Crie um processo de recrutamento impecável com o Pipefy

O processo de recrutamento e seleção é essencial em empresas que buscam crescimento acelerado e atração dos melhores talentos para seus times. Entretanto, ter um processo de recrutamento que seja eficiente, organizado e centralizado, sem trabalho manual e constantes verificações demanda esforço e sinergia da equipe de RH.

A área de Talent Acquisition exige estratégia e acompanhamento contínuo, por isso algumas etapas devem ser estabelecidas para otimizar atração, qualificação, seleção e contratação de colaboradores. Neste artigo, vamos analisar o passo a passo do processo de recrutamento, e entender como implementá-lo de forma eficiente no Pipefy. 

1. A peça essencial de um fluxo muito maior

Antes de entrarmos nos detalhes do recrutamento, é preciso ter clareza que ele é uma das peças de um processo que envolve várias etapas. Tudo tem início na abertura de vagas (que vai da necessidade de um gestor até a aprovação do financeiro), depois para o recrutamento de fato, passando pelas etapas de contratação até o onboarding dos colaboradores.

Dependendo de como você estruturar as etapas, elas podem funcionar em um mesmo sistema ou não, com informações integradas e retroalimentadas . Por exemplo, com o processo de recrutamento em um ATS (Applicant Tracking System) e o controle do onboarding (integração do funcionário) em uma plataforma HRMS (Human Resource Management System). 

Seja como for, os processos mencionados estão intrinsecamente conectados, carregando os mesmos dados do candidato no decorrer do fluxo. Por isso, centralizar informações é vital para orquestrar a operação com facilidade, automatizando etapas que, de outro modo, dependeriam de verificações e atualizações manuais.

2. Os desafios mais comuns de recrutadores

Times de Recursos Humanos enfrentam vários desafios na área de recrutamento, como:

• Pouca integração entre departamentos;
• Comunicação falha com os candidatos;
• Excesso de tarefas repetitivas e manuais; 
• Tempo excessivo para finalizar contratações; 
• Falta de padronização e visibilidade (emails e planilhas espalhadas).

Para proporcionar uma experiência positiva para os seus candidatos (e manter uma imagem atraente para encantar mais talentos), primeiro é preciso criar um funil de recrutamento eficiente, que gere  menos fricções e garanta visibilidade durante todo o processo.

3. Estruturando um processo de recrutamento no Pipefy

O primeiro passo de um processo de recrutamento eficiente começa antes mesmo de você receber os currículos. Para obtê-los de modo adequado, unificado e com todas as informações relevantes devidamente preenchidas, é preciso realizar o trabalho prévio de estruturação do funil — e a primeira etapa é construir um formulário. 

Na Galeria de Templates do Pipefy, você encontra um modelo básico para o processo de recrutamento, que funciona como ponto de partida para maiores customizações. Este fluxograma representa parte deste template básico:

Lembre-se de que este é o começo e uma versão simplificada de como um processo de recrutamento pode ser construído dentro de um fluxo no Pipefy; tudo depende das suas necessidades e complexidade do seu processo. Vamos conferir cada uma das fases e aprender a enfrentar os desafios listados acima! 

Etapa 01: Como receber candidatos qualificados

Uma vez que as vagas sejam aprovadas, elas são divulgadas na página de carreiras da empresa ou no perfil da companhia no LinkedIn (ou em outros sites). Seja como for, estas candidaturas caem no funil do recrutador. Idealmente, os CVs são enviados para um sistema que centraliza e congrega esses dados. 

Um dos maiores pesadelos de recrutadores é lidar com dezenas de emails de candidatos, resultando numa caixa de entrada lotada e sem visibilidade. Sejam candidaturas orgânicas, referências do time interno ou perfis que tenham sido selecionados por headhunters, você pode recebê-los estruturadamente em um fluxo de recrutamento no Pipefy. 

