O processo de desligamento de colaboradores ou offboarding deve receber tanta atenção da empresa quanto o onboarding, independentemente de se o funcionário pede demissão, se aposenta ou é demitido pela empresa. O desligamento de funcionários é um processo delicado, que envolve passos importantes para que seja realizado de modo adequado e respeitoso, sem criar atritos entre colaboradores e a empresa.
São diferentes etapas a seguir e times para acionar, como Financeiro e TI, e peculiaridades que mudam conforme o tipo de offboarding, seja um acordo entre as partes, demissão por justa causa ou demissão consensual. Com um processo humano e à prova de erros, o RH proporciona uma experiência positiva e saudável no desligamento, pois o colaborador é respeitado em um processo claro, transparente e ágil.
1. O offboarding não deve ser um bicho de sete cabeças
O offboarding é o encerramento de um ciclo na jornada do colaborador, porém não deve ser encarado como um problema ou como tarefa complicada pela empresa. Muito pelo contrário: ao estruturar um processo de desligamento de colaboradores fluído, o time de RH faz com que o offboarding seja amigável e sem conflitos. Para tanto, é preciso se atentar a alguns pontos essenciais:
- Experiência negativa do colaborador: ao criar uma experiência de desligamento desagradável, o funcionário pode se transformar em um detrator da empresa e disseminar uma imagem negativa da companhia no mercado.
- Trabalho manual e repetitivo do RH: o time de RH lida com muitas atividades manuais e repetitivas que podem ser automatizadas, acelerando o processo e liberando tempo das mãos de analistas para atividades mais importantes.
- Processo mal estruturado: um fluxo de trabalho fragmentado dá margem a erros, falhas de comunicação e informações espalhadas em emails e planilhas, impedindo que os desligamentos sejam realizados adequadamente.
- Equipamentos e acessos: o time de TI deve se certificar de que o colaborador não possui mais acessos aos softwares e que os equipamentos periféricos foram devolvidos, com foco na prevenção à violação de dados.
- Falta de visibilidade: sem clareza de informações, os times acionados (como TI e Financeiro) se perdem em prazos e tarefas, e o RH tende a ter que fazer constantes follow-ups com diferentes stakeholders.
Lembre-se de que ex-funcionários podem voltar a integrar o quadro de colaboradores da empresa no futuro. Por isso, você também deve proporcionar um desligamento positivo, mantendo as portas abertas se necessário.
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Ao utilizar um sistema dedicado como o Pipefy para realizar o desligamento ou offboarding de colaboradores, você consegue mitigar essas dores por completo, atingindo também um nível superior de maturidade de processo. Confira as vantagens que tanto o RH como outros departamentos da empresa obtém:
- Informação e comunicação centralizada com todos os envolvidos
- Customização do processo de acordo com tipo de desligamento
- Processos conectados e integrações com outras plataformas
- Padronização do offboarding e atividades do time
- Envio automático de emails dinâmicos
- Automação de atividades manuais
- Visibilidade de todo o processo
- Dados de turnover
Para economizar custos, evitar repercussões negativas e conduzir o offboarding de modo fluído, é necessário criar um fluxo de trabalho ágil e à prova de erros. Neste artigo, vamos abordar todas as fases do processo de desligamento de colaboradores, e como você pode estruturá-lo dentro do Pipefy para que ele seja um sucesso.
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2. Como construir um offboarding seguro e eficiente
Na Galeria de Templates do Pipefy, você encontra um modelo de processo de desligamento de colaboradores que funciona como ponto de partida para maiores customizações. Este fluxograma representa parte deste template básico, com algumas adições de fases:
Lembre-se de que este é o começo (e uma versão simples) de como um fluxo de offboarding pode ser feito no Pipefy; tudo depende das políticas internas da sua empresa e de como vocês gerenciam as demissões de funcionários — sendo que você pode adaptar o processo como preferir. Vamos conferir cada uma das fases e aprender a enfrentar os desafios listados!
Etapa 01: Solicitação de Desligamento
O desligamento começa com um pedido de offboarding realizado pelo gestor ou líder do time. É extremamente recomendado que o funcionário seja comunicado do desligamento antes de receber qualquer tipo de notificação ou documento do RH, evitando surpresas e situações desconfortáveis. Vale se atentar aos tipos de demissão e às políticas da empresa sobre o processo, e se são feitos acordos ou não.
