Conheça o passo a passo de um processo de admissão eficiente

O processo de admissão de novos colaboradores é fundamental para as empresas: afinal, as pessoas que fazem parte dele são as principais responsáveis pelo seu sucesso.

Para as equipes de Recursos Humanos, não é um trabalho nada fácil encontrar, selecionar e contratar novos talentos. São necessárias diversas etapas, que devem ser conduzidas com muita atenção.

Utilizar recursos para um recrutamento inteligente de novos colaboradores, como o People Analytics, por exemplo, é um caminho para facilitar esse rol de atividades.

Nesse artigo, vamos falar em detalhes sobre o processo de admissão: o que ele é, qual a sua importância e como ele funciona dentro das empresas.

O que é admissão?

O dicionário define “admissão” como o processo de aceitar ou aprovar alguém para entrar no ambiente, ou corpo de colaboradores, de uma determinada empresa. De fato, é exatamente isso, acrescentado o ato de formalização da contratação.

Portanto, a admissão é a transição na qual o profissional deixa de ser um candidato e passa a ser um recém-contratado pela empresa. Para esse ingresso no quadro de colaboradores, várias tarefas precisam ser cumpridas por ele e pelo time de Recursos Humanos.

O que é processo de admissão?

Um processo de admissão é o conjunto de etapas necessárias para concluir a contratação de um funcionário. Ele vai desde o processo de recrutamento e seleção até a assinatura do contrato de trabalho. Ou de prestação de serviços, no caso de o colaborador ser uma pessoa jurídica.

Assim, a admissão envolve procedimentos jurídicos, fiscais, financeiros, entre outros. É um processo amplo, que demanda esforços não somente da equipe de RH, mas também a colaboração intensiva de outros setores da empresa.

Qual é a diferença entre admissão e recrutamento?

Embora a admissão e contratação e o recrutamento estejam intimamente relacionados, cada um atua em um papel distinto, mas complementar, para ajudar as empresas a garantir novos talentos. 

Empresas usam o processo de contratação para preencher uma vaga específica. Já o processo de recrutamento refere-se ao esforço contínuo de identificar candidatos altamente qualificados, ajudando-os a aprender sobre sua empresa e possíveis vagas, mesmo para uma posição que não está disponível no momento.

Se existe determinada carência de um tipo específico de candidato para a sua indústria, o recrutamento pode te ajudar a se conectar com colaboradores habilitados que podem preencher aquela necessidade e aumentar as chances de você — e não seus concorrentes — conseguir contratá-los quando chegar a hora certa.  

Qual a importância e os benefícios de um bom processo de admissão?

A importância do processo de admissão tanto para o colaborador quanto para a empresa é consolidar uma contratação de forma eficiente. Dessa forma, um processo organizado evita que a equipe que requisitou a vaga sofra por muito tempo desfalcada até receber o profissional. Também contribui para que ele tenha a melhor primeira impressão possível de seu novo ambiente de trabalho.

O processo de admissão também significa o contato inicial entre colaborador e empresa enquanto profissional já contratado. Esse momento é essencial para introduzir de forma prática a cultura e os valores da empresa, evitando quebras de expectativas no futuro ou falta de alinhamento entre contratante e contratado.

Esse processo é responsável ainda por conferir clareza a todos os direitos e deveres do colaborador dentro da empresa, evitando falhas de comunicação e até ações trabalhistas. Ele é o momento certo para que o recém-contratado tire todas as dúvidas e conheça seus benefícios.

Pelos motivos acima, a admissão de novos funcionários precisa estar alinhada à estratégia de negócios da empresa. Isso evita que ela que impacte negativamente nos resultados esperados até mesmo por outras unidades de negócio alheias ao RH.

Quando bem conduzido, o processo de admissão traz inúmeras vantagens. Boas admissões proporcionam colaboradores qualificados, que podem agregar com seu conhecimento técnico (hard skills) e habilidades pessoais, capazes de enriquecer o time e a cultura organizacional.

Com isso, a empresa pode contar com um bom desempenho e resultados como um todo, além de um possível impacto positivo nos colegas de trabalho.

Um bom processo de admissão garante que você vai encontrar colaboradores alinhados com o propósito da empresa e que atendam às exigências do cargo. Assim, fica mais fácil evitar o chamado turnover ou rotatividade de profissionais.

Tudo isso pode melhorar o clima organizacional, proporcionando um ambiente saudável composto por pessoas que acreditam no propósito e cultura da empresa, sentindo-se acolhidas e respeitadas. Sabemos o quanto a experiência do colaborador é importante para manter esse equilíbrio.

