Como o Magazine Luiza cria 3 mil peças de Marketing por mês com o Pipefy

Magazine Luiza, Magalu

Mais de 1.100 lojas físicas espalhadas por 819 cidades brasileiras formam a rede logística do Magazine Luiza, ou Magalu. A história da rede varejista Magalu começou em Franca, interior de SP, em 1959, e desde então alcançou números cada vez mais surpreendentes.

Em 2002, a rede faturou seu primeiro bilhão de reais com as vendas em lojas físicas. Em 2012, o Magazine Luiza alcançou o primeiro bilhão no e-commerce. O marketplace chegou a essa mesma cifra em 2 anos de operação, em 2019, criando um dos maiores ecossistemas digitais do Brasil.

Movida pela inclusão e por tornar acessíveis diversos produtos que até então eram restritos, o Magazine Luiza se tornou uma marca querida e admirada por muitos brasileiros.

Presente em 21
estados brasileiros

17 centros de
distribuição

Mais de 15 mil sellers
no Marketplace

Malha Luiza e Logbee: 2500 caminhoneiros para logística

Desafios

Estúdio de Design e Branding do Magalu cria e aprova mais de 3 mil peças mensais

Agência parceira é responsável por 85% desta operação, com a criação e desdobramento das peças

O Estúdio atende 15 áreas comerciais do Magalu, somando 62 pessoas em contato

Atrasos na entrega eram constantes devido a ruídos na comunicação e descentralização dos jobs

47% dos briefings não permitiam o início do trabalho, pois faltavam informações

Nós descobrimos que 47% dos briefings produzidos não possibilitavam começar o trabalho. Muitas vezes faltavam objetivos, clareza, materiais, texto."

Para cuidar de toda a comunicação visual e verbal da marca, em 2018 foi criado o Estúdio de Design e Branding do Magalu, uma agência interna para administrar todo o conteúdo. “Nosso setor é responsável pelas ideias, criação, gestão das campanhas e ativação das mesmas. Tudo passa pelo nosso departamento, desde a loja até a parte digital, pois somos os guardiões da marca Magalu”, explica Thiago Sieiro, Designer de Marca do Magalu.

O intuito é conectar o cliente ao modo Magalu, propósito e valores de marca, além de funcionar como um guardião da marca. O Estúdio avalia e aprova os materiais de criação também dos fornecedores.

A parceria com uma agência externa é necessária para gerenciar, produzir conteúdo e rodar as mais de 3 mil peças de mídia mensais.

“Nós temos uma equipe interna de 10 pessoas, mais 8 na agência externa para atender 15 dos principais núcleos de negócios e estratégicos da empresa. Ao todo, são 62 pessoas falando com nossa equipe no dia a dia”, conta Sieiro.

Alguns dos núcleos atendidos são: Marketing multicanal, E-commerce, Redes Sociais e Marketplace.

Com esse cenário, o grande desafio do Estúdio de Design e Branding era centralizar as operações em uma única ferramenta de gestão.

De acordo com Sieiro, em 2019, o time utilizava uma ferramenta de gestão que não permitia a centralização das informações. Para operacionalizar tudo, eram usados 8 boards diferentes, o que dificultava a organização. Isso porque o programa utilizado deixava os boards pesados e eles precisavam ser desmembrados em outros.

Além disso, havia dificuldade de personalizar os briefings e enviar os jobs para produção, o que gerava ruídos de comunicação e confusão sobre as instruções. Como consequência, a equipe perdia muito tempo para tirar dúvidas sobre os jobs e atrasava as entregas em diversas áreas.

A falta de padronização também era um problema. Na plataforma utilizada não era possível inserir critérios obrigatórios para cada briefing.

“Nós descobrimos que 47% dos briefings produzidos não possibilitavam começar o trabalho”, comenta Lucas Guimarães, Líder de Criação do Estúdio Magalu. “Muitas vezes faltavam objetivos, clareza, materiais, texto”.

Solução

Padronização nos briefings, com a criação de um fluxo de formulários e campos obrigatórios

Coleta de briefings e demandas se tornou centralizada

Automatização de procedimentos manuais

Eliminação do retrabalho

Com o Pipefy, eles são automaticamente movidos após um período específico, o que ajuda a limpar a área de trabalho e a equipe não precisa se preocupar em mover manualmente.”

