17 segredos para melhorar a sua produtividade no trabalho

Melhorar a produtividade no trabalho é um desejo de quase todos os profissionais. Não é por acaso que a possibilidade de aumentá-la gera curiosidade e até uma certa corrida pelas ferramentas e boas práticas que possam ajudar nessa missão. 

Algumas empresas adotam inclusive mudanças radicais em suas dinâmicas a fim de estimular a produtividade. Enquanto pesquisadores das Universidades de Boston, de Dublin e de Cambridge afirmam que ela cresceu entre empresas britânicas que adotaram a redução de um dia na jornada de trabalho, um estudo da Universidade de Illinois descobriu que o simples hábito de estabelecer limites claros de horário para o trabalho já tornava os profissionais menos estressados e mais produtivos. 

Ao longo deste artigo, vamos mostrar algumas das melhores práticas para ver sua produtividade no trabalho crescer rapidamente, e explicar quais são os indicadores de produtividade aos quais vale a pena prestar atenção.

O que é produtividade no trabalho? 

A produtividade no trabalho poderia ser definida, dentro de paradigmas de trabalho mais tradicionais, como o cumprimento de mais tarefas, atividades ou projetos em menos tempo. Essa equação parece simples, mas não é. 

Primeiro, é preciso um questionamento profundo e honesto sobre a qualidade de todas essas entregas. Segundo, é preciso pensar se todas elas estão alinhadas ao plano de negócios da empresa, se estão trazendo os resultados esperados, encantando clientes internos e externos etc. 

A produtividade no trabalho também precisa ser pensada em sua sustentabilidade. Por exemplo: de nada adianta um profissional manter um ritmo alucinante de entregas, e em poucas semanas adoecer ou se desengajar de suas funções. Isso faz com que a produtividade inicial se perca ao longo do tempo. É ruim para a empresa e para o colaborador.

Assim, a produtividade máxima poderia ser alcançada com o maior número de entregas dentro da qualidade desejada. E podemos estender esse sentido de “qualidade” à própria qualidade de vida dos profissionais envolvidos. 

Alguns recursos que costumam aumentar a produtividade a nível empresarial são a criatividade, o treinamento das equipes e a melhoria contínua de processos. O principal vilão para a produtividade é o desperdício: seja o uso exagerado de recursos ou o uso de recursos em iniciativas inócuas. 

A nível individual, outras estratégias podem ser interessantes na hora de aumentar a produtividade. Ainda vamos falar de muitas delas nos próximos tópicos deste artigo.  

A importância da produtividade no trabalho

Para muitos de nós, trabalhar em casa – seja em período integral ou meio período – tornou-se o “novo normal”. Com isso, surgem novos desafios no trabalho. Entre as distrações, interrupções e a necessidade contínua de manter a agilidade, pode ser difícil buscar novas formas de melhorar o desempenho no trabalho.

Ao não reservar um tempo para identificar e melhorar sua produtividade, você pode se deparar com problemas graves, como o declínio na qualidade das entregas, na comunicação e no desenvolvimento profissional.

Aprender como se desenvolver profissionalmente de modo contínuo deve ser uma prática padrão positiva, inspiradora e desafiadora. Não espere até sua avaliação anual de desempenho – ou, pior, até que seu chefe toque no assunto. 

17 dicas de como ser mais produtivo no trabalho

1. Estabeleça pequenos marcos

Temos uma tendência natural de “mirar nas estrelas” e estabelecer metas desafiadoras. Não há problema em ser ousado ao definir metas para melhorar o desempenho no seu trabalho. O problema é que grandes projetos podem se tornar um tanto opressores. 

Definir marcos pode ajudá-lo a atingir essas metas ambiciosas, sejam elas pessoais, profissionais ou ambas. Ao quebrar esses grandes projetos em metas menores, você tende a se motivar mais a cada vitória conquistada.

Definir métricas de sucesso individuais para analisar seu objetivo também é muito útil para aumentar o engajamento e a motivação. Acompanhe o progresso, permita-se desfrutar do seu sucesso (por menor que seja) e compartilhe-o com sua equipe.

