Quais os benefícios de um workflow eficiente?

Está procurando maneiras de agilizar seu trabalho? O primeiro passo para ter processos bem estruturados e descomplicados é cuidar do seu workflow. Mas o que isso significa? Você realmente precisa de um? Como você pode montar um fluxo de trabalho do zero? Siga o nosso guia para saber mais.

O que é um workflow?

De acordo com McGonigle & Mastrian (2017), um workflow é “uma progressão de etapas (tarefas, eventos, interações) que compõem um processo de trabalho, envolvem duas ou mais pessoas e criam ou agregam valor às atividades de uma organização”. Eles podem ser automatizados ou operados manualmente. Em outras palavras, os fluxos de trabalho definem a forma como você executa os processos dentro da sua empresa, conferindo valor às atividades executadas. E eles podem ser:

Sequenciais: um workflow em que uma ação depende da conclusão de uma etapa anterior.
Paralelos: um workflow independente, em que duas ou mais tarefas podem ser desenvolvidas ao mesmo tempo.

De um ponto de vista mais prático, pode-se dizer que um workflow é a execução, e a possível automação de um processo de negócio. Ele pode envolver qualquer coisa, do manuseio de documentação a transferências de dados, criando um plano de ação real no qual toda a equipe envolvida possa participar e efetivamente colaborar.

Seguindo uma série de regras e planos de fluxos de trabalho, as pessoas podem gerenciar e controlar seus negócios de maneira mais fácil. Os workflows são essenciais para quem procura as melhores formas de coordenar as equipes e garantir uma sincronização entre todos os envolvidos. O principal objetivo a longo prazo é melhorar a qualidade e eficiência geral do negócio.

Como proprietário ou gerente de uma empresa, você provavelmente não tem tempo suficiente para executar as mesmas atividades repetitivas e observar sua equipe o tempo todo. É exatamente isso que um fluxo de trabalho estruturado resolve. Conforme sua definição, os workflows são usados para ajudar a otimizar os processos e as tarefas que fazem parte deles, o que pode reduzir o tempo de execução de forma significativa. Isso torna os processos muito mais práticos, minimizando desperdícios ou erros e ajudando a equipe a focar em tarefas mais gerenciais.

Certificando-se de que tudo seja melhorado para aumentar a eficiência e tornar o negócio mais ágil, conhecer e definir os fluxos de trabalho da sua empresa é a coisa mais importante que você pode fazer para alcançar a excelência em gestão.

Ao garantir que cada parte do processo seja detalhada e clara para todos, torna-se muito mais fácil para os profissionais seguirem o caminho certo e realmente tomarem as melhores decisões — mesmo quando os gestores não estão por perto. O segredo é encontrar um estilo de workflow adequado para todos da equipe.

Um sistema de fluxo de trabalho de qualidade vai definir e monitorar os processos do negócio para garantir a produtividade e resultados de sucesso. Naturalmente, isso leva tempo e demanda comprometimento para ser feito da forma certa. Mas uma vez que o workflow apropriado esteja em uso, mesmo os membros mais recentes da equipe vão trabalhar com mais eficiência, trazendo melhores resultados.

Agora que você tem uma visão um pouco mais clara do que os fluxos de trabalho podem fazer por você e sua equipe, é hora de escolher a abordagem que melhor se adapta às suas necessidades.

Saber a definição de workflow não é suficiente para melhorar seus processos. Você precisa construir uma estratégia que atenda às demandas da sua empresa, e existem várias maneiras de configurar seus fluxos de trabalho. Veja aqui algumas delas:

State Machine: normalmente esse é um workflow mais complexo, mas previsível. Ele tem regras de sequência claras, acionadas após um evento externo. Em outras palavras, esse tipo de fluxo de trabalho define o ritmo do processo e suas etapas, mas só é desencadeado por ações externas.
Baseado em regras: esse fluxo de trabalho é guiado por uma sequência de regras, então o processo só avança quando essas regras são cumpridas.
Sequencial: esse é o tipo de workflow em que as fases são interdependentes (o oposto de um workflow paralelo). Normalmente, é construído no formato de um fluxograma. Isso garante que o processo nunca dê um passo atrás, e se desenrole apenas avançando dentro do fluxo da empresa.

Mas qual é a diferença entre um workflow e um processo? Simples: o primeiro define o ritmo e o fluxo que o segundo seguirá. Os processos são mais amplos e complexos. Eles envolvem não apenas dados, mas dividem esses dados em fases, enquanto os fluxos de trabalho definem as regras para que os processos se desenrolem perfeitamente, atingindo os resultados pretendidos.

Abaixo, alguns exemplos de workflows que contribuem para o sucesso de uma empresa:

Agências de viagem: elas procuram garantir que os itens envolvidos em uma viagem, como passagens, hospedagem, entretenimento e todos os outros detalhes, sejam providenciados antes mesmo de você embarcar. Isso fica mais fácil quando seguimos workflows específicos com todos os clientes, e essa padronização é muito importante para a satisfação dos consumidores e a qualidade do serviço prestado.
Departamentos de Recursos Humanos: os departamentos de RH possuem seus processos específicos, como recrutamento, benefícios para colaboradores, admissão e desligamento de funcionários, citando apenas alguns. Para garantir que todos corram bem, é necessário desenvolver um fluxo de trabalho bem estruturado para cada um deles.
Indústrias e linha de produção: o chão de fábrica de alto nível leva os fluxos de trabalho muito a sério, pois eles precisam seguir padrões específicos de procedimentos para o controle de qualidade. As linhas de produção têm etapas a serem seguidas para garantir a entrega do produto final, e essa é exatamente a função de um workflow.

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