Planejamento operacional: um guia de como melhorar a eficiência do seu negócio

O planejamento operacional é a criação de um roteiro detalhado baseado em um plano estratégico. Ele alinha itens de ação com cronogramas e marcos importantes que uma empresa precisa para executar o plano estratégico. 

Como resultado, um plano operacional descreve os principais objetivos da organização e a abordagem que utilizará para alcançá-los.

O processo de planejamento operacional descreve as responsabilidades de uma empresa com base em um cronograma que corresponde à sua velocidade organizacional típica. Esse cronograma costuma ser muito dinâmico, por isso é importante que o plano mantenha a clareza durante essas mudanças.

Um plano operacional sólido também proporciona que os membros da equipe colaborem entre si, garantindo que todos conheçam bem suas funções, bem como as dos demais membros da equipe. Além disso, deve orientar decisões críticas relativas à estratégia de longo prazo da organização.

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O que é planejamento operacional? 

O planejamento operacional é a execução de um plano estratégico, tornando-o um processo voltado para o futuro. Ele mapeia fatores como orçamentos, capacidades operacionais e metas de departamento para criar uma série de atividades que as equipes precisam desempenhar para executar o plano estratégico.

Os planos operacionais são mais eficazes quando a empresa consegue engajar os colaboradores envolvidos, o que aumenta muito as chances de as partes interessadas colaborarem e relatarem problemas.

Estas ações são cruciais para garantir que o plano operacional cumpra os seus objetivos e entregas. A comunicação entre departamentos como os de Negócios e Financeiro é particularmente importante para ajudar uma organização a atingir os objetivos do seu plano operacional.

Suponha que um fabricante queira aumentar a receita. Este planejamento provavelmente incluiria a colaboração entre departamentos como Financeiro, Vendas, Marketing e Operações de Negócios para alinhar as estratégias da empresa para apoiar o crescimento das receitas.

Outro exemplo seria uma marca que deseja lançar um novo produto. Neste caso, o plano operacional envolveria expandir as capacidades existentes do fabricante, adotar novas ferramentas produtivas e criar um roteiro para o lançamento do novo produto.

Mais exemplos incluem ainda mapear a produção para atingir um objetivo estratégico ou obter maior clareza em relação a um determinado objetivo. Os planos operacionais também podem criar uma estratégia focada em alavancar uma parceria específica.

Planejamento operacional x planejamento estratégico 

O planejamento operacional e estratégico são diferentes, embora se complementem. Os planos estratégicos definem a estratégia de negócios de uma organização e outros objetivos de longo prazo, enquanto os planos operacionais definem as etapas necessárias para atingir esses objetivos.

Um planejamento operacional pode ser conhecido por outros termos, como plano de operação ou plano de trabalho. É um esboço detalhado de:

• Tarefas que os membros da equipe precisarão se concentrar em cumprir no curto prazo, geralmente no próximo ano;
• Respostas a perguntas sobre esses objetivos, incluindo sua finalidade, as tarefas envolvidas e quem as realizará.

Em comparação, um plano estratégico descreve:

• Metas de alto nível;
• Visão de longo prazo;
• Missão geral da empresa, geralmente para os próximos três a cinco anos;
• Principais iniciativas que a organização deve implementar para atingir essas metas e medir o seu progresso;
• Um plano estratégico fornece uma visão geral dos objetivos da empresa, mas não descreve como alcançá-los.

Qual é a importância do planejamento operacional?

Por meio de uma cuidadosa elaboração de estratégias operacionais, uma empresa pode transformar suas metas em um fluxo de trabalho concreto. É normal que ele seja produzido com antecedência, no momento em que são definidas metas e objetivos estratégicos para um determinado período. 

Assim, a importância do planejamento operacional está na sua capacidade de identificar potenciais obstáculos e gargalos dentro de processos internos. Isso permite melhorias e aprimoramentos que facilitem a execução do planejamento estratégico. 

Dessa forma, o planejamento operacional tem um papel fundamental para garantir que o planejamento estratégico avance conforme as previsões.