Passo a passo do processo de admissão de colaboradores

Dependendo das demandas de uma vaga, o processo de admissão pode ser curto ou longo porque, em alguns casos, é necessário realizar testes técnicos para saber o nível de conhecimento dos candidatos. Por isso, a checklist abaixo pode variar de acordo com cada caso.

1. Converse com a pessoa responsável pela vaga

O primeiro passo é conversar com o(a) gestor(a) do time que está com vaga aberta para entender quais são os requisitos para aquela função. Para coletar as informações certas, faça perguntas como:

• Qual nível de experiência a pessoa deve ter?
• É necessário ter uma gradução?
• Quais ferramentas é preciso ter conhecimento?

Enfim, o objetivo aqui é pegar todos os detalhes sobre a função, incluindo informações que apenas um(a) profissional que trabalha na área pode fornecer.

2. Estabeleça um cronograma

A duração exata de cada fase do processo de contratação pode variar e você nem sempre pode prever isso com tanta antecedência. Entretanto, é possível estimar o tempo esperado para que cada passo seja finalizado.

• Por quantos dias você irá aceitar candidaturas antes de revisá-las e agendar as entrevistas?

• Quanto tempo você planejou para as entrevistas, tanto em termos de tempo alocado para cada entrevista quanto para todo o processo de entrevistas no geral?

• Quão rápido você quer fazer a oferta e a integração do novo colaborador?

Respostas para perguntas como essas irão variar de acordo com o cargo e as necessidades da empresa. Em geral, quanto mais qualificações forem requeridas para o cargo, mais tempo irá levar para o processo ser concluído.

Lembre-se, um concorrente pode pegar esse candidato se você deixar seu processo de contratação rodando por muito tempo; esforce-se para ser o mais eficiente possível em seu cronograma.

3. Divulgue a vaga

Depois que as informações são coletadas e é criada a descrição da vaga com responsabilidades e atribuições, requisitos e qualificações, e com os benefícios que a empresa oferece, é hora de divulgar. Além do próprio site da empresa, é importante postar o anúncio em sites como LinkedIn e outros job boards, além de incentivar que os colaboradores divulguem o link nas suas redes sociais.

4. Analise os perfis

Conforme as pessoas vão se candidatando para a vaga, é necessário fazer uma análise dos perfis e descobrir quais se encaixam melhor nos requisitos que a função precisa. Após uma triagem dos primeiros currículos, começam as entrevistas.

5. Entrevistas

As entrevistas com os candidatos são fundamentais para ambas as partes. Assim como os profissionais se preparam para causar boas impressões, o RH da empresa também precisa oferecer uma boa experiência para a pessoa que está procurando emprego.

Se tudo der certo nessa primeira etapa e você perceber que o(a) candidato(a) é uma escolha interessante, é hora de marcar uma entrevista com o(a) responsável por gerenciar o time. Para essa segunda entrevista é importante passar para o(a) gestor(a) todas as informações relevantes sobre o(a) candidato(a) para que a conversa flua naturalmente.

6. Avalie as entrevistas

Depois de realizar as entrevistas, junte-se ao gestor e avalie cuidadosamente cada candidato com base em fatores como conjuntos de habilidades demonstrados, histórico de trabalho, entusiasmo sobre sua empresa e missão.

Esforce-se para utilizar um conjunto consistente de critérios para avaliar de maneira mais sistemática e objetiva possível. As partes interessadas também devem compartilhar notas para obter uma avaliação equilibrada de cada candidato.

Tenha em mente que a ordem em que os candidatos são entrevistados tende a impactar a forma como os entrevistadores os veem, com os candidatos entrevistados primeiro e por último desfrutando de algumas vantagens sobre os entrevistados no meio. Não deixe que isso impacte objetivamente a sua avaliação.

7. Comunique os candidatos que não foram selecionados

Após finalizar a etapa de entrevistas, não deixe de entrar em contato com os candidatos com quem você não pretende seguir em frente e informá-los do resultado. Isso pode beneficiá-lo no futuro se você tiver uma nova vaga para a qual um de seus entrevistados passados é um ótimo candidato.

O envio de avisos de rejeição claros e educados também incentiva os entrevistados a deixar avaliações positivas de sua experiência com sua empresa, o que reforça sua marca global e ajuda a recrutar no futuro.

8. Verifique antecedentes e referências

É prudente verificar referências e antecedentes antes de fazer uma oferta ao candidato líder nas entrevistas. Embora as empresas não possam exigir antecedentes criminais antes de fazer uma oferta, por exemplo, quando possível, uma verificação ajuda a evitar situações em que você oferece um emprego a alguém e depois descobre que a oferta precisa ser rescindida devido a questões reveladas posteriormente.

