Case Study

Alvaz e o segredo de Solicitações de RH eficientes e escaláveis

Como a Alvaz gerencia e centraliza solicitações de colaboradores com o Portal do Pipefy

Sobre a Alvaz

A Alvaz é uma empresa brasileira que desenvolve tecnologia para o setor agrícola — também conhecida como agritech. O principal serviço ofertado é o de Gerenciamento de Lavoura por VANT (GLV), que engloba voos de drone feitos por pilotos capacitados para análises de saúde das lavouras.

Fundada em 2018, a empresa presenciou um rápido crescimento, aumentando o número de funcionários e clientes a cada nova safra. Atualmente, a empresa atua em 7 estados brasileiros e em outros países das Américas, como Argentina e Canadá.

Os desafios de crescimento da Alvaz

Com apenas 4 anos de existência, o maior desafio da Alvaz foi o rápido crescimento demandado pelo mercado. A cada nova safra, mais clientes solicitavam os serviços da empresa, aumentando a demanda por funcionários e organização de processos.

Em 2019, por exemplo, a empresa começou o ano com 5 colaboradores e terminou com 20. Processos que antes eram feitos por mensagem e conversas no escritório começaram a ficar inviáveis.

Com a expansão da empresa para mais estados brasileiros e também para outros países, os profissionais de campo precisavam de uma comunicação rápida com o escritório para realizar diversos tipos de solicitações. Os pedidos mais comuns são de equipamentos, como uniforme e equipamentos de segurança, e até mesmo relatórios de problemas durante um voo de drone, que geralmente requerem envio de novas peças para o colaborador.

Seguindo a tendência de crescimento da empresa, em 2020, quando a empresa já tinha cerca de 30 colaboradores, o time da Alvaz constantemente perdia prazos e não conseguia acompanhar o status de cada solicitação dos colaboradores. A solução foi buscar alguma plataforma no mercado para ajudar na gestão dos pedidos e melhorar a experiência dos colaboradores.

Com o rápido crescimento do time, era comum que o nosso time do escritório perdesse prazos e entregasse pedidos incompletos. Isso estava impactando negativamente a experiência e produtividade dos colaboradores em campo.

Rafael Jefté

Supervisor de Operações

Centralizando todas as solicitações no Pipefy

Buscando centralizar todos os pedidos de colaboradores em um único lugar, a Alvaz chegou até o Pipefy no início de 2020. Desde o início com a plataforma, o time da Alvaz já conseguiu padronizar todo o processo de solicitação, assegurando que o time localizado no escritório recebesse todas as informações necessárias para rapidamente processar os pedidos dos colaboradores em campo.

Com o Pipefy, todos os atores desse processo conseguiram se beneficiar:

Os colaboradores em campo, que solicitam diversos serviços e produtos ao time do escritório;
Os colaboradores no escritório, que são os agentes responsáveis por receber as solicitações e entregar o produto e/ou serviço;
Os gestores, que podem ter controle sobre todas as solicitações.

Para os solicitantes, o processo se inicia com o preenchimento de um formulário do Pipefy. Ao preencher todos os campos, o solicitante recebe diversos emails automáticos, com a confirmação do pedido e atualizações sobre aprovações e envio de equipamentos.

Para os colaboradores no escritório, o Pipefy entrega a certeza de que todas as informações foram coletadas e também a possibilidade de automatizar diversos passos do processo, como os emails automáticos aos solicitantes, tarefa que antes era repetitiva e tomava muito tempo do time.

Já para os gestores, o Pipefy permite a extração de dados do processo, como tipos de solicitações mais comuns e valor gasto em cada uma, proporcionando assim tomadas de decisão mais inteligentes e baseada em dados.

Principais resultados: agilidade e escalabilidade

Atualmente, cerca de dois anos após o início do uso do Pipefy, a Alvaz já colhe vários resultados quantitativos e qualitativos dessa parceria.

O primeiro e mais importante resultado foi a diminuição no tempo para processar cada solicitação. Antes do PIpefy, o time demorava de 2 a 3 dias para receber, processar a solicitação e enviar o material para os colaboradores em campo. Com o Pipefy, esse processo é realizado em menos de 24 horas e o time em campo tem a certeza de que o pedido chegará sem erros. Além disso, o time do escritório consegue rapidamente triar e priorizar pedidos urgentes.

Com um maior controle da operação, a tomada de decisão ficou mais inteligente. Hoje, os gestores conseguem coletar e analisar dados sobre número de solicitações por funcionário, quais são os principais pedidos e também os principais problemas que estão ocorrendo em campo.

Após centralizar e controlar a operação, o time conseguiu ganhar eficiência por meio de automações de processo. O time parou de fazer muitas atividades manuais. Sò o envio de emails automáticos para os colaboradores já poupa muito tempo do time no escritório, que podem alocar mais tempo em atividades de maior valor agregado.

Com o Pipefy, conseguimos enviar emails automáticos para o colaborador em campo. Ao enviar um pedido, eles já recebem a confirmação. Quando aprovamos ou reprovamos, eles recebem a atualização. Pode parecer simples, mas quando multiplicamos diversas respostas por 100 pedidos, por exemplo, nosso time estaria perdendo 3 ou 4 horas por dia.

Rafael Jefté

Supervisor de Operações

Próximos passos com o Pipefy

A Alvaz segue com um crescimento consistente safra após safra. No início de 2022, já estavam com 40 colaboradores e a projeção é seguir com o crescimento. Após inciar com o Pipefy para o processo de Solicitações de Colaboradores, atualmente todos os processos internos são gerenciados pela plataforma.

Um dos processos principais é o de Recrutamento, principalmente pela alta demanda do time. Cada departamento criou o seu próprio fluxo e seleciona os candidatos ideais por dentro do Pipefy.

Com mais colaboradores e mais clientes, a tendência é que a Alvaz continue sendo desafiada a criar e melhorar processos, e o Pipefy seguirá como parceiro nesses desafios.

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