Tipos de planejamento operacional

O planejamento operacional é um documento flexível e precisa ser elaborado conforme os objetivos da empresa, de acordo com metas e prazos definidos. Nesse sentido, temos dois tipos principais: 

Planejamento operacional single-use 

O planejamento operacional single-use é montado para lidar com uma situação específica ou por um período curso pré-determinado. Por exemplo: uma iniciativa de redução de custos ou um investimento na reforma das instalações da empresa. 

Essa modalidade é indicada para períodos curtos ou para dar conta de projetos com prazos inferiores a 3 meses.

Planejamento operacional ongoing 

O planejamento operacional ongoing, por sua vez, é ideal para a execução de metas de longo prazo. Serve para objetivos grandes e robustos, que dificilmente serão cumpridos em menos de um ano. 

Por esse motivo, esse planejamento é um “organismo vivo”: apesar de trabalhar com KPIs pré-estabelecidos, ele precisa de revisões e ajustes constantes, conforme os resultados começam a aparecer.

Onde se aplica o planejamento operacional?

Um planejamento operacional se aplica a qualquer iniciativa estratégica de uma empresa. 

Digamos, por exemplo, que estamos tratando aqui de uma empresa de arquitetura, que conquista um grande cliente. O planejamento operacional vai precisar mapear todos os recursos instalados e necessários para conduzir aquele contrato, bem como o cronograma, os tomadores de decisão, os KPIs e tudo mais. 

Por outro lado, uma grande empresa pode passar por uma reestruturação. Uma mudança em seu posicionamento, por exemplo. Nesse caso, um planejamento operacional precisa ser feito para que essa mudança seja conduzida com segurança e visibilidade para todas as partes envolvidas. 

Há ainda um caso muito famoso: o das consultorias. Em geral, elas analisam a situação dos processos das grandes empresas e propõem soluções. Podem entregar um planejamento operacional para colocá-las em prática, por exemplo, ou para o lançamento de um produto, a reestruturação de uma área e por aí vai. 

9 elementos de um planejamento operacional eficaz 

Um planejamento operacional deve descrever com precisão as operações da empresa, para que os membros da equipe compreendam como tudo funciona e como podem ajudar a alcançar os seus objetivos estratégicos.

A lista a seguir descreve alguns dos elementos-chave para um planejamento operacional eficaz.

1. Resumo executivo 

Um resumo executivo é geralmente a primeira parte de um plano operacional. Trata-se de um documento curto, que resume o plano operacional em si e outros documentos, como os planos de negócios e estratégico. O objetivo principal desse resumo é fornecer uma breve visão geral do planejamento operacional.

2. Orçamento

Um orçamento operacional estima os custos do planejamento para um determinado período de tempo. Também define o montante disponível para o projeto em questão.

Os componentes desse orçamento podem incluir equipamentos e matérias-primas, além de quaisquer outros recursos necessários para implementar o plano. As despesas devem permanecer abaixo do orçamento operacional para evitar a falta de recursos antes da conclusão do plano.

3. Objetivos 

Os objetivos de um plano operacional devem estar alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Por exemplo, uma meta estratégica de aumentar as vendas em 30% nos próximos cinco anos poderia resultar em um objetivo operacional de contratar mais vendedores. Ou adotar um CRM, por exemplo, para organizar processos. 

Observe que primeiro é preciso definir o plano estratégico, e depois partir para o planejamento operacional. 

4. Processos e fluxos de trabalho

Um planejamento operacional deve explicar os processos e fluxos de trabalho que a equipe precisará executar para atingir seus objetivos. Esta seção deve incluir ainda os recursos necessários, como equipamentos, matérias-primas e pessoal.

5. Linha do tempo 

O cronograma do planejamento operacional geralmente é mais curto que o do planejamento estratégico. Em alguns casos, uma organização pode desenvolver uma série de planos operacionais para cobrir todo o estratégico. 

Embora o cronograma operacional típico seja inferior a um ano, o período coberto tem como base principalmente a duração dos processos e fluxos de trabalho necessários.