Os diferentes tipos de desligamento demandam diferentes abordagens. Por isso você deve ter mapeado em seu processo todas as possibilidades para atender cada peculiaridade à sua maneira. Entre os tipos de desligamento mais comuns, podemos listar:
- Demissão sem justa causa
- Demissão por justa causa
- Acordo entre as partes
- Pedido de demissão
- Aposentadoria
Cada empresa pode lidar com as demissões ao seu modo (se são feitos acordos ou não, se a empresa oferece algum tipo de auxílio ou extensão de benefícios). Mas é essencial que a solicitação de desligamento seja enviada com todos os detalhes possíveis para que o processo flua corretamente desde o começo.
Formulários: o melhor modo de solicitar desligamentos
No Pipefy, as solicitações de desligamento são enviadas ao processo por um formulário. Não é preciso acessar a plataforma para enviar o formulário e muito menos ter um cadastro no Pipefy. Basta acessar o link disponibilizado pelo time de RH e preencher as informações.
Este formulário é criado previamente pelo time de RH, e é totalmente customizado com os campos que você quiser para coletar todas as informações necessárias (nome e email do funcionário, departamento, motivo de desligamento, entre outros dados que você pode requerer).
Cards: cada funcionário é um card no fluxo de RH
Uma vez que o gestor ou líder de time preencha a solicitação de desligamento, todas as informações do colaborador são agregadas e transformadas em um card. Esse card que pode ser localizado facilmente dentro do Pipefy, seja na visão em modo kanban ou lista.
Cada card no processo representa um colaborador diferente, sendo que as colunas no quadro kanban representam as fases do processo (e o status em que a requisição se encontra). Por isso, com um simples olhar o time de RH consegue identificar em qual fase a solicitação se encontra (documentação ou recuperação de acessos, por exemplo).
Além disso, com filtros e etiquetas você consegue identificar facilmente cada colaborador. Por exemplo, ao criar uma etiqueta vermelha para todos os desligamentos que são relacionados à aposentadoria — assim é fácil encontrá-los e filtrá-los em meio às requisições. Basta clicar no card para abri-lo e conferir todas as informações da solicitação de desligamento.
Conexões: processos desde o começo
Quando há qualquer tipo de desligamento, deve-se analisar a possibilidade de abrir uma nova vaga logo em seguida. A não ser que seja uma demissão por restrições orçamentárias ou por mudança de escopo da empresa/time, quase sempre será preciso abrir uma nova posição.
É possível conectar o processo de solicitação de vagas ao desligamento de colaboradores, de modo que o gestor possa requisitar a abertura de uma nova posição quando preencher o formulário de desligamento. Vários processos podem ser conectados dentro do Pipefy, carregando os mesmos dados de um para o outro, e criando um fluxo contínuo de RH.
Etapa 02: Preparação
O time de RH é responsável por orientar o ex-colaborador sobre os próximos passos, agendar o exame demissional, informar pagamentos e multas, enviar a carta de rescisão, atualizar documentos e tirar dúvidas. Além de fornecer orientações ao ex-colaborador, também é necessário preparar gestores para se comportarem de modo adequado no momento de informar o desligamento, minimizando possíveis desconfortos.
A comunicação de desligamento deve ser clara e feita com objetividade, tanto pelo gestor imediato como pelo RH. É importante se preparar para responder a todo tipo de questionamento, e é por isso que o gestor deve informar em detalhes os motivos de desligamento, caso o time de RH não esteja ciente.
Automações: cada analista de RH atende um tipo de desligamento
Você pode criar diferentes tipos de automação no Pipefy para facilitar a vida do time e minimizar atividades repetitivas. Uma das possibilidades, é a filtragem de solicitações de acordo com o tipo de desligamento — por exemplo, se é um pedido de aposentadoria ou não. É possível criar regras para que solicitações específicas de desligamento sejam atribuídas para analistas específicos, que já sabem como gerenciar aquele tipo de requisição.
Emails: automação de comunicação sem perder o toque humano
Na fase de preparação, o analista de RH deve se comunicar com o colaborador e informar detalhes do exame demissional, aviso prévio, despesas, elaborar e enviar a carta de rescisão. Esta é uma atividade bastante repetitiva (redigir vários emails semelhantes), por isso no Pipefy você pode automatizar o disparo de emails.
Com campos dinâmicos, preenchidos automaticamente com as informações do colaborador, você automatiza o envio de emails e mantém a comunicação em um nível pessoal.