Um formulário de inscrição para o candidato e um card para você

Por meio de formulários, você cria campos com as perguntas exatas para receber no funil de recrutamento, e já sabe de antemão as informações essenciais para dar início ao processo. Com os campos obrigatórios, nenhum dado é esquecido, e campos condicionais garantem que novos campos apareçam de acordo com as respostas do candidato. 

Os formulários públicos são o meio ideal para receber candidaturas, pois são totalmente customizáveis conforme suas exigências. Por exemplo, você pode inserir campos como: 

• Nome;
• Email;
• Telefone;
• Perfil do LinkedIn;
• Pretensão Salarial;
• Anexo de Currículo;
• Nível de experiência.

Além disso, você pode criar aqui campos que depois serão gatilhos para classificação desses candidatos. Por exemplo, ao criar um campo para Nível de inglês, se a resposta for Sem conhecimento, o candidato não irá para a fase de triagem, caso você esteja buscando um profissional que seja fluente no idioma. 

Uma vez que os formulários sejam preenchidos e enviados, eles caem no pipe de recrutamento, que é o fluxo de trabalho do seu processo. A partir daqui, você vai iniciar o processo de fato, com os cards representando os candidatos e suas informações no decorrer de todo o fluxo de trabalho. 

Portais: a continuação da sua página de carreiras 

Toda empresa possui uma página de carreiras que centraliza em um só local as vagas abertas. Com o Pipefy, você pode criar um Portal, que nada mais é do que uma página para centralizar todos os formulários públicos (os links das vagas) em apenas um lugar. Por exemplo, você pode ter um Portal para cada departamento, reunindo nele todas as vagas disponíveis. 

Etapa 02: Triagem

Após receber os currículos, é chegada a hora de fazer a primeira análise de candidatos. O recrutador ou recrutadora deve filtrar os candidatos que mais se adequam ao perfil desejado. Só depois as entrevistas são marcadas para que detalhes da carreira do profissional possam ser conhecidos mais a fundo.

Idealmente, os currículos chegam ao time por meio de um sistema específico e não por emails. Caso contrário, é muito penoso lidar com caixas de email lotadas de CVs, o que não ajuda na visibilidade do processo e compromete a triagem adequada de candidatos. Pense que quanto menos especializada for a oportunidade, mais CVs você vai receber, por isso é necessário criar critérios padronizados de avaliação.

Campos como critérios de seleção

De acordo com os campos preenchidos pelo candidato, é possível configurar automações que funcionam como filtros no processo de recrutamento, otimizando a análise e eliminando a triagem manual. Por exemplo, sempre que determinadas competências não são marcadas pelo candidato, ele é automaticamente enviado para a fase Reprovação.

De acordo com os campos, também é permitido definir um recrutador específico por setor da empresa. Por exemplo, sempre que candidatos aplicarem para a área de Marketing, a recrutadora Vera Valley será automaticamente adicionada como responsável por eles.  

Automação de emails para notificar candidatos

Com o Pipefy, você pode criar diferentes automações de email para deixar tanto os candidatos como os gestores cientes do andamento do processo. Por exemplo, sempre que um profissional enviar um CV, ele receberá um email automático de confirmação.

As automações de template de email permitem que mensagens sejam escritas com base nos campos previamente preenchidos no formulário de inscrição ou fase do processo, o que economiza tempo do time de RH e garante uma comunicação muito mais assertiva.  

Etapa 03: Entrevista com recrutador

Uma vez que tenha avançado na fase de triagem, o candidato é entrevistado pelo recrutador, que deve ter em mente um roteiro estruturado para garantir uma entrevista positiva. Essas perguntas são estrategicamente escolhidas, e levam em consideração pontos como:

• Pretensão salarial;
• Domínio de soft skills e hard skills; 
• Destaques de experiências anteriores;
• Alinhamento com valores da empresa;
• Perguntas situacionais, comportamentais, técnicas etc. 

Lembre-se: o tipo de entrevista é muito pautado pela vaga e pela realidade da empresa — incluindo mais ou menos perguntas, testes de aptidão, questões em outros idiomas etc. Procure ser o mais assertivo possível para diminuir o potencial de turnover e aumentar a eficiência da contratação. Para facilitar, tenha em mãos um bom roteiro de entrevista.

