Como aplicar os modelos top-down e bottom-up na gestão da sua empresa?

Entender os conceitos e as diferenças entre top-down e bottom-up e saber como aplicar cada modelo é decisivo para a estratégia de gestão da sua empresa. Isso porque esses dois modelos de gestão são importantes para otimizar a resposta dos times às demandas e tirar a empresa da estagnação. Afinal, para prosperar em um mercado tão dinâmico e competitivo, é fundamental adotar as abordagens gerenciais mais alinhadas às pretensões e desafios que influenciam cada negócio.

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Acompanhe este artigo para entender como aplicar os modelos top-down e bottom-up na sua empresa, qual a diferença entre os modelos, quais suas principais vantagens e desvantagens, e como melhorar seus processos a partir deles.

O que é top-down? 

Top-down pode ser traduzido como “de cima para baixo”. Ele é um modelo de gestão que, como o nome sugere, prevê que a tomada de decisões sobre os processos seja feita inteiramente pelos cargos mais elevados da empresa.

Podemos dizer que esse é o formato considerado mais tradicional. Isso porque ele propõe a criação de uma hierarquia, em que tudo parte das lideranças nas cúpulas mais altas.

Principais vantagens

O método top-down é mais rígido e estruturado. Por isso, equipes com múltiplas subequipes, várias partes diferentes,ou com qualquer outro fator que dificulte a organização dos processos, terão benefícios ao incorporar elementos do método top-down.

Confira mais das principais vantagens do top-down:

Tomadas de decisão rápidas

No top-down, a tomada de decisão é mais rápida, uma vez que poucas pessoas estão envolvidas no processo. Essas decisões geralmente são tomadas de forma estratégica, visando majoritariamente resultados financeiros, e são baseadas no mercado.  

Execução ágil

Como as decisões são tomadas mais rapidamente, a execução também se torna mais ágil. A diretoria (ou liderança) define os próximos passos, comunica ao resto da empresa, e automaticamente os times passam a executá-los e colocar a estratégia em prática.

Maior controle sobre o orçamento e a execução

Outra vantagem desse modelo de gestão está relacionada à uniformidade dos processos que ele proporciona. As decisões são tomadas por um grupo de pessoas e transmitida aos demais, permitindo assim um maior controle sobre o negócio, principalmente sobre o orçamento, planejamento financeiro e execução dos processos.

Vale ressaltar que as pessoas em cargos mais altos comumente têm mais proximidade dos indicadores financeiros da empresa, facilitando a criação de estratégias para controle, corte ou relocação do orçamento.

Principais desvantagens

A gestão top-down traz alguns riscos que devem ser levados em consideração. Os principais deles estão relacionados à desarmonia entre os times, insatisfação dos colaboradores e discrepâncias operacionais.

Metas inancalçáveis

A verdade é que a diretoria dificilmente compreende de forma exata o dia a dia dos colaboradores, sua carga de trabalho e os desafios rotineiros. Isso faz com que as decisões tomadas no modelo top-down nem sempre sejam factíveis para o resto do time.

É o caso da definição de metas inalcançáveis ou confusas. Por exemplo: estabelecer a meta de aumentar em 70% as vendas, sem considerar que o time comercial já está sobrecarregado ou com algum outro tipo de dificuldade operacional.

Equipe com baixa autonomia

A gestão top-down pode limitar a criatividade e atrasar a resolução de problemas. Isso acontece porque nesse modelo a equipe tem pouca ou nenhuma autonomia. Quando as decisões são tomadas somente pelas lideranças, o clima organizacional é prejudicado e o engajamento dos colaboradores é mais baixo.

Falta de senso de equipe e envolvimento

Relacionado ao tópico anterior, outra desvantagem do top-down é a falta de senso de equipe e pouco envolvimento das pessoas colaboradoras. As pessoas que não estão em lugar de decisão podem sentir que não tem voz na companhia, o que aumenta a insatisfação e diminui a taxa de retenção de talentos.

Quando usar a abordagem top-down?

O modelo top-down pode ser bastante benéfico para organizações que não visam a criação de novas soluções, mas, sim, a eficiência e a agilidade dos seus processos.

É o caso de empresas que já têm produtos conhecidos e consolidados no mercado e que, agora, buscam aumentar a sua competitividade trabalhando questões como preços, qualidade, aprimoramento dos seus serviços e outros, por exemplo.

Momentos de crises também são boas oportunidades para aplicar a abordagem top-down, uma vez que sua resposta rápida pode salvar a empresa.

