O controle de contas a pagar em qualquer empresa demanda muita precisão e organização, pois possíveis falhas podem comprometer recursos. Não à toa, 44% das empresas nos Estados Unidos buscam automatizar suas contas a pagar para “capitalizar a eficiência e os benefícios de redução de custos que essa mudança traz”.
Além disso, a automação do processo evita fraudes e aumenta o acesso aos dados de pagamento, segundo este relatório da Business Insider. “A razão principal pela qual muitas organizações não automatizaram o processamento de faturas é que elas não sabem como convencer os tomadores de decisão da importância da automação”, mostra este relatório do Institute of Finance and Management.
Diante de possíveis dúvidas e dificuldades, vamos mostrar neste artigo como você pode trazer mais eficiência para suas contas a pagar através de uma boa ferramenta de automação de processos.
Como é feito o controle de contas a pagar?
O controle de contas a pagar segue, em linhas gerais, o seguinte fluxo, dividido em três grandes blocos:
- Recebimento da conta a pagar: ela vem, em geral, de outros processos, como o processo de compras. É preciso que se emita uma ordem de compra, que será enviada ao fornecedor, que por sua vez precisa responder com um invoice. A empresa compradora precisa produzir um relatório de recebimento da mercadoria ou serviço, e então a conta segue para aprovação.
- Aprovação: um gestor financeiro, em geral, fica responsável por analisar as informações e aprovar o pagamento da despesa. Se houver alguma informação em falta, essa conta não poderá ser aprovada, e mais informações devem ser solicitadas do fornecedor (a emissão de um novo invoice, por exemplo).
- Pagamento: na etapa final do processo, será estabelecida uma data para que o pagamento seja processado. Uma vez feito isso, o banco de dados de contas a pagar será atualizado e, uma vez recebido o dinheiro pelo fornecedor, ele será notificado e poderá responder a uma pesquisa de opinião sobre o processo.
Todo esse fluxo pode ser conduzido de forma manual ou automática. Em um processo manual, estamos falando de documentos em papel ou enviados por email, além de planilhas para controle das contas e armazenamento de dados de fornecedores. Toda a comunicação depende de ações humanas.
Por outro lado, processos automáticos são baseados em workflows digitais. Tais workflows são processos organizados, com etapas e fluxos de ações padronizados, de forma a obter o resultado final esperado com a máxima eficiência. Eles são construídos e executados na nuvem, em softwares de gestão de processos.
Dessa forma, todas as informações ficam centralizadas no workflow, e várias de suas tarefas podem ser executadas pelo próprio software em vez de ficarem sob responsabilidade exclusiva dos profissionais do time, consumindo seu tempo. É justamente essa transferência de atribuições que caracteriza as chamadas automações.
O que é o controle de contas a pagar?
O controle de contas a pagar é o processo no qual a empresa faz o balanço de todos os documentos que precisa compensar — ou seja, despesas nas quais a organização precisa incorrer.
Exemplos de contas a pagar são aquisição de insumos, despesas com contas fixas (água, luz, aluguel), salários, entre outras. Elas trazem o valor, a forma de pagamento, a data de pagamento e a quem o pagamento será feito.
Esse controle é importante para que a empresa não pague multas, não pague clientes em excesso e mantenha um fluxo de caixa consistente. Também tem o papel de gerar economia e otimização de tempo à empresa.
Como fazer o controle de contas a pagar?
Recomendamos a seguir 6 passos para fazer um controle de contas a pagar eficaz:
1 – Registre todas as movimentações
Durante todo o ano, a equipe responsável pelo controle de contas a pagar deve manter registros detalhados de todas as movimentações financeiras da empresa. Isso facilitará muito na hora de fazer o balanço do que precisa ser pago.
2 – Centralize os dados
Toda empresa precisa se relacionar com fornecedores, clientes, prestadores de serviços e outros parceiros. Isso significa que muitas informações podem se perder no meio do processo. Para evitar que isso aconteça, centralize todos os dados financeiros em um local de fácil acesso a todos.
3 – Monitore o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes de uma empresa e o valor que será destinado para as contas a pagar sairá dele. Por isso, é necessário monitorar de perto o fluxo de caixa e o montante de débitos.
4 – Acompanhe os prazos de pagamento
Perder prazos de pagamentos pode significar muito prejuízo para as empresas por causa das multas renegociações. Portanto, uma boa gestão de contas a pagar precisa estar sempre com o radar ligado nesses prazos.
Coloque alertas nas datas de vencimento das contas e fique sempre atento ao planejamento. Um software de automação low-code pode fazer isso por você para evitar erros.
5 – Evite o uso de planilhas
Manter uma planilha de contas a pagar no Excel parece uma solução fácil e muito popular para gerenciar seu processo. Mas esse tipo de ferramenta traz riscos especialmente perigosos para processos financeiros, nos quais a precisão é vital para evitar desperdícios ou frustrações de receitas.