Cards: centralização de todos os dados do candidato

No Pipefy, os cards reúnem todas as informações de um candidato específico, e eles são movidos de fase em fase conforme o candidato progride, com novos dados adicionados em cada etapa (o que confere um histórico de fácil acesso). Os filtros garantem que você encontre o que quer em poucos cliques, como todos os candidatos de uma vaga específica ou todos os cards que estão sob responsabilidade de um determinado recrutador.  

Nas fases de entrevistas, você pode adicionar diferentes campos que representam o roteiro e os insights da entrevista. Por exemplo, o nível de comunicação, adequação para  a vaga e adequação cultural do entrevistado. Esses dados ficam salvos no card (assim como quaisquer outros comentários e anexos que você quiser) e são importantes para a próxima fase, de entrevista com o gestor.

Recebendo testes dos candidatos

É muito provável que o candidato faça algum tipo de teste de conhecimento específico após a entrevista com o recrutador. Este teste pode ser um arquivo enviado por meio de um template de email ou um link para um questionário, por exemplo. Seja qual for a alternativa que se aplique, você pode habilitar um formulário de fase para receber o teste.

Em outras palavras, isso quer dizer que o candidato receberá um link para anexar o teste, e este arquivo é enviado diretamente para o card do candidato dentro do Pipefy, que já contém todas as informações dele. Desse modo, o teste fica anexado com todos os dados do candidato.

Etapa 04: Entrevista com gestor

O recrutador sai de cena por um momento para voltar a ser o ponto focal do candidato depois, já que o gestor da área é responsável pela entrevista técnica. A entrevista com o gestor é mais específica e procura avaliar hard skills, já que o foco está nos conhecimentos do escopo da vaga e como o profissional se encaixa no time. 

Caso um teste tenha sido feito anteriormente, provavelmente o entrevistado deverá contar como foi a resolução do mesmo. Lembrando que, dependendo da oportunidade, outras entrevistas com gestores de demais áreas podem acontecer também. Se aprovado, o candidato segue para as etapas seguintes, como a elaboração da proposta. 

Automatizando a comunicação em diferentes níveis

Novamente, é possível automatizar a comunicação com candidatos através de emails no Pipefy. Por exemplo, enviar um email com o horário e link da entrevista (caso seja online), otimizando tempo do recrutador (que deixa de  fazer isso manualmente). 

Você também pode criar regras de automação para notificar o gestor responsável pela vaga assim que o candidato chegar à fase de entrevista. Seja pelo próprio Pipefy, com atribuições automáticas ao card do candidato, ou por meio de integrações, como notificações por Slack e Microsoft Teams, o líder não ficará sem informações. 

Banco de Talentos

Caso o candidato não seja aprovado, é possível adicioná-lo a um database (banco de dados) dentro do Pipefy, e criar um talent pool que já contenha todas as informações do candidato. Desse modo, é muito mais fácil consultar profissionais que não foram qualificados para uma vaga em específico, porém que podem ser ideais para outras. 

Os databases podem ser acionados em qualquer fase do processo, e você pode puxar as informações diretamente deles nos cards dos candidatos, o que garante visibilidade total.

Etapa 05: Avaliação médica

Quando aprovado, o candidato deve passar por uma avaliação médica para atestar que está devidamente apto para exercer a função. Dependendo do como você estruturar o processo, esta etapa pode acontecer antes ou depois do envio da proposta final de trabalho.

A avaliação médica é uma das últimas fases do processo de recrutamento e, se o candidato estiver apto, ele seguirá para as próximas fases burocráticas do processo de admissão, como assinatura de contrato. 

Envio de exames diretamente para o Pipefy

Toda a comunicação com o candidato acerca do exame médico pode ser realizada por meio de templates de email, agilizando o processo. Os campos dinâmicos puxam as informações de um card referentes a um candidato específico, e garantem um email customizado para cada pessoa com os dados corretos. 

