas as informações relevantes estejam presentes antes que o prospect passe para a próxima fase do pipeline. Depois que todas as informações são capturadas, a automação pode mover o cliente potencial para a próxima etapa e notificar o representante de vendas automaticamente para que a apresentação ou demonstração seja agendada. 

Também é interessante que toda a equipe de vendas tenha fácil acesso para visualizar todos os leads qualificados. Para isso, a solução é utilizar ferramentas que fornecem relatórios, dashboards ou um quadro Kanban, facilitando a visualização do status do pipeline. Usar uma caixa de entrada compartilhada também pode dar aos gerentes uma boa visibilidade de como os leads estão sendo gerenciados e distribuídos.

Etapa 3: Apresentação de vendas

A maioria das empresas tem um pitch de vendas padronizado ou um deck de slides que pode ser personalizado para cada apresentação diferente. O foco desta etapa é ter certeza que você entende o prospect bem o suficiente para abordar suas necessidades e dificuldades, conectando-se com essa pessoa por meio da apresentação de vendas.

Desafios comuns: captura de informações, acompanhamento recorrente e visibilidade do gerente

A apresentação de vendas é uma mina de ouro de novas informações sobre um cliente potencial. Durante a ligação, normalmente são revelados mais detalhes sobre os desafios, os processos e as ferramentas que o prospect está usando para enfrentá-los. Também é uma boa hora para descobrir quem são os outros influenciadores e tomadores de decisão para essa compra.

Incorporar essas novas informações, adaptar-se a elas e fazer um bom follow-up são as chaves para mover um cliente em potencial para a próxima fase do pipeline de vendas: a entrega de uma proposta direcionada.

Solução: estipular regras, automatizar e usar dashboards

Como mencionamos, existem ferramentas que possibilitam o estabelecimento de regras para evitar que o prospect continue avançando no pipeline sem que suas informações sejam atualizadas ou revisadas. A implementação de uma delas garante que todas as informações relevantes estejam registradas antes da criação da proposta. 

Uma maneira padronizada e eficiente para capturar essas informações é o preenchimento de um formulário estruturado, que garante que os representantes de vendas farão as perguntas certas e não se esquecerão de nada.

Fazer o follow-up após a apresentação de vendas também é crucial para a relação com o cliente em potencial, para mantê-lo interessado no seu produto e aumentar as chances de fechamento da venda. Ferramentas que possibilitam o envio de notificações e emails automáticos são aliadas para tornar esse processo de acompanhamento pós-apresentação mais consistente. 

Ao tirar da lista de tarefas de vendedores ocupados as atividades de “lembrar-se” e de “escrever emails” que, em geral, são repetitivos, você garante que nenhum prospect é esquecido e todos recebem os contatos no momento e na frequência certos.

Esta etapa do pipeline de vendas é crítica e os gerentes precisam estar cientes do status de todos os leads sendo trabalhados pela sua equipe. Para isso, notificações automáticas e dashboards fáceis de configurar ajudam na visibilidade e no monitoramento de quem está se aproximando ou concluindo esta fase.

Etapa 4: Envio da proposta

Encare o envio da proposta como uma oportunidade para se diferenciar totalmente de seus concorrentes e mostrar seu compromisso com o sucesso do seu contato.

Desafios comuns: criação de documentos e processo lento de aprovação

O processo de muitas empresas inclui a análise das propostas por um gerente antes que elas possam ser enviadas ao cliente. O intuito é evitar erros que possam custar dinheiro ou colocar a venda em risco. 

Em geral, essas aprovações de proposta não são fluxos estruturados e envolvem o envio de muitos emails. Isso faz delas um processo manual que pode causar atrasos e ser um gargalo para a venda.

Solução: definir limites e automatizar a criação de documentos

Estabelecer regras que determinem critérios para a aprovação das propostas ajuda a determinar quais delas precisam ser revisadas e quais podem ser enviadas aos clientes sem essa etapa adicional.

Os gerentes de vendas podem ser notificados automaticamente sempre que uma proposta está aguardando aprovação ou podem gerar um relatório ou painel que organiza todos os itens que aguardam sua atenção.

Outra possibilidade é implementar uma automação que gere o documento da proposta e envie-o ao cliente potencial assim que as informações forem aprovadas.

Etapa 5: Negociação e respostas para objeções

Neste estágio, é comum que o cliente em potencial negocie e, caso tenha feito orçamento com seus concorrentes, use outras propostas como barganha.

Desafios comuns: solicitações de revisão

É comum que os prospects retornem após o envio da proposta com perguntas ou pedidos para revisões.

Tais pedidos podem vir de fontes diferentes, como do gerente de compras da empresa ou de alguém do Jurídico. Qualquer que seja o motivo da revisão solicitada, sua equipe vai precisar aprovar essas mudanças e criar um novo documento formalizando o que foi negociado com o cliente. 

