Apesar de muitas vezes não estar associado ao produto ou serviço comercializado por uma empresa, o departamento de Recursos Humanos acaba funcionando como um coração para qualquer organização. Ele mantém o organismo nutrido de talentos e de ferramentas que permitem o bom funcionamento das operações do negócio, seja ele qual for.
É por isso que aumentar a produtividade no RH é tão importante. Um RH com bons resultados significa colaboradores mais satisfeitos, vagas preenchidas mais rápido, maior retenção de talentos, integrações mais completas e mais resultados positivos. Todos esses fatores otimizam a produtividade dos departamentos.
De acordo com a consultoria Gartner, 66% dos líderes de RH em 2022 apontavam a “melhoria de eficiência operacional” como a principal prioridade de suas empresas. Em segundo lugar, aparecia “executar transformações no negócio” (65%).
No artigo a seguir, apresentamos nove dicas de como aumentar a produtividade no RH, além de como medi-la e de ferramentas que podem ajudar nessa empreitada.
O que é produtividade no RH?
Produtividade no RH não significa apenas fazer “fazer mais em menos tempo” ou com menos recursos — esse é apenas um de seus aspectos.
É claro que a boa gestão do tempo é muito importante, e entregas rápidas são também necessárias. Mas a qualidade das entregas e a satisfação dos clientes internos e colaboradores é essencial para que os objetivos sejam cumpridos e o retrabalho seja evitado.
Assim, a produtividade no RH pode ser considerada um tripé que inclui mais agilidade das equipes, menos gastos de recursos, e entrega de melhores resultados. Esses três pontos trazem uma série de vantagens competitivas para a empresa que abriga esse setor.
Benefícios em ter um RH produtivo
Os benefícios de ter um RH produtivo vão muito além de métricas do próprio departamento e do aumento da satisfação de seus colaboradores: eles afetam diretamente todos os outros times da empresa. Esse aumento de produtividade significa que processos vitais serão mais eficazes, tais como:
- Recrutamento de novos colaboradores
- Admissão
- Onboarding de funcionários
- Gestão do clima organizacional
- Desenvolvimento e acompanhamento de planos de carreira individuais
- Treinamentos internos
- Gestão de benefícios
- Avaliações de desempenho
A otimização desses processos, além da melhoria da atuação dos colaboradores envolvidos, pode trazer os seguintes benefícios:
Retenção de talentos
Praticamente todos os processos de RH, quando bem executados, contribuem para a retenção de talentos que podem fazer a diferença no futuro da empresa.
Segundo uma pesquisa da área de RH realizada em 2020, 64% dos trabalhadores têm maior chance de desistir de seus cargos dentro de um ano após uma experiência negativa no processo de onboarding, por exemplo. O clima organizacional e o próprio acompanhamento da carreira dos colaboradores também são fundamentais para que eles queiram continuar na empresa.
Por isso, um RH mais produtivo, com interações de qualidade com profissionais e que lhes proporcione segurança, pode maximizar a retenção dos melhores talentos.
Além da continuidade do trabalho de um bom profissional ser vantajosa para a empresa (que atravessa menos transições desnecessárias e pode contar com um talento para crescer), ela contribui para atrair melhores candidatos e solidificar a cultura da empresa. Como fica claro, um benefício da equipe de RH produtiva leva ao outro.
Maior agilidade nas operações de negócios
O RH é responsável por uma série de aprovações importantes, que fazem a diferença no dia a dia da empresa. Desde pedidos de novas vagas até solicitações de cursos de formação e viagens importantes, passando por promoções.
Essas aprovações, se forem rápidas e fundamentadas, aceleram e contribuem para o aperfeiçoamento da execução da empresa. Imagine, por exemplo, uma vaga em aberto por muito tempo que atrapalha as atividades da equipe de marketing. Ou então uma formação conjunta que, se atravancada, impede a reformulação de processos da empresa.
