Tutorial de funil de vendas: crie um pipeline personalizável e proporcione visibilidade e autonomia para seu time

Funil de vendas: o motor que impulsiona seus resultados

Um pipeline ou funil de vendas é uma representação visual e organizada do fluxo de trabalho necessário para a realização de uma venda. Ele proporciona às equipes a capacidade de acompanhar o progresso dos leads, os clientes em potencial, dando visibilidade sobre cada negociação a todos os autorizados. 

Essa visualização dos estágios de uma venda detalha como uma equipe gerencia oportunidades por meio do pipeline — desde a identificação de clientes em potencial e a aquisição de leads qualificados, até a realização de reuniões e fechamento de negócios.

Por que é importante implementar um funil de vendas

O departamento de vendas tem um impacto direto no crescimento dos negócios e na reputação da empresa, pois também é responsável pela construção de relacionamentos duradouros com os clientes. Como representantes da empresa, é crucial que vendedores executem com precisão cada fase do pipeline de vendas.

Mas para que isso aconteça, é importante construir uma representação visual do funil de vendas, que organize os leads para que os gestores encontrem com mais facilidade as melhores oportunidades. 

Esse tipo de apoio pode fazer toda a diferença entre fechar um negócio que vai durar ou perder um lead. Além disso, a visibilidade proporcionada também dá às equipes a oportunidade de refinar continuamente o processo de vendas e melhorar ainda mais os resultados.

Desafios comuns do departamento de vendas

Os motivos de não fechar uma venda ou perder o contato de um lead quente não se resumem à qualidade do pitch e à capacidade de apresentar os benefícios de um produto ou serviço a um cliente em potencial (mesmo que esses sejam aspectos muito importantes). 

Uma razão recorrente para a ineficiência de uma equipe de vendas é a qualidade e a forma como o pipeline e o fluxo de trabalho são construídos. Problemas comuns de qualidade que afetam o gerenciamento do pipeline pela equipe de vendas podem ser divididos em: falta de controle e falta de visibilidade.

44% dos executivos acreditam que sua empresa é ineficaz no gerenciamento de seu pipeline de vendas.

Fonte: Harvard Business Review

A falta de controle sobre o processo de vendas pode gerar atrasos ou dificuldades para fazer alterações quando necessário. Já a falta de visibilidade pode significar oportunidades perdidas para nutrir leads ou identificar a melhor forma de direcionar as necessidades dos clientes em potencial.

Quando esses dois problemas ocorrem ao mesmo tempo, a equipe está lidando com um processo de vendas incontrolável e um pipeline impossível de prever. Outros desafios que surgem dessas dificuldades são a integração de processos de diferentes equipes, os problemas de entrada de dados e informações não gerenciáveis ou imprecisas. 

Neste contexto, o Pipefy é uma ferramenta que facilita o trabalho das equipes de vendas em muitos sentidos:

• Controle e visibilidade sobre o pipeline de vendas.
• Automação de follow-ups para nutrição de leads e agendamento de reuniões com alertas e notificação acionados de acordo com suas regras.
• Integração a bancos de dados e softwares já usados no departamento para aceleração do processamento e melhora da precisão dos contato e da segmentação.
• Personalização do pipeline de vendas para melhora na identificação de leads qualificados e fechamento de negócios com mais rapidez.

Tutorial de funil de vendas: como usar o funil de vendas do Pipefy para mais controle e visibilidade de leads

Antes de iniciar nosso tutorial de funil de vendas, lembre-se de que você pode encontrar um modelo pronto de pipeline de vendas na galeria de templates do Pipefy, que funciona como um ótimo ponto de partida para a criação do seu funil totalmente personalizado.

Use e aprimore o modelo de CRM de vendas do Pipefy

O modelo pronto funciona como uma base para a criação do seu próprio CRM de vendas personalizado. Também é um ótimo exemplo de como um pipeline de vendas é construído e gerenciado dentro da plataforma low-code do Pipefy.

