A eficiência dos processos financeiros de uma empresa está diretamente ligada às suas chances de sobreviver e de crescer no mercado. Afinal, são eles que ditam a capacidade que um negócio tem de manter suas obrigações, equilibrar suas contas, investir em melhorias e projetar melhores oportunidades para o futuro.
Você pode até saber como organizar um setor financeiro, mas na hora de otimizar a sua gestão, as coisas ficam bem mais complexas. Isso acontece porque muitas vezes se perde a visão estratégica do negócio em termos financeiros.
Felizmente, existem ações e tecnologias que podem lhe auxiliar a superar os desafios e a impulsionar os seus resultados na área. Saiba mais ao longo deste artigo.
O que é um processo financeiro?
Processos financeiros são um conjunto de ações da área de finanças de uma empresa que visam, de forma geral, otimizar custos, trazer previsibilidade financeira e alcançar maior controle sobre os ganhos e gastos do negócio.
Cada empresa conta com processos financeiros distintos, mas a maioria é comum a todas. Alguns exemplos de processos financeiros de uma empresa são: gerenciamento de contas a pagar e receber, gestão do fluxo de caixa, controle de patrimônio e comunicação financeira.
Executar esses processos de forma eficaz ajuda a ter precisão nos gastos, evitar desperdícios, otimizar o tempo da equipe e analisar investimentos que não estão se mostrando vantajosos. Mas antes de colocar a mão na massa, é preciso entender um pouco mais sobre cada processo.
Quais são os principais processos financeiros de uma empresa?
Antes de conferir como otimizar o seu fluxo de processos, é válido reforçar quais são os processos financeiros considerados mais relevantes. Entre as atividades que não podem ser negligenciadas no seu radar de melhorias, estão:
- Gerenciamento de contas a pagar e a receber: lida com todos os recebimentos e pagamentos para dar suporte ao fluxo de caixa;
- Gestão de fluxo de caixa: garante capital de giro por meio da apuração e projeção do saldo disponível;
- Administração de estoque: gerencia os recursos ligados à entrada e saída dos insumos do negócio;
- Aplicações: faz as sobras do caixa renderem por meio de aplicações financeiras de baixo risco;
- Captação de recursos: planeja e opera a captação de aportes, buscando linhas de créditos viáveis à realidade da empresa;
- Controle de patrimônio: contabiliza e faz a depreciação dos bens da organização, atualizando seu valor patrimonial;
- Comunicação financeira: trabalha o marketing e a transparência da realidade monetária do negócio, melhorando sua imagem perante o público e investidores;
- Faturamento: controle de notas fiscais, de logística, de vendas, estoque e outras áreas vitais;
- Gestão de orçamento: planejamento que adequa despesas e custos, melhorando a rentabilidade;
- Crédito e cobrança: processos de análise de capacidade de pagamento dos clientes e suas respectivas cobranças;
- Demonstração de resultados: apuração de receitas, custos e resultados gerais, a fim de determinar os lucros ou prejuízos.
Vale notar que algumas dessas atividades, em alguns casos, podem ficar sob responsabilidade de um time dedicado de compras ou procurement. Para que esses processos financeiros sejam mais eficazes, é preciso priorizar algumas ações junto de seu time e estabelecer estratégias claras. Conheça-as abaixo.
Como estruturar os processos financeiros da sua empresa?
Os processos financeiros de uma empresa, quando bem estruturados, facilitam a rotina diária, minimizam os erros e envolvem o time em um ambiente mais integrado, com comunicação mais direta e objetiva. Veja a seguir como estruturá-los:
Mapeie os processos atuais
O mapeamento de processos financeiros é a etapa mais importante. Isso porque qualquer tomada de decisão deve começar com uma análise da situação financeira atual da empresa. É nessa etapa que todos os processos são estudados e você precisa definir o início e fim de cada um.
Deve ser feito um levantamento em todo o departamento financeiro para descobrir como as atividades são realizadas e como é a forma certa de executá-las, documentando-as de maneira clara e objetiva.
Ao mapear os processos, fica mais fácil observá-los individualmente, além de entender quais são os profissionais e recursos envolvidos em cada etapa. Também ajuda a identificar falhas no projeto, para que melhorias sejam idealizadas e implantadas na gestão. O que nos leva ao próximo passo:
Identifique os gargalos
Depois de delimitar as etapas de cada processo, fica mais simples observar o que há de errado em cada um deles e aquilo que não está funcionando como deveria. Por menores que possam parecer inicialmente, estes gargalos fazem muita diferença nos resultados da empresa, principalmente a longo prazo.
Defina objetivos e métricas de sucesso
Tendo os problemas e gargalos mapeados, é hora de traçar um plano de ação. Nesse momento, é importante ter objetivos claros e definir métricas precisas para analisar os resultados.
Traçar o objetivo “melhorar a gestão de contas a pagar” não é ideal, pois ele é muito amplo e você não vai saber medir resultados. Mude para “diminuir em X dias a análise de NFs dos reembolsos corporativos” e meça em quantos dias os funcionários receberam o reembolso.
Avalie possíveis melhorias
Até a mais organizada e alinhada das empresas tem processos que podem ser melhorados e merecem atenção. É preciso olhar com atenção para tudo que pode ser refinado e elaborar como colocar em prática. Tire das “gavetas” os processos estabelecidos e analise se ele está performando como deveria.
Uma forma simples de fazer isso é eliminar todos os excessos burocráticos para tornar os processos mais práticos e transparentes. A automatização é uma excelente opção para isso. Um sistema mais enxuto reduz custos, otimiza tempo e padroniza as atividades.