Etapa 06: Elaboração da proposta 

Para finalizar, é preciso elaborar a proposta com as condições de trabalho, tipo de contratação, salário e outros dados importantes discriminados. É essencial ser claro com o novo colaborador, por isso não poupe detalhes da vaga. A proposta deve ser coerente com as expectativas do profissional, por isso a pretensão salarial deve ser alinhada anteriormente para não fugir do orçamento disponibilizado para a contratação. 

Se o candidato não aceitar a proposta de trabalho, o recrutador deve recorrer às últimas fases do processo de recrutamento e verificar os outros finalistas e suas pontuações. É importante sempre ter outras opções além do candidato principal para contatá-los em caso de resposta negativa. Se o candidato aceitar, é hora de preparar o contrato e o onboarding. 

Gere propostas automaticamente

Com o gerador de PDF do Pipefy, você pode criar documentos com muito mais facilidade, e enviar e anexar as propostas de emprego em poucos cliques, tudo dentro do próprio card do candidato. É possível criar um template de documento PDF com campos dinâmicos, que são preenchidos automaticamente com as informações do card, além de poder adicionar imagens e tabelas como quiser.

Não deixe que os prazos sejam extrapolados

Todo o processo de recrutamento possui prazos que devem ser cumpridos. Com o alto volume de candidaturas, é fácil se perder em meio aos prazos, e dependendo da urgência da vaga, você não tem muito tempo disponível. Por isso, os alertas do Pipefy notificam todos os envolvidos, sejam recrutadores ou gestores, do status de cada posição.

Etapa 07: Candidato aprovado

Pronto! O candidato foi aprovado, e é chegada a hora de formalizar o contrato e iniciar o handoff para o processo de onboarding de colaboradores (ou integração de funcionários). Após o profissional assinar o contrato, o time de recrutamento não é mais responsável pelo acompanhamento do novo colaborador, embora seja incumbido de fornecer todos os detalhes do funcionário para outros times da empresa.

Integrações e conexões com outros processos

É possível integrar o Pipefy com várias plataformas para facilitar o processo de contratação. Com o DocuSign para enviar os documentos para assinatura (com upload de documentos nos cards), com o NetSuite para criar registros de novos funcionários dentro do ERP, e com o Slack para notificações internas e muito mais.  

4. De olho nas KPIs de Recrutamento

Você não pode analisar o que você não pode medir, e por isso é essencial ficar de olho nos principais indicadores de um processo de recrutamento e seleção para conferir a saúde dele. Afinal, com tanto tempo dispendido entre análises, entrevistas e comunicação interna, é preciso garantir que você tenha o processo mais eficiente possível.

Entre as KPIs mais comuns, podemos listar:

• Custo de contratação;
• Número de currículos recebidos;
• Rotatividade em novas contratações;
• Diversidade dos novos colaboradores;
• Tempo de conclusão do recrutamento do começo ao fim.

Estes são os indicadores mais comuns. Porém, dependendo do seu processo de recrutamento, é possível inserir outros pontos a serem analisados. Acompanhar as KPIs traz não apenas uma visão estratégica da operação, porém faz com que oportunidades de melhorias sejam facilmente identificadas. 

Relatórios e Painéis

O Pipefy oferece recursos para você acompanhar de perto os dados de recrutamento. Com relatórios do pipe, é possível extrair vários dados específicos do processo, como número de funcionários contratados no mês, tempo de contratação, diversidade dos candidatos e mais. 

Os painéis permitem que você visualize os dados em diferentes tipos de gráficos, como tabelas, barras, formato de pizza e muito mais. Você não precisa de nenhum conhecimento de código para adicionar ou remover gráficos, bem como para criar relatórios customizados. Isso garante autonomia na análise de dados e velocidade na operação. 

Existem muitas maneiras de gerenciar um processo de recrutamento e seleção, porém para garantir um processo eficiente, ágil e com comunicação clara com candidatos, gestores e todos os outros times impactados, é preciso estruturá-lo dentro de um sistema dedicado.