Antecedentes ou verificação de referência ajudam a descobrir se o candidato não completou um grau que ele ou ela alegou ter, ou se não pode obter uma autorização de segurança necessária.

9. Análise de documentos

Após a seleção do candidato, a empresa entra em contato com o futuro colaborador para informar sobre a sua admissão e solicitar a documentação necessária para a contratação.

10. Amplie a oferta

Quando estiver finalmente pronto para fazer a oferta, certifique-se de determinar todos os detalhes do pacote de trabalho antes de entrar em contato com o candidato. Esses incluem salário e benefícios associados ao cargo, mas também às expectativas de trabalho e a data de início prevista.

Quando fizer a oferta, não espere uma resposta imediata. É comum dar ao candidato até uma semana para decidir, embora você possa pedir uma resposta mais rápida se você estiver com um cronograma apertado.

Se os termos não forem negociáveis, deixe isso claro quando fizer a oferta. Caso contrário, espere que a maioria dos candidatos busque negociar os termos.

11. Providencie o contrato

Uma vez que o funcionário tenha aceitado informalmente sua oferta por telefone ou e-mail e você tenha estabelecido os termos, é hora de formalizá-la por meio de um contrato. Como há tantas variáveis e considerações, e as leis trabalhistas variam entre os estados, o melhor caminho é consultar um advogado trabalhista ao elaborar seu contrato.

12. Registro de admissão

O último passo do processo de formalização da admissão de um colaborador é o registro, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Esse registro pode ser feito de forma física, em livros ou fichas, ou por meio de um sistema eletrônico, de acordo com as instruções do Ministério do Trabalho.

Além da qualificação do colaborador, você também precisa registrar todos os dados referentes à sua admissão no emprego, como a duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e quaisquer outras informações que possam interessar ao profissional.

13. Inicie a integração ou onboarding

Esse, na verdade, pode ser considerado um passo após a admissão. Mas vale registrar que, após as obrigações legais para formalizar a admissão, é importante oficializá-la na empresa, integrando o profissional à equipe na qual vai trabalhar.

Esse processo de integração é essencial para criar uma boa primeira impressão da empresa, apresentar o ambiente físico e informar sobre os processos internos. Isso também significa considerar o período de adaptação do colaborador ao novo ambiente, porque ele precisar se familiarizar com os colegas e as novas atividades que vai exercer.

14. Treinamento

O treinamento também é um passo pós-admissão de extrema importância para preparar o novo colaborador para os desafios que vai enfrentar em sua jornada profissional dentro da organização.

Esse processo ajuda a gerar mais segurança para esse profissional iniciar suas atividades dentro da empresa, ainda mais quando elas envolvem grandes responsabilidades e tomada de decisões.

Quais os documentos obrigatórios para a admissão?

Todo processo de admissão requer documentos obrigatórios por parte do candidato, tanto para preencher dados do funcionário em cadastros públicos de seguridade social e benefícios trabalhistas (como o eSocial) quanto nos registros internos da empresa contratante. Resumimos a lista dessa documentação necessária a seguir.

Para validação do contrato de trabalho

• Carteira de trabalho (único item que precisa ser original)
• Foto 3×4
• Comprovante de CPF
• Documento de identidade
• Comprovante de residência
• Título de eleitor
• Certificado de reservista (para homens acima de 18 anos)
• Número do PIS (Programa de Integração Social)

Em situações específicas, as empresas também podem demandar registros profissionais ou carteiras de conselho de classe (caso de advogados e psicólogos, por exemplo). Podem solicitar também diplomas que comprovem escolaridade, carteira de habilitação e cartas de recomendação.

Vale lembrar que também será requerido um exame admissional, que geralmente é conduzido pelo departamento médico da empresa ou de forma terceirizada, em clínicas de medicina do trabalho. No entanto, não é permitido cobrar do trabalhador outros registros de saúde, como testes de gravidez e exames de HIV, por exemplo.

Admissão na nova lei trabalhista: o que mudou?

A reforma trabalhista foi aprovada pelo Congresso brasileiro em 2017, e foi incorporada pela legislação do país no mesmo ano (leis 13.429/2017 e 13.467/2017). Um dos textos libera a contratação de funcionários terceirizados para cargos em que antes isso não era permitido, e o segundo texto regulamenta a contratação para trabalho em home office e em jornada intermitente, o que antes não podia acontecer pela lei.

O trabalhador admitido em regime intermitente atua em períodos alternados, que podem ser em meses, horas ou dias.