Com este modelo, você pode adicionar leads ao seu pipeline com facilidade, usando um formulário de entrada personalizável ou conectando o funil ao software de CRM que sua equipe já utiliza para integrar e automatizar o pipeline. O modelo de CRM do Pipefy garante que sua equipe de vendas receba as informações exatas de que precisa para iniciar conversas, agendar reuniões e fechar negócios o mais rápido possível.

Lembre-se de que este modelo é apenas um ponto de partida. É um fluxo de trabalho mais simples, que não inclui funcionalidades extras como automações, condicionais, relatórios personalizados e painéis com dados do seu pipeline — mas elas são possibilidades que podem auxiliar muito nas suas vendas. Por isso, também falaremos sobre elas neste artigo.

Agora que você já sabe que o CRM de vendas do Pipefy pode ser personalizado, vamos ao passo a passo. 

Etapa 1: Personalize as fases do seu funil de vendas

O primeiro passo para personalizar o seu funil é definir as fases do seu pipeline de vendas e o objetivo de cada uma delas. Quanto mais informações você tiver para esta etapa, melhor (e mais fácil) será a construção do seu fluxo de trabalho de vendas.

Abaixo você encontra um fluxograma que mostra uma estrutura simples e muito usada para um pipeline de vendas:

Defina papéis e responsabilidades

Outro passo a ser realizado desde o início é identificar todas as pessoas e/ou departamentos que estarão envolvidos no funil de vendas. Com o Pipefy, é possível adicionar e atribuir membros da equipe a fases específicas do pipeline. Assim, todos os envolvidos podem ser notificados automaticamente quando um lead estiver próximo de se tornar sua responsabilidade. Abordaremos os recursos de automação mais profundamente em seguida.

Construa seu funil com base no modelo do Pipefy

Com o modelo do Pipefy, você pode criar um pipeline de vendas que dá visibilidade à sua equipe e mantém os clientes em potencial engajados.

Para começar, considere adicionar essas oito fases mais comuns no seu funil de vendas: prospecção, reunião, demonstração técnica, oferta, aprovação da oferta, revisão da oferta, negócio fechado, negócio perdido. Abaixo está um exemplo de como essas fases ficam quando construídas dentro do Pipefy:

Dependendo de como você vai usar seu funil de vendas, você pode adicionar ou excluir o que for essencial para as necessidades da sua equipe. Neste tutorial, vamos explorar como desenvolver as seguintes fases em detalhes: prospecção de clientes potenciais, reunião, demonstração técnica, oferta, aprovação da oferta, revisão da oferta, negócio fechado e negócio perdido.

Etapa 2: Gerencie leads e alimente seu pipeline de vendas

Depois de adicionar as fases do seu funil de vendas, é hora de determinar as informações que você quer coletar dos leads.

Use o Pipefy para criar e personalizar o formulário inicial do seu funil ou o formulário de entrada de dados. Os leads gerenciados no Pipefy são recebidos por meio desses formulários, que servem como gatilho inicial para o pipeline de vendas.

Eles podem ser compartilhados por meio de um link público direto, por email, ou podem ser incorporados diretamente ao seu site. Desta forma, os contatos são adicionados automaticamente ao pipeline de vendas após o preenchimento e envio do formulário.

Este formulário de entrada é um documento padronizado que coleta as informações essenciais para iniciar o processo do funil de vendas. Com ele, sua equipe terá todos os dados necessários para filtrar leads qualificados e mover o lead pelo pipeline com bons resultados.

O formulário pode ser personalizado de acordo com suas necessidades e pode incluir os campos de que você precisar. É possível adicionar quantos campos quiser para coletar as informações necessárias para iniciar o processo de vendas. 

Com recursos como campos obrigatórios e campos condicionais, a equipe de vendas garante que nenhum dado essencial seja deixado para trás e melhora a visibilidade e a precisão do pipeline de vendas.