Melhor comunicação com todos os departamentos
O RH, muitas vezes, serve como uma ponte da instituição com os seus colaboradores. Quando essa comunicação é mal feita por falta de tempo ou competência das equipes da área, resultados podem ser comprometidos e as consequências podem ser desastrosas.
É crítico que novos benefícios ou a suspensão de antigos benefícios sejam comunicados rapidamente e de forma sensível, assim como o desligamento de colaboradores e mudanças nas áreas. Ruídos podem ser determinantes para deixar profissionais confusos e desmotivados.
Satisfação dos colaboradores
Um RH eficiente, capaz de elaborar e cumprir planejamentos, consegue melhorar a experiência dos colaboradores, aumentando sua disposição e motivação para o trabalho. Seja por um processo de onboarding muito bem conduzido e com expectativas devidamente alinhadas, seja por resolução eficiente de soluções burocráticas, seja por um plano de carreira que é posto em prática com comunicação clara e etapas bem definidas.
Facilidade de preencher vagas
O processo de recrutamento é um gargalo relevante para muitas empresas. Hoje em dia, por exemplo, certas profissões sofrem com escassez de profissionais no mercado, e o RH precisa saber como procurar nas fontes certas e não desperdiçar o tempo dos candidatos e dos líderes dos times. É o caso dos desenvolvedores, por exemplo,
Nesse sentido, o aumento de produtividade pode encurtar o tempo até as contratações e angariar mais candidatos para vagas estratégicas. Também ajuda a garantir a qualidade dos profissionais contratados (em aspectos como qualificação e adequação cultural).
Uso racional de recursos
A falta de planejamento e eficiência pode levar ao desperdício de recursos da empresa, já que o RH lida com significativos processos burocráticos. A demora em cancelar benefícios pode queimar dinheiro da empresa, assim como erros na aprovação de viagens, eventos e treinamentos pessoais ou coletivos.
Por outro lado, a má condução do processo de desenvolvimento de carreira dos funcionários pode adiar promoções e até fazer com que eles desistam de seguir na empresa. Isso pode tornar tudo mais caro, uma vez que o processo de contratação de substitutos pode elevar os custos por colaborador e demorar para ser concluído.
Consolidação da cultura da empresa
Por todos os aspectos já mencionados, o RH é um departamento determinante para que a empresa mantenha seus colaboradores conscientes e engajados com seus valores culturais. E eles moldam de maneira relevante a maneira como os processos são executados internamente.
Assim, uma equipe de RH produtiva e eficiente consegue entregar mais ações de reforço a esses valores, além de estreitar os laços dos profissionais com a empresa onde trabalham.
9 dicas para melhorar a gestão de RH
Agora que você já sabe como um RH mais produtivo pode afetar positivamente toda a sua empresa, que tal botar as mãos à obra e fazer ajustes na operação da sua equipe? Confira as nove dicas que preparamos para que você consiga um time de Recursos Humanos mais eficiente.
1. Qualifique líderes e equipes
O mercado muda rápido e novas tendências pro setor de RH sempre chegam e se instalam com frequência elevada. Hoje em dia, por exemplo, não se fala mais em um departamento um tanto quanto “acessório”, mas sim em um RH estratégico, profundamente alinhado com os objetivos da empresa.
Assim, é importante que você promova treinamentos regulares para sua equipe de RH, sejam eles coletivos ou individualizados. Essas qualificações não devem ser só técnicas e incluir soft skills e idiomas quando necessário.
2. Pense no plano de carreira do próprio RH
Profissionais qualificados tendem a se sentir valorizados pela empresa, mas isso não é tudo. Mudanças de cargos, promoções e aumentos também fazem parte do esforço de manutenção e aumento da produtividade de um colaborador de RH.
Por isso, cuide para que sua equipe não vire um “cemitério de carreiras”, e sim para que consiga oferecer perspectivas aos profissionais de forma justa e consciente. Só assim eles vão continuar desejosos de contribuir com a empresa da melhor forma possível.
