Contas a pagar é dos processos mais críticos de uma empresa: trata-se da remuneração de fornecedores e o pagamento de bens e serviços, muitas vezes essenciais para que tudo siga funcionando como pretendido. A automação de contas a pagar dá um passo adiante ao aumentar a eficência desse processo, evitando erros que podem custar bem caro.
Problemas no processo de contas a pagar podem afetar o caixa da sua empresa, o modo como você interage com os seus fornecedores e até a classificação de crédito da sua organização.
Por isso, a automação torna mais fácil o gerenciamento das contas, que podem representar um desafio tanto para empresas grandes quanto para as pequenas. Ao longo deste artigo, vamos analisar o que é a automação de contas a pagar, como ela funciona e quais benefícios podem trazer para o seu time e para qualquer negócio.
O que é automação de contas a pagar?
Automação consiste no uso de tecnologias (como softwares ou máquinas) para realizar tarefas específicas, em substituição ao trabalho humano. A automação agiliza tarefas repetitivas, manuais e previsíveis que não exigem habilidades muito elaboradas de criatividade ou tomada de de decisão.
Assim, a automação de contas a pagar é a aplicação prática da automação ao processo de contas a pagar, com o objetivo de minimizar atrasos, eliminar o trabalho manual e reduzir erros provocado pela inserção manual de dados. Isso pode ser feito em um software de automação de processos, como o Pipefy e outros.
O gerenciamento eficiente das contas a pagar é fundamental para medir com precisão o fluxo de caixa de uma empresa. Por exemplo, se a proporção de contas a pagar aumenta, isso significa que uma empresa está comprando mais a crédito do que à vista, o que pode afetar negativamente o fluxo de caixa se a dívida se tornar muito grande.
A automação de contas a pagar pode também solucionar problemas de visibilidade sobre o processo, pois softwares de automação normalmente usam dados da própria execução para gerar relatórios completos e detalhados. Assim, líderes e profissionais deixam de ficar “no escuro” e podem resolver eventuais problemas mais rápido, ajustando o processo.
Um pagamento atrasado ou ausente pode levar a uma série de problemas, incluindo penalidades financeiras, um impacto negativo no futuro planejamento de negócios, relações tensas com fornecedores existentes e uma reputação manchada entre futuros fornecedores em potencial.
Quais tarefas do processo de contas a pagar podem ser automatizadas?
Como já mencionamos, a automação de contas a pagar pode reduzir a quantidade de tarefas manuais e trabalhosas envolvidas nesse processo, acelerando resultados e trazendo mais previsibilidade para as finanças da empresa.
Normalmente, as melhores candidatas à automatização são tarefas que se repetem dentro de um determinado período de tempo, que são acionadas a partir de gatilhos bem-definidos (como o recebimento de uma aprovação ou email) e que são repetitivas, além de não demandarem grande capacidade criativa de quem as executa.
Nesse sentido, algumas tarefas dentro do processo de contas a pagar que poderiam facilmente ser automatizadas são:
- Gestão de notas fiscais: um sistema automático pode cobrar o envio desse documento ou até abrir cards no processo de contas a pagar, direcionando-os aos responsáveis por revisar e validar as notas fiscais. No fim, elas também podem ser arquivadas de forma automática.
- Cadastro e atualização de fornecedores: o banco de dados de fornecedores e o controle de qualidade dos produtos e serviços prestados também podem ser armazenados em um único programa, através de automações.
- Pagamento de fornecedores: como é bastante repetitivo, o pagamento de fornecedores também pode ser executado de forma automática. Com a aprovação das notas fiscais, um software conectado a um programa que realiza as transferências bancárias pode efetuar essa transferência sem precisar de ações humanas, e ainda atualizar as informações necessárias quando ela for realizada.
- Relatórios periódicos: a extração de relatórios periódicos é uma atividade importante do processo de contas a pagar. Você pode escolher as variáveis e comandar ao software que forneça esses relatórios completos, em tempo real, sem depender de um profissional para formatar e montar planilhas.
Por que automatizar os processos de contas a pagar?
Ao automatizar seu processo de contas a pagar, problemas que podem custar muito caro, como erros na inserção de dados, atrasos no processamento de pagamentos ou tarefas manuais demoradas, são resolvidos de forma definitiva.
