Você já deve ter percebido que um número crescente de gestores está buscando saber como implementar o Scrum em suas empresas. Não é por acaso: a capacidade de ser ágil e de responder imediatamente às mudanças do mercado se tornou um pré-requisito nos dias de hoje, onde o ambiente de negócios é cada vez mais volátil e dinâmico.
A metodologia Scrum tem benefícios alinhados justamente a essa demanda, já que seu foco está na flexibilidade e na grande capacidade de adaptação das rotinas organizacionais.
Se você é responsável por gerenciar processos ou projetos dentro de uma empresa, precisa conhecer os benefícios e particularidades desse conceito. Se faz parte de algum projeto, também.
Ao longo deste artigo, vamos explicar melhor o que é Scrum, porque ele é vantajoso, quais são os requisitos para implementá-lo e como você pode facilitar essa implementação com o apoio da tecnologia.
O que é e para que serve o Scrum?
O Scrum é o que chamamos de framework: um grupo de práticas. O foco delas é otimizar a criação de produtos ou processos, definindo todo o trabalho que precisa ser feito e criando um sprint (um trabalho ágil e focado, que concentra esforços do time) a partir dele.
Ele é um método iterativo, o que significa que toda vez que o resultado do sprint é alcançado – ou seja, um novo produto/recurso é lançado – você volta ao início para iniciar um novo sprint.
Uma das características mais marcantes do Scrum é limitar estritamente o trabalho em andamento e estabelecer que um novo sprint não pode começar até que o anterior tenha sido concluído. Esses pontos podem até ser considerados restritivos por algumas equipes, mas funcionam muito bem para outras.
De acordo com o relatório The Impact of Agile Quantified, da CA Technologies, equipes que adotam a Scrum estritamente melhoram a qualidade de seus processos em 250%.
Sendo assim, os gestores que procuram entender como implementar o Scrum estão atrás justamente de sua agilidade e versatilidade. No Scrum, as entregas são divididas em demandas menores.
A ideia é focar o trabalho do time em questões específicas e aprimorar uma etapa de cada vez, até a entrega total do projeto/trabalho. Dessa maneira, o processo se torna mais claro e adaptativo. Ao estabelecer e cumprir um prazo, é possível aprender com ele e otimizar o próximo, sempre com total foco nas exigências do cliente.
Claro que essa é apenas uma visão geral sobre o conceito. Na verdade, suas possibilidades são amplas e podem variar de acordo com a realidade de cada negócio.
Qual é a diferença entre Scrum e Agile?
O Agile é uma metodologia de trabalho, criada no contexto da indústria de desenvolvimento de softwares. Ela é uma mistura de processos repetitivos e progressivos baseada na iteração contínua de teste e desenvolvimento ao longo do ciclo de vida de um projeto, seja ele um software, um produto, uma campanha etc.
No coração do Agile está a ideia de dividir um projeto em vários estágios chamados sprints, nos quais a equipe concentra esforços até sua conclusão – e passagem ao próximo sprint.
Para ajudar adeptos do Agile a entenderem e praticarem a metodologia, um conjunto de valores e princípios foi estabelecido por um grupo de 17 desenvolvedores há cerca de 20 anos. Esse conjunto de valores e princípios é chamado de Manifesto Agile. Esse documento é o núcleo do Movimento Agile (ou Ágil). Alguns dos seus preceitos são:
- Indivíduos e interações são mais importantes que processos e ferramentas;
- Um software é melhor que documentação para organizar o trabalho;
- Ter a colaboração do cliente é melhor que negociar contratos;
- Responder a mudanças é melhor que se ater a um plano.
O Scrum, por sua vez, é um framework que organiza e sistematiza o trabalho dentro do Agile, com uma série de práticas que devem ser seguidas. É uma metodologia ágil, simples e flexível, de forma a resolver problemas complexos de um projeto e entregá-lo com qualidade e rapidez.
Podemos dizer, dessa forma, que o Scrum é um conjunto de práticas de gestão de projetos que torna os preceitos Agile viáveis dentro de um ambiente de trabalho. Apesar de ter nascido no contexto da indústria de software como o próprio Agile, vale lembrar que o Scrum é adotado por diversas equipes em empresas de todos os portes e setores.
