Entenda o verdadeiro potencial do procurement como parceiro estratégico de negócios

As equipes de procurement desempenham um papel fundamental na estratégia de negócios. Identificar oportunidades de redução de custos é apenas uma das maneiras de fazer isso.

As equipes de procurement também compartilham dados e informações cruciais para que os líderes da empresa tomem decisões assertivas e definam as melhores estratégias. Além disso, esse setor é responsável por antecipar e resolver problemas na cadeia de abastecimento, na gestão de fornecedores e nos seus próprios processos.

Para cumprir com qualquer uma dessas atribuições de forma eficiente, o procurement requer ferramentas certas.

Agilidade e autonomia: essenciais estratégicos

Os times de procurement têm um grande valor estratégico para uma empresa e precisam de soluções que ajudem a enfrentar e superar gargalos nos seus processos. Eles também precisam de autonomia suficiente para permanecer ágeis e responder rapidamente à medida que as necessidades da empresa mudam.

A automação de processos de negócios no-code (ou simplesmente “automação no-code/sem código”) atende a ambas necessidades. Ao dispensar conhecimentos de programação para criar, alterar ou automatizar um processo, o no-code empodera os usuários e alivia a sobrecarga do time de TI.

Mas o que isso significa, na prática?

A automação de processos no-code é uma combinação de dois tipos diferentes de ferramentas. Primeiro, os recursos de gerenciamento que estruturam e padronizam processos para melhorar seus resultados. 

Uma vez estruturados os processos (e fluxos de trabalho), essas ferramentas podem ser usadas para automatizar determinadas tarefas. Pense em atividades recorrentes, como notificar os aprovadores quando uma fatura precisa de atenção ou atualizar um sistema sempre que novas informações forem recebidas.

O elemento no-code dessas plataformas libera o TI de ser acionado toda vez que uma alteração for necessária no processo. Uma interface sem código possibilita que as equipes de procurement criem e gerenciem seus processos por conta própria. Isso não só aumenta a autonomia, como também ajuda a economizar recursos de TI.

Como a automação no-code torna rápida e fácil a otimização de processos, ela também ajuda o departamento de procurement a acelerar a estruturação dos seus processos e atuar como um parceiro estratégico de negócios.

Como fazer o procurement ter um papel mais estratégico

A estratégia de negócios é mais eficaz quando se tem informações precisas de todos os setores da empresa. O procurement possui influência e revela insights sobre atividades que têm impacto direto na receita e no desempenho da organização como um todo. 

Em geral, as equipes de compras ajudam a empresa a atingir seus objetivos de quatro maneiras principais:

1. Identificando e usufruindo de oportunidades para reduzir custos.
2. Promovendo visibilidade e insights usados para tomar decisões mais assertivas.
3. Mitigando os riscos gerados por erros, fraudes ou gastos ocultos.
4. Garantindo que serviços, produtos e materiais estão disponíveis quando necessários.

Redução de custos

As equipes de compras estão na linha de frente quando se trata de despesas corporativas. Desde o gerenciamento e negociação de fornecedores até o pagamento de faturas em dia para evitar multas por atraso, o procurement atua como uma verdadeira proteção contra despesas excessivas ou gastos desnecessários.

A automação é particularmente importante quando se trata de contenção de custos. O no-code simplifica a automação para que as equipes de procurement possam automatizar regularmente seus próprios fluxos de trabalho e processos. 

Quanto menos tempo os colaboradores gastam em tarefas manuais repetitivas, mais tempo eles têm para construir relacionamentos com fornecedores, negociar preços e resolver ineficiências no processo de compras que desperdiçam tempo e dinheiro.

Decisões assertivas baseadas em dados

Outra forma pela qual a automação de processos no-code ajuda o procurement a ser um parceiro estratégico de negócios é por meio do armazenamento e análise de dados. As ferramentas que não exigem conhecimento de programação facilitam a visualização de KPIs e métricas, geram de relatórios e fazem uma avaliação da eficiência geral do processo de compras.

