10 principais rotinas de Departamento Pessoal e como organizá-las

Como toda equipe, o Departamento Pessoal (DP) tem uma série de tarefas rotineiras que precisa cumprir para manter a empresa funcionando bem. No entanto, as rotinas do Departamento Pessoal podem trazer alguns desafios particulares. Por isso, vamos tratar delas com atenção redobrada neste texto.

O que é departamento pessoal?

O Departamento Pessoal é uma área fundamental para qualquer empresa. Nela está o time especializado na gestão dos colaboradores. E por mais que não pareça, as rotinas de Departamento Pessoal podem influenciar a empresa inteira.

Este é um setor de extrema importância porque gerencia o seu principal bem: as pessoas. Todos os colaboradores em sua jornada profissional têm contato direto com o departamento pessoal. Desde a sua admissão, onboarding, saída de férias, controle de ponto, até o desligamento.

Todas as burocracias e informações relativas a leis trabalhistas passam pelo Departamento Pessoal. Por isso, trabalhar nele é uma grande responsabilidade e exige conhecimentos sobre administração e legislação.

Neste artigo, você encontra 10 das principais atividades nas rotinas de Departamento Pessoal e tem mais informações sobre como cada uma delas funciona. Para saber mais, continue a leitura.

Quais são as rotinas do Departamento Pessoal?

Você talvez já conheça algumas das rotinas do DP, mas a seguir vamos dar dicas para organizar melhor dez das mais comuns atividades rotineiras desse departamento. Confira:

1. Organização de processos seletivos

Em empresas grandes, essa função costuma ficar com a equipe de Recursos Humanos. Porém, de qualquer forma, a recrutamento de novos colaboradores envolve o Departamento Pessoal. Essa seleção é uma tarefa muito importante e de extrema responsabilidade.

Um dos primeiros passos dessa rotina é definir o perfil desejado para, só então, divulgar a vaga e buscar esses talentos. O processo pode ser interno, com a promoção de pessoas que já estão na empresa, ou externo, na busca de profissionais no mercado para a contratação.

Em seguida, acontecem as demais etapas do processo seletivo: seleção de currículos, filtragem de candidatos, aplicação de testes, dinâmicas de grupo e entrevistas com recrutadores, gerência e gestores da área específica que está em busca desse novo profissional.

2. Admissão de colaboradores

Após o recrutamento e seleção de candidatos, é hora do processo de admissão. Essa admissão inclui o registro na carteira de trabalho, acesso ao ponto, liberação de crachá, entre outros procedimentos específicos para cada empresa.

Também faz parte do processo a integração desse profissional na empresa, às vezes chamado de onboarding. É fundamental que essa etapa aconteça, para garantir a adaptação ao novo ambiente de trabalho e o compartilhamento de todas as informações necessárias. Isso é muito importante para que o novo colaborador se sinta acolhido e engaje rapidamente com o time e os processo da empresa.

3. Desligamento de colaboradores

Quando um colaborador é desligado ou pede para se desligar, o Departamento Pessoal fica responsável por todo procedimento e burocracia necessários para encerrar o contrato de trabalho.

Assim como na admissão, é o DP que garante que sejam cumpridas as leis trabalhistas e os direitos do colaborador. Quando necessário, é preciso providenciar o processo de homologação trabalhista no sindicato, que precisa acontecer com o acompanhamento de um profissional do departamento. O DP também pode direcionar o ex-colaborador ao outplacement no momento do desligamento.

4. Administração de folhas de pagamento

Essa é uma atividade bastante trabalhosa e que faz parte da rotina do Departamento Pessoal. A gestão inclui atividades realizadas mensalmente, como cálculos de salários, benefícios, gratificações, descontos, recolhimentos de encargos trabalhistas e sociais, entre outras coisas.

Por ser um trabalho complexo, algumas empresas acabam contratando uma assessoria contábil para dar conta dessas atividades. Caso contrário, a folha de pagamentos toma uma boa parte do tempo da equipe, ainda mais quando a empresa tem muitos colaboradores.

5. Controle da jornada de trabalho (ponto)

De acordo com o Art.74 parágrafo 2.º Da CLT, em empresas com mais de dez colaboradores, é obrigatório o registro do horário de entrada e de saída, de forma manual, mecânica ou eletrônica. Também é preciso registrar o período de intervalo e descanso.

