Como otimizar o seu processo de pré-vendas de uma vez por todas

Acha que sua empresa precisa reduzir o tempo de resposta aos leads, otimizar a prospecção e melhorar a qualificação desses leads? Então está na hora de otimizar o seu processo de pré-vendas, aumentando a eficiência da sua equipe comercial.

O afunilamento das etapas de compra traz muitos benefícios para a organização, como a redução de custos e mais eficiência para o time de Vendas. Com um processo que antecipa a compra, também é possível ter uma qualificação maior do lead.

Veja a seguir mais sobre como atrair e fidelizar clientes com um processo de pré-vendas.

O que é o processo de pré-vendas?

Também chamada de Sales Development ou Business Development, pré-vendas é uma área criada para ser o primeiro contato da empresa com os futuros clientes. Seu objetivo é entender se a pessoa está ou não qualificada (ou seja, se ela tem alta probabilidade de fechar negócio) a partir de perguntas estratégicas.

Durante a conversa, o profissional de pré-vendas, conhecido como SDR (Sales Development Representative), faz questionamentos focados em entender se aquele contato é qualificado ou não para se tornar cliente da empresa. Em caso positivo, o contato é repassado para a área de vendas.

Assim, com um time totalmente focado na geração e qualificação de leads, seu vendedor ganha mais tempo para exercer a função principal: vender. Seu foco estará 100% no fechamento de vendas, elevando a qualidade e a eficiência do processo.

Em resumo, o setor de pré-vendas deve levantar informações, segmentar leads e prepará-os para o time de vendas. Durante o contato, o colaborador pode fazer perguntas com base na metodologia SPIN Selling que envolve:

• Situação;
• Problema;
• Implicação;
• Necessidade de solução.

Qual a diferença entre pré-vendas, vendas e pós-vendas?

Como já citamos, a pré-venda é o processo que determina se os leads tem chance elevada de  se tornarem clientes. Ela serve para dar mais eficiência às vendas e permitir que o vendedor foque na negociação em si.

Já a venda é o caminho posterior à etapa executada pelos SDRs. Trata-se da etapa em que o consumidor decide se vai fechar a compra ou não após serem encaminhados para o time de vendas. A venda, como o termo já diz, é o fechamento do negócio, quando o lead vira cliente.

As ações de pós-venda envolvem manter contato com o indivíduo mesmo após o encerramento das negociações, como iniciativas de Customer Success e fidelização de clientes. Desse modo, ele se sente acolhido pela organização e tem mais chances de voltar consumir os seus produtos ou serviços no futuro.

O que é BDR e SDR?

Tanto o Business Development Representative (BDR) quanto o Sales Development Representative (SDR) atuam no setor de pré-vendas. Mas o que cada um faz?

O SDR é o profissional encarregado da primeira interação com os leads para descobrir se eles têm potencial para serem clientes. Os perfis são recebidos a partir do time de marketing e qualificados pelo SDR.Enquanto isso, o BDR assume a prospecção ativa no processo de pré-venda. Ele utiliza uma abordagem outbound, ou seja, cold calls, emails e social selling são seus recursos para identificar prospects. O BDR é responsável por gerar suas próprias listas de leads e ajuda a identificar novos segmentos de clientes para a empresa explorar.

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Quais as vantagens em incluir essa estratégia no seu negócio?

O processo de pré-vendas surgiu para dar mais eficiência e melhorar a qualidade da execução do time de vendas. Essa área é importante para otimizar o tempo da equipe comercial, uma vez que resolve o problema da divisão do foco dos vendedores em diversas tarefas, definindo bem cada papel.

Com um processo de pré-vendas bem estruturado, o time de vendas fica livre para executar o trabalho com eficiência e eficácia, pois a função de analisar os possíveis clientes passa a ter um time dedicado com treinamento específico. Desse modo, a taxa de conversão aumenta e os custos de aquisição de clientes (CAC) reduzem, assim como o tempo de negociação.

Confira, abaixo, as principais vantagens de implementar uma estratégia de pré-venda na empresa:

Qualificação de leads

O objetivo do pré-vendedor (ou SDR) é analisar e identificar as dores do cliente e entender se ele está ou não qualificado para a próxima etapa. Para isso é preciso determinar alguns pré-requisitos que devem ser atendidos, como em qual etapa do funil o lead está e qual o nível de conhecimento da sua marca/produto.

