Aprenda o que é Total Cost of Ownership (TCO) e como calculá-lo

O total cost of ownership (TCO) é uma métrica estratégica para qualquer empresa que queira fazer compras estratégicas e focadas em resultados. Trata-se de um indicador importante quando, por exemplo, uma fábrica adquire um insumo, ou uma empresa fecha um contrato para usar um software. 

Nos dois casos, há custos associados a essas compras: armazenamento e transporte, quando falamos dos insumos, aprendizado, suporte e soluções associadas, quando o exemplo é o software. Se você quer ajudar a tornar sua empresa mais eficiente, leia este texto e aprenda o significado de total cost of ownership (TCO), como calculá-lo e como reduzi-lo. 

O que é total cost of ownership (TCO)?

O total cost of ownership ou TCO é o custo total associado a uma aquisição de bem ou serviço – que vai além do preço pago na transação comercial com o fornecedor em si. Ou seja – inclui todas as despesas operacionais envolvidas na compra.

De acordo com a consultoria Gartner, a métrica se refere a “uma avaliação abrangente da tecnologia da informação (TI) ou outros custos da empresa ao longo do tempo”. “Para TI, o TCO inclui aquisição de hardware e software, gerenciamento e suporte, comunicações, despesas do usuário final e o custo de oportunidade de tempo de inatividade, treinamento e outras perdas de produtividade”, completa a Gartner. 

Portanto, podemos perceber que o TCO é um somatório de despesas ao longo de todo o ciclo de vida do produto/serviço, que precisam ser previstas desde o momento da compra para um cálculo mais realista do ROI (Return on Investment).

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Qual é a importância do TCO?

A importância de calcular o TCO para toda e qualquer compra é estimar o seu real impacto nas finanças da empresa, e, assim, decidir se ela é vantajosa ou não. Isso faz toda a diferença para:

• Evitar desperdícios de recursos
• Gerar dados relevantes para a tomada de decisão quanto ao melhor fornecedor
• Tornar os investimentos mais estratégicos
• Preparar melhor a empresa para efetuar determinado investimento
• Integrar o planejamento de diferentes departamentos 

Um exemplo: a compra de um software para a gestão da folha de pagamento. Uma vez adquirido, imagine que sejam necessários dois dias completos de treinamento para que os colaboradores aprendam a navegar na plataforma. Essas horas de trabalho devem ser contabilizadas. 

Se o suporte não estiver no escopo do contrato, ele também deve ser incluído como custo. Imagine que o software não possa rodar em alguns computadores mais obsoletos por alguma especificação. Conte também com as despesas para substituir essas máquinas. 

Por fim, se o sistema demandar múltiplas demandas ao TI para ser utilizado, é provável que a empresa considere aumentar esse time para dar conta das inúmeras solicitações. O pagamento desses novos colaboradores precisaria, portanto, ser somado ao TCO. 

Nesse mesmo exemplo, muitas outras despesas podem ser agregadas ao total cost of ownership mediante análise das lideranças envolvidas no processo de aquisição, como tempo de gestão de sistemas, eletricidade utilizada, seguros e outras despesas gerais.

Por que o TCO é estratégico?

Cada vez mais, as compras de uma empresa precisam estar totalmente alinhadas a seus objetivos de negócios – e permitir seu rápido alcance. 

Quando falamos do significado de TCO para o TI, por exemplo, falamos de escolhas que podem fazer a diferença para a lucratividade da empresa. Um software promissor, mas com um TCO expressivo, pode minar o próprio objetivo da compra, gerando mais despesas e custos frente à agilidade nos negócios esperada com a decisão de compra. 

De acordo com a consultoria Gartner, mesmo com um aumento esperado dos gastos em TI em 2024 maior que nos últimos dois anos (de 6,8%, contra 3,3% em 2023 e só 0,3% em 2022), o cenário é de uma certa “fadiga” dos CIOs. Eles não querem se comprometer com grandes despesas – principalmente se os benefícios não estiverem bem fundamentados. 