Dependendo do cenário da sua empresa, outros dados podem ser necessários, mas aqui estão alguns campos que você pode utilizar (e até marcar como campos obrigatórios) para garantir a coleta de informações essenciais sobre potenciais clientes:

1. Nome
2. Empresa
3. Setor
4. Email 
5. Telefone
6. Familiaridade com o produto ou a empresa
7. Como seu serviço ou produto foi encontrado (importante para programas de indicação ou descontos)
8. Pedidos ou requisitos especiais

O último ponto é especialmente importante, pois ajuda a equipe de vendas a distribuir melhor os leads por vendedor(a) e determinar quais mensagens ou recursos precisarão ser utilizados para fornecer ao cliente em potencial as informações de que precisa.

Conecte os softwares que sua equipe já usa ao Pipefy

O Pipefy se integra a diferentes sistemas, softwares e ferramentas para enviar ou receber informações de outras aplicações. Isso possibilita que o Pipefy seja a plataforma central e fonte de verdade mais atualizada sobre seu processo.

A integração de softwares como o Marketo ou o Salesforce ao Pipefy significa que leads podem ser adicionados diretamente ao funil de vendas, eliminando o trabalho manual de atualizar a base que normalmente é realizado por um(a) vendedor(a). Essa conexão não apenas acelera seu processo, como também garante que as informações sejam padronizadas e sempre corretas.

Por exemplo: é possível integrar seu funil de vendas do Pipefy ao Marketo para iniciar o fluxo de trabalho automaticamente após a qualificação de um novo lead. Assim, quando o status do lead for alterado para “qualificado” no Marketo, um card representando esse novo cliente em potencial será gerado automaticamente no Pipefy, dentro da fase de prospecção.

Você também pode conectar seu fluxo de trabalho ao Google Agenda, Outlook, Calendly ou Acuity Scheduling para criar e enviar convites de reuniões para leads com mais rapidez e facilidade.

Mantenha seus leads informados sobre o status de solicitações

Os formulários do Pipefy também oferecem um recurso de status de solicitações que, se ativado, alerta seus contatos, por meio de um email automatizado, que o pedido para saber mais informações sobre seu produto ou serviço foi recebido. Com isso, eles também podem acompanhar e monitorar em que momento do processo estão, podendo até solicitar atualizações ou compartilhar perguntas e informações adicionais no campo de atualizações.

Você também pode configurar emails automáticos para manter os leads engajados e interessados no seu produto ou serviço. Confira nosso artigo sobre como o Pipefy pode ajudar a nutrir leads com automação de email.

Etapa 3: Analise clientes em potencial

Após coletar todas essas informações, novos contatos serão adicionados ao pipeline de vendas, dentro da fase “Prospects”.

Neste momento, um membro da equipe de vendas será designado de acordo com o setor em que o lead está inserido. Durante essa fase, você pode incluir as informações do primeiro contato, registrar o nível de interesse dessa oportunidade e agendar uma reunião com o lead. As informações a serem preenchidas nessa etapa incluem dados como: se já é cliente, se seu contrato está expirando ou se é um tomador de decisão.

Agende follow-ups por meio de uma única plataforma

Nesse ponto, a equipe de vendas pode revisar e analisar os leads com mais detalhes para determinar a qual membro do time eles devem ser atribuídos.

Essa é a etapa em que o time de vendas agenda reuniões de follow-up com os contatos mais promissores e interessados. O momento perfeito para identificar e deixar de gastar energia com leads inativos ou que não responderam (mas que podem retornar ao pipeline posteriormente). Depois que o lead qualificado for revisado e um vendedor for designado e informado sobre suas necessidades, o contato será movido para a próxima fase do fluxo.

Etapa 4: Agende reuniões

Durante a fase de agendamento de reuniões, vendedores podem atualizar informações como detalhes da oportunidade e produtos ou serviços de interesse.