O pre-selling desempenha um papel importante na gestão de leads, uma metodologia que propõe o rastreamento de atividades e comportamentos dos leads. Ele pode definir se o lead é quente, morno ou frio e qual deve ser sua prioridade na hora do atendimento.

Redução no Custo de Aquisição do Cliente (CAC)

O CAC representa o quanto uma empresa precisa gastar para adquirir novos clientes. Com um time dedicado às ações de pré-vendas, esse custo tende a reduzir, já que se torna um processo otimizado, que proporciona assertividade e uma maior razão de conversões por oportunidades. 

Melhora na taxa de fechamento de vendas

Direcionar apenas um colaborador para executar todas as atividades voltadas para venda pode sobrecarregá-lo. Assim, os clientes não recebem a atenção necessária para concluir suas compras. 

O time de pré-vendas tem como um dos papéis fazer esse primeiro contato com o lead de forma rápida. Isso aumenta a taxa de conversão da empresa nessa primeira etapa e garante que os vendedores vão receber oportunidades constantes ao longo do mês.

Ter um time especialista em prospecção e com tempo para se dedicar a um rápido atendimento (e na frequência certa) pode aumentar a quantidade de leads abordados pela empresa. Dessa forma, melhora a taxa de fechamento de vendas e garante a satisfação do consumidor. 

Maior controle e agilidade no funil de vendas

A qualificação de leads garante que as equipes tenham um controle maior sobre todo o processo. Logo, apenas aqueles que possuem mais chances de fechar uma venda avançam pelo funil. Isso significa abordar não somente os leads certos, mas também no momento certo. 

Contribui para a fidelização de clientes

Todos os pontos acima, quando feitos de forma correta, auxiliam para que o cliente tenha uma boa experiência com sua empresa desde o primeiro contato. Assim, ele se sente acolhido pela organização e tem mais chances de voltar consumir os seus produtos ou serviços no futuro ou se tornar um promotor da sua marca.

Qual é o momento ideal para montar um time de pré-vendas?

Não existe uma regra ou momento certo de implementar um time de pré-vendas. Sua empresa precisa identificar quais gargalos estão atrapalhando a equipe comercial de entregar mais resultados e agir.

É importante notar o timing da necessidade de trazer mais qualidade e quantidade para as vendas da empresa. Ao mesmo tempo, devem ser analisados outros fatores de relevância, uma vez que o time pode ser um custo extra.

Contudo, esse aumento de gastos deve ser compensado pelo crescimento do setor. Para que você avalie se esse é o seu momento, separamos três fatores que devem ser calculados:

• Custo em horas para seus vendedores;
• Ticket médio de vendas em comparação com a receita;
• Ciclo de vendas mais rápido ou não dependendo do ticket.

Qualquer tipo de empresa pode montar um time de pré-venda?

Já deve estar claro que ter um time de pré-vendas aumenta a eficiência e as vendas. Porém, a verdade é que nem sempre compensa financeiramente montar mais um time dentro da sua área comercial.

De forma geral, ter uma área de pré-vendas faz sentido especialmente para empresas que fazem vendas complexas. Isso porque, como esse tipo de vendas exige um acompanhamento do lead ao longo de todo o processo de vendas, o modelo traz bons resultados nesses casos. Afinal, assim o vendedor pode se ocupar em conduzir o lead, enquanto o pré-vendedor abastece o funil de vendas com bons contatos.

Pré-vendas também é um processo bastante útil para empresas que geram alto volume de leads. Assim, os vendedores podem focar em fechar negócios, já que a qualificação fica por conta do pré-vendedor.

Etapas essenciais do funil de pré-vendas

O funil de vendas apresenta 5 elementos para ser representado: atração (ativa e passiva), segmentação, tração, retenção e nutrição. Agora vamos conhecer as etapas necessárias para o afunilamento em pré-vendas.

Aquisição e distribuição de leads

O pré-vendedor vai analisar todas as possibilidades de leads e identificar aqueles com maior chance de se tornar clientes. Ao longo de sua pesquisa, ele vai distribuí-los entre clientes potenciais e aqueles leads que não estão no momento de compra.