6. Plano de contratação 

Os planejamentos operacionais muitas vezes identificam lacunas de competências na equipe, exigindo que o gestor do projeto contrate mais profissionais. Em alguns casos, pode ser necessário criar um departamento inteiro para implementar todos os fluxos de trabalho cobertos pelo plano.

7. Garantia e controle de qualidade

Os procedimentos de garantia e controle de qualidade são componentes-chave dos planos operacionais, especialmente quando envolvem conformidade regulatória ou segurança do cliente. Além disso, esses problemas podem custar milhões de dólares a uma empresa se não forem tratados corretamente. 

8. Indicadores-chave de desempenho (KPIs) 

O planejamento operacional deve definir os KPIs que vai usar para medir o desempenho de suas operações comerciais. A lista de KPIs previstas no plano operacional pode ser longa, pois muitas vezes precisam cobrir muitas áreas de operações, como Desenvolvimento de Produtos, Marketing e Vendas. 

Os KPIs normalmente usados ​​em um planejamento operacional incluem:

• Número de avaliações 5 estrelas recebidas;
• Número de clientes adquiridos;
• Número de chamados de atendimento ao cliente fechados;
• Prazos de lançamento de produtos;
• Número de produtos entregues/fabricados;
• Percentual de aumento da receita; 
• Número de horas de trabalho economizadas. 

9. Limitações e riscos 

Componentes adicionais de um plano operacional incluem os seus riscos, tais como vulnerabilidades de segurança que podem ocorrer durante a implementação. As limitações de tempo e recursos também são componentes necessários de um planejamento operacional, especialmente se tiverem potencial de impactar as operações comerciais.

Processo de planejamento operacional: guia passo a passo 

As principais etapas do planejamento operacional incluem o seguinte:

• Avaliar a situação;
• Estabelecer objetivos;
• Desenvolver de planos de ação;
• Alocar recursos;
• Monitorar o progresso;
• Revisar todo o planejamento.

1. Avalie a situação 

Avaliar a estratégia atual da organização deve ser o primeiro passo no desenvolvimento de um planejamento operacional. 

Esta etapa geralmente inclui uma análise das tarefas e atividades previstas no plano, especialmente aquelas que são fundamentais para atingir os seus objetivos.

Um plano operacional fornece ao gerente de projeto a flexibilidade para dividir tarefas de alto nível em tarefas menores, que são mais fáceis de atribuir. A avaliação das metas estratégicas também ajuda a garantir que os objetivos do plano operacional estejam alinhados com os do plano estratégico.

2. Estabeleça metas 

Você deve definir claramente as metas de um planejamento operacional antes de colocá-lo em ação. Uma boa abordagem nesse sentido é avaliar as prioridades e a produtividade da equipe atual, e compará-las com as pretensões da empresa.

Um gerente de projeto pode então desenvolver os objetivos do plano operacional, geralmente após uma discussão com a equipe. Estas metas devem ser priorizadas para garantir a melhor alocação de recursos.

3. Desenvolver planos de ação

Os planos de ação, também conhecidos como planos de negócios, orientam as atividades diárias do plano operacional, incluindo o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e quais recursos são necessários. 

Eles transformam os objetivos estratégicos em ações, que a equipe de planejamento pode realizar, tais como financiar uma proposta, solicitar um empréstimo ou envolver as partes interessadas no planejamento operacional.

Os planos de ação variam muito em detalhes, mas, de forma geral, contêm muitos dos mesmos elementos. É comum que eles comecem, por exemplo, com uma declaração do propósito do plano de ação. Os planos de ação também devem descrever as etapas necessárias para atingir esse objetivo, que pode ser o lançamento de um produto ou a reestruturação de uma área, por exemplo. 

Um plano de ação precisa incluir um cronograma para cada etapa, com datas de início e fim para todas elas. Deve também designar um ou mais membros da equipe como responsáveis ​​pela conclusão de cada fase. Em muitos casos, um plano de ação traz mais clareza sobre as necessidades de recursos do que o próprio planejamento operacional.

Cada parte do plano de ação também abordará esses componentes com mais detalhes. O resultado final deve trazer uma abordagem prática para a obtenção de recursos e implementação de cada passo, rumo ao objetivo final do plano operacional.