Nesse caso, o colaborador é remunerado de acordo com as horas trabalhadas, mas mantém seus benefícios trabalhistas mesmo nos intervalos, como FGTS, 13º salário proporcional e férias proporcionais. O valor da sua hora não pode ser inferior ao de colaboradores em regime integral que exerçam a mesma função.

Já no regime home office, a prestação de serviços pode acontecer fora das instalações da empresa. Por outro lado, o contrato de trabalho deve trazer informações sobre quem arcará com o pagamento das despesas com equipamentos tecnológicos e insumos necessários, como energia elétrica e internet.

Outra mudança vale para os trabalhadores contratados em regime parcial, que antes era de 25 horas semanais sem direito a horas extras. Com a nova lei, o regime parcial passou a ser de 30 horas semanais sem horas extras ou 26 horas semanais com até seis horas extras por semana, com pagamento equivalente à metade do preço da hora normal.

Erros comuns no processo de admissão e como evitá-los

O processo de admissão, como qualquer outro, pode ter seu resultado comprometido com erros, impactando toda a performance da empresa. Compilamos abaixo os cinco erros mais comuns observados no mercado, assim como algumas dicas de como você pode evitá-los.

Má comunicação com o candidato

Um processo exageradamente burocrático, com perguntas do candidato não respondidas pelo RH e uma série de idas e vindas, pode causar uma péssima impressão inicial a quem está entrando na empresa. Trocas de email excessivas e com informações fragmentadas também atrapalham.

Dica: evite que a desorganização prejudique a comunicação com os recém-contratados estruturando um processo claro de admissão, disponibilizando formulários padronizados para coletar documentos e informações, e templates de email prontos para minimizar erros pontuais dos profissionais de RH ao interagirem com candidatos.

Esquecimento de requerimentos

É comum que o profissional de RH esqueça de pedir algum documento ao candidato, ou esqueça de cobrá-lo por algum dado pendente. Isso que pode atrasar o processo de admissão e prejudicar as duas partes envolvidas (tanto a empresa quanto o novo funcionário, que vai demorar mais para ter horas de trabalho remuneradas).

Dica: como já mencionamos, vale abandonar as planilhas e as trocas de emails intermináveis como ferramenta de “banco de dados” das informações recolhidas. Se você usa uma plataforma de gestão de processos digital, provavelmente terá acesso a formulários online personalizáveis, que coletam toda a informação necessária de uma só vez, com mais clareza e agilidade.

Prestar informações erradas ao candidato

Erros humanos são comuns na hora de dividir informações, seja por desconhecimento ou falta de tempo para buscar dados internamente. No entanto, um candidato mal-informado pode ter expectativas quebradas rapidamente dentro da empresa, ou mesmo acioná-la judicialmente no futuro se algo de errado lhe for dito.

Dica: invista em treinamentos para colaboradores de RH e sempre crie uma knowledge base para servir de fonte da verdade. Pode ser um portal ou documento onde todas as informações importantes sobre a admissão e as etapas imediatamente posteriores podem ser facilmente consultadas.

Esquecer de documentar atos

Não documentar atos ocorridos na admissão pode levar a processos futuros, já que o trabalhador frequentemente consegue ingressar na Justiça do Trabalho com suas alegações. Portanto, peque pelo excesso e registre tudo!

Dica: muitas empresas guardam esses registros em papéis, planilhas e documentos, mas um software na nuvem pode ser o local mais seguro para fazer registros. Alguns deles, como o Pipefy, já registram o histórico de cada atividade conforme o processo avança, e isso poupa dores de cabeça para empregadores e colaboradores no futuro.

Ignorar o processo de onboarding

O passo seguinte à admissão é a integração do novo colaborador, o chamado onboarding. É nesse processo, que dura bem mais que um dia, que o novo funcionário vai conhecer melhor a cultura da empresa, o dia a dia do seu cargo e as expectativas para seu desempenho na função.

Dica: nunca se contente com a admissão. Criar e implementar um bom processo de onboarding é muito importante, e ajuda a reter talentos e aumentar a motivação dos colaboradores.

Construa um processo de admissão eficiente com Pipefy

Como você viu, o processo de admissão envolve diversas tarefas, muitas delas burocráticas e repetitivas. Assim, buscar recursos que possam facilitar e simplificar suas etapas é o caminho para otimizá-lo.

Pipefy é um software no qual você pode organizar e digitalizar qualquer processo. Com ele, você consegue prevenir erros por meio de automações e padronizar a sua comunicação com candidatos usando modelos prontos de email, que podem ser disparados também automaticamente.

Essa é uma ferramenta na qual você pode estruturar e conectar qualquer processo de Recursos Humanos, registrando todas as interações com os candidatos e novos colaboradores em um só lugar — você nunca mais vai perder informações importantes!

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