O que é work in progress (WIP)? Como controlá-lo na sua empresa?

Todos os projetos realizados na sua organização dependem da progressão de diferentes tarefas até que sejam concluídos, certo? Nesse sentido, o conjunto de processos que ainda estão em fase de execução são chamados de work in progress.

Basicamente, quanto maior o número de atividades esperando finalização, menor é a capacidade de entrega dos atuais projetos. A falta de foco pode levar a uma situação frequente no ambiente corporativo: segundo uma pesquisa da FGV, 43% dos brasileiros se queixam de sobrecarga no trabalho, e o estudo mostra que isso tem impacto direto sobre a saúde mental dessas pessoas.

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Ou seja: é importante limitar esse volume, para que, com mais foco sobre o que realmente importa, os fluxos de trabalho sejam mais eficientes e haja menos sobrecarga sobre os profissionais da equipe.

Mas, afinal, como é possível definir o limite ideal para o work in progress? Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o conceito, seus principais desafios e quais são os melhores meios para otimizá-lo.

O que é o work in progress?

Work in progress, também referenciado pela sigla WIP, é um termo utilizado na gestão de projetos. Ele se refere às tarefas em execução, ou seja, que ainda não foram concluídas.

Basicamente, esse conceito engloba todas as atividades que ocupam o tempo e os esforços da equipe no momento, mas que ainda não estão gerando valor para o cliente final. O significado da tradução de work in progress é justamente “trabalho em progresso”. Ele pode se referir tanto às atribuições que estão sendo desenvolvidas quanto àquelas em revisão.

Portanto, o WIP descreve todas as tarefas que não foram validadas totalmente. Até mesmo um trabalho que já foi entregue pode ser categorizado dessa maneira, caso ele ainda não tenha sido aprovado.

Por que é importante reduzir o WIP?

Se o work in progress não for controlado, sua equipe terá um grande volume de tarefas marcadas “em execução”. Isso vai na contramão da produtividade, já que o excesso de trabalho compromete a qualidade e gera acúmulo nos projetos. Veja a importância desse cuidado:

Aumento da produtividade da equipe

Um WIP elevado ocupa o time com inúmeras tarefas simultâneas. Isso divide sua atenção, obriga que as execuções sejam aceleradas e sobrecarrega os fluxos de trabalho. Por isso, controlá-lo ajuda a aumentar os indicadores de produtividade e a própria qualidade dos projetos.

Melhora do foco nos processos

Como se não bastasse a atenção dividida, muitos trabalhos em aberto também geram subtarefas e novas demandas simultâneas. Em contrapartida, um WIP reduzido gera mais foco em cada execução, garantindo um progresso contínuo e mais eficiente.

Mais tarefas sendo finalizadas no prazo

Quando o fluxo de trabalho é produtivo e a equipe tem foco para realizar as atribuições, a divisão do tempo das tarefas também se equilibra. Ou seja, o controle do WIP evita atrasos, elimina as famosas “correrias” e contribui para o cumprimento dos prazos.

Desafios enfrentados na redução do work in progress

Agora que você já sabe o que é WIP, seu significado e sua importância, vale refletir sobre os principais desafios que podem atrapalhar a sua redução. Afinal, eliminá-los é fundamental para ter mais controle sobre os fluxos de trabalho da sua empresa. Entenda quais são eles:

Falta de planejamento e priorização

Na maioria das vezes, o excesso de work in progress é provocado pela simples falta de planejamento. Para que os fluxos de trabalho corram de maneira equilibrada, o time deve saber exatamente o que priorizar.

Sem rotinas planejadas, muitas atividades se acumulam. Isso ocorre, por exemplo, quando tarefas em produção são postergadas para inserir entregas urgentes, quando tarefas de novos contratos são colocadas à frente das demais, entre outros casos semelhantes.

De acordo com uma pesquisa publicada pela Harvard Business Review, 67% dos líderes relatam uma rotina de trabalho confusa e 65% dos entrevistados admitem que não conseguem concluir suas tarefas. Entre as principais fontes de distração estão a existência de prioridades concorrentes (25%) e uma carga de trabalho muito grande (12%).

Processos desorganizados e ineficientes

Seguindo a mesma lógica, o work in progress jamais terá equilíbrio caso o andamento das tarefas seja ineficiente ou careça de organização, pois a qualidade dos processos está diretamente ligada à capacidade de entregas.

Portanto, garanta que as etapas sejam bem ordenadas e tenham previsibilidade. Isso exige uma visão “micro” das atividades, pois cada fase de um projeto depende das entregas anteriores, que por sua vez devem ser entregues no tempo e no padrão esperado.

Como controlar o WIP na sua empresa?

Agora que você já sabe como a gestão racional do work in progress é importante para a qualidade e agilidade da execução de qualquer equipe, conheça as melhores práticas para controlá-lo e garantir mais equilíbrio nos seus fluxos de tarefas:

1. Conheça a sua equipe

A gestão do WIP envolve uma designação consciente de tarefas. Por isso, é importante saber com qual tipo de atribuição cada profissional tem mais afinidade. Isso melhora a distribuição das atividades, que sofrem menos atrasos e erros por falta de motivação ou de habilidade dos colaboradores responsáveis.

2. Construa um processo de solicitação, análise e distribuição de tarefas

Se a ideia é direcionar as tarefas ideais para cada membro do time, é importante que você acerte na distribuição. Para ela ser ágil e eficaz, defina um processo para as solicitações e estipule critérios de análise para determinar quem fará o quê.

3. Estabeleça um método de priorização

Durante a distribuição, também é fundamental priorizar tarefas. Ao definir o que é urgente e importante, você evita que o time perca tempo com ações pouco relevantes para o momento.

Um dos métodos mais populares para sistematizar prioridades é usar uma Matriz GUT. Trata-se de uma ferramenta de qualidade usada para ajudar a definir as prioridades durante os esforços de resolução de problemas ou de implementação de estratégias.

Essa matriz deve ser usada para situações que exigem uma análise sobre diversos desafios e a determinação de decisões mais complexas. Nela, cada demanda é definida e categorizada de acordo com sua Gravidade, Urgência e Tendência.

São esses os três elementos que formam a sigla GUT. Para cada um desses elementos são atribuídas notas, de acordo com as características de cada atividade de um projeto.

4. Limite a quantidade de WIPs simultâneos

É importante limitar a quantidade de tarefas em produção para reduzir o lead time (o tempo de conclusão ou processamento total da demanda ou atividade), o estresse pelo acúmulo de trabalho, e também para aumentar o bem-estar e o engajamento da equipe.

5. Teste metodologias ágeis

As metodologias ágeis buscam sempre reduzir a imprevisibilidade dos prazos nos projetos ao subdividi-los em tarefas curtas. Isso garante mais foco em cada execução relevante para agregar valor ao resultado final. Considere esse tipo de método com sua equipe e teste sua implementação.

Você pode começar com o framework Scrum, por exemplo, que é bastante objetivo e simples de implementar.

6. Utilize a tecnologia e os softwares a seu favor

Com o apoio de um bom software de gestão, você pode organizar todo o fluxo de trabalho da sua equipe e centralizar suas respectivas atribuições em uma única plataforma, e não em emails ou planilhas que são a porta de entrada para erros e falhas de comunicação. Assim, você garante mais colaboração e eficiência no cumprimento das demandas.

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