 2. “Hackeie” seu dia de trabalho com automação

Se você está preso em um ciclo de tarefas repetitivas e demoradas, assuma o controle de seu dia de trabalho automatizando-as. 

Leia nossos artigos para saber mais sobre automação e os tipos de tarefas que podem ser automatizadas, ou confira estas duas maneiras de “hackear” seu dia de trabalho e direcionar o seu tempo para trabalhos que agregam valor:

3. Planeje, organize e priorize

Planejar sua programação diária, além de organizar e priorizar tarefas ou metas, é essencial para melhorar seu desempenho no trabalho.

Ao fazer uma lista de tarefas, seja razoável. É bem melhor estabelecer metas realistas e alcançá-las do que estar constantemente se sentindo em falta. Fazer um plano detalhado com antecedência também ajuda a identificar quais tarefas você pode adiar e quais são mais urgentes e relevantes. Também revela as tarefas que você pode simplesmente eliminar da lista sem que isso afete o resultado do seu trabalho ou do trabalho do seu time.

Após esse planejamento, organize seu trabalho dividindo grandes projetos em tarefas menores e estabelecendo um prazo e prioridade para cada uma. Em seguida, priorize as tarefas mais urgentes e essenciais e, depois, leve em consideração quanto tempo você leva para concluir cada uma delas.

Para poder priorizar tarefas e gerenciar sua lista de afazeres de forma eficaz, é importante aprender a delegar e dizer “não” para aquelas que podem prejudicar seu progresso. Abaixo está um exemplo de como praticar essa avaliação de tarefas:

4. Mantenha o foco e evite distrações

Hoje, é comum que trabalhadores notem um aumento nas distrações e uma diminuição no tempo de foco ininterrupto. Com isso, mesmo usando muitas horas extras de trabalho têm pouco o que mostrar ao final do dia.

Os profissionais mais produtivos do mundo apontaram as distrações como o inimigo número um da produtividade. Por isso, nunca perca de vista seus objetivos. Sempre que se sentir tentado a conferir seu feed do Instagram ou a assistir a seus canais favoritos do YouTube, lembre-se do que está em jogo.

Concentre-se em dar um passo de cada vez e concluir a tarefa anterior antes de iniciar uma nova. Confira este artigo para saber mais sobre como evitar distrações no trabalho.

5. Aprenda a gerenciar interrupções

Você sabe quantas vezes você é interrompido em um dia? De acordo com vários estudos, estima-se que profissionais sejam interrompidos a cada 6 a 12 minutos.

As interrupções ocorrem de várias formas e aprender a evitá-las é crucial para melhorar seu desempenho no trabalho.

Seja um bate-papo no Slack ou sua família batendo na porta em pleno home office, as interrupções constantes podem fazer com que você perca o foco e desperdice o tempo destinado a uma tarefa, aumentando o risco de perder um prazo.

Aqui estão quatro dicas para lidar melhor com as interrupções:

• Programe momentos de foco. Crie uma reunião de uma pessoa só em seu calendário para um tempo de trabalho de foco profundo, bloqueando determinados períodos de tempo de outras reuniões ou calls.
• Deixe sua equipe (ou família) saber que você precisa “desligar”. A comunicação é a melhor solução. Simplesmente alertar sua equipe que você estará offline – ou informar aos membros da família quando você precisa de um tempo de silêncio – dá a você a capacidade de se concentrar sem sair completamente da rede.
• Silencie suas notificações do Slack, Google Chat ou Microsoft Teams. Seja por 30 minutos ou algumas horas, desativar as notificações pode ajudar a evitar interrupções. Atualizar seu status de trabalho para que seus colegas de equipe saibam por que você está temporariamente “desconectado” também pode ajudar a aliviar a tensão em relação aos tempos de resposta lentos.
• Definir horas de reunião. Se você trabalha melhor pela manhã, defina sua disponibilidade para reuniões à tarde. Atualize seu horário de trabalho para que as reuniões só possam ser agendadas dentro de um determinado período de tempo.

6. Evite focar em múltiplas tarefas

A maioria das pessoas afirma ser boa em multitarefas, mas a única coisa que “ser multitarefas” realmente faz é comprometer a qualidade do trabalho.