Essa fase pode ser personalizada para incluir uma aplicação de agendamento automático de reuniões. Também pode detalhar se haverá reuniões de follow-up, fornecer uma estimativa da quantidade total de reuniões necessárias e definir um número máximo para que a equipe de vendas possa gerenciar os recursos internos adequadamente.

Use automação e regras condicionais para acompanhar os leads e minimizar a carga de trabalho do seu time

Com o Pipefy, você pode criar automações usando regras personalizáveis e fáceis de configurar. Por exemplo, na fase “Reuniões”, você pode definir uma regra e condicionar o valor total esperado do negócio à delegação automática do contato ao vendedor mais adequado. Outro exemplo é a possibilidade de mover cards para “negócio perdido” configurando regras para identificar se o lead esfriou ou perdeu o interesse.

O Pipefy pode transferir automaticamente seus leads de uma etapa para outra do seu pipeline de vendas. Com um fluxo de trabalho totalmente integrado, você facilita o trabalho da sua equipe, que pode direcionar o tempo poupado para a construção de uma ótima experiência para futuros clientes.

Identifique e operacionalize demonstrações de produto

Durante esta fase, você também pode incluir um campo onde o vendedor designado confirma se o lead deseja uma demonstração técnica, no caso de um produto. Se a demonstração for solicitada, um campo de data precisará ser preenchido, além da solicitação de presença a um membro da equipe técnica e de assinaturas de um contrato de confidencialidade (se necessário). Quando essas etapas forem concluídas, o contato passará para a fase de demonstração técnica.

Se uma demonstração não for necessária, ele será movido diretamente para a fase de “Oferta” para iniciar as negociações.

Etapa 5: Realize a demonstração técnica

Fornecer aos leads uma demonstração técnica é crucial para o sucesso do processo de vendas de determinado produtos. Por isso, é importante construir essa fase de forma que o cliente em potencial tenha uma boa experiência com a empresa. 

Neste ponto, um membro da equipe técnica precisará ser envolvido no negócio. Essa comunicação pode ser automatizada para que, assim que o contato passar da fase de reunião para a fase de demonstração técnica, os responsáveis pelas demonstrações sejam automaticamente adicionados ao card do contato. Com isso, já terão acesso a informações importantes relacionadas às necessidades do cliente em potencial.

Deixe todos os envolvidos atualizados com informações padronizadas

O acesso a essas informações é importante, pois permitirá que o profissional responsável pela demonstração técnica tenha a oportunidade de incluir complementos e produtos personalizados para o lead, construindo uma oferta ideal e personalizada.

Solicite assinaturas para contratos de confidencialidade de forma rápida e simples

Uma das aplicações que podem ser integradas ao Pipefy é o DocuSign. Com essa combinação de softwares como suporte, antes de agendar uma demonstração técnica, o vendedor pode solicitar assinaturas para um contrato de confidencialidade facilmente, agilizando o processo de vendas.

Para enviar os documentos para assinatura, basta clicar em “enviar para assinar”, o que inicia uma ação automática. Nesse caso, o envio de um email via DocuSign solicitando a assinatura eletrônica do lead. Uma vez assinados, os documentos são armazenados no Pipefy, permitindo que fiquem organizados em uma única plataforma e facilitando o acesso por todo o time.

Se a política da sua empresa exige que um contrato de confidencialidade seja assinado antes de uma demonstração técnica, e se o conteúdo do documento varia de acordo com as características do lead, esse é um recurso muito interessante a ser incorporado ao seu funil de vendas. 

Com a automação desse envio, seu time economizará um tempo precioso que pode ser usado para atividades mais estratégicas, como estudar a fundo o setor e as necessidades do cliente em potencial. 

Poupe tempo e mantenha o lead interessado com emails automáticos

A criação de automações também é uma ótima maneira de nutrir leads após a primeira reunião de vendas ou demonstração de produto. O Pipefy permite o envio de emails diretamente pela plataforma — assim, toda troca de mensagens é associada ao card do contato, que além de conter os dados do lead passa a guardar o registro das interações. Os emails podem ser enviados automaticamente ou manualmente por meio do card.

