Como criar um processo de abertura de vagas à prova de erros com o Pipefy

Times de Talent Acquisition enfrentam diferentes desafios para gerenciar um fluxo de recrutamento eficiente e organizado, especialmente quando é preciso atingir crescimento acelerado e ágil sem perder informações de candidatos pelo caminho, realizar constantes verificações e repassar atualizações para gestores e outros times. 

Idealmente, o RH deve criar uma série de etapas para padronizar o fluxo e garantir que todas as informações fiquem conectadas, facilitando o trabalho do Recursos Humanos como um todo para garantir tanto uma experiência positiva para os candidatos como fluida para recrutadores. Neste artigo, vamos analisar de perto o processo de abertura de vagas.

O que é abertura de vagas no RH?

Para o RH, o processo de abertura de vagas surge de uma demanda de outra área da empresa para a contratação de um profissional. É por meio desse processo que novas pessoas entram na empresa, seja para substituir alguém que saiu, seja para ampliar os recursos humanos de que a organização dispõe.

Gerenciar essa demanda de outras áreas por profissionais é uma das rotinas do HR. No entanto, essa tarefa quase sempre envolve outros departamentos. Por isso, comunicação clara e eficiente entre as áreas de negócio é essencial para que o processo corra bem.

Ferramenta para abrir vagas

Por tratar-se de uma tarefa rotineira e que exige um grau elevado de organização, a abertura de vagas pode se beneficiar bastante do uso de uma ferramenta específica. Gerenciar um processo de abertura de vaga por meio de uma plataforma especializada ajuda a centralizar comunicações e garantir que cada etapa do fluxo de trabalho seja realizada de acordo com as regras da empresa.

Esses são alguns dos benefícios que o Pipefy oferece. Cada organização pode usar o Pipefy para seu processo de abertura de vagas, adaptando o workflow conforme necessário. É possível estabelecer regras de execução para que o processo só avance quando está pronto para avançar, e garantir a realização adequada de cada uma das tarefas que compõem esse processo.

O Pipefy também ajuda a centralizar comunicações, e permite o envio de notificações e e-mails automáticos a colaboradores e candidatos. Com isso, fica mais fácil manter todos os envolvidos a par do andamento de cada solicitação. Isso é especialmente importante num processo longo e com muitas pessoas envolvidas, como é o caso da abertura de vagas.

Abertura de vagas: o primeiro passo para contratar colaboradores

Antes de contratar, é preciso existir a necessidade de contratação de pessoal — que vem do crescimento do time ou da substituição de algum funcionário que foi promovido ou que deixou o cargo. Mas a abertura de vagas é apenas o ponto de partida de um fluxo muito maior, que termina efetivamente com um novo colaborador contratado. 

O processo de recrutamento tem início com a abertura de vagas feita pelo gestor do setor, parte para o processo de seleção de pessoas, depois para a contratação de candidatos e, por último, encerra com o onboarding de colaboradores. Por isso, é essencial seguir um processo estruturado  logo no começo, pois isso se reflete no decorrer de todo o fluxo de ações.

Por que a solicitação de vagas é crucial para qualquer empresa? 

A requisição de pessoas (ou de abertura de vagas) é o pedido formal que gestores de departamentos fazem aos Recursos Humanos. É um processo interno, não sendo uma descrição da vaga e muito menos o que será publicado externamente para divulgação da oportunidade. 

São os dados necessários que o RH precisa para aprovar ou não a existência de um novo cargo na empresa. O documento para abertura de vagas (que normalmente é um formulário) é indispensável, pois fornece uma explicação detalhada da necessidade da vaga e justifica o quanto de orçamento deve ser alocado para a nova oportunidade. 

Veja os principais ganhos de um processo estruturado de abertura de vagas: 

• Redução do tempo de contratação de colaboradores;
• Histórico desde o início do processo com todos os dados da vaga;
• Melhor comunicação e colaboração entre o RH e gestores de times;
• Redução de erros e ganho de tempo com visibilidade de informações; 
• Maior envolvimento das partes interessadas no processo de recrutamento;
• Maior assertividade no trabalho de recrutadores com todos os dados claros.

Para atingir os benefícios listados, é preciso aperfeiçoar o fluxo de processos com um sistema que orquestre toda a operação. Desse modo, é possível eliminar documentos em papel, emails perdidos, ligações de telefone e planilhas bagunçadas, e obter um processo padronizado, ágil e centralizado. 

Como criar um processo de abertura de vagas eficiente no Pipefy

Na Galeria de Templates do Pipefy, você encontra um modelo de processo de abertura de vagas, que funciona como ponto de partida para maiores customizações. Este fluxograma representa parte deste template básico:

Lembre-se de que este é o começo e uma versão simples de como um fluxo de abertura de vagas pode ser feito dentro no Pipefy; tudo depende das necessidades e da complexidade do seu processo. Vamos conferir cada uma das fases e aprender a enfrentar os desafios listados!

