Você sabia que a assinatura digital é uma ferramenta que pode acelerar procedimentos morosos dentro da sua empresa? Além de modernizar processos, a assinatura digital pode trazer inúmeros benefícios para os mais diversos setores, como o de recursos humanos, financeiro, administrativo, marketing e comercial.
O uso da assinatura digital em documentos empresariais traz mais segurança, agilidade, sustentabilidade, automação, economia e otimização de tempo aos processos. Quer entender tudo sobre o assunto e como aplicar na sua empresa? Então vamos lá!
O que é assinatura digital?
As assinaturas digital e eletrônica são realizadas dentro de uma plataforma online especializada, com um clique de “aceite” no documento em questão. Muito provavelmente você já utilizou a assinatura eletrônica alguma vez na vida; ainda mais em época de pandemia, em que acordos são feitos à distância.
O ano de 2020 fez com que este tipo de assinatura fosse mais “popularizado”, já que é uma ótima solução para quem precisa firmar acordos e assinar documentos eletrônicos à distância, de qualquer hora, em qualquer lugar.
Muita gente acredita que assinar um documento de maneira digital ou eletrônica é simplesmente escanear um documento ou assinar em programas de edição de texto; ou inserir uma imagem da própria rubrica no documento. Mas estes processos não se configuram como assinatura eletrônica ou digital e, por isso, não possuem validade jurídica.
Entenda, no próximo item, qual é a segurança das assinaturas digital e eletrônica.
Qual é a segurança da assinatura digital?
Por serem feitas em um ambiente virtual, as assinaturas digital e eletrônica possuem uma série de protocolos que garantem a segurança dos dados inseridos nos documentos. Alguns deles são:
- Carimbo do tempo: é um selo que atesta a data e a hora que o documento foi criado e/ou assinado no meio digital. É uma das formas de garantir que o documento não sofrerá alterações.
- Criptografia por meio de hash 256: é uma sequência de bits que tem como objetivo identificar um arquivo, considerada quase impossível de sofrer alterações. A cada modificação feita no documento, a plataforma de assinatura gera uma hash diferente.
- IP da máquina na rede: o IP do dispositivo utilizado para assinar também serve para verificar a comprovação e autenticidade da assinatura.
Veja só, o documento que é assinado presencialmente, no papel, aceita tudo e por isso possui riscos como: a pessoa pode assinar em outra data e pode falsificar uma assinatura “fácil” de ser reproduzida. O documento em papel, ainda, faz as empresas gastarem dinheiro com impressão, consumo excessivo de papel, desorganização dos arquivos, deslocamento de documentos via correios ou motoboy, entre outros.
Como a assinatura digital pode ajudar no seu gerenciamento de processos
Todas as empresas e seus respectivos setores possuem documentos e processos, e gerenciá-los é um grande desafio. Você já parou para pensar quanto tempo seus colaboradores gastam apenas organizando ou procurando documentos da empresa? Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), grandes empresas perdem um documento a cada 12 segundos. Como consequência os funcionários perdem, em média, 2 horas diárias de trabalho apenas procurando contratos, documentos, notas fiscais, dentre outros arquivos.
Para ter um fluxo de trabalho mais eficiente, os documentos eletrônicos e as assinaturas digitais destes documentos podem ser a solução que sua empresa precisa. Essa automação facilita processos, traz mais segurança aos trâmites, centraliza as informações e deixa os setores mais integrados. Desta maneira, a coleta de assinaturas de contratos, termos e os mais diversos documentos empresariais é muito mais rápida!
Pensando em otimizar o fluxo de negociações, a Contraktor fechou uma parceria exclusiva com o Pipefy, plataforma de gerenciamento de processos que capacita gestores a organizar e controlar o trabalho em um único lugar. Com essa integração, é possível assinar documentos dentro do Pipefy, de um jeito muito simples e fácil! Saiba mais sobre essa parceria clicando aqui.