Devemos frisar que as melhorias são um processo contínuo. Esteja sempre de olho a sinais de que algo não está correndo como deveria.
Implemente as mudanças
Seguindo as etapas acima, o seu plano de ação deve estar pronto. Agora é hora de implementá-lo. Algumas dicas para esse momento:
- Certifique-se de que todo o time está ciente e compreende as mudanças;
- Esteja preparado caso alguma coisa esteja errada;
- Analise se as mudanças não vão impactar prazos urgentes;
- Tenha compreensão completa dos novos processos.
Outro ponto importante é testar as versões refinadas dos processos com um pequeno grupo, ou em uma tarefa específica, antes de implementá-lo totalmente. Assim, se os resultados dele não forem como esperados, é possível tentar de novo sem precisar interromper totalmente os trabalhos.
Acompanhe os resultados
Da mesma forma que você precisa definir como vai medir seus resultados, é imprescindível acompanhar como as mudanças implementadas estão impactando o dia a dia da empresa.
Acompanhando os resultados você consegue visualizar o que deu certo, o que deu errado e o que ainda precisa melhorar. Assim, torna-se possível traçar novas rotas antes que o prejuízo seja grande, e evita surpresas desagradáveis que podem comprometer o sucesso do negócio.
Lembre-se: de nada adianta fazer mudanças e implementar processos se você não acompanha se está funcionando.
Por que é importante otimizar seus processos financeiros?
A principal importância de otimizar seus processos financeiras está em manter o equilíbrio entre as despesas e as receitas. Afinal, para que a empresa esteja ativa, é fundamental que o departamento financeiro esteja em ordem.
Além disso, a criação e otimização dos processos do setor financeiro dá à organização mais transparência, e a partir do momento que o fluxo se torna mais transparente, fica mais fácil corrigir falhas e aperfeiçoar procedimentos.
Desse modo, os desperdícios de tempo para executar uma tarefa, por exemplo, são eliminados e há uma melhora notável na execução das atividades. Outro fator de peso é a diminuição de custos e desperdícios financeiros.
Dicas para criar uma gestão de processos financeiros eficaz
O ponto de partida ideal para prevenir erros e garantir uma gestão de processos financeiros mais eficaz envolve ações como:
Registre todas as entradas e saídas
Cuide para não deixar nenhum lançamento para trás. Quando seus fluxos de trabalho prezam pela exatidão dos registros, você garante um fluxo de caixa mais preciso e facilita sua conciliação financeira. Além disso, diminui as chances de títulos em aberto ou não cobrados.
Acompanhe o fluxo de caixa constantemente
Garantida a precisão dos registros, tenha atenção constante ao fluxo de caixa. Além de cuidar para não ter pouco capital de giro, também certifique-se de que ele não existe em excesso. Afinal, isso seria desperdiçar a capacidade de investir e de melhorar o desempenho financeiro.
Faça um bom planejamento financeiro
Apenas um bom planejamento financeiro garante que as receitas de curto, médio e longo prazo sejam projetadas e tenham previsibilidade. Essa é a única forma de ter segurança diante de suas obrigações e de aproveitar com assertividade as oportunidades de investimento.
Gerencie gastos e custos
Por falar no planejamento dos fundos e no monitoramento do fluxo de caixa, o seu foco deve ser sempre honrar os compromissos da empresa. Para que nenhum atraso ou indisponibilidade monetária prejudique seus lucros, delegue bem as contas, custos, gastos fixos e investimentos.
Trace metas a longo prazo
Toda empresa tem metas de crescimento, mas elas só podem ser atingidas de maneira sustentável se os processos financeiros estiverem alinhados a elas. Antes de executar qualquer plano, certifique-se de traçar objetivos para integrá-los às finanças.
Automatização dos processos financeiros: por que investir?
Como você pôde ver, a área financeira de uma empresa depende de várias atividades conjuntas para funcionar bem. Cada ação, por menor que seja, é fundamental para o todo.
Portanto, quanto mais processos financeiros você otimizar na cadeia, mais eficientes serão os resultados do seu time. A automatização é o melhor caminho para isso, pois ela garante:
Maior produtividade da equipe
Um sistema automatizado de gestão financeira centraliza as demandas, padroniza os processos e livra a sua equipe de tarefas burocráticas, repetitivas ou meramente operacionais. O resultado é uma atuação mais produtiva e estratégica em todo o setor.
Diminuição de custos operacionais
Com um fluxo de trabalho mais eficiente, os custos operacionais diminuem significativamente. Afinal, a equipe pode ser mais enxuta, menos sujeita a erros, mais apta a aproveitar os recursos disponíveis e a gerar valor à empresa por meio dos processos financeiros.
Mais controle e segurança dos processos
Com o fluxograma do departamento financeiro organizado no sistema, tudo fica centralizado em um ambiente seguro e automatizado. Isso elimina falhas e retrabalhos, garante backups contra a perda de informações, controle sobre as demandas e acesso facilitado às informações.
Construa um departamento financeiro à prova de erros
Otimizar os processos financeiros é algo que exige um monitoramento constante de indicadores, uma boa capacidade de planejamento, além de foco contínuo em metas realistas de crescimento.
Inúmeras atividades podem estar atreladas à parte financeira de um negócio, mas cada uma delas deve estar bem alinhada e ter sinergia para contribuir ao desempenho organizacional como um todo.
Para atender a tantas demandas com qualidade, sem riscos de erros e por meio de uma gestão de processos mais estratégica, é indispensável contar com o apoio da automatização.
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