Esse registro é muito importante e também faz parte da rotina do DP. Acompanhar a jornada de trabalho é fundamental para identificar situações como horas extras e adicional noturno, além de organizar as escalas de trabalho.

Os registros ajudam tanto a empresa quando o colaborador, para casos de acidentes de trabalho durante a jornada ou outras situações parecidas. Nem todos têm a mesma jornada de trabalho, como estagiários, e nem todos registram o ponto, como no caso de cargos de confiança e gerência. Tudo isso também precisa ser controlado pelo Departamento Pessoal.

O ponto deve ser acompanhado em relatórios mensais, para a conferência de faltas, atrasos, falhas e qualquer coisa que possa interferir na remuneração ao final do mês.

6. Gerenciamento de férias, licenças e afastamentos

Os artigos 129 e 130 da CLT definem que todo e qualquer colaborador tem o direito a férias anuais, sem prejuízo na remuneração. Para cumprir essa regra, é preciso prestar atenção em diversos pontos como carência, divisão de férias (15/15 dias), aviso, pagamento, etc.

A lei n.º 8.861 também garante o direito de licença-maternidade, que deve ser cedido e controlado pelo Departamento Pessoal. Qualquer outro tipo de afastamento, seja por atestado médico ou outros motivos, precisa ser informado ao departamento, que prepara a documentação, registra e arquiva todas as informações para eventuais consultas.

Além de cuidar desses afastamentos, também faz parte das rotinas do Departamento Pessoal organizar as escalas de trabalho para suprir essa ausência quando ela acontece, sem deixar que isso prejudique as demandas da empresa. Normalmente, a escala é alinhada com os gestores de cada setor.

7. Controle de encargos sociais e trabalhistas

Também faz parte das atividades do Departamento Pessoal fazer o recolhimento dos encargos sociais e trabalhistas. Cumprir essas obrigações é dever legal da empresa e o não cumprimento pode ocasionar multas.

Os encargos sociais são recolhimentos vinculados aos benefícios dos trabalhadores, como FGTS, INSS, entre outros. Já os trabalhistas são aqueles direcionados de forma direta aos trabalhadores, como 13º salário, adicionais e férias.

8. Controle de impostos, taxas e contribuições

Diversos tributos estão previstos no Código Tributário Nacional. Contudo, os que mais impactam as empresas são as taxas, impostos e contribuições. Confira a seguir quais são os mais importantes para as rotinas do Departamento Pessoal:

Impostos

Estes são os principais tributos e são os encargos relacionados ao patrimônio, renda e consumo. Os impostos mais comuns dependem da área de atuação da empresa e são divididos de acordo com o destino da arrecadação:

• Federais: Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)

• Estaduais: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)

• Municipais: Imposto sobre Serviços (ISS) e Imposto sobre Proprietários de Veículos Automotivos (IPVA)

Taxas

As taxas são tributos referentes a serviços prestados pelo Estado. Alguns exemplos de taxas cobradas pelo poder público são:

• Emissão de Documentos

• Registro do Comércio (Juntas Comerciais)

• Segurança contra Incêndios

• Fiscalização de Estabelecimento

Contribuições

As contribuições são diversas. Um exemplo é o Cofins, Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, que é um imposto federal calculado sobre a receita bruta das empresas. Ele é destinado para os fundos de previdência e assistência social e da saúde pública. Outra contribuição é o CPP, Contribuição Previdenciária Patronal, outro imposto para a seguridade social.

Uma empresa organizada mantém as obrigações tributárias em dia e, para conseguir isso, um bom planejamento é essencial. Fale com seu contador e procure um sistema de gestão integrado online, que ofereça ferramentas para um controle eficaz do recolhimento de impostos.

9. Acompanhamento das legislações trabalhistas

Os profissionais do DP precisam de um amplo conhecimento das leis trabalhistas, principalmente da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), assim como das leis tributárias.

Também precisam acompanhar constantemente qualquer alteração que aconteça na legislação. A empresa precisa estar sempre atualizada em relação a acordos e contratos, para garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos colaboradores.