Ainda que pareça que lidando com muitas tarefas você realize mais, na verdade é exatamente o oposto. Sempre que você começar a trabalhar em mais de uma coisa ao mesmo tempo, dê um passo para trás e determine qual tarefa é mais importante, e concentre-se inteiramente nela. Trabalhar em uma tarefa por vez torna profissionais mais rápidos, menos estressados e menos propensos a cometer erros.

Use estas dicas para reduzir ao mínimo o hábito de gerenciar muitas tarefas:

• Bloqueie as distrações – literalmente. Use uma extensão do navegador que permita bloquear temporariamente interrupções no trabalho, como navegar nas mídias sociais, por um período de tempo. Duas opções para você se concentrar são Forest e BlockSite.
• Esconda seu celular. Pode ser tentador verificar seu telefone durante o dia, então considere escondê-lo em algum lugar seguro – como uma mochila ou gaveta – para evitar o desejo de verificar o celular toda hora.
• Ligue o horário de trabalho. Se precisar ter o telefone por perto (e seu celular permite isso), ative o horário de trabalho. Essa configuração silencia todas as notificações entre um determinado período de tempo (digamos, das 9h às 17h) e permite apenas atualizações de seus contatos escolhidos.
• Limpe sua área de trabalho. Um espaço de trabalho caótico pode dificultar o foco. Comece sua rotina matinal com uma varredura rápida em seu espaço de trabalho para se preparar para mais um expediente com foco e organização.
• Acompanhe seus hábitos “multitarefas”. Se você perceber que está perdendo a noção do tempo e não sabe o porquê, mantenha um registro de todas as vezes que se distrair ou realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Isso tornará mais fácil reconhecer os gatilhos ou hábitos de distração e trabalhar para eliminá-los.

7. Não deixe as coisas pela metade

Isso é provavelmente uma consequência de tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

Tente se lembrar de quantos projetos você iniciou e logo depois abandonou: resoluções de ano novo, dietas, um novo esporte ou hobby. Eles são ótimos por um tempo e, em seguida, começam a voltar direto para sua lista de tarefas a fazer. Não deixe isso acontecer.

Depois de iniciar uma tarefa, tente acompanhá-la até o fim. Você pode estimular sua própria motivação registrando todos os projetos que concluiu.

Para realmente aumentar sua produtividade, transforme seu trabalho em um jogo com a Técnica Pomodoro. Isso desafia você a dividir seu trabalho em intervalos de 25 minutos, separados por pausas, para tornar as tarefas longas e complexas mais gerenciáveis. Com o cronômetro em mãos, você pode ser mais atencioso com seu tempo, trabalhando mais rápido e deixando de fazer as coisas pela metade.

8. Leia algo novo todos os dias

Novidades surgem o tempo todo. A leitura é a melhor maneira de aprender sobre novas ferramentas, tendências e tecnologias que afetam sua empresa ou setor, e uma ótima maneira também de acompanhar a concorrência.

Para melhorar suas habilidades técnicas, tente ler pelo menos um artigo relevante sobre seu setor todos os dias. (Conte com o nosso blog para te ajudar!) Para melhorar suas soft skills, leia um livro por mês sobre temas como comunicação, liderança eficaz ou pensamento criativo.

9. Comunique-se de forma eficaz

Quer você seja um líder ou não, estabeleça como objetivo final a criação um canal de comunicação consistente entre os membros de sua equipe.

Uma comunicação eficaz no trabalho pode assumir as seguintes formas:

• Avalie seu desempenho no trabalho com frequência para manter seus objetivos e responsabilidades em mente sempre que precisar tomar uma decisão.
• Crie soluções para problemas de rotina conversando com seus colegas e ouvindo com atenção o que eles têm a dizer.
• Certifique-se de que todos saibam que sua opinião é importante ao fazer um brainstorming de maneiras novas e mais inteligentes de obter melhores resultados.

Tenha em mente que a comunicação é uma via de mão dupla. Sempre que você sentir inseguranças e incertezas sobre alguma coisa, é melhor perguntar do que presumir.