Solução: formulários, portais e automação da criação de documentos

A criação de documentos pode ser simplificada por meio de regras de automação e da integração do seu pipeline de vendas a um gerador de PDFs. Assim, você consegue gerar um documento assim que as informações são atualizadas no pipeline. Essa nova versão do documento pode ser enviada automaticamente a um gerente para aprovação ou ao cliente para revisão, agilizando o trabalho da sua equipe.

Em alguns casos, as equipes jurídicas ou financeiras do comprador podem precisar de informações adicionais antes que o contrato final seja assinado. Para facilitar a solicitação dessas informações às demaisequipes da sua empresa, outra solução é utilizar formulários padronizados que podem ser centralizados em um portal online.

Estabelecendo regras de automação, você encaminha esses pedidos automaticamente para as pessoas adequadas, sem nenhum esforço adicional da sua parte. Além disso, a integração com ferramentas de assinatura digital, como o DocuSign, também pode facilitar e agilizar ainda mais a fase de negociação. 

Etapa 6: Fechamento

Desafio comum: conseguir as assinaturas

Depois que todos os detalhes da proposta e do contrato forem resolvidos, você ainda precisará conseguir as assinaturas das partes responsáveis. Com muita frequência, essa coleta pode prolongar o tempo do fechamento e tornar-se um gargalo. 

Solução: integrações e portais

A melhor estratégia aqui é tornar o processo de assinatura o mais fácil possível. Uma opção, como mencionamos, é integrar o pipeline de vendas a um aplicativo de assinatura eletrônica de documentos, como o Docusign.

Outra ferramenta que pode deixar esse fluxo mais fácil é usar um portal para que seu cliente possa visualizar todos os documentos e formulários relacionados à venda em um único local.

Etapa 7: Pós-venda e transferência do cliente

Por isso, para manter o bom relacionamento construído até agora, é essencial investir no acompanhamento pós-venda e, se possível, na transição do contato para uma equipe de Sucesso do Cliente.

Desafios comuns: transparência e transferência de informações

Em geral, uma grande parte da responsabilidade pelo cultivo do relacionamento com clientes fica com a equipe de Atendimento ou Sucesso do Cliente. Para que eles possam realizar um bom trabalho, precisam de acesso ao histórico de cada cliente com a empresa, além de poder atualizar seus perfis à medida que novas informações forem disponibilizadas.

Esse é um processo vital, porque saber como as necessidades dos seus clientes evoluem ao longo do tempo pode fazer toda a diferença quando se trata de experiência, retenção e expansão de contas.

Solução: centralização de informações e integrações

Centralizar as informações em um único lugar e deixá-las acessíveis tanto para a equipe de Vendas quanto para a de Sucesso do Cliente é fundamental para manter um relacionamento saudável com seus clientes. É preciso que todos tenham acesso e atualizem o mesmo conjunto de dados. Assim, nenhuma informação é perdida e seu cliente não precisa repetir pedidos ou enviar documentos mais de uma vez.

Um portal online, por exemplo, pode ser um ponto de acesso fácil para o qual os clientes recorrem quando precisam enviar perguntas ou pedir ajuda. Além de centralizar as solicitações, um portal de formulários conectado a um workflow digital também facilita a vida dos membros da sua equipe que trabalham para atender esses clientes. Eles terão facilidade para encontrar os pedidos dos clientes e acesso ao status de todas as solicitações. Dessa forma, nenhuma delas fica perdida e todas são atendidas o mais rápido possível. 

Além disso, os dados e solicitações enviadas por meio de formulários padronizados podem ser encaminhadas automaticamente para o membro da equipe responsável por aquela demanda específica.

Porém, centralizar pedidos não é a única estratégia para os desafios desse estágio do pipeline de vendas. Você também pode integrar todas as ferramentas digitais que sua equipe usa para lidar com o pós-venda. Ao integrar esses apps em uma única plataforma, vocês terão uma única fonte de verdade, reduzindo erros e garantindo que todos tenham acesso à informações atualizadas o tempo todo.

Por que fazer a gestão do pipeline de vendas?

Em pesquisa divulgada pela Harvard Business Review, 44% dos executivos responderam que consideram suas empresas ineficazes na gestão de seus pipelines de vendas. Ou seja, quase metade das empresas pesquisadas não está satisfeita com o grau de controle, visibilidade e com a eficiência de seus processos de vendas.

Fazer um bom gerenciamento do pipeline significa organizar processos não estruturados, trazer transparência para gestores e para equipes e ser mais eficiente, alcançando mais resultados utilizando menos recursos. 

