Gerenciar equipes, seja de Vendas, Marketing, RH ou outra, exige organização. Um dos principais desafios é saber quais tarefas devem ser priorizadas por ter mais potencial de trazer resultados. E o Diagrama de Pareto (também conhecido como diagrama 80/20) pode ajudar nesse aspecto.
O diagrama de Pareto é um recurso usado com o propósito de identificar os principais problemas de um negócio, e pode trazer mais clareza para a gestão. Por isso, vamos explicar o que é Diagrama de Pareto, qual a sua importância e como fazer um gráfico utilizando a regra 80/20.
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O que é e para que serve o diagrama de Pareto?
Em essência, o Diagrama de Pareto é uma ferramenta de qualidade que ajuda a identificar e resolver problemas em uma empresa. Nesse sentido, ele é semelhante a um Diagrama de Ishikawa ou uma Matriz GUT, mas com características específicas.
O Diagrama de Pareto é uma sobreposição de dois gráficos. O primeiro deles é um gráfico de barras, no qual cada ocorrência é representada por uma barra. A altura de cada barra é determinada pela porcentagem que aquele tipo de ocorrência representa do total de ocorrências de todos os tipos.
A ocorrência mais comum deve ficar à esquerda, e elas devem ser organizadas em ordem decrescente de frequência. As ocorrências, nesse caso, são problemas enfrentados pela empresa. Podem ser, por exemplo: motivos de desligamento de colaboradores, reclamações de clientes, motivos para perda de oportunidades do time comercial, entre outras.
O segundo gráfico é um gráfico de linha. Ele é formado pela porcentagem acumulada das ocorrências, novamente organizadas da esquerda para a direita, de menos para mais frequente. A porcentagem acumulada é a soma da frequência daquela ocorrência com todas as que estão à esquerda dela. Assim, o último ponto dessa linha sempre será 100%. Veja um exemplo na imagem a seguir.
Exemplo de um gráfico de Pareto
No exemplo abaixo, imaginamos uma empresa de grande porte que percebeu que estava recebendo muitas solicitações de desligamento. Isso estava aumentando o turnover e impactando negativamente diversos processos.
A empresa então listou os motivos pelos quais colaboradores pediram desligamento nos últimos 24 meses. Para cada motivo, a empresa contou o número de ocorrências, calculou a porcentagem que cada um representava e, com esses dados, montou um diagrama de Pareto:
Observando o gráfico, pode-se perceber que, das dez causas citadas, três delas correspondem a 75% das solicitações: insatisfação com o salário, desequilíbrio entre vida pessoal e profissional, e descompromisso com diversidade e inclusão.
Diante desses dados, fica evidente que, para diminuir as solicitações de desligamento, a empresa deve priorizar essas três causas. Ou seja: oferecer remuneração mais competitiva, respeitar os horários de descanso dos colaboradores e comprometer-se com diversidade e inclusão.
Outras ações, como a criação de um plano de carreira ou a oferta de um benefício focado em educação, podem até contribuir. No entanto, as atitudes mais eficazes serão aquelas que foquem nas causas que concentram a maior parte do problema.
Qual é a origem e quem criou o princípio de Pareto?
O nome “Diagrama de Pareto” deriva de uma ideia estabelecida no século XIX pelo economista italiano Vilfredo Pareto. Uma formulação comum dessa ideia na economia é que a maioria dos recursos não é bem distribuída, e 80% dos resultados vêm de 20% das ações. Como consequência, para atingir o máximo de resultados, devemos focar em uma pequena amostragem de ações.
No século seguinte, o engenheiro estadunidense Joseph Moses Juran usou as ideias de Pareto para criar uma ferramenta de controle de qualidade. Essa é a ferramenta que conhecemos como Diagrama de Pareto, ou Diagrama 80/20.
Para ilustrar a utilidade desse recurso, considere os dois exemplos a seguir:
- 80% dos lucros de determinada empresa são derivados de apenas 20% da sua cartela de clientes;
- 20% dos clientes são responsáveis por mais de 80% dos problemas que a empresa enfrenta nas entregas de serviços.
