Como tornar mais efetivo o processo de conciliação financeira?

Você já parou para pensar que otimizar a conciliação financeira pode ser a chave para melhorar os processos de gestão do seu negócio? Essa é uma atividade vital para a sobrevivência e para o crescimento de qualquer empresa.

O problema é que, muitas vezes, a conciliação bancária (como também é chamada às vezes) é vista como uma mera rotina a ser cumprida pelo time Financeiro. 

Entretanto, sua realização é decisiva para melhorar o desempenho organizacional, porque ela elimina uma série de riscos e corrige possíveis gargalos.

Sendo assim, todo gestor deve entender a sua relevância e conscientizar a sua equipe para manter-se engajada no seu aprimoramento contínuo.

Mas afinal, quais são os reais impactos da conciliação financeira? Quais as melhores práticas para otimizá-la? Por que a tecnologia é indispensável para isso? Descubra neste artigo.

O que é a conciliação financeira? 

Como você já deve saber, a conciliação contábil e financeira é decisiva para validar as movimentações de um negócio. Ou seja, é ela que garante a saúde de suas finanças. 

Basicamente, esse processo é usado para certificar que todas as operações estejam de acordo com os seus respectivos extratos bancários e registros de contabilidade. Trata-se, portanto, de um processo comparativo entre os lançamentos do extrato e os controles internos de contas a pagar e a receber.  

Não é exagero afirmar que, ao ignorar sua planilha de conciliação financeira, qualquer empresa corre sérios riscos de comprometer a sua gestão e até de ir à falência.

Os motivos são simples: ao negligenciar esse controle, não é possível ter domínio sobre as contas. Além disso, os riscos de fraudes se tornam muito maiores.

Qual a importância da conciliação financeira? 

Como mencionamos acima, a conciliação bancária é imprescindível para garantir mais segurança e um melhor desempenho financeiro. 

Nesse sentido, os fatores que mais destacam a sua importância são justamente o aumento do controle sobre as contas e a prevenção contra erros e fraudes. Entenda: 

Maior controle de contas a pagar/receber

Um negócio pode realizar inúmeras movimentações no dia a dia. Qualquer erro nos controles, por menores que sejam, podem gerar grandes inconformidades financeiras. 

Por exemplo: basta que um cheque não seja compensado ou que um depósito seja bloqueado para que os registros internos não correspondam à realidade do caixa. 

A planilha de conciliação financeira permite justamente visualizar e compreender essas possíveis diferenças, seja para um processo de auditoria ou na própria rotina diária da empresa.

Reação contra fraude

Cerca de 57% dos negócios brasileiros sofrem com fraudes frequentemente, segundo dados publicados no UOL. Além disso, como apenas 32% investem em medidas de cibersegurança, é fundamental adotar medidas extra.

Porém, quando o time Financeiro faz as conciliações periodicamente, toda movimentação suspeita é identificada de maneira mais rápida e precisa. 

Um tipo comum de fraude é fazer depósitos em dinheiro com valores menores que os reais. No entanto, com os dados conciliados, é possível encontrar a origem do problema com facilidade. 

Como melhorar o processo de conciliação financeira? 

A conciliação bancária deve ser inerente aos fluxos operacionais financeiros do seu negócio. Para que ela seja otimizada e proporcione os benefícios desejados, é fundamental ter foco especial nos seguintes processos: 

Gestão do Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é vital para a saúde financeira de qualquer negócio. Afinal, nele são feitos os registros das saídas, o controle dos recebimentos e seus respectivos acompanhamentos. 

Essa é uma das ferramentas de gestão mais importantes, que serve como base para toda a tomada de decisão na empresa. A conciliação bancária só é possível com ela, pois sua função é justamente validar os registros, fazendo a equivalência dos valores ali apontados. 

Conciliação de tesouraria

Com a gestão do fluxo de caixa em dia, o próximo passo é certificar-se que os processos de tesouraria passam pela conciliação financeira periodicamente. 

Ou seja, todas as movimentações e processos financeiros registrados acima devem ser comparados com o levantamento daquilo que, de fato, há no caixa. É isso que garante a precisão dos registros e toda a segurança necessária para uma gestão assertiva. 

Garanta todas as informações corretas 

A meta da conciliação bancária é justamente prevenir e eliminar divergências. Isso significa que é fundamental garantir que os dados sejam realmente precisos. 

Portanto, na hora de lançar as entradas e as saídas do fluxo de caixa, e também no momento de comparar as informações da conciliação contábil e financeira, é muito importante certificar-se de que tudo esteja correto, como valores, datas, origens, e assim por diante. 

Conciliação automática: Como funciona? 

Como você pôde acompanhar, ter uma planilha de conciliação financeira é indispensável para todo negócio. Mas a tendência é que os controles manuais sejam cada vez mais deixados de lado e deem lugar à tecnologia.

Afinal, seu preenchimento toma tempo dos gestores e ainda é passível de erros, algo que jamais pode acontecer quando pensamos em uma conciliação bancária automática eficiente.

Em contrapartida, um bom sistema de gestão integra todos os seus dados financeiros em um único ambiente digital. Isso centraliza e facilita o controle dos processos. 

Com um workflow estruturado e automatizado de conciliação financeira, você elimina qualquer possibilidade de erros, garante acesso instantâneo às informações e mais riqueza de dados para a tomada de decisão. 

Quais são as vantagens? 

Com um programa de conciliação bancária, você ganha mais praticidade no dia a dia. Com isso, pode se dedicar às funções mais estratégicas da sua gestão.

Afinal, com tudo automatizado, não há necessidade de imprimir extratos, verificar entradas e saídas, separar as contas e conferir os valores um a um. 

Economizando tempo (e até dinheiro com as impressões de papel), todas as possíveis inconsistências são apresentadas imediatamente. Isso acelera as ações corretivas e minimiza os prejuízos. E com a consulta de dados em tempo real, é possível atender até às demandas mais urgentes em poucos cliques. 

Com uma melhor capacidade de embasamento, eliminação de erros e mais facilidade para conciliar as informações, o setor Financeiro é otimizado e a empresa se torna mais competitiva. Ciente de todos esses benefícios, que tal conhecer o melhor software para otimizar a sua conciliação financeira?

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