As compras desempenham um papel estratégico em qualquer empresa. Fazer um bom planejamento de compras é essencial para que a empresa se mantenha competitiva, tenha capacidade de se adaptar a mudanças e disponha de tudo que precisa para funcionar.
Um setor de compras eficiente mantém uma boa relação com fornecedores, maximiza savings, escolhe propostas com o melhor custo-benefício e muito mais. Tudo isso feito por meio de processos bem estruturados, padronizados e transparentes.
A falta de um planejamento estratégico de compras traz muitos riscos. Além disso, realizar muito trabalho manual, como inserção de dados ou atualizações de status, pode demandar muito tempo e abrir portas para erros. Usar um software de automação pode ser a solução.
O que é planejamento de compras?
O planejamento de compras consiste em montar uma estratégia com foco em suprir as necessidades de aquisições de uma empresa. Esse planejamento deve conter objetivos, o caminho para alcançá-los, como serão metrificados, responsáveis, datas e prazos.
Um dos principais objetivos do plano de compras é antecipar as condições ideais para realizar uma compra ou contratação de serviço, garantindo o melhor valor nas aquisições. Ele deve ser feito de forma periódica, prevendo as necessidades da empresa e mudanças no mercado.
Os maiores benefícios de fazer compras planejadas são: economia de recursos, aquisições mais eficientes e estratégicas, melhor relação com fornecedores, dados mais confiáveis, tomadas de decisões mais assertivas e melhor qualidade de produtos.
Qual é a importância de ter um planejamento de compras?
O setor de compras é um parceiro estratégico da empresa e suas ineficiências trazem muitos problemas e prejuízos. Portanto, ter um planejamento de compras é importante para garantir que os suprimentos adquiridos atendam as necessidades de funcionamento da organização.
O plano de compras também envolve diretrizes de qualidade, administração de estoque, relacionamento com fornecedores e gerenciamento de despesas. Todos processos essenciais no sucesso de uma empresa.
Além disso, o planejamento de compras é importante para:
- Fazer um gerenciamento de estoque efetivo
- Garantir a qualidade dos produtos e serviços
- Aumentar o cost avoidance
- Evitar fraudes ou riscos de compliance
- Otimizar recursos
- Cortar gastos excessivos ou desnecessários
Ter um bom planejamento resolve muitos desafios de procurement, como a escassez de recursos, gargalos de processos, não conseguir se adaptar com agilidade às mudanças e a dificuldade para tomar decisões assertivas.
Como fazer um bom planejamento de compras
Ao fazer o planejamento de compras, deve-se ter em mente as necessidades do negócio e seus objetivos, além da perspectiva de futuro. Cada empresa precisa de itens específicos, prazos diferentes e processos diversos. Porém, existem alguns passos comuns para montar um bom planejamento.
1. Determine uma frequência de compras
Realizar um levantamento das demandas e determinar uma frequência de compras é o primeiro passo para fazer um bom planejamento de suprimentos.
A frequência com que cada item é comprado deve ser calculada para atender as necessidades internas, evitando falta de materiais e descumprimento de prazos. Use como base as quantidades utilizadas periodicamente e as perspectivas de alterações.
2. Defina um orçamento para compras
Definir um orçamento para compras é importante para que a equipe de procurement saiba exatamente até onde pode ir e o que deve ser negociado com seus fornecedores. Se atente para estabelecer um orçamento mensal que atenda as demandas identificadas na etapa anterior.
Implemente esforços para que esse orçamento seja respeitado. Inclusive, qualquer gasto além do determinado deve ser registrado e usado como um indicador de desempenho do setor de compras.
3. Desenvolva uma política de compras
A política de compras é um conjunto de diretrizes usadas para estabelecer e padronizar o procedimento de aquisição de bens e serviços dentro de uma empresa. Ela fornece instruções específicas e regras para ajudar os colaboradores a navegar com êxito em cenários comuns de compras.
Essa política auxilia na elaboração do planejamento de compras ao criar uma estrutura alinhada às necessidades estratégicas do negócio. Ela orienta as tomadas de decisão sobre aquisições, requisições e valores, estabelecendo metas e limites para o processo de compras.