Os dois apontam para a mesma ideia: agindo sobre uma parcela pequena das causas, é possível gerar um efeito desproporcionalmente positivo. Ao identificar essas causas, a empresa pode focar nesses 20%, resolver seus problemas e alavancar seus resultados com um esforço menor.
Como funciona e qual a sua importância?
O gráfico de Pareto é construído após a identificação dos problemas da empresa e da coleta de dados sobre a frequência desses problemas. Ele pode ser desenhado no Excel ou em outra ferramenta utilizada pela organização.
- No eixo X, deve-se inserir os problemas que a empresa enfrenta. Eles devem ser organizados em ordem decrescente de frequência, com o mais frequente à esquerda;
- No eixo Y, deve-se colocar a porcentagem de frequência de cada um dos problemas.
- Após inserir os problemas e suas frequências, é preciso gerar a linha da porcentagem acumulada. O começo é um ponto exatamente na barra mais à esquerda. O ponto seguinte somará essa porcentagem com a da barra seguinte, e assim por diante até a barra mais à direita, que terá um ponto no 100%.
- Por fim, é traçada uma linha sobre os pontos para gerar a linha da porcentagem acumulada e ajudar na decisão de quais problemas devem ser resolvidos primeiro.
A elaboração do Diagrama de Pareto é menos complicada do que parece, e ajuda bastante na priorização de tarefas. Quando se enxerga com clareza os pontos que necessitam atenção, fica mais fácil desenvolver ações para solucioná-los.
Quando usar?
Essa técnica costuma ser aplicada quando a empresa precisa de mais controle sobre a qualidade dos seus produtos e serviços. Mas ela pode ser empregada sempre que a organização precisar de ajuda para determinar onde deve focar seus esforços e recursos.
Algumas situações em que o Diagrama de Pareto pode ser útil são:
- Controle de qualidade de produtos manufaturados;
- Identificar os principais problemas do atendimento aos clientes;
- Entender motivos que levam colaboradores da empresa a solicitar desligamento;
- Analisar as principais oportunidades de crescimento da receita da empresa;
- Avaliar áreas que geram maior despesa para a organização;
- Organizar dados dispersos de uma maneira que facilite seu entendimento.
Há também uma técnica semelhante ao Diagrama de Pareto chamada de “Curva ABC”. Ela é usada com frequência para controle de estoque, e se baseia no mesmo princípio, mas aplicado a essa área: 20% dos itens estocados representam 80% da receita da empresa.
Principais benefícios do Gráfico de Pareto
Como fica claro, o Gráfico de Pareto pode ser aplicado em diversos departamentos de uma empresa. Em quase todos os casos, ele traz uma série de vantagens, que vão desde a identificação rápida de problemas graves até a melhoria nas comunicações. Veja a seguir as principais delas.
Facilita a organização de dados
A clareza que o Diagrama de Pareto traz a dados dispersos talvez seja sua maior força. Isso porque ele exige que se organize as ocorrências da mais frequente para a menos, e que se avalie a distribuição das frequências. Com isso, ele permite entender melhor o que o conjunto de dados analisado revela, e quais ações deve-se tomar a partir deles.
Prioriza tarefas e aumenta a produtividade
A elaboração de um gráfico 80/20 também joga luz sobre os pontos críticos de uma situação qualquer no trabalho, aqueles que precisam de atenção mais urgente. Ao agir nas causas mais importantes, o gestor consegue distribuir as tarefas de modo coerente e atingir mais resultados em menos tempo, com a mesma equipe.
Mais clareza na tomada de decisões
Graças à clareza que o Gráfico de Pareto fornece sobre a situação da empresa, é mais fácil tomar decisões baseadas em dados. Na elaboração de estratégias e em períodos turbulentos, esse recurso pode auxiliar a empresa a desenvolver suas opções com mais lucidez.
