Como gerenciar pedidos de reembolso no Pipefy e parar de perder dinheiro

O processo de pedidos de reembolso (também conhecido como reembolso de despesas) é um processo padrão de quase todas as empresas. Para que ele seja ágil e eficiente, evitando ressarcimentos equivocados, erros de cálculo e desperdício de dinheiro, o time Financeiro deve criar uma estrutura sólida para gerenciar e pagar os reembolsos.  

Pode ser que, ao ouvir falar em reembolsos, você pense em pilhas de notas fiscais, papéis acumulados, prazos apertados e muito trabalho repetitivo, com constantes verificações com várias pessoas. Entretanto, existe um jeito bem mais fácil e inteligente de gerenciá-los: com um processo digitalizado e automatizado no Pipefy.

1. Reembolsos: por que complicar quando você pode facilitar?

O controle financeiro de qualquer empresa deve ser feito de modo apurado para evitar fraudes e desperdícios, porém não deve ser uma dor de cabeça. Os reembolsos de despesas corporativas abrangem diferentes tipos de gastos, como viagens, almoços com clientes, transporte, hospedagem e muitos outros. 

Por ter tantas variações, é recomendado ter uma política clara de reembolsos e um processo bem estruturado e padronizado. É preciso criar uma experiência positiva e transparente para os colaboradores na hora de abrir solicitações, já que este processo pode desgastar a relação entre os funcionários e a empresa se for mal conduzido, gerando cobranças e dúvidas.

Realizar a gestão das despesas corporativas e controlar os valores reembolsados não é algo extremamente complexo, porém pode se tornar um grande desafio. Se essa gestão não for feita corretamente, pode transformar-se em uma bola de neve, acarretando em prejuízos financeiros decorrentes de má execução e em prazos maiores do que o necessário. 

Entre os principais desafios do time Financeiro, podemos listar:

1. Comunicação: comunicação falha com os solicitantes e com o restante do time, resultando em informações dispersas, colaboração fraca e prazos perdidos.  
2. Trabalho repetitivo: tempo gasto com tarefas manuais como envio de emails, atualização de planilhas e pedidos de aprovações, que poderiam ser automatizados.
3. Falta de visibilidade: sem clareza dos pedidos, de urgências e do status de cada pedido no backlog, é fácil se perder em meio aos prazos e gerar atrasos indesejados. 
4. Falta de padronização: os pedidos de reembolso podem vir por emails, telefonemas, mensagens no Slack ou Teams, o que resulta em  informações descentralizadas.
5. Gargalos com aprovações: solicitar aprovações de outros times pode ser demorado e engargalar o processo, principalmente se as pessoas não são notificadas prontamente.

Em vez de ter informações espalhadas em emails, planilhas, papéis e em vários sistemas, você pode centralizar toda a operação de reembolsos e orquestrá-la de um só lugar. Ao utilizar um sistema dedicado como o Pipefy, você elimina as maiores dificuldades desse fluxo de trabalho e atinge um nível superior de maturidade de processo. 

Confira os principais benefícios que o Financeiro obtém com o Pipefy: 

• Automação: automações variadas (como tipo de aprovação conforme o valor do reembolso) para agilizar o processo e mitigar erros humanos. 
• Integrações: conexões com sistemas e ERPs da sua preferência de modo que a operação ocorra no Pipefy enquanto outras plataformas são atualizadas. 
• Customização: criação de um processo que atende às políticas de reembolso da sua empresa com campos personalizáveis e adaptáveis às suas necessidades. 
• Fluxos de aprovação: fluxos de aprovação automáticos que notificam e acionam colaboradores e aprovadores de acordo com as suas regras.
• Controle e visibilidade: facilidade para localizar todos os pedidos de reembolso em um vislumbre, identificar os urgentes e manter os colaboradores atualizados. 

Para economizar custos, fomentar um bom relacionamento com os colaboradores e criar uma operação confiável, é preciso seguir alguns passos. Neste artigo, elaboramos um tutorial de pedidos de reembolso no Pipefy para você aprender a colocar a melhor versão deste processo em prática. 

2. O tutorial definitivo de um processo de pedidos de reembolso

Na Galeria de Templates do Pipefy, você encontra um modelo inicial de processo de pedidos de reembolso que funciona como ponto de partida para maiores customizações. O fluxograma a seguir representa parte deste template básico, com algumas adições de fases:

Lembre-se de que este é o começo (e uma versão simples) de como um fluxo de reembolso pode ser criado no Pipefy; tudo depende das regras internas de reembolso da sua empresa (o que é considerado reembolsável ou não) — sendo que você pode adaptar o processo como preferir. Vamos conferir cada uma das fases e aprender a enfrentar os desafios listados!

