Como estimar o tempo de uma tarefa com mais eficiência

Estimar o tempo para uma tarefa pode ser bem complicado. Especialmente se você ainda não tiver feito isso pelo menos algumas vezes. A maneira mais precisa de estimar quanto tempo leva para executar uma tarefa é executá-la várias vezes até encontrar uma média. Porém, existem algumas maneiras alternativas de fazer isso.

A estimativa de tempo é uma parte muito importante de qualquer processo de gerenciamento de tarefas. Aprender a estimar o tempo com precisão é muito importante por vários motivos, como: garantir que sua equipe possa entregar os projetos dentro do prazo.

Mesmo a menor das tarefas exige análise e preparação. Sem definir os padrões de execução e desempenho, é provável que você tenha dificuldade em cumprir os prazos e orçamentos.

Como estimar o tempo com mais eficiência?

O gerenciamento de tarefas é muito mais do que listar e delegar tarefas. Na verdade, uma das partes mais importantes desse processo ocorre muito antes da execução da tarefa.

Planejar adequadamente o tempo e os recursos necessários para executar cada tarefa, por exemplo, pode ajudar muito no aumento da produtividade de sua equipe.

Existem algumas abordagens diferentes para estimar o tempo de uma tarefa. Aqui estão algumas:

Bottom-up

Como o nome em inglês indica (de baixo para cima, ao pé da letra), a estimativa bottom-up permite estimar o tempo de um projeto como um todo; por dividir tarefas maiores em tarefas menores e mais detalhadas. Depois de fazer isso, você se concentrará em estimar quanto tempo levará para concluir cada uma.

Estimar o tempo por meio dessa abordagem aumenta a chance de suas estimativas serem precisas, pois você vai considerando cada tarefa de forma gradual. Para estimar o tempo para todo o projeto, basta somar a quantidade de tempo para cada tarefa e voilá, é isso!

PS. Se você não tiver certeza de quão pequenas ou detalhadas as tarefas devem ser, tente agrupar partes das tarefas que uma pessoa concluiria em um dia. Não é tão preciso quanto estimar o tempo para cada tarefa individualmente; mas é melhor do que não fazer nenhuma estimativa.

Top-down

De acordo com essa abordagem, a primeira coisa a ser feita é estimar o tempo para todo o projeto (linha do tempo) com base em experiências prévias (como projetos anteriores).

Depois de estimar quanto tempo você tem para a linha do tempo completa, você vai dividi-la entre as tarefas de acordo com tamanho, complexidade etc. Muitos gerentes de projeto acham útil comparar estimativas bottom-up e top-down para garantir precisão.

É possível que você obtenha valores muito diferentes para estimativas de tempo bottom-up e top-down. Nesse caso, a maioria dos profissionais recomenda que você use os valores de top-down para desafiar e refinar as estimativas bottom-up; não o contrário.

Comparativa

Esta aqui literalmente significa estimar o tempo para uma tarefa por comparar o tempo que levou para concluir tarefas semelhantes em outros projetos/processos.

Esses não são os únicos métodos para estimar o tempo para a realização de uma tarefa. A melhor abordagem dependerá principalmente do que você acredita ser o melhor para você – e para a sua equipe.

Mas uma coisa é uma verdade absoluta. Se usar uma ferramenta específica para gerenciar seus projetos ou processos (como o Pipefy); você estará muito mais preparado para estimar o tempo de qualquer tarefa.

Com o recurso de relatório avançado do Pipefy, você pode extrair relatórios detalhados de todos os seus processos e analisar quanto tempo levou para uma tarefa ser concluída. Você pode refinar os relatórios ainda mais filtrando as tarefas de acordo com o nome, a prioridade ou o responsável.