10. Reconheça seus pontos fracos…

Não tem como uma pessoa ser boa em tudo. Todos nós temos pontos fortes e fracos. O bom de reconhecer os pontos fracos é que você consegue identificar oportunidades de melhoria.

Mesmo que você sempre encontre o que melhorar, concentre-se em identificar as coisas que diminuem seu desempenho no trabalho e tente continuamente melhorá-las. Não se contente com um “muito bom” quando você pode alcançar um “incrível”.

11. …E trabalhe seus pontos fortes

Além de reconhecer as fraquezas, é importante também identificar seus pontos fortes e tomar um tempo para cultivá-los e aprimorá-los. Leia, aprenda, ouça podcasts – faça o que puder para investir nas suas habilidades.

12. Não trabalhe em um vácuo – peça feedback

A melhor maneira de avaliar seus pontos fortes, fracos e desempenho geral no trabalho é simplesmente solicitar feedback. Esta dica vale independentemente do estágio de carreira em que você esteja – desde apenas começando, buscando uma promoção ou fazendo uma mudança de carreira. 

A busca regular por feedback permite que você reconheça e resolva rapidamente quaisquer erros ou pontos cegos no desempenho do trabalho em tempo real. Além disso, é uma oportunidade de aprender com os mais experientes, adquirir novas habilidades e praticar sua escuta ativa.

Seja do seu gerente ou de um de seus colegas do time, considere estas etapas e perguntas para entender precisamente como melhorar o seu desempenho no trabalho:

• Determine em quais áreas de melhoria você gostaria de obter feedback. Isso pode estar relacionado a soft skills (aspectos indiretos de sua função, como comunicação, planejamento, gestão de tempo ou trabalho em equipe) ou hard skills (aspectos técnicos de sua função, como redação, análise de dados, conhecimentos de software ou habilidades em idiomas).
• Determine com quem você quer falar. A pessoa ideal para enviar um feedback seria alguém com quem você trabalha regularmente e alguém que tenha conhecimento de causa para falar de forma detalhada e atenciosa. Por exemplo, seu gerente pode ser um ótimo recurso para feedback de soft skills, enquanto um colega pode ser mais apropriado para feedback relacionado às suas hard skills.
• Prepare suas perguntas. Para receber feedback útil, é importante considerar cuidadosamente o que você deseja perguntar. Se você já tem uma ideia de em que aspecto pretende focar, perguntas mais detalhadas ou específicas seriam o ideal. Se você quer obter uma avaliação geral de seu desempenho no trabalho, perguntas abertas podem ser mais eficazes.
• Faça anotações. Mantenha um registro do feedback para que você possa consultá-lo e acompanhar as medidas que está tomando para melhorar seu desempenho no trabalho.
• Reflita e responda. Depois de solicitar e receber feedback, passe algum tempo refletindo sobre o que foi compartilhado. Em seguida, crie um plano de ação e defina marcos para cada área de melhoria.
• Comece e repita novamente. Este ponto fala por si, mas é importante mencionar que solicitar feedback não deve ser uma ação pontual. Com seu plano de melhoria e metas bem definidas, repita esse processo para continuar no caminho da melhoria contínua.

13. Faça pausas quando precisar

Admitir que precisa de uma pausa não é uma fraqueza. Apenas significa que você está ciente de suas limitações e sabe admiti-lo.

Os níveis de estresse e esgotamento estão aumentando a taxas alarmantes. Não faz bem se esforçar depois de atingir seu limite. Sua produtividade será prejudicada, você ficará ainda mais estressado por ter um baixo desempenho, e assim tudo piora. É um círculo vicioso.

O tempo de descanso é tão importante para o seu desenvolvimento profissional quanto qualquer outro aspecto. Desligue o computador, passe um fim de semana fora, durma bem, mude de cenário e lembre-se sempre de manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

14. Encontre um mentor

Quando você está na faculdade, os estágios são uma ótima maneira de ganhar experiência e entrar no mercado de trabalho. Uma vez no mercado de trabalho, buscar mentorias é uma ótima maneira de continuar construindo experiência. Se abordar pessoas em seu setor parece intimidador, comece pequeno e vá para onde você já se sente confortável: seu local de trabalho e sua rede de contatos.