Etapa 01: Como receber solicitações padronizadas de novas vagas 

A requisição é o início do processo, quando o gestor preenche um formulário com respostas relacionadas à posição e o porquê de existir um novo pedido. Este formulário pode fazer parte de um ATS (Applicant Tracking System) ou de uma plataforma HRMS (Human Resource Management System).

Com um sistema para gerenciar o processo, os dados ficam conectados com outras etapas do recrutamento, unificados em uma fonte, e o histórico pode ser consultado em poucos cliques. Com o Pipefy, é possível criar um formulário de abertura de vagas e customizá-lo de acordo com as suas exigências, criando o modelo perfeito para você. 

Formulário de abertura de vagas

No Pipefy, você personaliza os formulários como quiser, sendo que eles caem em um fluxo de trabalho quando enviados, assumindo o formato de cards.  Os campos do formulário podem ser obrigatórios para que nenhuma informação seja esquecida e outros podem ter regras condicionais, de modo que os campos aparecem ou somem conforme as respostas são preenchidas.

Os formulários públicos são o meio ideal para receber solicitações, pois você compartilha um link único com os líderes de time sem que eles precisem logar em qualquer plataforma. Entre os campos essenciais para se ter em um formulário de abertura de vagas, não podem faltar: 

• Nome do Solicitante;
• Email;
• Título da Vaga;
• Área;
• Nível;
• Tipo da Vaga;
• Perfil da Vaga;
• Motivo de Requisição;
• Salário;
• Centro de Custo.

Claro que mais campos podem ser adicionados, caso façam sentido para o seu processo, como data desejada de início, modelo de contratação (CLT ou PJ), duração de contrato (temporário ou não), perguntas adicionais, entre outros. O Pipefy permite que você crie diferentes tipos de campos, então sinta-se livre para personalizar como quiser. 

Portais: todos os formulários em um só lugar

Um portal é outro recurso do Pipefy muito útil para solicitações. Ele nada mais é do que uma página que reúne vários formulários agregados, podendo centralizar  tudo de um departamento específico. Por exemplo, você pode criar um portal de RH e colocar nele formulários de diferentes processos do Recursos Humanos, como Desligamento de Colaboradores e Avaliação de Desempenho.

Recrutadores e gestores em sintonia

Caso você deseje, é possível habilitar o recurso de status de solicitações e permitir que gestores acompanhem o desenrolar do processo. Eles podem visualizar em qual fase a solicitação está (aprovação, divulgação etc.), e enviar comentários e informações adicionais para o card da vaga. Desse modo, não é preciso fazer follow-ups recorrentes, já que todos têm clareza do status do pedido.

Etapa 02: Aprovação da Vaga

Depois de o gestor do setor enviar a requisição de trabalho, é hora do RH avaliar a possibilidade de abertura ou não da oportunidade. Pontos como orçamento do time, senioridade da vaga (o que vai dispensar maior ou menor tempo dos recrutadores), escopo do trabalho e área de atuação precisam ser cuidadosamente avaliados. 

Como o formulário de requisição contém campos obrigatórios e personalizados, você tem em mãos todas as informações para tomar a decisão com segurança. Dependendo do cenário do time, o gestor de RH sozinho ou em conjunto com outros tomadores de decisão aprovam a solicitação para a próxima fase.

Automações para agilizar o trabalho do RH

Toda requisição de abertura de vagas cai na primeira fase do fluxo no Pipefy, que é a análise e aprovação da solicitação. É possível criar automações para que determinados recrutadores do time sejam designados em cada um dos cards de solicitação.

Desse modo, eles são notificados assim que um novo pedido de pessoal chegar ao fluxo do Pipefy. Você pode afunilar essas regras, e fazer com que recrutadores específicos sejam designados conforme o departamento das vagas, por exemplo.  

Fluxo de aprovação e disparo de emails automáticos

Caso a solicitação da vaga seja aprovada pelo gestor, o card pode ir automaticamente para a próxima fase — Preparar Divulgação. Se o pedido for recusado, um novo campo é aberto e detalhes da negativa são fornecidos. Neste cenário, é possível configurar um disparo automático de email. Assim, o solicitante da vaga é notificado detalhes da recusa. 

Etapa 03: Preparar Divulgação

Depois da aprovação, é chegado o momento de divulgar a vaga internamente na própria empresa ou ao público geral. Recrutadores estabelecem o período de início e término de divulgação, e redigem a descrição para comunicação geral. É preciso ficar atento ao volume de candidaturas recebidas, pois é comum postergar ou antecipar o período de divulgação conforme o recebimento dos CVs. 

Conexão com o processo de recrutamento e seleção

Quando as vagas são divulgadas, o processo de recrutamento já deve estar pronto para receber as candidaturas. Por isso, é importante conectar os processos de solicitação de abertura de vagas e recrutamento, assim as informações são compartilhadas entre os fluxos e garantem a centralização de informações do início até o fim.

