Como uma multinacional de serviços automotivos recruta 80% mais rápido com Pipefy
A empresa
A cliente do Pipefy é uma empresa líder em reparo e substituição de vidros para veículos, operando em 36 países em toda a Europa, além de partes da Ásia, América do Sul e Oriente Médio.
80% Menos Tempo para
preencher vagas urgentes
70% Menos tempo para efetuar mudanças
377% de ROI (Retorno sobre Investimento)
1430+ Horas economizadas em sete meses
Desafios
Receber a informação completa quando uma solicitação é feita para o RH
Acelerar o processo de recrutamento feito pelo RH
Comunicar-se melhor com os gerentes que precisam contratar novos colaboradores
Gerar visibilidade para os processos internos do RH
Os gerentes nos ligavam ou enviavam e-mails para saber em que parte do processo estávamos. Toda vez, a equipe de recrutamento tinha que parar o que estava fazendo, procurar as informações e passá-las para quem requisitava. Era extremamente ineficiente e estressante.”
Empresa líder em reparo e substituição de vidros de veículos, a cliente do Pipefy conta com seu departamento de RH para preencher vagas com candidatos qualificados. Mas o departamento teve dificuldades para gerenciar o processo de recrutamento.
Os gerentes que precisavam preencher uma vaga em suas áreas enviavam as solicitações ao RH por meio de vários canais, como e-mail ou telefone. Depois de recebidas, não havia um processo padronizado para gerenciar essas solicitações.
Além disso, muitas delas não apresentavam informações cruciais.
“Os gerentes contratantes não incluíam informações importantes, como a data de início desejada. Por isso, frequentemente tínhamos que fazer um acompanhamento posterior do pedido.”
Cada etapa do processo de recrutamento era manual e demorada, tornando difícil o cumprimento dos SLAs internos (em português, Acordos de Nível de Serviço). Mesmo alterações simples poderiam levar 10 dias para serem concluídas. O preenchimento de uma vaga nova, mesmo urgente, chegava a levar de 10 a 15 dias.
A equipe de RH também tinha dificuldade de atualizar os gerentes contratantes sobre o status de suas solicitações de recrutamento. Consequentemente, esses gerentes entravam em contato com a equipe repetidas vezes.
“Os gerentes nos ligavam ou enviavam e-mails para saber em que parte do processo estávamos. Toda vez, a equipe de recrutamento tinha que parar o que estava fazendo, procurar as informações e passá-las para quem requisitava. Era extremamente ineficiente e estressante.”
Além disso, os gestores de RH não tinham uma boa visão do processo de recrutamento. Eles não sabiam quantas posições estavam vagas no momento ou qual era sua eficiência para preenchê-las. Muitas vezes, só ficavam sabendo dos problemas quando recebiam reclamações.
“Às vezes, tínhamos atritos entre os gerentes contratantes e a equipe de recrutamento devido a atrasos ou falta de comunicação. Esses atritos às vezes chegavam até à administração”.
Devido a esses desafios, a multinacional começou a procurar uma maneira melhor para gerenciar seu processo de recrutamento.
Solução
Gerenciar o processo de recrutamento em uma única plataforma
Automatizar procedimentos manuais e repetitivos
Criar um banco de dados de candidatos
Comunicar-se automaticamente com os gerentes contratantes
Permitir a visualização e o acompanhamento de todo o processo pelos gerentes de RH
Pesquisamos outras ferramentas, mas nenhuma delas tinha as funcionalidades do Pipefy. Foi a solução ideal para nós.”
O time de RH examinou as soluções de fluxo de trabalho no mercado e decidiu pelo Pipefy.
“Pesquisamos outras ferramentas, mas nenhuma delas tinha as funcionalidades do Pipefy. Foi a solução ideal para nós.”
Depois que a empresa contratou o Pipefy, Lauren Hobolt, gerente de Customer Success, começou com a implementação e o suporte.
“A empresa respondeu super bem desde o início,” diz Lauren. “Começamos a perceber ótimos resultados em apenas um mês após nossa primeira ligação de implementação.”
A equipe do Pipefy rapidamente começou a trabalhar para padronizar o processo de recrutamento e identificar oportunidades para melhorar a eficiência. Foram mapeadas etapas do processo que eram manuais e repetitivas e então foi aplicada a automação, assim como modelos para agilizá-las.
Hoje, graças à padronização, todas as informações necessárias são assimiladas no momento da solicitação.
“Agora, quando os gerentes contratantes enviam solicitações de recrutamento, eles precisam responder a uma série de perguntas, como salário e requisitos de trabalho. Assim, quando recebemos as solicitações, não precisamos ir atrás de informações ausentes.”
Outro ponto positivo é que as informações dos candidatos são mantidas em um banco de dados central que a multinacional pode usar para preencher as vagas que surgem com frequência.
Além disso, os gerentes de RH conseguem visualizar todas as etapas do processo. Eles podem verificar o desempenho de suas equipes e identificar áreas em que os funcionários precisam de treinamento ou algum tipo de suporte.
Tão importante quanto tudo isso: os gerentes contratantes agora são notificados automaticamente quando o processo de recrutamento passa para a próxima etapa, o que significa que a equipe de RH gasta menos tempo respondendo a perguntas.
Durante a implementação, Lauren e o time de Customer Success do Pipefy forneceram suporte ao longo de todo o processo – e continuam a fazer isso até hoje.
Resultados
80% menos tempo para preencher vagas urgentes
70% Menos tempo para efetuar mudanças
377% de ROI (Retorno sobre Investimento)
1430+ horas economizadas em sete meses
Antes, precisávamos de 10 a 15 dias para preencher uma vaga urgente. Com o Pipefy, podemos buscar candidatos em um banco de talentos para preencher muitas dessas posições em apenas três dias.”
Hoje, o tempo necessário para preencher vagas urgentes foi reduzido em 80%.
“Antes, precisávamos de 10 a 15 dias para preencher uma vaga urgente,. Com o Pipefy, podemos buscar candidatos em um banco de talentos para preencher muitas dessas posições em apenas três dias.”
Além disso, a empresa reduziu em 70% o tempo que o RH leva para efetuar mudanças simples.
“Costumávamos levar 10 dias para fazer mudanças simples. Hoje, a menos que a solicitação seja muito complexa, podemos fazer isso em três dias. E se for realmente urgente, conseguimos fazê-lo no mesmo dia.”
Consequentemente, processos que antes precisavam de três pessoas, agora podem ser realizados por uma ou duas. Esses ganhos de eficiência foram tão significativos que o time de RH realocou alguns membros da equipe para outras áreas.
Por tudo isso, o time de RH continua satisfeito com o Pipefy e recomenda a outros.
“Meus colegas ficaram sabendo o que o Pipefy está fazendo por nós e querem ver se o Pipefy pode fazer o mesmo por eles.”
De fato, a empresa já começou a usar o Pipefy em outros departamentos, incluindo Finanças e Facilities, o que aumentou ainda mais a eficiência organizacional.
O resultado é que o Pipefy ajudou a multinacional a economizar mais de 1.430 horas em apenas sete meses, automatizando procedimentos anteriormente manuais e repetitivos no processo – resultando em um Retorno sobre Investimento (ROI) de 377%!
