Como uma das melhores universidades dos EUA concluiu 162 estudos científicos com o Pipefy

Conseguimos configurar a plataforma do Pipefy para atender às nossas necessidades específicas, levando em conta todas as variáveis que consideramos importantes - ao contrário de outras soluções que nos forçavam a usar modelos desenvolvidos por engenheiros que não conhecem nosso processo.”

100% da equipe adotou o
Pipefy

160+ estudos científicos concluídos
em tempo recorde

Desafios

Monitoramento do status de pesquisas científicas

Padronização da organização dos dados para agilizar processos e facilitar a comunicação

Medição de KPIs e maior visibilidade do projeto

Não conseguia saber se nosso tempo médio de resposta tinha aumentado ou diminuído. Não tínhamos como controlar quanto tempo os projetos estavam levando, e quanto tempo cada estágio demorava.”

Cientistas de todo o mundo enviam amostras ao diretor do laboratório para fins de pesquisa. A equipe do diretor registra, analisa as amostras e verifica os resultados. Assim que o estudo é concluído, a equipe relata suas descobertas aos patrocinadores e devolve ou descarta as amostras.

Alguns estudos duram anos e envolvem várias remessas de amostras. Por isso, sem as ferramentas certas, é quase impossível verificar o status de cada um deles em determinado momento.

“Para responder até mesmo às perguntas mais básicas, era preciso ir atrás de informações: O patrocinador estava esperando financiamento para a pesquisa? Recebemos as amostras? Já analisamos as amostras? As amostras já podem ser devolvidas ao patrocinador?”

Para complicar as coisas, os membros do time geralmente organizavam as informações de maneiras variadas, salvando-as em servidores e redes diferentes e em pastas individuais.

Alguns usavam métodos manuais de monitoramento, como diários em papel, mas os membros da equipe que trabalhavam remotamente não conseguiam visualizar esses resultados. Todo o processo era ineficiente e gerava confusão.

“Criamos uma planilha compartilhada para acompanhar tudo, mas só podíamos abrir uma versão por vez. Inevitavelmente, alguém deixava a planilha aberta e ninguém mais podia acessá-la. Então, as pessoas começavam a criar versões diferentes. Era caótico.”

Assim, os gerentes não tinham visibilidade do processo. O diretor não sabia dizer há quanto tempo um estudo estava parado em um determinado estágio ou se tinha alguma tarefa no backlog.

Sem visibilidade, o diretor tinha dificuldade para medir os KPIs. 

“Não conseguia saber se nosso tempo médio de resposta tinha aumentado ou diminuído. Não tínhamos como controlar quanto tempo os projetos estavam levando, e quanto tempo cada estágio demorava.”

Essa falta de controle não ajudava no compromisso da universidade com as melhores práticas laboratoriais, que incluem uma boa documentação do processo de pesquisa. Então, o diretor começou a buscar uma solução.

Solução

Uma única plataforma que facilita o trabalho de toda a equipe de pesquisa da universidade para:

Monitorar o status do projeto e gerenciar as pesquisas

Padronizar processos e implementar controles personalizados

Colaborar e trabalhar em grupo sem a necessidade de uma grande curva de aprendizado

Ter visibilidade e mensurar KPIs por meio de relatórios

Não tenho formação em TI. Ninguém no nosso grupo tem. Mas, mesmo assim, configuramos o Pipefy em cerca de uma semana, apenas clicando e arrastando os ícones.”

O diretor passou vários meses avaliando diferentes soluções antes de descobrir o Pipefy.

A ideia de centralizar os processos de pesquisa em uma única plataforma era atraente. Isso daria visibilidade aos projetos de ponta a ponta, desde a concessão da bolsa até o descarte das amostras. Também permitiria que o diretor do laboratório monitorasse, mensurasse e apresentasse KPIs importantes com facilidade.

Tendo decidido pelo Pipefy, o diretor logo ficou impressionado com o excelente atendimento ao cliente.

“Se tínhamos dúvidas, simplesmente enviávamos um e-mail para a nossa Customer Support Manager, Daniela Sônego, e normalmente recebíamos a resposta no mesmo dia. O atendimento ao cliente foi excelente.”

A plataforma do Pipefy foi fácil de configurar, todos os membros da equipe conseguiram entender como funcionava e começaram a usá-la sem complicações.

“Não tenho formação em TI. Ninguém no nosso grupo tem. Mas, mesmo assim, configuramos o Pipefy em cerca de uma semana, apenas clicando e arrastando os ícones.”

O melhor de tudo é que o laboratório não precisou mudar o processo de pesquisa para se encaixar em um modelo já existente. A solução personalizável do Pipefy se ajustou perfeitamente ao ambiente e aos processos do laboratório.

“Conseguimos configurar a plataforma do Pipefy para atender às nossas necessidades específicas, levando em conta todas as variáveis que consideramos importantes - ao contrário de outras soluções que nos forçavam a usar modelos desenvolvidos por engenheiros que não conhecem nosso processo.”

Resultados

162 estudos científicos concluídos em tempo recorde

Adoção do Pipefy por 100% da equipe

Visibilidade de ponta a ponta para os stakeholders

Aumento da confiança do patrocinador

Com o Pipefy, podemos avaliar os tempos de resposta do estudo de uma maneira que não conseguíamos antes, o que permite prever com precisão quando nossos patrocinadores receberão os dados.”

Hoje, a equipe do diretor gerencia todos os seus estudos científicos na plataforma do Pipefy - e, dessa maneira, concluiu 162 deles.

Como todo o processo é feito pelo Pipefy, o diretor pode visualizar exatamente quanto tempo cada estudo leva para ser concluído, assim como acompanhar cada estágio do fluxo de trabalho.

“Posso extrair um relatório, em segundos, que me diz exatamente quanto tempo cada estudo passou em um determinado estágio. Isso me permite identificar problemas e calcular o tempo médio de resposta para diferentes tipos de pesquisa.”

O tempo de resposta do projeto é uma métrica crucial para manter os patrocinadores satisfeitos. Quando eles querem saber para quando esperar os resultados, o diretor consegue informar com facilidade.

“Com o Pipefy, podemos avaliar o tempo de resposta dos estudos de uma maneira que não conseguíamos antes, o que permite prever com precisão quando nossos patrocinadores receberão os dados.”

O diretor também está usando os dados robustos do Pipefy para otimizar o processo de pesquisa.

“Estamos avaliando cada parte do processo para descobrir onde estão os gargalos e usando essas informações para deixá-lo mais eficiente.”

Hoje, o diretor tem um nível de controle que garante que todas as etapas da pesquisa sejam seguidas de acordo com as melhores práticas do laboratório.

“O Pipefy nos dá a história completa do que foi feito e quando foi feito. Isso ajuda a garantir que nossos protocolos sejam seguidos e que o processo de pesquisa seja feito corretamente.”

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