Essas planilhas têm a vantagem de centralizar informações em um único documento, que pode ser acessado por vários membros da equipe ao mesmo tempo. Mas esses acessos simultâneos, e outros aspectos inerentes das planilhas, podem representar:
- Riscos de perda de informações em edições.
- Falta de escalabilidade do processo, pois as planilhas “acumulam” informações com uma navegação deficiente.
- Restrições a automações, já que as automações nas planilhas são muito limitadas a fórmulas, que nem todos sabem configurar.
- Métricas limitadas, sem a possibilidade de emissão de relatórios complexos instantaneamente.
- Visibilidade dificultada, já que supervisores e clientes não podem ser notificados dos movimentos do processo dentro de planilhas.
Além de centralizar as informações como já fazem as planilhas, os workflows permitem que você automatize processos e coordene a execução deles em um ambiente escalável e com melhor visibilidade. Isso quer dizer que tarefas repetitivas e de baixa complexidade não precisarão mais ser executadas manualmente por membros do time, economizando o tempo de todos para atividades mais complexas. Vejamos abaixo mais vantagens.
6 – Invista em tecnologia e automação
Existem várias oportunidades de automação em um workflow de contas a pagar. As tarefas que mais se enquadram nessas oportunidades são as que são simples, frequentes, condicionadas à ocorrência de um evento prévio, repetitivas, agendáveis ou que estão previamente planejadas para ocorrer em determinada fase de um workflow.
Em um processo de contas a pagar, que é relativamente simples, previsível e repetitivo, muitas tarefas atendem esses critérios. Separamos alguns momentos nos quais as automações podem ser aplicadas com facilidade:
- Cadeia de aprovação: normalmente, um supervisor precisa aprovar uma conta para que o pagamento possa ser processado, e essa ação pode ser automatizada. Você pode configurar o software para designar um aprovador específico a partir do valor ou do centro de custos, ou para notificar os responsáveis (por email, ou por outro aplicativo de mensagens) sempre que determinada conta precisar ser revisada para aprovação.
- Notificações de atraso: pagamentos atrasados podem gerar multas, e é preciso evitá-las. Por isso, você pode configurar seu programa de workflow para notificá-lo caso uma conta demore demais em uma fase do processo ou esteja prestes a atrasar.
- Notificações aos fornecedores: Você também pode usar automações para notificar seus fornecedores automaticamente que um pagamento está a caminho. Basta configurar um email para ser disparado quando a conta avança de fase no workflow, ou ao selecionar uma determinada opção.
- Possibilidades de integração (com outras plataformas): integrar seu workflow com plataformas externas amplia as possibilidades de automação. Com Pipefy, por exemplo, é possível mandar mensagens no Slack ou no Microsoft Teams para o gestor que precisa aprovar a conta a ser paga. Ou registrar invoices no QuickBooks ou no NetSuite e atualizar no seu workflow do Pipefy a informação do seu recebimento.
Por que é importante controlar o contas a pagar?
O processo de Contas a Pagar é o método pelo qual a empresa paga suas contas (fora da folha de pagamento). Como mencionado anteriormente, essa função é extremamente vital para a organização, porque afeta o fluxo de caixa e as demonstrações financeiras, além de fornecer um panorama geral da saúde financeira do negócio. Veja a seguir um pouco mais sobre essa importância.
Saúde financeira
O controle de contas a pagar evita o pagamento de despesas e impostos desnecessários, relacionados a atrasos, bem como melhora a visibilidade do estado financeiro da empresa.
Um balanço preciso entre as contas a pagar e as contas a receber também é imprenscindível para a saúde financeira da empresa. O controle das contas a pagar, naturalmente, ajuda a atingir esse equilíbrio.
Escalabilidade
Uma vez que você tem controle sobre as contas da empresa, torna-se mais viável escalar seus resultados. Ter visibilidade do que sairá do caixa permite que você consiga prever a capacidade de crescimento da organização.
Prevenção contra multas e processos
Perder prazos de pagamentos pode acarretar multas e processos contra sua empresa. Manter um bom controle de contas a pagar é essencial para prevenir essas situações. Além disso, você garante que não se endividará de maneira não planejada.
Como automatizar suas contas a pagar?
Para automatizar suas contas a pagar, você precisa, antes de tudo, de planejamento. Conhecendo bem o seu processo, é importante que você escolha uma ferramenta adequada para montar seu workflow e configurar essas automações.
Também é necessário que sua equipe e liderança estejam alinhadas em torno do novo modus operandi do seu processo. Vamos detalhar cada uma dessas etapas abaixo.
Planejamento
Se você ainda não tem um workflow de contas a pagar, com etapas e tarefas padronizadas, está na hora de montar um. Não é possível automatizar tarefas se você desconhece o seu processo e não tem fluxos de trabalho padronizados até que se chegue ao resultado final. Lembre-se de que para uma tarefa ser automatizada, ela precisa ser repetitiva e previsível dentro de um processo.