3. Estimule o uso racional do tempo
Sua equipe está gastando tempo à toa? Tente conscientizar o time para que evite distrações e elimine eventos e procedimentos desnecessários (como reuniões que podem ser emails, por exemplo, ou o preenchimento de fichas sem utilidade).
Vários métodos de gestão de tempo também podem ajudar os colaboradores a usar melhor suas horas de trabalho. Como o Pomodoro, que preconiza a alternância de períodos curtos de trabalho e descanso. Alguns aplicativos de produtividade também podem ser bem úteis, se corretamente utilizados (reunimos alguns exemplos deles neste artigo).
4. Padronize a definição de prioridades na equipe
Fazer tudo “ao mesmo tempo e agora” é impossível, como você deve imaginar. Funcionários sobrecarregados perdem a atenção e cometem erros mais facilmente, minando a produtividade do time. Por isso, é essencial que a liderança do RH defina prioridades, ou ofereça métodos padronizados para que os colaboradores o façam por conta própria.
Um deles é a Matriz de Eisenhower — um esquema visual que auxilia profissionais e tomadores de decisões a estabelecerem prioridades na rotina de acordo com a classificação das tarefas em quatro quadrantes.
São eles: urgente e importante (tarefas que devem ser priorizadas), urgente (tarefas delegáveis), importante (tarefas que você precisa fazer, mas em um prazo maior) e nem urgente e nem importante (tarefas que não devem nem estar na agenda).
5. Invista na automação para eliminar tarefas
A automação consiste em identificar, dentro de processos padronizados, as partes mais repetitivas e mecânicas. A partir daí, a inteligência artificial de um software especializado (como uma plataforma de automação low-code) pode executar ações toda vez que um evento-gatilho ocorrer dentro de um processo (como a chegada de um email, a assinatura de um documento ou o atraso de uma atividade).
As automações eliminam essas tarefas maçantes do dia a dia dos profissionais, que podem focar em outras prioridades e assuntos mais estratégicos. Além das horas de trabalho do time passarem a render mais, é comum que os colaboradores se sintam mais satisfeitos e motivados com a automação de tarefas.
6. Defina e acompanhe metas
Outra dica importante é não deixar que seus processos de RH “corram soltos”. Defina objetivos e metas junto com a equipe, identifique métricas que possam aferir se elas foram alcançadas, e promova ajustes de acordo com resultados observados. Assim, todos podem ter clareza do que está dando certo ou não.
7. Aposte na gestão inteligente de solicitações
Se o seu departamento de RH gerencia solicitações e pedidos de funcionários usando emails e papéis, repense já essa estratégia. A chance de erros e falhas de comunicação é enorme, além da descentralização de dados que toma muito mais tempo dos colaboradores de Recursos Humanos.
Por isso, é essencial que você migre esses serviços para plataformas digitais onde essas solicitações ficuem na nuvem. Além de poderem ser devidamente registradas e armazenadas, elas asseguram maior precisão dos dados, e se integram com os fluxos de trabalho já existentes no RH. Isso facilita muito o trabalho do time.
Se você quer saber mais sobre os benefícios desse tipo de ferramenta, saiba mais sobre como o Pipefy ajuda times na gestão de solicitações ao RH.
8. Faça reuniões e recalcule a rota (se necessário)
O caminho até o aumento de produtividade na equipe de Recursos Humanos não será único e em linha reta. Conforme as coisas mudam dentro e fora da empresa, como contingências de custos e movimentos do mercado de trabalho, será preciso recalcular a rota e inserir novas práticas na rotina.
Por isso, garanta que a transparência permeie esse processo. Reúna-se com a equipe de RH, alinhe procedimentos e comunique mudanças sempre que preciso, deixando bem claros os seus motivos.
9. Abrace o equilíbrio
Funcionários sobrecarregados não são os mais produtivos. Pelo contrário: frequentemente têm uma rotina confusa, sofrem com transtornos mentais e com o esgotamento. A produção de um colaborador é como um tecido que esgarça até rasgar, e torna-se bem mais difícil costurá-lo para vesti-lo como antes.