Desta forma, sua equipe economiza tempo ao construir um template de email contendo campos dinâmicos (que extraem dados do card do lead) apenas uma vez e pode enviar emails personalizados de forma automática. 

Por exemplo: é possível configurar um email de follow-up automático para ser enviado três dias úteis após a demonstração de produto, para avaliar se cliente potencial ainda está interessado na compra ou se precisa de mais informações.

Etapa 6: Proposta

A fase de proposta é aquela em que o vendedor vai avaliar as necessidades do lead após entender seus desafios para fazer uma oferta inicial. Esta oferta e sua negociação são os estágios finais do pipeline de vendas. 

Dentro do seu funil de vendas no Pipefy, assim que um vendedor conduzir a demonstração de produto ou fizer a reunião de apresentação para criar uma oferta personalizada para aquele lead, o card do contato deve ser movido para a fase “Proposta”.

A oferta é composta por detalhes como:

• Nome da empresa;
• ID da oportunidade;
• Produtos/serviços;
• Valor do contrato;
• Complementos.

Uma vez que essas informações são coletadas, o valor total da venda é obtido a partir dos preços padrão. Outras informações, como por quanto tempo a oferta é válida e o documento oficial para ser enviado ao futuro cliente, também podem ser atualizadas e enviadas automaticamente ao lead assim que seu card passar para a aprovação da oferta.

Etapa 7: Revisão da oferta (ou negociação)

Por vezes, o lead não fica satisfeito com a oferta, ou quer incluir ou excluir serviços e complementos. Para esses casos, o modelo de funil de vendas do Pipefy inclui a fase de negociação para que possam ser feitas atualizações, complementos ou descontos às ofertas.

Elimine tarefas manuais durante a negociação da oferta

Deixe seu pipeline de vendas mais dinâmico para economizar tempo da sua equipe. Durante as fases de revisão e aprovação da oferta, é possível criar automações para mover os leads entre as fases, dependendo das informações que os contatos fornecerem.

Veja um exemplo de como personalizar seu funil de vendas com automações e regras condicionais na fase de oferta:

• Quando o vendedor selecionar que a oferta não foi aceita, o contato pode ser movido automaticamente para a fase de “Negociação”. Esta é uma oportunidade para avaliar quaisquer atrasos que o lead teve em relação à oferta feita, agendar reuniões extras ou oferecer desconto e facilidades de pagamento.

Etapa 8: Aprovação de proposta

Se a oferta for aceita, é possível configurar uma automação para que o card relativo ao novo cliente seja movido automaticamente para a fase de contratos ganhos. Se a proposta não for aceita, mesmo após sua revisão, o contato pode ser movido automaticamente para a fase de negócios perdidos.

Conecte seu funil de vendas a outros processos e bancos de dados para compartilhar informações e evitar falhas de comunicação

Com a funcionalidade de bancos de dados do Pipefy, é possível criar uma biblioteca digital do seu pipeline de vendas, que fica atualizada em tempo real. Assim, todas as informações relevantes para sua equipe de vendas ficam armazenadas em um só lugar.

Os bancos de dados são personalizáveis. Você pode criá-los dentro da plataforma ou importar dados existentes de outras fontes, em qualquer estágio do funil. O Pipefy conecta o banco de dados aos seus processos, para que sua equipe não precise atualizar manualmente as informações.

Etapa 9: Oportunidade ganha

Se o negócio for fechado, parabéns! Você conduziu seu lead pelo funil de vendas com sucesso. A partir daqui, o novo cliente começará sua jornada de onboarding acompanhado pela equipe de customer success. Outro passo importante é o processamento de pagamentos realizado pelo departamento financeiro.

Etapa 10: Oportunidade perdida

Se o negócio for perdido, dependendo dos motivos, ainda é possível reciclar esse lead e trazê-lo de volta ao pipeline após um certo período de tempo. Às vezes, os contratos não são fechados por motivos que estão fora do controle da equipe de vendas – alterações no orçamento, alternativas mais baratas ou soluções internas. Mesmo que o negócio não tenha sido fechado nesta oportunidade, isso não significa que ele nunca será realizado.