Antes de montar seu workflow na nuvem, defina cada etapa, as regras de execução e quais tarefas estarão dentro do seu fluxo de trabalho, bem como as informações necessárias para que as contas sejam processadas e pagas. Faça um rascunho offline, usando símbolos e representações gráficas, e peça opinião daqueles do time que conhecem o processo profundamente e sabem quais são seus gargalos atuais.
Escolha do software
Agora que você já tem um workflow rascunhado, é hora de escolher a ferramenta ideal para abrigá-lo em ambiente digital. Procure um software que seja reconhecido como uma boa solução para times financeiros, e que permita conectar seu processo de contas a pagar a vários outros da empresa.
Vale a pena pesquisar se a ferramenta em que você está de olho oferece o seguinte:
- Templates prontos de workflow, que já estão montados a partir das melhores práticas do mercado e que podem ser usados com poucos cliques.
- Uma caixa de entrada compartilhada, para que você possa padronizar sua comunicação com clientes internos e externos e ter mais visibilidade sobre seus emails.
- Formulários online personalizáveis, onde seja possível customizar todos os campos, adicionar arquivos e conectar as informações obtidas diretamente ao seu workflow automatizado.
- Portais, local onde vários formulários do seu departamento podem ser centralizados e acessados facilmente pelos clientes internos.
- Dashboards e relatórios gerados instantaneamente a partir da execução e das informações inseridas no seu workflow, para facilitar o controle de todo o processo.
Implementação
Com uma ferramenta escolhida, é hora de configurar as automações dentro dela. Sempre faça testes e, uma vez implementadas as configurações, peça feedbacks da sua equipe para verificar se elas estão atingindo o resultado esperado.
A seguir, vamos dar um exemplo de como você pode criar automações no Pipefy, um software no-code que permite a qualquer um montar workflows e automatizá-los de forma simples e visual. O primeiro passo é entrar no workflow do seu processo, que chamamos dentro do software de pipe, e clicar no botão de Automações, que fica no cabeçalho. Para configurar uma automação, vale lembrar, você precisa ter uma permissão de administrador.
Uma nova página será aberta com as opções existentes. Clique em “Criar uma nova automação” e configure as regras. A tela de automações tem duas colunas: eventos (do lado esquerdo) e ações (do lado direito). Você deve escolher primeiro o evento, depois a ação. O evento é o gatilho para a ação, que será a tarefa em si que será automatizada.
No Pipefy, você pode escolher dentro do seguinte conjunto de eventos:
- Quando um card (um elemento que demanda ações, como uma conta para pagar) for criado;
- Quando um card entrar em uma fase;
- Quando um card deixar uma fase;
- Quando um campo é atualizado (quando um campo do seu formulário é preenchido ou o valor nele contido é modificado);
- Quando todos os cards conectados forem movidos para uma fase específica (esse evento requer que uma conexão entre pipes seja criada antes da automação);
- Atividade recorrente (a ação será executada dentro de um período de tempo pré-definido);
- Quando um alerta é acionado (a ação será desencadeada quando um card se torna atrasado, expirado ou vencido);
- Quando um email é recebido (atrelado a um card).
Depois de escolher e configurar as condições do evento disparador, é hora de ligá-lo a uma ação. No Pipefy, você pode escolher e personalizar qualquer uma das seguintes ações:
- Criar um novo card em um pipe (um novo card é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes);
- Criar um novo card conectado (um novo card conectado é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes. Essa ação também requer uma conexão entre os pipes antes da automação). É possível, por exemplo, criar um card de contas a pagar a partir de um card que conclui o processo de compras ou de reembolso.
- Mover o card pai: um card pai é movido para uma fase específica (requer também uma conexão entre os pipes);
- Atualizar um campo: o valor de um campo é atualizado ou preenchido automaticamente (essa ação permite que os usuários atualizem campos do mesmo pipe do evento);
- Mover o card (um card é movido para uma fase específica);
- Enviar um email (um email é enviado a partir da plataforma do Pipefy).
Treinamento da equipe
Uma vez configuradas as automações, é hora de treinar a sua equipe e garantir que todos estejam alinhados aos objetivos da mudança, principalmente a liderança. É normal encontrar certa resistência a algo novo, mas você precisa mostrar ao seu time como a transição para um workflow automatizado vai tornar a vida de todos mais fácil e melhorar seus resultados.
Controle sua rotina de contas a pagar com a Pipefy
Se o seu processo de contas a pagar está desorganizado e sua equipe precisa de mais motivação diante de tanto trabalho repetitivo, cadastre-se no Pipefy e experimente como as automações podem mudar o dia a dia do seu time. Pipefy é uma plataforma fácil de usar, em que você não precisa saber linguagem de programação.
Mesmo assim, o software permite criar e executar automações das mais simples às mais complexas, além de conectar seus workflows com aplicativos muito usados por equipes financeiras, como o NetSuite, o QuickBooks, o DocuSign, o Slack e muitos outros. Dentro da plataforma, você também torna mais precisos os inputs do seu processo com formulários online que podem ser automatizados, e aumenta a colaboração entre o time com uma caixa de entrada compartilhada que vai acabar com a avalanche de emails sem resposta no seu departamento.
