A Globalfy facilita a jornada empreendedora de donos de negócios internacionais. Mas, conforme a empresa cresceu, o trabalho manual e a dependência da área de TI também aumentaram, até fazer com que processos se tornassem insustentáveis.
Cinco anos após ser lançada em 2015, a Globalfy começou a expandir seus serviços para atender empresários em todos os 50 estados dos Estados Unidos. Para isso, foi necessário criar fluxos de trabalho específicos para cada estado, de acordo com as leis e regulamentações específicas de cada um. Em pouco tempo, a Globalfy passou a operar processos e fluxos de trabalho mais numerosos e complexos.
Na época, a ferramenta de gestão de projetos da empresa era pouco flexível e não tinha uma interface intuitiva para o usuário. Quando os times de negócio precisavam criar ou atualizar workflows, era necessário que o time de TI fizesse os ajustes necessários no código de forma manual.
Como resultado, os departamentos não tinham a autonomia necessária para resolver problemas rapidamente, e o time de TI gastava muito tempo e recursos para gerenciar um backlog crescente de demandas.
Hoje, a Globalfy usa o Pipefy para gerenciar mais de 80 processos em departamentos como Operações, Financeiro, RH, Compras e TI. Graças à interface no-code intuitiva e de rápida implementação, os departamentos não dependem mais do trabalho da TI para cada ajuste ou atualização de workflow.
Em 2020, a Globalfy expandiu suas operações para atender empreendedores internacionais que buscavam lançar seus negócios no mercado americano, processo que se mostrou extremamente complexo já que cada estado nos EUA tem sua própria legislação e burocracia para abrir um empreendimento.
Na época, a empresa usava uma ferramenta de gerenciamento de processos com pouca visibilidade, o que dificultava o monitoramento das operações e busca por insights. A ferramenta ainda exigia mudanças manuais no código para qualquer tipo de customização, até as mais simples.
A comunicação com clientes também era feita de forma manual, com emails do time de Customer Support, o que complicava ainda mais a escalabilidade dos processos.
Por ser uma empresa global com colaboradores em diversos países, a Globalfy precisava de uma ferramenta capaz de padronizar seus processos centrais e gerenciar workflows, ao mesmo tempo em que eliminasse trabalho manual e reduzisse a dependência que os timestinham do departamento de TI.
Para solucionar o desafio, a Globalfy passou a buscar uma ferramenta com:
A Globalfy optou pelo Pipefy por sua interface adaptável e intuitiva, recursos essenciais que acabariam por permitir que times de negócios criassem e gerenciassem os próprios fluxos de trabalho, liberando esforços e tempo da TI para outros projetos.
Uma das primeiras prioridades da Globalfy foi otimizar a experiência de onboarding dos clientes. Antes do Pipefy, clientes frequentemente ficavam frustrados com a falta de visibilidade desse processo e os atrasos decorrentes da quantidade de tarefas manuais envolvidas.
Para aprimorar o processo, seria necessário:
De início, a empresa decidiu focar no primeiro passo do processo: o formulário de inscrição. Usando o Pipefy, a Globalfy criou um formulário padronizado para receber todas as informações necessárias.
Regras e condicionais garantem que o formulário é configurado da forma correta, considerando atributos como o estado no qual o negócio estará ou o tipo de empresa. Depois que o formulário é preenchido, a automação direciona o usuário para o restante do processo, ajudando a evitar erros.
O formulário estruturado foi apenas o começo do aprimoramento da experiência do cliente. Para melhorar o processo de ponta a ponta, a Globalfy também precisaria criar um portal personalizado que centralizasse informações para os clientes. Para obter sucesso, esse portal deveria poder ser integrado a outros sistemas e promover maior visibilidade.
Usando as APIs de integração do Pipefy, o portal serve como recurso centralizado onde clientes podem acessar formulários, checar o status de suas demandas e enviar solicitações.