Assim, é muito importante que os profissionais de RH da sua empresa sejam estimulados a manter um equilíbrio entre a vida pessoal e profissional — cumprindo o que frequentemente pregam a outros times — para se manterem motivados e produtivos. É também papel da empresa fornecer condições para que esse balanço seja mantido.
Como medir a produtividade do RH?
Já falamos da importância do estabelecimento e acompanhamento de métricas para uma gestão mais eficiente do departamento de RH. Portanto, é preciso prestar atenção a uma série de números que mostram como seu time está se saindo e se está ajudando a empresa a expandir suas operações.
Separamos os principais indicadores que ajudarão você a medir a produtividade do seu time de Recursos Humanos:
Turnover
O turnover é um percentual que indica a rotatividade de funcionários na empresa. Essa taxa normalmente é calculada por ano, e em geral cada empresa tem sua meta de turnover.
Existem áreas que tradicionalmente apresentam maiores taxas de turnover, por causa das condições do mercado. Muitas empresas de call center, trabalho que costuma ser muito desgastante, sofrem com esse problema de baixa retenção, por exemplo.
ROI
ROI é a sigla para Retorno sobre Investimento (Return on Investment, em Inglês). O nome já diz tudo: trata-se de um indicador que evidencia o quanto você ganhou depois de investir em determinada ação.
A partir da relação entre o valor inicial direcionado ao projeto e o retorno obtido a partir dele, você consegue concluir se ele foi viável ou se trouxe prejuízos. No RH, ele é especialmente útil para aferir o benefício financeiro gerado a partir de capacitações e aquisições de ferramentas de trabalho (como softwares de automação, por exemplo).
Avaliação de desempenho
Cada empresa adota um formato de avaliação de desempenho. Há aquelas que conferem notas, as que posicionam os colaboradores em uma matriz nine box, as que promovem a análise de um colaborador por seus próprios pares (a chamada Avaliação 360º) e por aí vai.
Independentemente do modelo, esse controle é muito importante para otimizar operações em todos os departamentos. Inclusive no RH.
A partir do resultado da avaliação de desempenho, gestores podem mudar profissionais de função para que otimizem sua atuação. Ou podem elaborar planos de intervenção para aqueles com performance mais baixa se recuperem. Dessa forma, a cooperação e o aumento da produtividade acabam por ser estimulados e recompensados.
Horas extras
Um número exagerado de horas extras nas equipes pode indicar uma de duas alternativas: ou existem poucos funcionários e todos os que atuam estão sobrecarregados, ou os colaboradores estão gastando mais tempo do que deveriam com suas tarefas.
O acúmulo de horas extras frequentemente é visto como algo positivo, mas não deve ser — além de trazer mais custos para a empresa, às vezes desnecessários, acaba por desgastar os profissionais e atrasar suas entregas.
Melhore o RH da sua empresa com Pipefy
Como já mencionamos, as automações e a gestão digital de solicitações de serviços são duas possibilidades que softwares especializados têm de ajudar sua equipe de RH a elevar a produtividade. Pipefy oferece as duas, em uma plataforma intuitiva e fácil de controlar.
No Pipefy, qualquer pessoa de qualquer equipe pode criar e modificar automações, cortando de vez tarefas demoradas e manuais da rotina. Já os formulários online do Pipefy se integram a qualquer fluxo de trabalho de RH (onboarding de colaboradores, recrutamento, aprovações de férias, processos de offboarding e por aí vai).
Com todos esses dados centralizados e com mais visibilidade sobre todas as atividades do RH, fica mais fácil encontrar erros e gargalos e solucioná-los, abrindo caminho para execução mais rápidas e precisas.
E você nem precisa começar do zero a montar seus processos: o Pipefy já te oferece uma série de modelos de fluxos de trabalho prontos para processos de RH.