“A fadiga da mudança pode manifestar-se como resistência à mudança – com os CIOs hesitando em assinar novos contratos, comprometer-se com iniciativas de longo prazo ou contratar novos parceiros tecnológicos. Para as novas iniciativas, os CIOs exigem níveis mais elevados de mitigação de riscos e maior certeza de resultados”, analisa a Gartner. 

Especialmente nesse cenário, é importante calcular o TCO e compará-los com a eventual receita que a escolha do software será capaz de gerar ao longo dos anos. 

Como calcular o TCO?

Calcular o TCO é fundamental para uma tomada de decisão mais precisa e informada. Como já mencionamos, o cálculo do TCO é relativamente simples: basta somar diversos custos provocados pela contratação, por exemplo, de um software durante determinado período. 

Vamos exemplificar com algumas despesas que você deve considerar na fórmula do total cost of ownership (TCO) da sua compra:

• Custo de aquisição (compra): inclua o preço de compra do bem ou serviço. Considere aqui despesas adicionais diretamente ligadas à aquisição, como impostos, taxas de importação, custo de implementação (que pode incluir despesas com treinamento de pessoal, customização e configuração) e outros.
• Custos operacionais: calcule os custos contínuos de operação, como despesas de energia, manutenção regular e custos de pessoal. Não esqueça das despesas com licenças, atualizações de software e outros gastos recorrentes. 
• Custos de manutenção: considere os custos relacionados à manutenção preventiva e corretiva ao longo do tempo.
• Custos de treinamento e suporte: inclua despesas associadas ao treinamento necessário para a boa utilização do bem ou do serviço, assim como os custos de suporte técnico.
• Custos de downtime: leve em consideração, aqui, os impactos financeiros relacionados a eventuais períodos de inatividade. Eles podem levar a perdas de produtividade, receita perdida e custos adicionais de recuperação.

Considere essas despesas pelo período de vida útil do produto – se for um serviço, pelo prazo do contrato ou uma fração dele, de acordo com os cálculos estratégicos para a empresa. 

A fórmula geral para o custo total de propriedade é a soma de todos esses custos estimados ao longo de todo esse período.

Exemplo de cálculo do TCO

Vamos usar o exemplo de uma equipe de TI, que precisa avaliar dois softwares para a automatização e gestão de processos de dois departamentos: Compras e Recursos Humanos, após uma série de requisições dessas linhas de negócio.

As licenças para o uso do software A custam, digamos, 2 dinheiros. Sua implementação está incluída, mas o suporte é avulso e custa mais 2 dinheiros pelo tempo do contrato. 

Para que o software seja usado, são necessárias duas semanas de treinamento, e a contratação de dois profissionais para dar suporte à migração dos processos. Digamos que esses custos envolvem mais 3 dinheiros. 

Quando as pessoas começarem a usar o software, precisarão adicionar usuários convidados – clientes externos e internos, que desejam monitorar o status de seus pedidos a esses departamentos. O custo para a adição desses usuários é estimado em mais 4 dinheiros.

Por fim, um profissional sênior de TI precisará ser contratado para dar conta da demanda por automações – ele custa mais 2 dinheiros por ano. 

Dessa forma, tomando todos os custos descritos, o TCO desse software custará 11 dinheiros. 

Agora, imagine o software B. Ele custa 4 dinheiros em um ano. Porém, o suporte já está incluído, e não são necessários 15 dias de treinamento para seu uso – três já são suficientes. Vamos dizer que esse tempo valha 1 dinheiro. 

A migração dos processos é feita pelos próprios profissionais de RH e Compras, apenas com a supervisão do time do software e da equipe de TI que já está nos quadros da empresa. 

A empresa, para otimizar resultados, decide contratar apenas um coordenador para o projeto, por 2 dinheiros ao ano. Os usuários convidados – não importa quanto sejam – não são cobrados. 

Temos assim um TCO de apenas 7 dinheiros. Nessa comparação, entre 11 e 7 dinheiros, temos um exemplo de como apenas o valor da aquisição não é o suficiente para determinar se uma escolha será mais barata ao longo do tempo que a outra. 

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