Ter uma política consolidada e acessível para todos é uma das bases de um planejamento de compras eficiente. Juntos, eles garantem melhores custo-benefícios e processos mais padronizados, além de minimizar fraudes, incoerências e abusos nas transações.
4. Tenha um processo criterioso de seleção e qualificação de fornecedores
Com uma visão clara do seu orçamento, necessidades e objetivos, fica mais fácil identificar o que você precisa de um fornecedor. Defina então os critérios indispensáveis para a escolha correta. Lembre-se de ser criterioso, pois essa é uma etapa essencial para o sucesso do planejamento de compras.
Algumas variáveis que você deve levar em conta são:
- Situação jurídica do fornecedor;
- Reputação;
- Tempo e capacidade de entrega;
- Customização de pedidos e produtos.
Faça uma lista dos fornecedores que atendem às suas necessidades e cumprem seus critérios. Então, entre em contato para entender melhor a capacidade de cada fornecedor. A ideia não é apenas escolher o fornecedor mais barato.
Solicite orçamentos, analise as propostas e compare cuidadosamente o custo-benefício entre os fornecedores que você listou. Levar em conta apenas um critério é um erro grave.
5. Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores
Na hora de fazer a gestão de fornecedores, lembre-se: seu relacionamento com fornecedores é um ativo importante! Fornecedores confiáveis e de longa data diminuem riscos, facilitam a comunicação e podem atuar como parceiros estratégicos da sua empresa. Vale a pena investir na construção e manutenção dessas relações.
6. Faça follow up de compras
O follow up de compras é o monitoramento de pedidos para garantir que o produto/serviço adquirido chegue dentro do prazo e com as especificações estabelecidas no momento da compra.
Ele é responsável pelo abastecimento da empresa (junto com o diligenciamento de compras), tanto para atender pedidos de consumidores (prontamente ou conforme combinado), quanto para manter a infraestrutura funcionando bem. Isso é estratégico para aumentar a satisfação dos clientes e colaboradores, agregando valor ao negócio.
O follow up é uma parte importante do planejamento de compras, uma vez que garante que prazos serão cumpridos e que não vai faltar suprimentos, etapas cruciais em qualquer plano. Sem o follow up, as chances de manter o planejamento dentro do previsto caem muito.
7. Construa metas e indicadores de compras
Uma das principais características de um bom planejamento de compras é ser metrificável. Ou seja, ele precisa conter metas concretas e os indicadores que serão usados para medir o atingimento das mesmas.
Com base nas necessidades específicas da sua empresa e análises de mercado, construa metas ambiciosas (porém realistas) e estabeleça quais indicadores de compra serão medidos, como o lead time, saving de compras, SLA, etc.
8. Monitore o desempenho dos fornecedores e ofereça feedbacks
Defina indicadores de desempenho dos fornecedores (entregas, cumprimento de prazos, custo) e faça uma análise dos mesmos com periodicidade. Esse acompanhamento vai ajudar a perceber se o processo está funcionando corretamente ou se existem fornecedores que precisam de atenção e feedbacks.
9. Otimize o processo quando necessário
O planejamento de compras não deve ser estático. Muito pelo contrário. Crie uma rotina de revisitar o plano e otimize o processo sempre que identificar oportunidades de melhoria ou pontos que não estejam performando como deveriam.
Quais indicadores de compras possivelmente irão mostrar o sucesso do planejamento?
Indicadores de compras são elementos essenciais da gestão de processos dentro da área de procure-to-pay (P2P). Eles garantem a previsibilidade dos resultados, o monitoramento da produtividade e a rápida identificação de disrupções no trabalho do time de compras. Medir um indicador significa acompanhar de forma contínua suas alterações para fins de planejamento estratégico.
Aprenda a melhorar seus indicadores de compras e muito mais com nosso guia completo de otimização de procure-to-pay
Uma etapa importante do planejamento de compras é a definição dos indicadores que serão monitorados. Veja 4 dos principais:
Saving de compras
O saving de compras é um indicador essencial no departamento de compras e procurement. Ele significa economizar capital, principalmente a partir de negociações, sem perder eficiência dos serviços ou qualidade dos produtos. Nesse sentido, o saving analisa o melhor custo-benefício em cada aquisição.