Focar na gestão do pipeline é crucial nos seguintes casos: 

• Profissionais de vendas ou gerentes que desejem melhorar ou automatizar seu pipeline de vendas atual.
• Qualquer pessoa que dependa de planilhas para organizar, monitorar e gerenciar vendas.
• Empresas que buscam maneiras de trazer visibilidade e controle para seus processos, mas não querem ou não podem investir em uma ferramenta personalizada e de custo alto.
• Empresas que precisam de flexibilidade e de uma ferramenta escalável para adaptar seus fluxos de trabalho e processos sem a necessidade de contratar profissionais de TI.

Como fazer a gestão do pipeline de vendas?

Como deve ter ficado evidente, gerenciar seu pipeline de vendas é essencial para otimizar seus resultados. Um processo de vendas organizado traz mais clientes para a empresa, aumenta a taxa de conversão dos vendedores e também é capaz de elevar o ticket médio das vendas.

Confira a seguir algumas dicas para fazer essa gestão:

Acompanhe suas métricas

Você não consegue controlar o que não consegue medir. Por isso, é essencial mensurar os indicadores de performance do seu time de vendas. Acompanhar o desempenho do time ajuda a entender como cada vendedor está se saindo e a identificar oportunidades de melhorar o negócio.

A escolha dos indicadores depende dos objetivos da empresa. Mas alguns números que podem ser interessantes de forma mais abrangente são: valor total no pipeline, taxa de conversão das vendas, receita gerada por mês, receita gerada por vendedor, e o tempo médio entre o primeiro contato e a finalização da venda.

Não esqueça do follow-up

Muitas negociações acabam simplesmente por esquecimento. O comprador, mesmo sem desistir do negócio, pode acabar se perdendo no meio da negociação e deixando-a de lado. É por isso que fazer follow-ups com clientes em potencial é tão importante.

Mesmo que o lead realmente tenha perdido o interesse no produto ou serviço, esse contato ainda deve ser feito. Afinal, os motivos que levaram aquele profissional a desistir da negociação podem trazer insights importantes sobre a sua empresa.

Priorize os leads certos

Nem todos os leads são iguais. Alguns podem acabar convertendo com um contato bem rápido de um vendedor; outros podem exigir uma conversa detalhada, mas compensar com um valor maior; outros, ainda, podem acabar exigindo um tempão de sua equipe e, mesmo assim, não fechar negócio.

Por isso, é importante entender como os seus clientes em potencial se comportam, e saber priorizar cada um em seu momento adequado. Não tenha medo também de deixar de lado os leads que tem probabilidade muito baixa de converter. Ter o registro de negociações passadas também ajudará sua equipe a entender quais clientes demandam mais atenção.

Padronize seu processo

Mesmo para times pequenos, padronizar a execução das tarefas do time de vendas é essencial. Sem essa padronização, fica difícil saber o que cada vendedor fez com cada lead, quais mensagens o lead já recebeu e como abordar aquela pessoa da melhor maneira possível. O processo, em suma, fica bagunçado.

Por isso, é importante definir com clareza o que cada vendedor deve fazer com os leads em cada etapa do pipeline. Para os clientes em potencial, isso promove um atendimento mais homogêneo e passa mais confiabilidade por parte da empresa.

Estruture seu pipeline de vendas com facilidade usando um software low-code

Sabemos que preencher um pipeline de vendas com contatos promissores dá muito trabalho.

Contatos precisam ser prospectados, leads precisam ser qualificados e muitas informações devem ser coletadas, organizadas e priorizadas. Além de toda a parte operacional, ainda existe o fator humano. Relacionamentos são construídos e mantidos com base em muita comunicação e atenção por parte da equipe.

Todo esse trabalho pode ser jogado no lixo se o processo de vendas não for eficiente. É preciso clareza, consistência e visibilidade para que gerentes possam prever e controlar as vendas, ao mesmo tempo em que fornecem aos vendedores a estrutura de que precisam para terem sucesso.

Um pipeline de vendas organizado e bem gerenciado abre possibilidades como automatizar tarefas repetitivas, padronizar documentos, formulários e modelos de email, consolidar dados e integração com outros aplicativos.

Os softwares low-code são o meio-termo entre a facilidade das planilhas e a sofisticação de uma ferramenta personalizada para vendas. O fato do pipeline estar estruturado em uma ferramenta no-code, que pode ser configurada por pessoas sem conhecimentos técnicos em programação, permite a rápida criação e a modificação de etapas no pipeline de vendas. 

Com estrutura suficiente para oferecer consistência e a quantidade perfeita de flexibilidade para se adaptar às mudanças do seu processo de vendas, às necessidades do cliente e aos seus concorrentes, você terá tudo o que precisa para construir um processo cada vez melhor.