O SAP é um software de planejamento de recursos de empresas (ou ERP na sigla em inglês) para áreas como compras, manufatura, gestão de materiais, vendas, marketing, financeiro e recursos humanos. O SAP ajuda empresas a centralizar informações, analisar suas operações e tomar decisões com base em dados.
SAP e softwares de BPM
O SAP pode ser usado para planejar praticamente qualquer tarefa de uma empresa, em todos os seus departamentos: do Financeiro a Vendas, passando por RH e Facilities, até TI e desenvolvimento de produtos. Ter todos esses departamentos conectados em uma só plataforma facilita a consolidação de todos os dados da empresa, dá mais visibilidade aos gestores, e cria uma “fonte de verdade” absoluta para as informações da empresa.
Softwares de Gestão de Processos de Negócios (ou, na sigla em inglês, BPM) também ajudam empresas a gerenciar suas atividades. Eles permitem que usuários criem fases para cada etapa de seus processos, deleguem tarefas aos membros de suas equipes, criem automações para eliminar o trabalho repetitivo, e integrem o software com outros programas.
Qual a vantagem de integrar o SAP com um software de BPM?
Em geral, o software de BPM é integrado a um sistema de ERP se o ERP não for suficiente para gerenciar um processo da maneira adequada. Como o SAP costuma ser conectado a diversos departamentos e processos, fazer alterações à plataforma pode gerar impactos enormes (e às vezes imprevisíveis) em diversas funções essenciais da empresa.
Além disso, realizar essas alterações costuma exigir o envolvimento da equipe de TI. Isso não é necessariamente ruim, mas pode ser um empecilho para empresas que precisam revisar seus processos com frequência. O SAP também tem uma curva de aprendizado bem íngreme, e os custos de implementação podem ser altíssimos — tanto em termos de tempo quanto de dinheiro.
Para compensar, algumas empresas usam softwares de BPM para testar e gerir seus processos, especialmente aqueles que não impactam diretamente nos resultados finais. Ao fazer isso, elas conseguem unir a agilidade e flexibilidade que os softwares de BPM oferecem à confiabilidade e aos dados presentes no SAP.
O software de BPM pode servir de “área de experimentos” na qual as empresas podem testar melhorias em seus processos antes de consolidá-los em seus sistemas mais antigos. Fornecedores de softwares de BPM costumam oferecer suporte para integrar suas aplicações com o SAP e outros ERPs.
Dessa forma, o software de BPM pode servir como uma extensão das capacidades do SAP em situações nas quais as equipes precisam de ferramentas mais específicas. Por exemplo: uma equipe de marketing pode usar um BPM para realizar uma campanha com prazo limitado.
Quando devidamente integrados, o SAP e o software de BPM se complementam, criando uma ponte entre a otimização das tarefas e a customização de workflows. Os casos de uso podem incluir:
- Uma equipe de marketing deseja gerenciar uma campanha que só vai acontecer uma vez usando um processo diferente, e precisa de uma ferramenta de rápida implementação que possa ser usada apenas nessa ocasião.
- Uma empresa modelou seus processos de negócios de uma maneira nova, e deseja testar essa novidade numa solução leve e simples de usar, que consiga integrar com o SAP, antes de se comprometer com esse novo modelo.
- Um departamento precisa de um software com mais velocidade e flexibilidade, mas também deseja ter acesso ao conjunto de dados do resto da empresa.
Como integrar o SAP com um software de BPM
O processo exato para integrar o SAP com um software de BPM varia de acordo com a solução utilizada. Na maioria dos casos, envolve a ativação de algum recurso de integração do BPM para que ele se comunique com o SAP. Geralmente, isso pode ser feito diretamente, ou com a ajuda de uma plataforma de integração como serviço (IPaaS), como o Zapier, sem que o responsável precise saber programar.
Melhores práticas para a integração
Há algumas práticas mais adequadas para a integração do SAP com o software de BPM que garantem um bom resultado e reduzem as chances de problemas.
1. Decida com precisão o que você gostaria de integrar
Durante o processo de integração, você pode ter que explicar seu processo ou funil de vendas a um terceiro. É essencial que você e sua equipe entendam cada fluxo de trabalho e o que desejam realizar com a integração.
2. Garanta que os líderes estejam de acordo
Integrar o SAP com um software de BPM pode acabar mudando a maneira como parte da equipe trabalha. E mesmo que seja uma mudança para mais agilidade, acostumar-se a ela pode levar algum tempo. Por isso, é melhor garantir que a equipe esteja envolvida e informada antes que o processo de integração comece. Além disso, trazer soluções externas para integrar com sistemas antigos pode exigir permissões especiais da área de TI, então comunique-se com eles antes de começar.
3. Converse com seus fornecedores
Tanto o SAP quanto as soluções de BPM têm profissionais de Sucesso do Cliente que podem ajudar a tirar o máximo de seus softwares. Entre em contato com eles se precisar de ajuda para fazer com que os dois sistemas interajam da maneira como você espera. Eles podem até mesmo propor diferentes formas de usar os recursos que oferecem, o que pode melhorar ainda mais a eficiência dos seus processos.
Como integrar o SAP com Pipefy
Pipefy é uma solução de BPM moderna e intuitiva que oferece tudo que uma empresa precisa para implementar uma gestão de processos efetiva e com excelente custo-benefício. Ele dá autonomia para que os usuários da empresa automatizem processos rotineiros usando uma abordagem no-code.
O Pipefy pode se integrar com a solução SAP Business One ERP, e também é capaz de se comunicar via protocolo Odata da SAP. Isso significa que você consegue garantir que ambos os softwares trocarão informações, e que os dados do seu negócio estarão sincronizados entre os dois.
A integração também permite que você automatize diversos processos e os gerencie com mais clareza, transparência e eficiência. Se o seu departamento Financeiro usa o SAP, por exemplo, você pode recorrer ao Pipefy para gerir seu processo de vendas. Dessa forma, assim que um novo negócio for fechado no Pipefy, tarefas serão criadas automaticamente no SAP para que a equipe do Financeiro crie a primeira fatura do novo cliente.
Experimente o Pipefy de graça
Se a sua equipe usa o SAP, uma integração com o Pipefy pode destravar o potencial do seu negócio automatizando tarefas repetitivas, mantendo os líderes totalmente informados e garantindo mais visibilidade em todos os processos. Experimente o Pipefy de graça, ou solicite uma demonstração para ver como ele pode melhorar seu fluxo de trabalho.