O cálculo desse indicador é bem simples e pode ser obtido em valor (moeda) ou porcentagem. Saiba como calcular:
| Valor: Baseline (valor original) – Valor negociado (o que passou a pagar) = Saving (quanto economizou) Porcentagem: (Valor original – valor negociado / valor original) x 100 = % de saving |
Veja um exemplo: a conta de internet do escritório era R$400 por mês. Você passa então a negociar com outra operadora e consegue um plano com as mesmas funções por R$250. Ou seja, você pagava R$400 e passou a pagar R$250, tendo uma economia de R$150. A porcentagem de saving nesse caso foi 37,5%.
Lead time do fornecedor
O lead time, ou a quantidade de tempo que decorre entre o recebimento e a entrega de um pedido por um fornecedor, está entre os três principais atributos (junto com preço e qualidade) que os compradores consideram ao escolher o vencedor para uma licitação. Os fornecedores definem prazos de entrega com base em vários fatores, incluindo:
- Prazo de produção
- Estoque
- Tempo para inspeção interna de qualidade
- Confiabilidade e preço da transportadora
Compras dentro do prazo e orçamento
Orçamentos e prazos são definidos para garantir que sua empresa possa atender os pedidos dos próprios clientes no prazo adequado. Empresas que falham consistentemente em reforçar esses aspectos junto aos fornecedores podem perder clientes e ver sua reputação naufragar no mercado.
O monitoramento da taxa de compras feitas dentro do prazo e do orçamento deve ser feito de forma contínua. Atrasos e gastos excessivos são muito prejudiciais para o funcionamento de qualquer empresa.
Precisão de estoque
A métrica de precisão do estoque revela a diferença entre o número de itens em estoque listados nos registros digitais (ou em papel) de uma empresa e os itens físicos mantidos em estoque.
Você pode calcular essa taxa realizando uma contagem de estoque físico, dividindo-a pelo número de itens registrados e multiplicando o número resultante por 100.
Uma diminuição desse indicador pode gerar economias significativas de estoque extra, estoque não vendido e não registrado, e melhorar o relacionamento com os clientes (já que disparidades de estoque podem comprometer a produção da sua empresa).
Erros comuns no planejamento de compras (e como evitá-los)
Um bom planejamento de compras deve estar alinhado à estratégia da empresa a fim de atingir metas e otimizar recursos. Embora isso pareça simples, existem alguns erros comuns nesse processo. Confira os principais e veja como evitá-los:
Registrar informações e dados importantes em planilhas
O controle de compras feito por meio de planilhas não é muito efetivo, uma vez que abre portas para a perda de informações importantes, além de erros na inserção manual de dados. Para evitar isso, use um software de procurement para unificar processos e centralizar informações.
Gastar muito tempo realizando tarefas repetitivas e manuais
Tarefas repetitivas e manuais ocupam muito tempo das pessoas colaboradoras, além de serem maçantes. O tempo dedicado a essas tarefas poderia ser melhor aproveitado se usado para atividades que gerem valor ao negócio, como negociação com fornecedores e pesquisas de mercado.
Novamente uma plataforma de BPA (automação de processos de negócios) pode solucionar esse problema. A automação libera os colaboradores de atividades manuais, como informar solicitantes sobre seu pedido ou atualizar fornecedores sobre status de pagamentos. Essa tecnologia também garante que as tarefas não fiquem paradas. Com notificações automatizadas e alertas de prazos, gargalos de processo são identificados e resolvidos.
Não usar a tecnologia a seu favor
A forma mais eficaz de ter sucesso no setor de compras é usar a tecnologia a seu favor. Um bom sistema de compras pode:
- Automatizar tarefas;
- Integrar ferramentas e ERPs para um processo totalmente conectado;
- Fazer análises em segundos usando Inteligência Artificial, trazendo insights valiosos;
- Disponibilizar formulários online para coletar requisições padronizadas em um único lugar;
- Trazer dados e relatórios em tempo real;
- Ter portais para fornecedores preencherem informações e acompanharem pagamentos.
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Em uma interface visual, qualquer profissional sem conhecimentos de programação pode montar e customizar processos em minutos, garantindo resultados rápidos. Você pode experimentar todos os recursos do Pipefy para procurement solicitando uma demonstração com um de nossos especialistas em processos, ou testando a ferramenta gratuitamente.