O que é bottom-up? 

No outro lado, existe a estrátegia de gestão bottom-up, guiada “de baixo para cima”. Sua proposta é otimizar a comunicação interna para que ela viabilize um gerenciamento horizontal, onde as decisões podem ser tomadas por todos os membros da equipe.

Ou seja, as relações hierarquizadas dão lugar ao empoderamento dos colaboradores. Eles são incentivados a inovar, compartilhar suas opiniões e influenciar o andamento dos processos.

Principais vantagens

Com o modelo bottom-up, os colaboradores ficam constantemente envolvidos no processo de tomada de decisão e isso traz muitas vantagens para o negócio. Confira as principais:

Maior participação e autonomia das equipes

O bottom-up segue uma linha de gestão mais horizontal, na qual a opinião dos colaboradores é valorizada e, mais que isso, solicitada. Isso resulta em uma equipe mais participativa e com mais autonomia. Essa flexibilidade torna os times mais engajados — e todo mundo ganha com isso.

Mais espaço para inovação e criatividade

Outra vantagem desse modelo de gestão é a oportunidade de ampliar as discussões antes de tomar alguma decisão. Isso contribui para trazer outras perspectivas sobre o tema, tornando a discussão mais rica e construtiva.

Essa metodologia de trabalho tem se mostrado cada vez mais popular entre as empresas exatamente porque proporciona soluções disruptivas, e deixa o time mais livre para criar e aproveitar ao máximo seu potencial.

Menos conflitos

Justamente por envolver o time em grande parte das decisões, o bottom-up reduz conflitos e falhas na comunicação. Ele contribui diretamente na melhora do clima organizacional da empresa e costuma ser mais interessante para a jornada dos colaboradores.

Principais desvantagens

Por que, então, todas as empresas não adotam o bottom-up? O motivo é que, apesar das vantagens, esse modelo não é para todos e traz consigo alguns desafios, principalmente em empresas maiores e mais tradicionais.

As desvantagens do bottom-up estão ligadas ao tempo de tomada de decisão, comunicação mais complexa e falta de controle sobre o orçamento. Entenda:

Tomadas de decisão mais demoradas

Por envolver mais pessoas, a gestão bottom-up costuma ter tomadas de decisões mais demoradas. Além disso, esse processo se torna mais complexo e, se não tiver cuidado, menos assertivo. Isso acontece porque alguns times podem ter o olhar enviesado para as suas próprias tarefas e não o negócio como um todo.

Comunicação complexa

Com o bottom-up, a comunicação se torna mais complicada porque é sempre necessário envolver diversos times quando há alguma demanda. Isso, por exemplo, pode resultar em um excesso de reuniões para manter todos alinhados.

Uma dica é investir e aprimorar a comunicação interna, tendo uma metodologia onde as respostas sejam mais rápidas e assertivas. Assim, você elimina gargalos e tem outros benefícios, como um time mais interessado.

Maior exigência de resultado das equipes

Por ter mais autonomia, as equipes podem ser mais cobradas em relação aos resultados. No bottom-up, se espera soluções mais criativas, times mais engajados e empenhados, o que infelizmente nem sempre é a realidade. Por isso a exigência de resultados nesse modelo é maior e deve-se estar com um olhar atento aos indicadores de produtividade.

Quando usar a abordagem bottom-up?

Uma estratégia de gestão bottom-up costuma trazer bastante benefício para empresas que ainda estão se consolidando no mercado, e também para aquelas que precisam inovar sempre, seja com produtos ou serviços.

Isso quer dizer que esse formato tende a atender bem negócios que não têm como principal objetivo aprimorar processos ou reduzir custos, mas que visam inovação com velocidade, sendo esse um dos seus diferenciais competitivos.

O estilo de gestão bottom-up resolve muitos problemas que surgem na abordagem top-down. As vantagens do bottom-up o tornam ideal para equipes criativas e setores nos quais a colaboração é fundamental, como o desenvolvimento de software, design de produtos, entre outros.

Vale ressaltar que equipes menores tendem a se beneficiar mais do bottom-up e que o modelo pode ser usado para controlar o turnover.

Quais as diferenças entre os modelos top-down e bottom-up?

Como já mostramos, os modelos top-down e bottom-up são bem diferentes entre si. Em resumo, as principais diferenças são:

• Decisões tomadas pelos cargos mais altos (top-down) ou com participação de todos os colaboradores (bottom-up);
• Autonomia da equipe (maior no bottom-up);
• Gerência vertical (top-down) ou horizontal (bottom-up);
• Cultura organizacional (centrada na liderança no top-down).