Os programas de automação de contas a pagar aceleram drasticamente a execução do processo, e ajudam a reduzir desperdícios de dinheiro com multas e de tempo com retrabalho. Veja em mais detalhes alguns dos benefícios de automatizar esse processo:
Redução de custos
Com automação do processo de contas a pagar e a centralização de informações em uma mesma plataforma, pagamentos duplicados e lançamentos incorretos ocorrem com muito menos frequência, diminuindo substancialmente o risco de multas ou pagamentos indevidos.
Além disso, o software de automação pode ajudar no monitoramento de gargalos, abrindo caminho para futuras economias de custos. Pode também programar pagamentos de forma inteligente, de acordo com o fluxo de caixa da empresa, ou mesmo antecipando-os de propósito para aproveitar eventuais políticas de descontos oferecidas por fornecedores.
De acordo com uma pesquisa do IFOL (Institute of Finance Operations & Leadership), 71% das empresas ouvidas tem uma estratégia para aumentar o percentual de pagamentos eletrônicos. Não por acaso, o principal benefício da digitalização apontado pela maioria dos respondentes foi a redução de gastos.
Prevenção de fraudes e golpes
Quase 47% das empresas ouvidas nesta pesquisa da PwC sofreram fraudes nos últimos dois anos, sendo que 13% perderam pelo menos US$ 50 milhões cada. Em muitos casos, isso aconteceu por causa de erros dos funcionários.
A automação de contas a pagar ajuda a reduzir a quantidade de ações humanas, suscetíveis a golpes, e aumenta a visibilidade sobre todo o processo. Isso reforça a segurança como um todo. Além disso, as automações também padronizam as solicitações de pagamento e permitem identificar quem foram os profissionais responsáveis por eventuais “erros” ou ações mal-intencionadas.
Escalabilidade
A automação torna sua empresa menos dependente de contratações constantes enquanto as operações crescem. Isso porque as plataformas de automação executam a maior parte do trabalho manual, desfazedo a correlação imediata entre quantidade de trabalho e quantidade de funcionários.
Como toda contratação ou remanejamento de pessoas pressupõe autorização, onboarding, treinamento etc, a sua empresa ganha condições de escalar mais rápido, gerenciando uma operação cada dia mais complexa com a mesma agilidade de sempre.
Maior eficiência e precisão
Erros no processo de contas a pagar significam gastar mais dinheiro do que o suposto e atrasar os pagamentos necessários, desgastando a relação com fornecedores.
De acordo com a Pesquisa Global de Crimes Econômicos e Fraudes de 2020 da PwC, 67% dos profissionais entrevistados mencionaram que a automação de processos melhorou a precisão e/ou reduziu os erros.
Isso porque tarefas repetitivas, que precisam ser executadas sempre e estão mais naturalmente propensas a erros, ficam a cargo de tecnologias programadas para não cometer erros humanos – causados por problemas externos, cansaço, distrações, etc.
Cumprimento dos prazos
Você pode automatizar alertas e emails para não perder prazos de pagamento, e pré-programar transferências para que sua empresa consiga as condições mais vantajosas junto aos fornecedores. A automação evita a ocorrêcia de atrasos, justamente por melhorar a comunicação e eliminar erros do processo que podem provocá-los.
Como iniciar a automação de contas a pagar na sua empresa?
Já falamos que a automação e digitalização do processo de contas a pagar é essencial para transformar a maneira como times financeiros lidam com todas as etapas do processo, das solicitações, gerenciamento de faturas até os relatórios de balanço de fim de mês.
Por isso, vamos mostrar a seguir resumidamente como você pode automatizar seu processo de contas a pagar:
1. Mapeie os processos
Mapear processos significa colocá-lo no papel (ou em outro suporte, como um software) como ele é hoje. Para isso, você pode criar um diagrama de fluxo de trabalho para ter visibilidade sobre todas as etapas do processo, ações necessárias em cada etapa e sobre processos relacionados.
Em geral, o mapeamento de processo de contas a pagar tem como finalidade compreender os procedimentos adotados pela equipe até o resultado final (o pagamento e encerramento). O mapeamento é o primeiro passo para documentar suas operações e otimizar processos já existentes.