Com o Pipefy, você pode configurar uma data para que o lead retorne ao pipeline e escolher em qual fase ele deve retornar. Essa é uma oportunidade para automatizar o acompanhamento dos contatos perdidos e engajá-los novamente quando for a hora certa, ou por meio de uma campanha mensal para manter o lead ativo.

Monitore os resultados do seu funil de vendas com painéis e relatórios

Além de benefícios como integrações e conexões de processos diferentes, o Pipefy também proporciona aos seus usuários visibilidade completa do funil de vendas para analisar o desempenho da equipe e identificar oportunidades de melhoria.

Com os painéis, é possível construir, muito facilmente, tabelas e gráficos em vários formatos com as principais métricas do funil de vendas. Também é possível extrair relatórios personalizados com as informações que você deseja analisar. Os gestores da equipe também podem exportar dados gerados dentro do Pipefy para uma planilha que pode ser compartilhada com pessoas de fora da plataforma.

Desta forma, as equipes podem criar painéis que extraem dados do pipeline para analisar métricas, monitorar o desempenho, prever a receita, identificar gargalos rapidamente, impulsionar a eficiência e tomar decisões estratégicas baseadas em dados.

E como o Pipefy é uma plataforma low-code, não é necessário ter nenhum conhecimento em programação para adicionar e remover gráficos ou para criar relatórios personalizados para uma análise robusta do pipeline de vendas.

Para uma análise completa do seu funil de vendas, aqui estão algumas métricas para prestar atenção especial e sugestões de como visualizá-las em seu painel:

• Valor dos negócios fechados por semana (gráfico de linhas)
• Número de leads/oportunidades por período
• Número de oportunidades por vendedor (gráfico de pizza)
• Tempo médio do ciclo de vendas
• Lead time mensal
• Valor médio de novas receitas (valor absoluto ou gráfico em linha)
• Negócios perdidos agrupados por motivo de perda (tabela)
• Perda de receita por mês (gráfico de tendências)
• Previsão de receita mensal (valor absoluto)
• Previsão de receita mês a mês (gráfico de colunas)
• Receita esperada por membro da equipe (gráfico de colunas)

As métricas escolhidas para serem acompanhadas variam de acordo com os objetivos da equipe ou as necessidades da empresa. De qualquer forma, medir o desempenho do seu time pode ajudar a encontrar pontos de melhoria, resolver gargalos de processo e ter um pipeline que transforme leads em clientes valiosos com consistência.

Feche negócios mais rapidamente e aumente sua receita com Pipefy

Com a plataforma personalizável do Pipefy, você configura alertas de SLA para que sua equipe monitore prazos, rótulos para categorizar a temperatura do lead, emails automáticos para follow-ups ou fechamentos de contratos, e muito mais.

Por ser uma solução low-code, é possível automatizar, com facilidade, praticamente qualquer atividade em seu funil de vendas. Desde trocar emails com contatos dentro ou fora do Pipefy até gerar propostas e integrá-las à plataformas de assinatura eletrônica, como o DocuSign.

Ao usar esse tutorial de funil de vendas para criar seu fluxo de trabalho personalizado, aproveitando a integração com outros softwares e a automação de processos, sua equipe de vendas vai ter controle total sobre o pipeline, implementando:

• Monitoramento de solicitações
• Fluxos de aprovação mais rápidos
• Automação de tarefas repetitivas
• Integrações com outros sistemas
• Centralização de informações
• Padronização de solicitações
• Análise do funil de vendas

Com o Pipefy, você tem controle e visibilidade totais sobre seu funil de vendas. Você também diminui o trabalho manual do processo, fazendo com que sua equipe ganhe de volta um tempo valioso para conectar-se com os leads e construir relacionamentos duradouros com os clientes.