Otimize processos financeiros por meio da automação

Administrar uma empresa exige gerir um conjunto complexo de processos para garantir que o dinheiro circule internamente conforme as necessidades e que os stakeholders externos sejam pagos com rapidez.

Para muitas empresas, especialmente aquelas que usam várias ferramentas e softwares em suas operações, pode parecer que os processos financeiros são automatizados. Mas, ao analisá-los de perto, você percebe que muitos aspectos das operações são, na verdade, dependentes de um grande esforço em trabalhos manuais e tarefas repetitivas.

Por exemplo, sua empresa pode ter um sistema de contabilidade para ajudar no monitoramento das despesas e um sistema ERP para compras e aquisições. Essas soluções otimizam alguns processos financeiros mas, ainda assim, você depende de ferramentas e operações manuais para outras atividades. As planilhas que rastreiam os dados da conta são atualizadas manualmente. Os pedidos de pagamento e compra requerem processamento manual. As cotações de preços são enviadas manualmente. E assim por diante.

Ao automatizar todos os aspectos dos processos financeiros da sua empresa, você tem maior visibilidade, um desempenho mais rápido, livre de erros e controla melhor as finanças do negócio.

Processos financeiros de rotina

Uma empresa típica depende de uma variedade de processos financeiros: um para lidar com a compra de bens e serviços; processos de contas a pagar e a receber para emitir e aceitar pagamentos de fornecedores; sistemas de folha de pagamento para pagar colaboradores e freelancers; um processo de reembolso para colaboradores; sistemas para gerenciar o pagamento de impostos e dívidas e muito mais.

Mas se todos esses processos forem tratados separadamente ou automatizados usando ferramentas diferentes ou plataformas que não estão integradas a outros sistemas financeiros, é difícil localizar informações e evitar erros humanos. As empresas acabam tendo profissionais em diversos departamentos para lidar com a entrada e gestão dos dados financeiros.

Como melhorar os processos financeiros de negócio

Embora as ferramentas de automação sejam comumente usadas para otimizar partes de processos específicos – como pagamento de colaboradores – a maioria das empresas ainda depende de pessoas para aprovar solicitações e gerenciar ou supervisionar cada etapa dos processos financeiros. Mas isso está mudando.

Gerentes financeiros inteligentes atingem um outro nível de produtividade e eficiência integrando a automação a quase todos os processos financeiros que se possa imaginar. As empresas podem criar mapas de processos para identificar os componentes de seus workflows financeiros que podem ser automatizados e, em seguida, implementar a automação para aposentar os sistemas manuais e criar fluxos de aprovação. Além disso, essas ferramentas de automação permitem uma visão contínua e em tempo real dos processos, possibilitando a realização de melhorias continuamente.

O que é automação de processos financeiros?

A automação financeira combina pessoas, ferramentas e processos por meio de fluxos de trabalho automatizados com o intuito de melhorar a eficiência. A automação dos processos de negócio financeiros, como contas a pagar, compras e reembolso de colaboradores, reduz custos, minimiza erros humanos e permite um retorno mais rápido a vendedores, clientes e fornecedores, o que aumenta a produtividade geral.

Ao buscar esses benefícios, as empresas passam a ter uma operação financeira mais eficiente e eficaz na criação de valor para o negócio.

Quais são os benefícios da automação financeira?

As equipes de departamentos Financeiros que contam com processos e ferramentas manuais como e-mail e planilhas para gerenciar dados e operações estão sujeitas a confusão, perda de dados e erros. Ao automatizar, integrar e padronizar esses processos, é possível minimizar os erros, melhorar a colaboração e aumentar a produtividade.

• Controle: A automação ajuda a aderir às melhores práticas de gerenciamento financeiro e a padronizar operações. As equipes também podem tirar proveito de controles baseados em suas políticas e regras de automação para mitigar erros. O resultado são níveis mais altos de conformidade com os SLAs e maior satisfação dos clientes.
• Visibilidade: Uma solução de automação para finanças que conecta todos os sistemas e coleta dados deles traz visibilidade total para todos os fluxos do pipeline dos times financeiros – contratos, faturas, informações de fornecedores e muito mais – sem a necessidade de alternar entre várias ferramentas ou classificar informações manualmente.
• Integração: Softwares de automação para o departamento Financeiro podem se integrar a outras ferramentas muito utilizadas, como QuickBooks e Excel, servindo como a peça que faltava para unir todos os pontos da sua operação, de maneira automatizada e sem erros.
• Fluxos de aprovação rápidos: Com a ajuda da automação, revisões e aprovações deixam de ser um gargalo nos processos financeiros. Todas as aprovações necessárias podem ser obtidas sem complicação e dentro dos prazos. Além disso, você pode reforçar regras para garantir que nenhuma transação seja concluída sem a aprovação adequada.
• Planejamento preciso: Erros no departamento Financeiro custam caro. Portanto, é fundamental agir para reduzir falhas sempre que possível. A automação te ajuda a proteger a integridade dos seus relatórios – e a reputação da sua empresa – para que os líderes estejam confiantes na construção de estratégias financeiras.
• Uso efetivo dos recursos: Quando os processos são organizados, sua equipe gasta menos tempo tentando entender como executar um processo específico e mais tempo processando números, criando relatórios e tomando decisões de negócios bem embasadas.
• Acesso às informações: Acabe com silos organizacionais e melhore a comunicação do time por meio de automações. Facilite a criação de solicitações e permita que qualquer pessoa crie um pedido fácil de rastrear, visualizar e analisar posteriormente. Formulários personalizáveis deixam seus processos mais consistentes, e e-mails e notificações automáticas acionados em determinadas etapas diminuem a quantidade de tarefas de rotina com as quais se preocupar.