10. Arquivamento

É papel do Departamento Pessoal manter a documentação de cada colaborador sempre atualizada, com documentos pessoais, contrato de trabalho, documentos de admissão e atestados médicos.

Além disso, também é importante manter a documentação de ex-colaboradores por algum tempo, porque pode ser necessária em casos trabalhistas ou outras situações. Nesse ponto, é essencial prestar atenção à segurança da informação para evitar o vazamento de dados confidenciais e os problemas associados a esses vazamentos.

Dicas para organizar as rotinas do Departamento Pessoal

Como fica claro, as rotinas do Departamento Pessoal dão bastante trabalho. Realizar essas tarefas exige não apenas um elevado grau de conhecimento e presteza como também bastante organização. Nesse sentido, oferecemos a seguir algumas dicas práticas que podem ajudar a equipe a trabalhar com mais eficiência. Confira:

1. Formalize os processos

É importante ter um mapeamento detalhado dos seus processos do Departamento Pessoal. Isso ajuda a entender com clareza quem são os responsáveis por cada uma das atividades que fazem parte desses processos e permite padronizar a execução dessas atividades.

Essa padronização é importante porque garante que o trabalho sempre seja feito da mesma maneira, com os mesmos prazos, e por qualquer membro do time. Isso, por sua vez, garante mais consistência e confiabilidade ao trabalho da equipe.

2. Centralize as demandas

Colaboradores do Departamento Pessoal costumam receber solicitações por muitos canais diferentes, desde emails até mensagens de WhatsApp. Centralizer essas demandas em um único local é uma maneira muito simples de organizar melhor as rotinas do departamento.

Isso pode ser feito com a ajuda de formulários customizáveis. Neles, é possível marcar determinados campos como obrigatórios, para garantir que a equipe sempre tenha toda a informação de que precisa. Portais de RH que permitem direcionar demandas a canais específicos também podem ajudar.

3. Mensure o trabalho

É essencial ter dados sobre o trabalho do Departamento Pessoal. Saber quanto tempo leva para fechar a folha de pagamento, quantos pedidos de férias foram processados em um mês ou qual membro do time está com mais demandas ajuda a planejar melhor o trabalho da equipe.

Com essas informações, torna-se possível oferecer prazos mais realistas aos clientes internos e externos. O time também se torna capaz de mensurar o próprio desempenho e avaliar se está com uma carga maior ou menor de trabalho do que em outros períodos.

4. Estabeleça metas

Uma vez que a equipe consegue ter informações confiáveis sobre seu trabalho, chega a hora de estabelecer metas para melhorar esse trabalho. Essas metas ajudam o time a avaliar a própria performance e a entender quais são seus principais desafios.

Podem ser metas como “fechar a folha de pagamento até o dia X do mês”, o “não deixar nenhum candidato sem resposta no processo seletivo”. Mesmo que elas não sejam cumpridas logo de cara, ainda servem de escala para medir o desempenho da equipe.

5. Automatize o que puder

Tarefas simples, repetitivas e que não exigem muita tomada de decisão podem (e devem) ser automatizadas. Isso não apenas agiliza o trabalho de rotina do Departamento Pessoal como também ajuda a evitar erros causados por falta de atenção ou inserção manual de dados.

Isso pode ser feito de diversas maneiras. Alguns clientes de email permitem automatizar o envio de mensagens, o que pode simplificar a comunicação com candidatos no processo seletivo. Também é possível usar ferramentas de integração como serviço (IPaaS) ou plataformas de gestão e automação de processos de negócio.

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Existem ferramentas que podem ajudar a organizar, padronizar e automatizar processos que levariam muito tempo para serem feitos de outra maneira.

Pipefy é uma plataforma onde você pode construir processos digitais do zero, ou usar modelos prontos, com facilidade e rapidez. Organize cada fluxo de trabalho por etapas, aplique etiquetas e colete informações relevantes para cada tarefa com eficiência. Nunca mais perca informações com confusões em planilhas, trocas de email ou papelada.

Todos os dados inseridos no seu processo ficam armazenados na nuvem, e você pode conectá-los com outros departamentos da sua empresa e gerar relatórios e painéis personalizados a partir deles. Pode também automatizar tarefas repetitivas e manuais sem precisar programar – liberando tempo da sua equipe para focar em estratégia e tarefas mais complexas.