Etapa 01: Solicitação de reembolso

O processo de reembolso começa com a criação da solicitação de despesas, que deve ser um documento padronizado para coletar as informações essenciais para o início do processo. Esta solicitação, que pode ser feita de várias formas, reúne os dados para que o colaborador seja devidamente ressarcido conforme as políticas de reembolso da empresa. 

Um dos melhores modos de receber solicitações de reembolso é por meio de formulários online, nos quais o próprio time Financeiro estrutura as perguntas relacionadas à despesa. Desse modo, o time garante o recebimento das informações necessárias, e os pedidos já chegam prontos para serem analisados. 

Independente do tipo de reembolso, existem alguns itens que precisam ser definidos para facilitar a vida dos analistas: 

• Nome do Solicitante
• Email do Solicitante
• Tipo de Despesa
• Data da Despesa
• Valor Total
• Nota Fiscal/Comprovante
• Informações Bancárias
• Método de Pagamento

Ao coletar todas essas informações, o time Financeiro já pode começar a processar o pedido. É claro, dependendo do contexto, outros dados podem ser necessários. Lembre-se de divulgar amplamente a política de reembolsos para evitar que colaboradores peçam por ressarcimentos que não são cobertos ou após o prazo máximo para solicitações.

Formulários: um pedido de reembolso à prova de erros

No Pipefy, os pedidos de reembolso são feitos por formulários. Eles podem ser compartilhados com os colaboradores através de um link externo, isto é, não é preciso fazer qualquer tipo de login no Pipefy para enviar a requisição de despesas. 

Com os formulários, você pode adicionar os campos que desejar para coletar as informações necessárias para iniciar os reembolsos. É possível marcar alguns campos obrigatórios para que nenhum dado seja esquecido ou campos condicionais, que são exibidos conforme as respostas dos colaboradores.

Cards: um card para cada pedido

Quando enviados, os formulários tomam a forma de um card e aparecem no Pipefy. Cada card representa um pedido específico de reembolso no fluxo do seu processo, e eles são exibidos em um quadro kanban ou em formato de lista. Com um rápido olhar, você consegue ver todas as fases do processo, e identificar qual card está em cada fase.

Banco de dados de colaboradores: todas as informações na ponta dos dedos

Com o recurso de databases (ou bancos de dados), você pode criar uma biblioteca digital dos colaboradores da sua empresa dentro do Pipefy. Por exemplo, ao inserir o campo de database no formulário de reembolsos, você puxa automaticamente todos os detalhes de um colaborador prontamente, como nome, departamento, informações bancárias, endereço, etc.

Os bancos de dados são personalizados conforme você quiser, sendo que você pode criar registros de diferentes tipos. Recomendamos a criação de um banco de dados para os colaboradores, porém também é possível criá-lo de acordo com os centros de custos por departamento, de modo que informações como aprovadores e orçamentos de time sejam facilmente consultadas e automatizadas.

Rastreamento de solicitações: colaboradores a par do status de cada requisição

Colaboradores normalmente ficam ansiosos para saber se o reembolso será aceito e quando vai cair na conta — o que pode render vários questionamentos para o time Financeiro. Com o rastreador de solicitações, cada colaborador recebe em seu email um link para visualizar dados do processo (sem acessar o Pipefy propriamente dito), com a possibilidade de conferir em qual fase o pedido se encontra e até mesmo enviar comentários adicionais. 

Etapa 02: Aprovação financeira

Uma vez que o pedido de reembolsos é feito, cabe ao analista financeiro analisar a solicitação. É importante definir quem são os responsáveis pelas análises e quais critérios serão levados em consideração. Por exemplo, para reembolsos menores do que R$ 200,00, um analista é designado, enquanto para valores maiores outro analista é escolhido.

Estes níveis de aprovação são baseados na hierarquia interna da empresa e nas políticas de reembolso. Com regras claras, você otimiza o processo e economiza tempo com análises prévias. Gastos simples podem ser examinados por somente um profissional, enquanto custos complexos envolvem várias aprovações.  

