A otimização de custos é uma das bases da estratégia de muitos negócios. Ao reduzir despesas operacionais e tornar a operação mais eficiente, as empresas conseguem ampliar as suas vantagens competitivas e fazer melhor uso dos seus recursos.
As equipes de TI desempenham um papel fundamental nos esforços de otimização de custos. Não só elas têm influência sobre os investimentos – e sobre o tamanho ideal do tech stack da empresa – como também estão na linha da frente da transformação digital. Esses times têm uma função estratégica na avaliação e implementação de tecnologias, bem como no seu gerenciamento, de modo a extrair o máximo valor de cada software ou app.
O impacto que as equipes de TI podem ter na otimização de recursos fica evidente quando analisamos as três principais maneiras pelas quais elas conseguem conter custos: reduzindo o Total Cost of Ownership (TCO), melhorando a qualidade dos processos e permitindo uma estratégia de negócios baseada em dados.
Reduza o custo total com tecnologias (Total Cost of Ownership)
Um elemento importante para as equipes de TI é o custo total de uso do tech stack existente. Ele não se refere apenas aos aplicativos e sistemas em si, mas também às despesas adicionais de licenciamento e manutenção de cada um deles.
Para reduzir o TCO, uma das opções para os times de TI é adotar uma solução de automação de processos de negócios (BPA). Numa pesquisa recente com líderes empresariais e de TI, 54% deles disseram que a redução de custos era o principal benefício da tecnologia de automação de processos. Embora adicionar outro item ao tech stack para reduzir o custo total com sistemas possa parecer contra-intuitivo, considere como o BPA impacta o ecossistema de processos.
Em seu recente guia dedicado às ferramentas de BPA, a consultoria Gartner descreve um software BPA como uma tecnologia “usada em inúmeras funções de negócios para automatizar e otimizar processos”. Eles também observam o papel do BPA na manutenção da “resiliência operacional” em “ambientes de negócios em rápida mudança”. Em outras palavras, as ferramentas de BPA possuem um grau de adaptabilidade que as torna úteis para muitos tipos diferentes de processos e fluxos de trabalho. Isso poupa as empresas da despesa de usar várias ferramentas segmentadas ou de ter que aumentar o número de plataformas usadas toda vez que as demandas de negócios mudam.
As soluções de BPA também economizam recursos de TI, uma vez que menos ferramentas significam menos tempo gasto na implementação e integração delas. Além disso, as tecnologias de BPA eliminam muitos dos custos associados ao licenciamento, manutenção, serviços terceirizados e personalização constante desses sistemas, ferramentas e aplicativos.
Elimine custos desnecessários dos times de negócios
A redução do custo total com tecnologia pode contribuir muito para os esforços de otimização de despesas. Mas as equipes de TI podem minimizar ainda mais esses gastos, aproveitando a tecnologia no aspecto comercial dessa equação.
Ao implementar soluções fáceis de usar (que não demandam desenvolvimento com código), as equipes de TI garantem às linhas de negócios instrumentos para que elas mesmas possam criar, automatizar e otimizar fluxos de trabalho e processos por conta própria.
Isso reduz o custo com a criação de workflows (já que são necessários menos recursos de TI) e diminui o tempo de implementação e automação. Essa agilidade permite que as equipes de negócios respondam mais rapidamente às mudanças do mercado. Também ajuda essas equipes a evitar possíveis despesas decorrentes de atrasos, erros e falta de padronização – características de processos manuais e fluxos de trabalho fragmentados.
Facilitar a automatização de processos manuais também traz benefícios secundários para a equipe de TI. Quando as linhas de negócios são capazes de criar e implantar mais fluxos de trabalho por conta própria, as equipes de TI têm mais tempo para entregar outros projetos. Assim, a TI pode trabalhar para melhorar o cumprimento de SLA, aumentar a produtividade por FTE e reservar mais tempo para prioridades relacionadas à segurança, governança e estratégia.
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Melhore a visibilidade para garantir tomadas de decisão assertivas
Uma terceira maneira pela qual as equipes de TI podem contribuir para a otimização de custos é ajudando todos – das linha de negócios até executivos C-level – a tomar melhores decisões. Para fazer isso, a TI precisa fornecer acesso mais rápido e fácil a dados confiáveis. Conectar as diferentes pessoas, sistemas e aplicações em um ecossistema operacional coeso é uma forma de dissolver silos de dados e remover pontos cegos.
A inteligência artificial pode desempenhar um papel fundamental na melhoria da tomada de decisões. Quando questionados sobre os benefícios previstos de adicionar IA aos seus esforços de automação de processos, 50% dos executivos disseram que a redução de custos seria a principal vantagem. O mesmo percentual disse que uma melhor tomada de decisão seria o principal benefício.
Como a IA pode então ajudar? Tornando mais fácil para qualquer pessoa com permissão localizar e analisar dados complexos em segundos. Com a IA, tanto as equipes de negócios quanto os líderes podem antecipar tendências, detectar problemas e descobrir novas oportunidades.
Esse tipo de insight capacita os tomadores de decisão a dinamizar a estratégia e aproveitar oportunidades para melhorar eficiência e produtividade. Os líderes de TI estão otimistas quando se trata do potencial da IA para aumentar a eficiência: dos líderes de TI entrevistados, 70% previram ganhos de eficiência de pelo menos 25%. Entre eles, 31% disseram que os ganhos seriam de pelo menos 50%.
Como a TI pode medir seu impacto
As equipes de TI têm potencial para otimizar custos em toda a empresa. Esses esforços podem ser agrupados em três categorias: redução do custos totais de propriedade (TCO), eliminação de custos desnecessáriospara a linha de negócios e melhoria da eficiência e da produtividade dos processos por meio do uso de automação e do uso de IA.
Para demonstrar o impacto do seu trabalho, a TI pode observar algumas métricas importantes, como:
- Redução em despesas de licenciamento, manutenção e custos com serviços terceirizados.
- Diminuição dos custos associados a processos ineficientes ou fragmentados (multas por atraso, erros, perda de dados etc).
- Melhoria nos resultados (que a TI fornece às linhas de negócios).
- Maior taxa de cumprimento de SLA para solicitações.
- Conclusão de processos mais rápida.
- Redução do backlog de TI.
- Maior proporção de fluxos de trabalho criados por usuários não técnicos (em relação aos fluxos desenvolvidos pela TI).
- Maior produtividade por membro da equipe de TI.
- Tempo de resposta reduzido para solicitações de dados.
A TI como guardiã da otimização de custos
As empresas sempre procuram oportunidades para reduzir custos e aumentar a eficiência. Fazer isso é um dos pilares da estratégia. Num ambiente de constante transformação digital, as equipas de TI desempenham agora o papel de gatekeepers quando falamos de otimização de custos.
As equipes de TI não só podem ajudar a reduzir o custo total do tech stack mas também ajudar as linhas de negócios a melhorar a qualidade dos seus processos e a tomar melhores decisões, o que causa um impacto significativo nos resultados financeiros.