De acordo com o relatório 15th State of Agile, o número de equipes que adotam frameworks ágeis e não pertencem ao desenvolvimento de softwares dobrou entre 2020 e 2021, sendo que 27% delas usam algum modelo Agile no marketing, e entre 10% e 16% o aplicam nas áreas de Segurança, Vendas, Financeiro, RH e outros.
Qual é a diferença entre Scrum e Kanban?
Como mencionamos, o Scrum organiza o fluxo de trabalho de acordo com períodos de tempo (sprints). Cada projeto (uma nova funcionalidade ou campanha a ser lançada, por exemplo) é rigorosamente planejado, e o trabalho em andamento é limitado para garantir que a equipe entregue o esperado ao final do sprint.
O Kanban, que é bastante usado como uma representação visual do fluxo de trabalho, define o fluxo de trabalho com base em cada item, permitindo que as equipes adicionem outros itens conforme necessário (desde que esses novos itens possam ser absorvidos pela capacidade de trabalho da equipe e não causem gargalos ou retardem o andamento do trabalho).
No Kanban, o trabalho se limita em cada estágio/fase do processo e, à medida que o trabalho avança, mais trabalho pode ser continuamente adicionado, criando um fluxo constante. Não há a rigidez dos sprints, portanto.
A flexibilidade oferecida pelo Kanban pode ser vista como um ponto forte ou fraco – ao mesmo tempo que torna muito mais fácil adicionar ou remover atividades de acordo com as demandas, também pode haver sobrecarga pela necessidade de acelerar entregas. Para garantir que a capacidade de trabalho de cada equipe seja respeitada é preciso uma gestão responsável.
Princípios da metodologia Scrum
O Scrum pode otimizar a execução de processos baseado em três pilares: transparência, reflexão e adaptação. A metodologia usa uma abordagem de feedbacks e melhorias intensivas para agilizar as entregas ao mesmo tempo em que aumenta a previsibilidade sobre os resultados.
Transparência
Todos os aspectos do processo devem ser visíveis a todas as partes envolvidas. A ideia é que todos saibam o que cada um está fazendo, qual é o andamento, quais são os resultados. Esse controle ajuda a acelerar a execução e facilitar as trocas e feedbacks enquanto o processo acontece. As reuniões diárias de checagem de execução (daily) são muito comuns.
Reflexão
A ideia é que, a partir da transparência total, haja debates sobre os resultados parciais dos processos, para que melhorias sejam feitas enquanto ele progride. Por isso, a reflexão sobre os erros e oportunidades identificadas no fluxo de trabalho deve ser constante – com a ressalva de que não deve ser exagerada e supérflua, a ponto de comprometer prazos.
Adaptação
Adaptação significa melhorias em tempo real. No dito popular, “trocar o pneu com o carro andando”, se as reflexões detectarem que um ou mais aspectos do processo precisam mudar, é preciso que haja flexibilidade para implementar essa mudança. Ajustes rápidos evitam grandes mudanças no futuro, que podem ser mais caras e lentas.
Valores do Scrum
Foco
A ideia é manter o foco na entrega, algo que é natural dentro dos sprints (onde as tarefas são tão concentradas em um determinado período de tempo). Mas há outro sentido possível nesse foco: uma intimidade com o processo e um comprometimento total com sua melhoria, com feedbacks e identificação de erros e oportunidades.
Nada deve fazer a equipe desviar os olhares de suas entregas e da qualidade do processo – incluindo disputas internas e vaidades.
Comprometimento
O comprometimento é o que permite que os times sejam ágeis e eficientes no Scrum. Portanto, ele é essencial para consolidar essa metodologia. As equipes Scrum trabalham juntas como uma unidade, em que há total confiança, clareza e cooperação. O comprometimento é, portanto, com o trabalho em equipe e com o êxito conjunto na entrega desse trabalho.
Respeito
O modelo Scrum pede respeito entre todos os membros da equipe, inclusive os com funções gerenciais dentro do processo. Equipes ágeis atuam melhor quando colaboram e estão afinadas, quando as opiniões são levadas a sério e há acolhimento de novas ideias que merecem atenção. No final, todos colhem os resultados de um sprint juntos.
Coragem
A ideia é que a equipe tenha coragem para dar feedbacks honestos, assumir e refletir sobre problemas identificados e promover mudanças sempre que for necessário, independentemente do trabalho que isso vai gerar ou das demandas que podem afetar outras pessoas na equipe. O silêncio e o medo de se expressar podem comprometer o resultado do processo.