Primeiro contato

Com a seleção de informações feita, é hora de organizar o primeiro contato. Prepare um script de vendas para a conversa não se tornar perdida ou confusa. Além de gerar segurança, você transmite seriedade para a pessoa.

Qualificação de leads

O produto ou serviço não deve ser oferecido logo de cara. É preciso avaliar e qualificar os indivíduos após o primeiro contato. Somente após uma boa pesquisa e análise da conversa com os leads é que os qualificados serão direcionados ao time de vendas.

Uma maneira comumente usada para a qualificação de leads é o Lead Scoring, ou pontuação de lead. Basicamente, é uma metodologia que segmenta essas pessoas em leads quentes, mornos ou frios.

Recuperação de leads frios ou perdidos

Nenhum empresário quer ter churns em seu negócio e a equipe de pré-vendas pode desempenhar um papel indispensável nesse processo. Isso porque ela consegue identificar quem realmente tem o perfil indicado para aproveitar ao máximo seus produtos ou serviços.

Vale a pena elaborar estratégias específicas de remarketing ou engajamento para os leads frios ou perdidos. Cabe ao SDR apontar quem eles são. Mesmo que os leads não convertam, ainda podem trazer insights valiosos para seu processo. 

Como otimizar o processo de pré-vendas?

Utilizando os métodos e recursos certos, o pré-vendas ganha uma abordagem eficiente. Veja, na sequência, alguns pontos que devem ser considerados na hora de otimizar o processo de pré-vendas:

Analise seu histórico de vendas

Analisar os registros das vendas anteriores pode nortear o pré-vendedor sobre quais estratégias seguir. Os dados permitem identificar quem comprou, quando comprou, além de quantidade e preço.

Com essas informações a equipe adquire um direcionamento mais assertivo em relação aos possíveis clientes. Essa análise pode evidenciar, também, onde estão possíveis gargalos no processo e como ele pode ser melhorado.

Utilize os canais de comunicação corretos

Antes de tudo, a equipe de pré-vendas deve respeitar a preferência do lead quanto à forma de contato. Nem todos gostam de conversar pelo telefone, portanto considere opções como email, SMS, redes sociais e webinars.

Tenha uma equipe especializada

Decidir desenvolver uma área voltada para a pré-venda envolve escolher profissionais especializados nesse processo. Se for remanejar alguns vendedores, certifique-se de que eles terão treinamento adequado para a nova função.

Lembre-se que um SDR precisa ser proativo, comunicativo, bom ouvinte e prezar pela organização.

Conheça profundamente seu ICP

ICP significa Ideal Customer Profile, ou na tradução livre, o seu perfil de cliente ideal. O ICP aponta o perfil dos prospects em que a organização deve concentrar seus esforços e recursos.

É importante que você conheça bem seu ICP para que você identifique e aborde somente aqueles contatos que têm reais chances de se tornarem clientes, evitando que os profissionais de vendas gastem tempo e energia com leads frios e pouco qualificados.

Alguns fatores que você deve levar em consideração na hora de definir o seu ICP são:

• Ticket médio
• Tempo de contrato
• Porte do cliente
• Vertical de atuação (no caso de negócios B2B)

Monitore seus indicadores comerciais

Os indicadores de performance comercial, também chamados de KPIs de vendas, são os maiores aliados dos gerentes comerciais, pois garantem um melhor direcionamento da equipe no cumprimento das metas e proporcionam um caminho assertivo para crescer de forma sustentável.

Os principais indicadores que você deve monitorar são:

• CAC (Custo de Aquisição por Cliente)
• CHURN (taxa de rotatividade de clientes)
• LTV (Lifetime Value)
• Taxa de conversão
• Ciclo de venda
• Geração de leads
• ROI (Retorno sobre investimento)
• MRR e ARR (Receita Recorrente Mensal e Anual)

A página linkada no parágrafo anterior ensina a calcular cada um desses indicadores.

Conte com um sistema de gestão

A tecnologia oferece diversos recursos para automatizar os setores da empresa, incluindo um processo de vendas previsível, eficiente e automático. 

Com o software CRM do Pipefy você consegue customizar seu painel com as etapas de vendas necessárias. Além disso, há um controle maior sobre o funil, melhorando sua eficiência a partir de dados.

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