Além disso, é possível anexar um link de formulário no próprio email, e receber as informações do colaborador diretamente nesta fase do processo. Deste jeito, toda comunicação é realizada dentro do próprio Pipefy, sem ser preciso acessar o email constantemente, e as informações do funcionário ficam centralizadas.
Integrações: sistemas conectados e gerenciados no Pipefy
Caso deseje, você pode conectar o Pipefy a outros sistemas, como o BambooHR, DocuSign, Google Calendar, Zendesk, Slack e muitos outros. Desse modo, você pode continuar a usar outras plataformas (como o BambooHR) e permitir que solicitações abertas lá reflitam direto no Pipefy, ou conectar softwares (ao selecionar o dia do exame demissional no Pipefy, ele é marcado automaticamente na agenda do colaborador).
Etapa 03: Documentação
Depois do envio da rescisão e da realização do exame demissional, o colaborador deve enviar os documentos assinados para o RH (o que pode ser feito através de um formulário, como comentamos no passo anterior). É importante acionar o financeiro antes do envio dos documentos para verificar quais pagamentos devem ser feitos.
Com base na conversa com o gestor e com o colaborador, o analista de RH define o último dia de trabalho. Neste período, é essencial que o funcionário transfira o conhecimento de suas atividades para outras pessoas do time, e idealmente deixe um documento com suas orientações de seu cargo, caso outra pessoa do time assuma a sua função.
Status: acompanhamento da solicitação de desligamento
Para evitar follow-ups e verificações desnecessárias, é possível utilizar o recurso de status de solicitações do Pipefy. Com ele, o solicitante verifica em qual fase do offboarding o card se encontra. Desse modo, em poucos cliques o gestor ou líder de time sabe o status do desligamento, e ainda pode se comunicar diretamente com o time de RH.
Customização: campos obrigatórios e condicionais
Em qualquer fase do processo de desligamento de colaboradores, você pode adicionar ou remover campos das fases de acordo com as necessidades da sua empresa. Assim você pode customizar o processo, adicionando mais ou menos complexidade a ele.
Os campos obrigatórios não deixam que nenhuma informação escape. Por exemplo, ao receber o formulário de documentação, o colaborador só pode enviar seus dados se preencher todos os campos obrigatórios.
Já os campos condicionais fazem com que o processo seja muito mais dinâmico, exibindo ou escondendo opções de acordo com as respostas. Se o gestor marcar o desligamento como aposentadoria, os campos relacionados à demissão por justa causa não são exibidos.
Integrações: assinaturas digitais para agilizar o processo
Para facilitar o processo, especialmente se estamos lidando com equipes remotas, a carta de rescisão pode ser assinada digitalmente por meio de uma integração com o DocuSign. Basta conectar o DocuSign ao Pipefy para enviar e receber os documentos direto na plataforma — novamente, facilitando a centralização e ganhando agilidade de processo.
Etapa 04: Recuperação de Acessos
Uma das etapas mais importantes do offboarding é a revogação de acessos às plataformas da empresa e o recolhimento de equipamentos que estão com o colaborador. O time de TI é o responsável por desativar os acessos do funcionário, incluindo softwares, drives compartilhados, ferramentas de terceiros, bancos de dados, entre outros.
Além disso, a devolução dos equipamentos também ocorre aqui, incluindo periféricos, notebooks, celulares, cartões de crédito e outros itens que tenham sido dados ao colaborador.
Colaboração: times notificados automaticamente
No Pipefy, é fácil colaborar com diferentes times e garantir que todos sejam notificados e tenham visibilidade. Ao chegar na fase de Recuperação de Acessos, você pode criar uma automação para chamar o analista de TI responsável e até mesmo alertá-lo quando o prazo estiver próximo do vencimento. Além disso, com comentários no card, toda a comunicação é feita dentro do Pipefy, garantindo que as informações não se percam.
Conexões: um processo de TI conectado
Outra possibilidade é criar uma conexão com um processo de solicitações de TI assim como sugerimos a conexão com um processo de solicitação de vagas no começo. Você pode criar uma card conectado no próprio registro de desligamento do colaborador, de modo que o time de TI tenha acesso às informações do colaborador. Seja qual for o modo de notificar pessoas de outros times, todos trabalham em conjunto no Pipefy.
Integração: Zendesk
Já comentamos sobre as integrações, sendo que uma opção que pode ser utilizada nesta fase é a integração com o Zendesk, caso sua empresa utilize o software. Deste modo, quando TI cria um ticket de recuperação de acessos no Zendesk, isso se reflete automaticamente no Pipefy, garantindo que as duas ferramentas funcionem paralelamente e colaborativamente.