4. Alocar recursos 

O gestor ou responsável pela execução da estratégia ou das estratégias de negócio deve planejar o orçamento do plano operacional, de acordo com os projetos e tarefas que a equipe pretende realizar.

Considerar o orçamento durante o desenvolvimento de tarefas também ajuda os gestores a identificar que tarefas são viáveis ​​sob eventuais restrições financeiras. Além disso, os gestores devem levar em conta os compromissos atuais da equipe ao estimar os recursos que o plano operacional exigirá.

Eles também consideram a competência dos membros de sua equipe na maioria dos casos, incluindo o conjunto de habilidades e experiências de cada membro do time. Por fim, a maioria dos gestores pede opiniões dos membros da sua equipe ao alocar recursos para um planejamento operacional.

5. Monitorar o progresso 

Os gerentes de projeto devem documentar cada etapa do plano operacional à medida que ele avança. Esta prática permite-lhes acompanhar o progresso e medir a melhoria ao longo do tempo. Também fornece aos gestores informações úteis que podem aplicar ao desenvolver o próximo plano operacional.

Documentar o progresso do plano também ajuda a manter os membros da equipe atualizados sobre o desenvolvimento dos projetos, especialmente os de outros departamentos. Os executivos da empresa também monitoram o progresso para obter uma visão de alto nível do projeto, especialmente os prazos de conclusão das tarefas.

6. Revise o plano 

Os gestores de projetos devem permanecer flexíveis ao desenvolver um planejamento operacional, uma vez que este poderá mudar com frequência após o início da implementação. Essa característica permite-lhes acomodar os desafios que inevitavelmente vão surgir durante a execução do plano. Em particular, os gestores precisam alterar a prioridade das tarefas ou redistribuí-las com base em problemas de desempenho.

Suponha, por exemplo, que as atividades inicialmente especificadas no plano operacional não cumpram os objetivos. Pode ser necessário rever esses planos se esses objetivos não forem mais realistas. Os gerentes normalmente se reúnem regularmente com os membros de sua equipe para revisar possíveis mudanças em um plano operacional.

Boas práticas para a criação de um planejamento operacional

Os gestores devem adotar diversas práticas para proporcionar ao seu plano operacional as melhores chances de sucesso. Essas práticas recomendadas incluem:

• Utilizar o plano estratégico para moldar as ações do plano operacional;
• Conhecer o orçamento antes mesmo de começar a desenvolver um plano operacional, incluindo como o orçamento atual se compara aos dos anos anteriores;
• Ter uma visão geral clara do status atual do projeto, incluindo os membros da equipe e outros recursos disponíveis;
• Garantir que os objetivos do plano operacional sejam alcançáveis ​​na prática.

Outras práticas recomendadas incluem a seleção da metodologia e das ferramentas que a equipe utilizará. Por fim, os gestores devem também escolher os KPIs que melhor podem medir o sucesso do projeto, bem como os benchmarks para cada KPI.

Desafios comuns que limitam a criação de um planejamento eficaz 

Erros humanos

O planejamento operacional pode ser afetado por muitos contratempos, como erros humanos ou de interdependências entre as partes. O erro humano é um problema rotineiro nos processos, especialmente no processo de preparação de uma entrega ou da fabricação de um produto, por exemplo. 

Colaboração interfuncional ruim 

As equipes de planejamento operacional devem ser multifuncionais, para que possam se comunicar de forma eficaz com diversos departamentos como Contabilidade, Engenharia e Recursos Humanos. Essa característica permite que a equipe obtenha uma compreensão clara dos objetivos finais de cada departamento, e possa ser realista quanto ao atingimento deles. 

Falta de coordenação de tarefas 

A interdependência das partes é uma das principais desafios da implementação de um plano operacional. O sucesso depende da coordenação das muitas tarefas, muitas das quais em curso ao mesmo tempo.

Como resultado, o fracasso de uma tarefa muitas vezes afeta negativamente outras tarefas, especialmente aquelas que são subsequentes àquela que inicialmente falhou. Esta característica tornaria todo o plano operacional inútil, a menos que o gestor revise o plano de forma rápida e correta.

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