Abertura
Equipes que usam a metodologia precisam estar constantemente buscando novas ideias e oportunidades de aprendizado. Por outro lado, a abertura é importante na hora de passar feedbacks com radical candor, ou seja, honestos e diretos (mas sempre respeitosos), e também na hora de pedir ajuda e cobrar colaboração.
Processos, rituais e artefatos do Scrum
Os processos, eventos e artefatos do modelo Scrum são práticas e rituais que ajudam a organizar as a rotina das equipes que utilizam essa metodologia ágil. Alguns deles são:
Daily scrum
É uma reunião diária em que os chamados desenvolvedores (aqueles membros da equipe que entregam o trabalho) conversam sobre o progresso em direção ao objetivo do sprint e adaptam as atividades conforme necessário, ajustando o fluxo de trabalho e seus próximos passos. Uma reunião dessas deve ser programada para durar no máximo 15 minutos por dia.
Sprint
O sprint é basicamente a toada, o ritmo de trabalho e priorização característico do modelo Scrum. Cada sprint deve estabelecer um objetivo final, sobre o qual recairá o foco das ações da equipe, e deve durar no máximo um mês.
Product ou sprint backlog
Significa o conjunto de itens do backlog do produto (no caso do desenvolvimento de softwares em si) selecionados para o sprint pelos membros da equipe, além de um plano concreto para entregar o objetivo definido.
Sprint review
É uma espécie de checkpoint onde toda a equipe inspeciona o resultado do sprint junto às partes interessadas (pessoas relacionadas àquela atividade ou stakeholders) e determina futuras adaptações ou correções. As partes interessadas devem fornecer feedback sobre o andamento das atividades.
Sprint planning
Aqui é o momento em que todo o time estabelece o objetivo do sprint, o que pode ser feito e qual é a conclusão esperada do trabalho. O planejamento deve ter um timebox de no máximo 8 horas para um sprint de um mês, com um timebox menor para sprints mais curtos.
Sprint retrospective
É o momento em que a equipe avalia como foi o último sprint em relação à performance das pessoas, interações, processos, ferramentas e entregas. A partir daí, identifica melhorias para tornar o próximo sprint mais eficaz. Funciona como uma conclusão do sprint.
Quais são as funções presentes no Scrum?
A cartilha Scrum delimita algumas funções importantes para que os sprints se desenrolem conforme o planejado, de forma ágil, eficiente e interativa. Confira abaixo alguns desses papéis:
Product Owner
O product owner (ou responsável pelo produto) é aquele que tem e estabelece a visão geral do produto a ser desenvolvido (no caso de um software, por exemplo) e define a ordem de prioridade do backlog de produto. Aqui, produto pode ser transposto para projeto, como uma campanha publicitária ou a montagem de um treinamento.
Scrum Master
É uma pessoa especialista em Scrum, que baliza a atuação do time dentro dessa metodologia de forma a tornar tudo mais fluido, garantindo que os sprints evoluam conforme o esperado.
Desenvolvedores
Em uma equipe que usa Scrum, chamamos de desenvolvedor qualquer pessoa da equipe que seja responsável por entregar um trabalho, ainda que essa pessoa não tenha nada a ver com desenvolvimento de software.
Onde o Scrum é aplicável?
Apesar de ter nascido no contexto da indústria de desenvolvimento de softwares, como já mencionamos, o Scrum pode ser aplicado a qualquer equipe e a qualquer projeto, desde que se busque agilidade, qualidade nas entregas e melhoria contínua.
O Scrum foi, inclusive, incorporado pela automotiva Toyota, conhecida por seu modo de produção flexível, precisa e focada na entrega de valor aos clientes, que se popularizou nos anos 70 (o chamado Toyotismo).
Aprenda a identificar e remover gargalos dos seus fluxos de trabalho
Em entrevista ao portal Info Q, Nigel Thurlow, chefe de Agile na Toyota Connected (braço de inovação e tecnologia da Toyota), disse que a Toyota é uma empresa ágil por definição, e “foi foi configurada para se comportar como uma startup, mas com a estabilidade e o financiamento de uma corporação global”. Mas, segundo ele, o Scrum não garante a agilidade das equipes por si só.