Etapa 05: Entrevista de Saída
Uma vez que os equipamentos tenham sido recolhidos e os acessos bloqueados, é hora de receber o feedback do funcionário sobre sua jornada na empresa. A entrevista de offboarding pode ser uma reunião de fato ou um questionário que o colaborador preenche quando desejar.
É importante que o profissional se sinta confortável para responder livremente, e cabe ao RH proporcionar essa segurança no feedback. Você também pode optar pela pesquisa de desligamento anônima para garantir que as respostas sejam sinceras. Após receber as respostas, é hora de comunicar as percepções do ex-funcionário à equipe e, se preciso, encontrar oportunidades para melhorar o ambiente e a cultura da empresa.
Formulários: coletando a opinião de ex-colaboradores
Caso opte pelo questionário online, você pode disparar um email automático pelo Pipefy com o link para o formulário da entrevista. Questões como se as metas e objetivos estavam claros na posição, cultura organizacional e avaliação do período geral na empresa são avaliados aqui. Quando enviadas, as respostas do ex-colaborador caem direto na fase do processo.
Etapa 06: Desligamento Realizado
Por último, o desligamento é realizado quando todo o checklist for completado. Lembre-se de verificar todas as etapas cuidadosamente, e garantir que os pagamentos pendentes foram feitos e/ou planejados pelo time Financeiro (e que o time foi devidamente notificado), que os documentos foram devidamente assinados, equipamentos recolhidos e a entrevista realizada.
3. De olho no turnover dos colaboradores e demais métricas
Já é sabido que você não pode melhorar o que você não pode medir, e não seria diferente com o processo de desligamento de colaboradores. Tão importante quanto o onboarding, é necessário identificar os motivos que fazem os funcionários partirem e o volume de quantos dizem adeus à empresa. Por isso, fique de olho nas seguintes métricas:
- Taxa de aposentadoria
- Desligamento voluntário
- Desligamento involuntário
- Tempo do processo de desligamento
- Taxa de desligamento por departamento
- Taxa de rescisão voluntária no primeiro ano
- Taxa de rescisão voluntária no primeiro mês
Certifique-se de medir e definir corretamente os dados que você quer analisar para aperfeiçoar a experiência dos colaboradores e entender corretamente os motivos de desligamento, identificando possíveis problemas com gestores ou até mesmo com a cultura da empresa. Estes são alguns dos exemplos mais comuns, porém vale se atentar a outras métricas que podem ser mais específicas ao cenário da sua organização.
Todas as métricas que você quer na ponta dos dedos
Dentro do Pipefy, você pode utilizar o recurso de painéis para medir as métricas que desejar, criando gráficos em formato de tabelas, barras, pizza e muito mais. Não é necessário nenhum conhecimento de código para adicionar ou remover os gráficos, bem como para criar relatórios customizados. Isso garante autonomia na análise de dados e velocidade na operação.
Com os relatórios, é possível extrair dados do offboarding em formato de tabela e até mesmo exportá-los para XLS no Excel. Portanto, fica fácil visualizar quantos desligamentos foram feitos por departamento, o número de colaboradores desligados, demissões voluntárias e involuntárias, entre outras informações.
4. Desligamento de Colaboradores: diga adeus à papelada
Para estabelecer um fluxo de desligamento eficiente, que priorize a comunicação transparente entre os colaboradores, a velocidade e produtividade do time, e a proteção de dados da organização, é preciso digitalizar o processo. Com um sistema dedicado como o Pipefy, times de Recursos Humanos obtêm:
- Comunicação e Colaboratividade: vários times trabalham em conjunto com handoffs claros com alertas, prazos e notificações que garantem que nenhum dado seja perdido.
- Visibilidade e Padronização: todos têm visibilidade do status das solicitações de desligamento, com centralização de informações e dados estruturados.
- Automação e Agilidade: atividades repetitivas e manuais são automatizadas para liberar tempo do RH, que consegue focar em tarefas que agregam mais valor.
O Pipefy é uma solução para times de RH que querem digitalizar, automatizar e otimizar seus processos, tudo isso sem conhecimento de código e com fluxos conectados e inteligentes. Diga adeus aos desligamentos complicados: este não precisa ser um processo doloroso. E você ainda pode fomentar uma imagem e experiência positiva para todos com o Pipefy.