Depois de se apresentar e explicar por que você está interessado em se encontrar com eles, agende um horário e monte uma cadência de reunião que funcione para ambas as partes – seja uma reunião virtual quinzenal ou um passeio mensal em uma cafeteria.

15. Network, network, network

Você sabia que indicações de funcionários têm quatro vezes mais chances de contratação? Embora esse seja um grande benefício da construção de uma rede de relacionamentos profissionais, o networking também é uma ótima maneira de melhorar o desempenho no trabalho. 

Ao conhecer novas pessoas e adquirir novas habilidades e perspectivas, você pode elevar seu desenvolvimento profissional e ganhar oportunidades para crescer e se desafiar.

16. Registre quanto tempo você leva para concluir suas tarefas

Se a gestão de tempo for um desafio, ou se você quiser apenas ter uma noção aprofundada de como trabalha, comece a cronometrar quanto tempo leva para concluir cada tarefa. 

Ao entender sua relação atual com o tempo, você pode perceber como aproveitá-lo ao máximo. Aos poucos, pode começar a abordar as tarefas com mais eficiência.

17. Quando você se sentir “travado”, levante-se e mova-se

Alguns estudos mostraram que pequenos momentos de exercício podem melhorar a função cerebral. Então, se você está se sentindo estressado ou sobrecarregado, tente sair e tomar um pouco de ar fresco. Esse pode ser o impulso que você precisa para cumprir uma tarefa ou um prazo.

Indicadores de produtividade no trabalho

Afinal, como saber se de fato você está sendo produtivo? Já aconselhamos neste mesmo artigo manter uma cultura de feedbacks com sua liderança ou com a sua equipe, mas uma análise individual sobre determinados indicadores de produtividade ajuda a entender se estamos no caminho certo. 

Aconselhamos que você preste atenção aos seguintes aspectos:

Qualidade das entregas

Preste atenção à qualidade das entregas que vem fazendo. Para aferi-la, você pode usar indicadores quantitativos, como o NPS (bastante utilizado por equipes que lidam com clientes externos) ou feedbacks. 

Equipes de marketing também realizam testes A/B e escutam opiniões qualitativas do público. Já profissionais de Vendas podem ter uma ideia da qualidade de sua execução com as próprias conversões ou expansões de contratos. 

Respeito aos prazos

O respeito aos prazos é outro fator fundamental para determinar a produtividade, principalmente se aliado à qualidade dos serviços. Estabeleça SLAs para processos maiores, e verifique o quanto esses períodos pré-determinados foram cumpridos ou não. 

Observe também a evolução da sua velocidade de entrega de projetos e tarefas ao longo do tempo. Uma métrica importante para processos pode ser o lead time – ou o tempo que decorre do início ao fim de um processo ou de uma atividade.

Alinhamento das entregas com os objetivos de negócio

Junto com velocidade e qualidade, será mais produtivo o profissional que de fato gerar valor para a sua equipe ou empresa. Isso tem a ver com o alinhamento entre objetivos de negócio e o escopo do seu trabalho. Não adianta dispersar energia em projetos que não vão contribuir com o objetivo do negócio. 

Nesse sentido, a melhor medida é pedir feedbacks qualitativos de outros times e da sua liderança. Se for identificado algum desvio de rota, é preciso um alinhamento entre equipes e dentro da equipe, para que os profissionais se ocupem com o que de fato é relevante para a empresa.

Use o Pipefy para melhorar sua produtividade no trabalho

O Pipefy é uma plataforma de automação no-code que facilita a criação e a automação de processos padronizados. Esse tipo de automação pode ser configurada por qualquer profissional, e ajuda as equipes a executarem suas tarefas de rotina com mais rapidez e sem os erros e retrabalho típicos de quem só pode confiar em planilhas e emails. 

Isso significa que você pode acompanhar seu trabalho e promover melhorias no seu processo quando precisar delas. Além disso, Pipefy mostra métricas sobre a execução do seu trabalho em tempo real, em relatórios e gráficos personalizáveis. Isso ajuda qualquer profissional a aprimorar sua própria rotina, fazendo os ajustes de rota necessários.