“Assim como o Scrum não torna você Lean (com um método de trabalho enxuto, otimizado), ser Lean não significa que você é Agile. Você pode ser Lean sem ser Agile e pode ser Agile sem ser Lean. São conceitos diferentes, mas muito complementares. Queremos ser Lean, entregando o fluxo de valor da maneira mais eficiente possível, mas também queremos ser Agile, sendo capazes de responder rapidamente às mudanças na demanda do cliente ou do mercado, ou responder rapidamente a eventos desconhecidos”, afirmou Thurlow.
Ele sugere que o Scrum é um método interessante e fácil de seguir para startups que oferecem um número bem limitado de produtos e divide-se em poucos times (algo próximo da lógica one team one product).
Mas, na prática, a metodologia é usada por diversos departamentos de empresas e organizações, de universidades a setores militares, passando por times de Financeiro, RH e Vendas.
Quais são os principais benefícios desse método?
Para ter mais clareza sobre as suas principais características e entender o que esperar do processo de implementação, veja quais são os principais benefícios da metodologia Scrum:
Adaptabilidade
Normalmente, os métodos tradicionais são baseados em processos muito engessados, mas com custos e prazos que mudam constantemente. A metodologia Scrum prevê o inverso. Nela, a periodicidade e os recursos são constantes, mas os escopos se adaptam o tempo todo.
Isso acontece porque os profissionais da equipe têm mais autonomia. Com base nos recursos e no tempo disponível, eles podem pensar em novas estratégias e prioridades para agregar valor ao projeto. Tudo é feito com base no contexto do negócio, do time ou nas exigências do cliente.
Foco no usuário
Uma das principais diretrizes de como implementar o Scrum, como ainda vamos abordar, é dividir os processos em pequenas etapas. Em cada uma delas, só se avança para a fase seguinte quando todos os requisitos propostos são validados pelo usuário.
Ou seja, quando falamos em foco no usuário, significa que a peça central das entregas é quem realmente vai utilizar o produto ou o serviço. Sendo assim, as entregas e aprovações não se baseiam apenas nos componentes ou funcionalidades criadas para o produto, mas sim na usabilidade e no valor que trazem.
Agilidade nas entregas
Essas divisões de etapas que citamos são chamadas de sprints. A duração de cada sprint varia para que cada entrega possa compor o todo com mais previsibilidade e celeridade.
Mais que uma maneira de subdividir o processo para torná-lo adaptável, isso também contribui para aumentar o engajamento. Afinal, o cliente recebe entregas com mais constância e o time tem a sensação de “dever cumprido” continuamente, e não só de objetivos a longo prazo.
Satisfação dos times
Por falar na garantia de times mais engajados, isso vai muito além da satisfação das entregas em si. Na verdade, os gestores que entendem como implementar o Scrum também descobrem que podem ter profissionais mais ativos e colaborativos ao seu lado.
Isso porque os membros da equipe se tornam mais empoderados para tomar decisões, trabalham com mais fluidez diante de suas demandas, observam resultados em tempo real e têm mais liberdade para atuar nas competências que mais gostam, em que se saem melhor.
Como implementar o Scrum na sua empresa?
É importante esclarecer a base geral de como implementar o Scrum para que sua empresa possa ter sucesso nessa adesão sem perder muito tempo. Por isso, não deixe de seguir as recomendações abaixo:
Escolha bem o product owner
Tenha critério para escolher o product owner do seu projeto. Sua função é entender os requisitos do cliente e transmiti-los ao time, com uma visão completa do que é produzido.
Tenha uma equipe de desenvolvimento
Os membros da equipe devem ser multidisciplinares. Além das habilidades exigidas para executar o projeto, os profissionais devem ter engajamento e autonomia para tomar decisões.
Trabalhe no backlog
Antes de começar o projeto, é preciso listar e definir uma ordem de prioridade a tudo o que precisa ser feito para atingir os objetivos finais. O nome desse documento (ou lista) é backlog.
Reuniões são essenciais
Diariamente, o time deve se juntar por no máximo 15 minutos e discutir o que foi feito no dia anterior. Isso ajuda a direcionar o sprint e a entender suas oportunidades ou impedimentos.
Planeje o Sprint
Todo sprint deve ser planejado com base no backlog. O product owner é quem guia suas definições ao lado da equipe. As decisões precisam ser revistas constantemente nas reuniões.
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