Hoje, a combinação entre no-code e a Inteligência Artificial (IA) simplifica e acelera ainda mais a análise de dados. Por exemplo, a Pipefy AI pode ajudar equipes a descobrir tendências e identificar oportunidades de melhoria. 

A IA do Pipefy consegue determinar as causas dos atrasos nos pagamentos, calcular prazos médios de entrega, detectar problemas com documentos ou fornecedores mal categorizados e gerar relatórios em segundos.

Mitigação de riscos

Uma característica importante do departamento de procurement é sua capacidade de identificar e mitigar certos riscos. Isso inclui fraudes, erros humanos e gastos excessivos ou indevidos. 

As equipes de procurement que usam automação no-code têm acesso a uma série de recursos para gerenciar esses riscos comuns. Fluxos de trabalho e processos podem ser criados com condicionais, como aprovações obrigatórias ou regras que exigem documentação correta antes da emissão de um pagamento.

A própria automação reduz o número de erros, uma vez que a maioria dos erros é resultado de ações humanas. Ao automatizar atividades como a entrada manual de dados em diferentes sistemas, há menos oportunidades para erros.

Além disso, a visibilidade total das atividades de procurement, métricas e KPIs é um elemento importante da mitigação de riscos. O no-code permite que as equipes de compras criem relatórios, rastreiem as principais métricas, e automatizem notificações para evitar atrasos nos pagamentos e alertar as equipes sobre inconsistências no processo. Os registros de auditoria e as permissões baseadas em funções proporcionam às equipes ainda mais controle e visibilidade das atividades da equipe de compras.

A adição de Inteligência Artificial às soluções de automação de processos torna esses recursos ainda mais efetivos, permitindo que as equipes de procurement analisem grandes quantidades de dados em segundos.

Capacidade de adaptação

Times de procurement lidam com mudanças diariamente. Preços e demanda variam, processos evoluem e fornecedores vão e vêm. Para gerenciar estas mudanças, as equipes de procurement precisam de ferramentas que possam se adaptar fácil e rapidamente às novas realidades.

As plataformas no-code são projetadas para oferecer flexibilidade. Os fluxos de trabalho e processos são facilmente personalizados para atender às necessidades da equipe de procurement a qualquer momento, sem a necessidade de criar tickets para o TI. Vale ressaltar aqui que o time de TI mantém controle total sobre todos os processos – ele simplesmente não precisa programar todo e qualquer ajuste ao processo.

Por exemplo, se o processo de avaliação de fornecedores mudar, as ferramentas no-code facilitam para a equipe de procurement modificar os fluxos de trabalho e personalizar seus formulários para acomodar essas mudanças. 

Ou, se for necessária uma nova etapa de aprovação antes que uma fatura possa ser paga, as equipes de procurement podem simplesmente ajustar o fluxo de trabalho atual para atribuir automaticamente um novo aprovador. Regras e condicionais podem ser adicionadas para garantir que essas aprovações sejam sempre enviadas à pessoa certa.

Como escolher a ferramenta de automação certa

Existem diversas opções quando se trata de software de automação para procurement. Para escolher a melhor ferramenta, você precisa ter em mente as necessidades específicas da sua empresa. Em geral, as opções de se enquadram em uma de duas categorias:

• Soluções verticais ou pontuais criadas especificamente para procurement/compras/procure-to-pay.
• Ferramentas adaptáveis de automação de processos que podem ser usadas por qualquer equipe ou departamento, incluindo procurement.

A segunda categoria inclui ferramentas mais personalizáveis e flexíveis, podendo ser adaptadas às necessidades exclusivas do procurement, bem como de outros departamentos. Um benefício desse tipo de plataforma é que ela torna muito mais fácil a centralização de dados e a conexão entre os processos em toda a empresa.

O Pipefy é uma ferramenta dessa segunda categoria. Ao combinar recursos de gerenciamento e automação de processos com uma interface intuitiva no-code e inteligência artificial generativa, o Pipefy oferece às equipes de procurement (e outras) tudo o que precisam para se tornarem os parceiros estratégicos que as empresas precisam.

Pipefy: entenda o produto