Quando a solicitação de um cliente avança para uma nova fase do processo, um email é enviado automaticamente para avisá-lo do progresso. Hoje, o portal para clientes diminui o número de solicitações e perguntas recebidas pelo time de suporte ao cliente.
Antes do Pipefy, a Globalfy redigia e gerenciava seus contratos manualmentente, o que facilitava a ocorrência de erros e gerava a necessidade de processos de revisão adicionais.
Com o Pipefy, os contratos passaram a ser geridos facilmente com a coleta automática diretamente do processo com o recurso de criação de PDF. Agora, os contratos estão menos suscetíveis a erros e são redigidos mais rapidamente, liberando tempo que a equipe antes gastava com trabalho manual e revisões.
Além de automatizar tarefas manuais, a Globalfy precisava criar workflows que se adaptassem em tempo real para responder a mudanças de cenário. Por exemplo, se uma nova solicitação está relacionada a uma empresa no Arizona, ela pode ter passos e tarefas diferentes de uma solicitação similar mas para uma empresa em Nova York.
Para estabelecer condições específicas às regras de cada estado, a Globalfy aplicou as condicionais do Pipefy a esses workflows.
O Pipefy também permite que a Globalfy conecte e orquestre processos e workflows para que fluxos paralelos possam ser iniciados e executados simultaneamente. Agora, quando o processo de começar um novo negócio tem início, workflows de suporte como recebíveis da conta começam a rodar automaticamente, e uma integração com o Google Drive organiza e armazena arquivos para referência futura. Tudo isso de forma automática.
Hoje, o time da Globalfy consegue oferecer um serviço mais rápido a seus clientes porque eliminou a necessidade de ajustes manuais. Em muitos casos, o cliente consegue dar início ao seu empreendimento em apenas dois dias.
Desde que implementou o Pipefy, a Globalfy transformou um cenário de processos fragmentados e pouco eficientes em processos padronizados, automatizados e escaláveis. Depois de um ano, a Globalfy entregou 54 mil serviços (cerca de 4.500 por mês).
Hoje, a Globalfy usa o Pipefy para vários departamentos, como Operações, Contabilidade, Financeiro, Vendas, Marketing, Recursos Humanos, Compras e TI, para gerenciar serviços paralelos.
Esse progresso é resultado da interface intuitiva e no-code do Pipefy, que permite que times de negócio tenham mais autonomia e não precisem buscar recursos da TI para gerenciar suas soluções.
+50 pipes ativos para gerenciar +80 processos | Menos pressão no time de TI para gerenciar automações e melhorias de workflows | Mais de um milhão de tarefas manuais passaram a ser automatizadas | Mais de 854 mil condicionais ativas para agilizar ainda mais o processamento de solicitações de abertura de empresas | +172 mil serviços realizados para clientes (54 mil somente no primeiro ano) |
A missão da Globalfy é ajudar empreendedores a estabelecer seus negócios nos EUA, um desafio que o co-fundador da empresa Diego Sampaio conhece em primeira mão. Em 2014, Sampaio precisou superar diversos desafios logísticos para transferir sua empresa de contabilidade do Brasil para os EUA, o que abriu seus olhos para a necessidade de um processo mais simples e direto para empresários como ele.
Fundada em 2015, a Globalfy simplifica a jornada empreendedora e oferece apoio em diversas áreas para empresas enfrentando o desafio de se estabelecer no mercado dos Estados Unidos.
A plataforma completa da Globalfy foi desenhada para empoderar empreendedores de tecnologia e e-commerce unindo contabilidade, gerenciamento de impostos e outras soluções corporativas em um único lugar, sem a necessidade de um endereço residencial nos EUA.
Oferecendo um serviço all-in-one para empreendedores internacionais, a Globalfy elimina dúvidas e papelada desnecessária desde o início. Com suporte em três idiomas (inglês, português e espanhol), a empresa já ajudou mais 5 mil clientes LLC e C Corp em mais de 53 países a atingir seu potencial global.
Demonstração