A identificação dos problemas por parte da equipe do Estúdio Magalu veio após uma imersão de 40 horas para mapear os fluxos de comunicação de todas as áreas. O time percebeu que o que faltava era uma ferramenta completa e descomplicada para centralizar as ações.

Foi aí que a equipe do Magalu encontrou o Pipefy. O diferencial do Pipefy para Marketing é justamente a possibilidade de gerenciar processos mais complexos como os do porte do Magalu.

“O primeiro passo que impressionou foi a parte de briefing”, relata Guimarães. “Cada área precisava de determinadas informações para iniciar a produção. A área de B2B é diferente de CRM e E-commerce, por exemplo. Com o Pipefy foi possível criar um fluxo com formulários e campos obrigatórios, como formato, categoria e objetivos.”

Dentre as ferramentas que mais auxiliaram nessa transformação do setor de marketing estão os formulários de Solicitações de Marketing do Pipefy. Utilizados pela equipe Magalu de forma inteligente, eles envolvem todo o fluxo de pedidos, processos e entregas para o design e a execução da campanha.

Agora é possível coletar briefings e demandas através de uma única ferramenta com o objetivo de agilizar o processo. Assim, a solução desenvolvida pelo Pipefy eliminou o retrabalho e a falta de padronização. Todo solicitante que enviar um briefing precisa preencher todas as informações em relação ao job, o que melhora a produtividade e a assertividade.

Além disso, a solução automatizou diversas entregas. Segundo Guimarães, muitos cards de jobs eram abertos e esquecidos de mover para “concluídos” pela equipe. “Com o Pipefy, eles são automaticamente movidos após um período específico, o que ajuda a limpar a área de trabalho e a equipe não precisa se preocupar em mover manualmente.”

Poder indicar através de cores os tamanhos dos jobs e tempo de criação ajudou também a equipe a priorizar as entregas e fluxos e se organizar.

Sendo assim, não só a equipe interna do Estúdio envia e visualiza as solicitações com facilidade, mas também a agência fornecedora segue os padrões e passos importantes na hora de executar as tarefas.

Resultados

Redução de 8 boards para apenas 2

Organização das informações para extrair relatórios

Diminuição de briefings incompletos de 47% para 31%

Aumento de 5 vezes nos processos automatizados por semestre

Com o Pipefy, podemos criar projetos e campos personalizados, organizar times, processos e recolher todas as informações para exportar e gerar relatórios. No nosso caso, atualmente conectamos o Pipefy ao Google Data Studio.”

Uma das principais vantagens do Pipefy Marketing é a possibilidade de integração com outros aplicativos e conectá-lo a outros processos sem ajuda técnica. A ferramenta anterior usada pelo time não permitia esta integração.

Dessa forma, o processo foi simplificado de oito boards para apenas dois. “Assim, ao invés de cada área ter o seu board, pensamos que teria mais lógica separar apenas criação e produção”, comenta Sieiro.

Com relação aos briefings, o Estúdio de Design e Branding do Magalu conseguiu reduzir de 47% a impossibilidade de gerar campanhas com briefings incompletos para 31%.

“Para nós isso representa muito”, diz Guimarães. “Antes, quase metade das nossas 3 mil campanhas mensais tinham retrabalho ou atrasos. Agora apenas 31% deles geram dúvidas, e estamos melhorando cada vez mais.”

Além disso, as automações geradas pelo Pipefy ajudaram a melhorar alguns processos. No primeiro semestre de 2020, foram 3800 automações, enquanto no 2° semestre esse número subiu para 16.400 automações. Isso significa eficiência.

Outro ponto de importância para o Marketing foi a organização das informações na plataforma Pipefy para extrair relatórios. Antes da implementação do processo do Pipefy esse acompanhamento não era feito pois era necessário migrar muitas informações e métricas para outras plataformas.

“Decupar os dados é fácil, o difícil é juntá-los e extraí-los”, relata Guimarães. “Com o Pipefy, podemos criar projetos e campos personalizados, organizar times, processos e recolher todas as informações para exportar e gerar relatórios. No nosso caso, atualmente conectamos o Pipefy ao Google Data Studio.”

A ideia é expandir o uso do Pipefy para outras áreas do Magalu e impulsionar a eficiência e a comunicação em outros tipos de operações. O Pipefy possui soluções para Recursos Humanos, setor Financeiro e Customer Success.

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