Lembre-se de solicitar todas as informações no formulário, pois o colaborador só pode ser reembolsado se cumprir as regras delimitadas, como apresentar a nota fiscal ou comprovante de pagamento, ter uma despesa aceita pela empresa e dentro do orçamento, e enviar o pedido no prazo determinado (normalmente, no máximo até 30 dias após a despesa). 

Automação: designação automática de responsáveis

No Pipefy, você pode criar automações para diferentes cenários e com regras personalizáveis. Por exemplo, na fase de análise do reembolso, você pode criar uma regra com base no valor, adicionando automaticamente o melhor analista para lidar com a solicitação. Outro exemplo é a possibilidade de mover os cards com base nas respostas da fase (se houver dados faltantes, o pedido vai para de Informações Pendentes).

Integrações: uma operação conectada 

O Pipefy pode se integrar a diferentes sistemas e programas, assim as informações são enviadas para aplicativos terceiros. Por exemplo, é possível integrar o Slack ou Microsoft Teams ao Pipefy, de modo que o grupo do time Financeiro seja sempre notificado quando um novo pedido for enviado. 

Você também pode conectá-lo ao ERP da sua preferência (como o NetSuite) e criar diferentes regras. Por exemplo, para que as requisições criadas no sistema reflitam nos cards ou para quando um card for movido para a fase de Pagamento no Pipefy, o pagamento será emitido automaticamente no software integrado.

Etapa 03: Informações faltantes

Mesmo com um formulário para coletar os detalhes do pedido de reembolso, algum dado importante pode escapar ou o analista financeiro pode precisar de mais informações sobre o gasto. Nesses casos, a solicitação é pausada até que todas as informações sejam coletadas ou esclarecidas com o colaborador. 

Emails automáticos: economize tempo com mensagens dinâmicas 

O Pipefy permite que você envie emails diretamente da plataforma — assim toda troca de mensagens é associada ao card do pedido de reembolso, que contém os dados do colaborador. Os emails podem ser enviados automaticamente ou manualmente, tanto pela caixa compartilhada de emails do Pipefy como pelo pelo card. 

É possível ainda criar um template de email, de modo que você não tenha que digitar o mesmo texto sempre que enviar a mensagem. O template pode conter campos dinâmicos, que são preenchidos com os dados do card. Por exemplo, sempre que um card chegar à fase de Informações Faltantes, um email é automaticamente disparado para o colaborador.

Formulários de fase: receba dados externos no decorrer do processo

É possível receber informações externas ao processo no decorrer da fase, basta gerar um link e compartilhar um formulário da fase. Ao enviar um template de email ao colaborador pedindo por mais informações, você pode incluir o link de um formulário de fase, para que ele adicione todos os dados necessários e você os receba diretamente na fase correta dentro do Pipefy.

Etapa 04: Aprovação da tesouraria

Uma vez que esteja tudo certo com o pedido de reembolso, é chegada a hora da Aprovação da Tesouraria. Aqui o responsável financeiro analisa a disponibilidade orçamentária do centro de custo, e aprova ou não o pagamento, verificando novamente se ele está dentro das regras de reembolso da empresa. 

Lembrando que quanto mais alto o valor, mais aprovadores podem ser acionados para efetuar o pagamento, evitando fraudes e desperdícios. Embora a fase de aprovação seja essencial para o processo, é importante não torná-la um gargalo. Caso contrário, os prazos podem ser ultrapassados e atritos internos podem surgir. 

Normalmente, basta passar o pedido pelo analista financeiro e pelo gestor da área. Evite burocracias ou etapas desnecessárias para otimizar o processo, por isso é indicado automatizar boa parte do fluxo e centralizar a operação em um único sistema. Caso o reembolso não seja aprovado, o gestor deve descrever o motivo e informar o solicitante.

Visibilidade: etiquetas, filtros e alertas

O Pipefy permite que você tenha visibilidade total das solicitações de reembolso. Com etiquetas, você pode sinalizar diferentes tipos de reembolso e filtrá-los por categorias como almoço, passagens, transporte, entre outras. Com comentários nos cards, você garante que os envolvidos troquem informações pelo próprio Pipefy, sem gerar ruídos na comunicação, de modo que a responsabilidade de cada profissional em cada etapa fique clara. 

Além disso, os alertas notificam automaticamente os envolvidos quando aquele prazo estiver chegando perto da data final, evitando atrasos de aprovações ou pagamentos.