Exemplos de automação de processos financeiros

Os seguintes exemplos de automação de processos financeiros ilustram casos de uso em diversos contextos.

Financeiro

Equipes de finanças geralmente têm dificuldade para equilibrar todas as informações e processos necessários para manter a saúde da empresa em dia. Gerenciar o departamento financeiro por e-mail, planilhas e ferramentas diferentes gera confusão e aumenta a probabilidade de cometer falhas. Padronizar e automatizar esses processos ajuda sua equipe a minimizar erros, facilita a colaboração e aumenta a produtividade.

Contas a Pagar

Um departamento de Contas a Pagar normalmente tem diversos processos manuais, como:

• Garantir que as faturas sejam devidamente aprovadas antes da emissão do pagamento;
• Certificar-se de que há fundos suficientes para todos os pagamentos;
• Aderir a condições de pagamento que variam de um fornecedor para outro.

Softwares de automação financeira ajudam nessas questões, conectando seu sistema de contas a pagar diretamente aos fluxos de trabalho de compras ou reembolsos, garantindo apenas o processamento de faturas aprovadas. Você também pode usar a automação para integrar o fluxo de contas a pagar a ferramentas de planejamento financeiro, para que o orçamento seja alocado automaticamente antes que as faturas cheguem.

Reembolso de despesas

Atender a solicitações de reembolso, que à primeira vista são tarefas simples, pode se tornar difícil pelo acúmulo de pedidos enviados por muitos colaboradores em vários canais diferentes. Os desafios mais comuns para esse fluxo de trabalho são:

• Colaboradores entrando em conflito com as políticas de despesas, que podem não estar claras;
• Visibilidade ruim das despesas devido a formulários não estruturados ou falta de integração com outros sistemas;
• Reembolsos atrasados devido a relatórios de despesas enviados com atraso ou sem as informações necessárias.

Softwares de automação financeira resolvem esses pontos problemáticos ao:

• Proporcionar um local para centralizar e passar informações claras sobre custos de viagens comuns;
• Fornecer um fluxo de trabalho estruturado para cada solicitação de reembolso;
• Enviar notificações automáticas para aprovadores;
• Permitir que os colaboradores acompanhem o status de suas solicitações.

A integração com outros sistemas financeiros – como Quickbooks, Oracle ou ERPs – permite o resgate de dados históricos para que as tendências de despesas possam ser analisadas com facilidade.

Compras & Procurement

A natureza ad hoc de muitas solicitações de compra resulta em pedidos com informações ausentes, erradas ou incompletas. Os problemas mais comuns são:

• Falta de controle de gastos e de visibilidade devido a pedidos improvisados e compras feitas fora do processo de procurement da empresa;
• Dados incompletos ou imprecisos devido a formulários de solicitação não estruturados, entrada manual de dados ou recebimento de solicitações em vários canais diferentes;
• Problemas de compliance em contratos, que surgem quando o departamento financeiro precisa examinar as obrigações contratuais de diversos fornecedores.

Evite esses problemas usando um software de automação de finanças para padronizar a criação de solicitações e definir as condições de compra, ações obrigatórias e regras de automação que evitam erros e garantem conformidade com as políticas quando os pedidos de compra são processados.

Resumindo, um software de automação de processos financeiros – integrado com os ERPs e outros aplicativos já utilizados – pode trazer consistência, reduzir erros e acelerar o processamento de muitos fluxos de trabalho do departamento Financeiro. O resultado não é apenas uma operação mais uniforme, mas também maior agilidade nos negócios, porque os processos financeiros deixam de ser gargalos para outros workflows.

Automação de processos financeiros facilitada

Processos financeiros são complexos, mas não precisam ser complicados. Integrar uma ferramenta de gerenciamento de processos aos seus fluxos de trabalho traz previsibilidade, facilita a prestação de contas e melhora a eficiência do trabalho do seu time.

O Pipefy te ajuda a assumir o controle dos seus processos financeiros, automatizando tarefas repetitivas e criando a visibilidade necessária para gerenciar sua equipe. Você também vai centralizar as informações e melhorar a comunicação dentro do seu departamento, com fornecedores e clientes.