2. Identifique os gargalos
A partir de tudo o que foi levantado na etapa anterior (mapeamento), você deve identificar o que não está funcionando bem.
Será que você está pagando multas desnecessárias porque as aprovações de pagamento demoram muito? Ou será que a conferência das notas fiscais de fornecedores está muito lenta? E o que pode ser feito para desafogar essas fases?
Para obter essas respostas, analise o desempenho do seu processo e converse com quem está diretamente envolvido nas operações, para coletar insights e ideias de otimização. Estude casos de sucesso de outras equipes e verifique que ferramentas foram utilizadas, quais foram os resultados obtidos etc.
3. Defina objetivos e métricas de sucesso
Identificados os principais gargalos, é hora de propor mudanças. E você só vai conseguir saber se elas funcionam estabelecendo métricas específicas, que podem ajudar a indicar se seu processo está indo na direção certa. Alguns KPIs de contas a pagar relevantes são:
- Número médio de contas: esse indicador é sempre relativo a um determinado período (como mês), e permite monitorar o volume de contas que chegam para o processamento. Um processo mais eficiente consegue apreciar mais contas em menor tempo.
- Prazo médio de pagamento: é o período até o pagamento ser processado. Conhecendo esse prazo, é possível que sua empresa consiga até negociar descontos com fornecedores que queiram evitar a inadimplência.
- Faturas rejeitadas: indicador que mede todas as faturas nas quais foram identificados “problemas”, as quais precisaram ser corrigidas por fornecedores. Trata-se de um quantitativo de notas que foram, portanto, rejeitadas em um primeiro momento e devem ser reenviadas.
4. Invista em um software de automação
Para que você consiga automatizar seu processo de contas a pagar, você naturalmente precisará de uma ferramenta que propicie a transformação digital da sua rotina de trabalho, onde você consiga montar seu “novo” processo melhorado e possa acompanhar a execução e o atingimento (ou não) dos KPIs pré-definidos.
Nesse sentido, o ideal é que você escolha um software de automação de processos low-code. Essas ferramentas não demandam conhecimentos prévios de programação, e qualquer um pode configurá-las apenas clicando e selecionando alguns ícones. Tudo muito fácil e simples.
Os programas de automação low-code, como Pipefy, são capazes de abrigar processos de quaisquer tamanho. Primeiro porque eles se integram facilmente com outras ferramentas que o departamento já usa – no caso de Contas a Pagar, aplicativos que realizam as transferências bancárias, por exemplo.
Em segundo lugar, porque um software como o Pipefy oferece opções inesgotáveis de personalização. Assim, você pode montar e otimizar seu processo quantas vezes quiser, criando e mudando regras de automação, acrescentando ou excluindo etapas, criando formulários online para captar informações com mais precisão e muito mais.
Investir em um software de automação reduz erros e diminui a carga de trabalho manual da sua equipe de forma definitiva – coisas que as planilhas e trocas de email não fazem. Além da confusão que as torna propensas a erros, planilhas e emails são péssimas alternativas quando se trata de centralização de dados.
Centralização essa que pode ser muito importante para atividades de compliance, ajudando a identificar possíveis fraudes.
5. Avalie os resultados
A etapa final desse processo de implementação de um Contas a Pagar automatizado é voltar às metas estabelecidas e avaliar os resultados. Se algo não foi atingido, é hora de fazer ajustes e repensar regras e etapas.
Nesse sentido, sempre pense em objetivos a curto, médio e longo prazo. Na hora de fazer mudanças, reúna a equipe e lideranças, colete insights sobre a operação e alinhe sempre qualquer otimização promovida com todo o time.
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Departamentos financeiros podem se beneficiar muito de um maior controle sobre seus processos e acesso a melhores ferramentas. Com um software de gerenciamento de processos e automação como o Pipefy, você pode resolver os desafios comuns do processo de contas a pagar, melhorando sua produtividade.
Pipefy acelera a transformação digital e permite que profissionais sem conhecimentos de programação assumam o controle de seus processos, automatizando fluxos de trabalho sem auxílio intensivo do time de TI.
Você pode também aproveitar a capacidade de integração do Pipefy para conectá-lo aos ERPs e ferramentas que você já usa, para que seu processo seja executado sem erros e de maneira centralizada do início ao fim.