Etapa 05: Pagamento

Quando a requisição de reembolso for devidamente aprovada por todas as partes, é hora de realizar o pagamento. O analista financeiro escolhe o método (dinheiro, cartão, transferência bancária etc.), define a data e faz o pagamento efetivamente. Comprovantes são armazenados e os pedidos ficam anexados aos registros dos colaboradores.

Templates de email: notificações rápidas e automáticas

Novamente, com os templates de email do Pipefy, você pode configurar uma mensagem padrão com campos dinâmicos, que são preenchidos com os dados do reembolso. Deste modo, quando o pagamento for realizado, o solicitante recebe um email com os detalhes do pagamento. O mesmo vale para caso o reembolso seja negado, com informações dos motivos da reprovação. 

Outro uso interessante para templates de email na fase de Pagamento é o de pesquisa de NPS, assim você pode entender se os colaboradores estão satisfeitos com o processo de reembolso e encontrar pontos de melhoria. Adicione um link para um formulário de fase com um questionário de satisfação, e as respostas serão automaticamente enviadas para o card. 

Conexões: processos integrados e dados compartilhados

No Pipefy, você pode conectar vários processos de um mesmo departamento e compartilhar diferentes informações para facilitar a operação do time como um todo. Por exemplo, o banco de dados de colaboradores é utilizado tanto nos processos de Financeiro como RH, e o database de centro de custos pode ser utilizado em processos de compras também. No Financeiro, você pode criar e conectar processos como:

• Processo de compras
• Relatório de despesas
• Contas a pagar
• Contas a receber

Integrações: utilize o ERP da sua preferência e conecte-o ao Pipefy

Lembre-se de que você pode conectar o Pipefy aos sistemas de ERP que você quiser, como o NetSuite, Oracle, Sage, Quickbooks e outros. Deste modo, as tarefas contábeis ocorrem no outro software e toda a gestão financeira dentro do Pipefy. 

3. Como ficar de olho nas principais métricas para o Financeiro

Em qualquer processo financeiro, é fundamental ter controle das despesas, zelar pelo orçamento dos times e da empresa e ter um histórico de fácil acesso das transações realizadas. Para o processo de reembolso, é válido se atentar à métricas como: 

• Categorias de pagamento
• Tempo médio do processo
• Média do valor de solicitações
• Solicitações por departamento
• Despesas totais por centro de custo

É claro, você pode identificar outras métricas para acompanhar, caso façam sentido para o cenário do seu processo. O importante é sempre medir o desempenho das ações do time, assim você encontra pontos de melhoria e consegue mitigar gargalos. 

Com o Pipefy, é fácil visualizar dados com relatórios customizados. A personalização permite que você crie o relatório com as informações que deseja extrair, como o número de solicitações por setor ou colaborador, valores e muito mais. Você também pode importar os dados do Pipefy para uma planilha e compartilhar com pessoas de fora da plataforma.

Os painéis possibilitam a criação de gráficos personalizados com apenas alguns cliques. Desse jeito, você pode visualizar informações em gráficos, tabelas, barras, formato de pizza etc. Não é preciso nenhum conhecimento de código para adicionar ou remover gráficos, bem como para criar relatórios customizados. Isso garante autonomia na análise de despesas e dados mensais de reembolsos. 

4. Pedidos de reembolso: pare de perder dinheiro e tempo

Um processo de pedidos de reembolso digitalizado e automatizado é muito mais confiável, seguro e ágil, facilitando tanto a vida dos colaboradores quanto do time Financeiro. Com a digitalização das solicitações, documentos e recibos, fica fácil rastrear informações e garantir que a operação está de acordo com as políticas de reembolso da empresa. 

Sem falar que lidar com muitos pedidos de reembolso vindos de diferentes fontes (emails, mensagens, telefonemas, papéis) é a receita para um processo lento e que exige retrabalho. Por isso é tão importante ter um sistema como o Pipefy que centralize a operação e estruture as fases do fluxo de trabalho, sem que informações importantes fiquem para trás. 

Com o Pipefy, você implementa:

• Automação de tarefas repetitivas;
• Fluxos de aprovação inteligentes;
• Integrações com outros sistemas;
• Rastreabilidade de solicitações;
• Centralização de informações;
• Padronização dos pedidos.

Além disso, fica muito fácil acompanhar os gastos dos departamentos e evitar desperdícios financeiros ou fraudes. O Pipefy é a solução para times Financeiros que querem um processo de reembolsos verdadeiramente eficiente e ágil, totalmente customizável e que atenda às suas necessidades específicas, não importando o tamanho ou ramo da empresa.