Automações para notificações e divulgação

Você pode integrar o Pipefy com outras plataformas, como o Slack e Microsoft Teams, e notificar gestores e até divulgar em canais da empresa quando as vagas são disponibilizadas. Além disso, ao criar automações nos campos de datas, o card com a solicitação de abertura é movido automaticamente para a fase de Vagas Abertas no dia selecionado.  

Com o alto volume de candidaturas, é fácil se perder em meio aos prazos, e dependendo da urgência de contratação, você não tem muito tempo disponível. Por isso, os alertas do Pipefy notificam todos os envolvidos, sejam recrutadores ou gestores, do status de cada posição.

Etapa 04: Vagas Abertas

Quando as vagas estão abertas, é hora de divulgar e esperar pelo recebimento de CVs, além de, é claro, iniciar o processo de recrutamento em paralelo. A divulgação das vagas pode ocorrer na página de carreiras (lembre-se dos portais do Pipefy), nas redes sociais como LinkedIn e em sites de emprego focados em divulgação de novas oportunidades. 

Um fluxo contínuo e conectado

Com fluxos conectados no Pipefy, as informações desde a abertura de vaga e o recrutamento do candidato são carregadas até o onboarding do colaborador. Desse modo, recrutadores e gestores têm visibilidade de toda a operação, e conseguem consultar esses dados em poucos cliques com aplicação de filtros. 

Um banco de talentos à disposição

No processo de recrutamento, caso o candidato não seja aprovado, é possível adicioná-lo a um banco de dados (database) e criar um talent pool que já contenha todas as informações dos  candidatos. Desse modo, é muito mais fácil consultar profissionais que não foram qualificados para uma vaga em específico, porém que podem ser ideais para outras. 

As informações ficam salvas no Pipefy, beneficiando times de RH como um todo. Os databases podem ser acionados em qualquer fase do processo, e você pode puxar as informações diretamente deles nos cards dos candidatos, o que garante total visibilidade.

Etapa 05: Divulgação Concluída

Quando o período de divulgação é concluído, os recrutadores dão continuidade ao processo de recrutamento, realizando triagens, entrevistas e os testes com os candidatos, envolvendo os gestores quando preciso. Se for necessário, a vaga pode ser reaberta caso ninguém que cumpra os requisitos tenha se candidatado. 

Avaliação de NPS para gestores

Caso deseje, você pode configurar uma automação de email com um link de formulário de fase (que adiciona informações em qualquer fase do processo) para receber o feedback do processo de abertura de vagas. Recrutadores podem criar um formulário de avaliação de NPS para identificar pontos de melhoria e no fluxo, e assim criar uma experiência cada vez melhor e mais fluida. 

De olho nas métricas de abertura de vagas e recrutamento

Você não pode analisar o que você não pode medir, e por isso é essencial ficar de olho nos principais indicadores de um processo para conferir a saúde dele. Tanto a abertura de vagas como recrutamento em si compartilham algumas métricas essenciais, como:

• Custo de contratação;
• Número de currículos recebidos;
• Rotatividade em novas contratações;
• Tempo para abertura de novas vagas;
• Diversidade dos novos colaboradores;
• Tempo de conclusão do recrutamento do começo ao fim.

No Pipefy, você pode acompanhar essas e outras métricas de seu interesse com os relatórios e painéis, ferramentas que extraem os dados que você quiser. Acompanhar as KPIs traz não apenas uma visão estratégica da operação, porém faz com que oportunidades de melhorias sejam facilmente identificadas.

Com relatórios, é possível extrair dados como número de funcionários contratados no mês, tempo de contratação e diversidade de candidatos, além de importá-los para planilhas. Os painéis permitem que você visualize os dados em diferentes tipos de gráficos, como tabelas, barras, formato de pizza e muito mais. Isso garante autonomia na análise de dados e velocidade na operação.

As vantagens de um processo bem-estabelecido

Seguindo as orientações que recomendamos, você obtém um processo integrado, ágil e eficiente no Pipefy, que proporciona visibilidade e centralização de dados para todos. 

Com os formulários de requisição de trabalho, você garante que gerentes e líderes definam as competências exatas para cada posição, evitando falhas de comunicação e contratações equivocadas. Além disso, não há necessidade de papelada e nem de follow-ups, pois o processo é totalmente digitalizado e os envolvidos são notificados automaticamente.

As automações proporcionam maior rapidez e fluidez no fluxo, de modo que prazos são cumpridos e candidatos são contratados mais rapidamente. Sem falar nos fluxos conectados (abertura de vagas > recrutamento > onboarding de colaboradores), que facilitam a vida do RH como um todo e poupam tempo de diferentes setores. 

Existem muitas maneiras de gerenciar um processo de abertura de vagas. Porém, para garantir um processo eficiente, ágil e com comunicação clara com candidatos, gestores e todos os outros times impactados, é preciso estruturá-lo dentro de um sistema dedicado.