Para escolher o modelo mais adequado para sua empresa, é importante levar em consideração o perfil de trabalho da sua equipe, porte da empresa, estrutura do mercado do negócio e os objetivos de gestão.

É possível usar esses modelos de gestão em conjunto? 

É comum que a gestão top-down pareça muito engessada e a bottom-up desorganizada demais. Dessa forma, é possível utilizar uma abordagem híbrida com alguns elementos de cada. Veja dois exemplos:

• Método híbrido de definição de objetivos e principais resultados (OKRs): os objetivos mais amplos são estabelecidos pela empresa, mas os principais resultados são definidos pelas equipes e indivíduos.
• Gestão democrática: líderes trabalham com os membros da equipe para determinar quais decisões devem ser feitas por cada nível, permitindo uma colaboração melhor sem alterar a estrutura.

Top-down e bottom-up: exemplos e aplicações nas empresas 

Veja um exemplo de aplicação da gestão top-down:

Em uma grande empresa multinacional, o CEO decide que a companhia precisa implementar um novo sistema de gerenciamento de processos para melhorar a produtividade da empresa. Sem buscar opinião de gerentes ou colaboradores, ele informa a equipe executiva da sua decisão e fornece as diretrizes para a implementação do novo sistema.

A equipe executiva então comunica ao resto da empresa sobre a decisão e dá instruções sobre os próximos passos e tarefas. Os chefes de departamento ficam responsáveis por supervisionar a execução do processo.

A decisão do CEO sobre a implementação do novo sistema, junto com as informações e instruções dadas pela equipe executiva, descem na hierarquia por meio da comunicação com os chefes de deparmento, gerentes e outros colaboradores individuais. 

Agora, veja um exemplo de aplicação da gestão bottom-up:

Uma pessoa colaboradora percebe que o fluxo de solicitações de reembolsos não está funcionando como deveria. Essa pessoa então tem a ideia de implementar um software que automatize esse processo. A ideia é apresentada ao resto do seu time em uma reunião e todos concordam e elaboram juntos sobre como colocá-la em prática.

A ideia é passada então o chefe do departamento, que também dá sua contribuição criativa para melhorar a solução. Se a ideia for aprovada pela diretoria, é hora de elaborar um plano de ação e relocar os recursos necessários. A execução do projeto é, então, feita.

Depois de executado, o projeto deve ser avaliado para mensurar seus resultados. Também é importante a presença de feedbacks constantes durante o processo.

Como adotar o modelo top-down ou o bottom-up na sua empresa? 

Como citamos acima, você não precisa escolher necessariamente entre top-down e bottom-up. É perfeitamente possível migrar entre ambos. Não é porque você implementou uma metodologia que não é mais possível mudar para a outra. Na verdade, a ideia é justamente se adaptar à realidade e ao momento atual do negócio.

Ou seja, se a sua empresa está em uma fase em que precisa se readaptar ao mercado ou gerar inovações ao seu público, então a melhor saída é implementar processos em bottom-up. Depois que as mudanças tiverem uma boa consolidação, você pode buscar por níveis melhores de performance e eficiência mudando o gerenciamento delas para o top-down. 

O inverso também é válido: caso você tenha uma gestão hierarquizada, mas precisa integrar novas soluções e alternativas com o apoio dos colaboradores, procure horizontalizá-la. 

Como otimizar seus processos independentemente do modelo de gestão?

Cada empresa tem necessidades de gestão muito particulares, mas todas podem contar com a ajuda da tecnologia. Com um software de gerenciamento, você otimiza seus processos, tem melhor visibilidade sobre cada etapa, mensura resultados, elimina erros e automatiza tarefas repetitivas.

Pipefy, por exemplo, é uma plataforma que não requer conhecimento de código, e permite a qualquer equipe de negócios criar a otimizar seus próprios workflows. Isso desafoga o backlog do TI, torna processos até 295% mais eficientes e conecta diferentes áreas da empresa para garantir uma experiência positiva a clientes internos e externos.

Use os formulários facilmente editáveis do Pipefy para coletar informações precisas a cada etapa do processo. Disponibilize esses formulários em portais para centralizar canais de atendimento de demandas. E use a IA do Pipefy para saber como você pode melhorar seus processos imediatamente.

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