Controla a qualidade
Manter um padrão de qualidade é algo que toda empresa deseja, e o Diagrama de Pareto originalmente tem essa como sua principal função. Elucidando rapidamente as causas mais comuns de problemas, essa ferramenta facilita a tomada de medidas devidamente embasadas para a resolução de falhas processuais.
Melhora a eficiência operacional
Quando a empresa foca suas ações nas causas mais comuns dos problemas, ela garante que está despendendo esforços nas áreas que trazem maior retorno. Com isso, um time consegue gerar mais resultados sem precisar de mais recursos, tornando-se mais eficiente.
Aperfeiçoa e agiliza a resolução de problemas
Boa parte do tempo necessário para resolver um problema é dedicado a identificar suas causas e elencar ações para solucioná-lo. Ao agilizar essas duas etapas, o Diagrama de Pareto consegue imprimir mais agilidade à resolução de gargalos, e mais: garante que o time resolva o problema da maneira mais eficiente possível.
Mostra o impacto cumulativo dos problemas
Ao organizar as causas da mais frequente para a menos, o diagrama 80/20 ajuda a mostrar a dimensão adequada de cada problema. Assim, falhas que podem parecer muito graves revelam-se relativamente inócuas em uma análise mais detalhada, ao passo que outras, aparentemente irrelevantes, têm sua seriedade evidenciada.
Como fazer um diagrama de Pareto
Há alguns cuidados que devem ser tomados na hora de elaborar um diagrama de Pareto para garantir que o gráfico resultante não distorça informações e leve a conclusões equivocadas. Confira a seguir algumas etapas que você pode seguir para evitar esses problemas.
Identifique problemas
O primeiro passo é decidir qual aspecto da empresa será objeto dessa análise, ou seja: qual é o objetivo desse gráfico. Ele será usado para resolver problemas no atendimento ao cliente? Para identificar as áreas que estão gerando mais despesas? Para evitar falhas na fabricação de um produto? Sem decidir esse ponto, não será possível seguir na construção do diagrama.
Descubra as causas do problema
Uma vez determinado o problema, é necessário elencar suas causas. Nessa etapa, um diagrama de Ishikawa pode ser útil também. Considere todas as vezes que aquele problema ocorreu, e liste todos os motivos que levaram àquela ocorrência. Vale a pena ser bastante abrangente nessa etapa para evitar problemas nos passos seguintes.
Defina uma métrica para comparar os problemas
Para comparar a frequência de cada causa, é preciso antes definir uma unidade de medida igual para todas elas. Por exemplo: no caso de erros de fabricação, a unidade pode ser quantas vezes cada causa levou ao problema.
Também é possível, embora menos comum, comparar as causas em termos de tempo (quanto tempo cada uma custou, ou levou para ser resolvida) e de recursos (qual foi o custo total gerado por cada causa).
Colete os dados
Depois de estabelecidas as causas e as unidades de medida, o passo seguinte é coletar dados. Se a sua organização tem processos de negócio modelados, ou usa um software de gestão de processos capaz de coletar informações sobre seus fluxos de trabalho, essa etapa deve ser bem simples.
Caso contrário, pode ser necessário coletar dados manualmente ao longo de um período de tempo. Nesse período, sempre que o problema analisado ocorrer, verifique qual foi sua causa (ou seu custo em tempo ou recursos) e tome nota. Ao final, some os dados para cada causa.
Construa o gráfico
De posse desses dados, podemos construir o Diagrama de Pareto. Comece reservando uma barra para cada causa do problema. Em seguida, distribua-as da esquerda para a direita, em ordem decrescente de frequência (com a mais frequente, ou custosa, à esquerda). Então determine a porcentagem que cada uma delas representa do total.
Finalmente, calcule a porcentagem acumulada de cada uma. Comece pela esquerda, com um ponto na altura da barra. Em seguida, some a porcentagem da próxima barra e marque um ponto representando a soma dos dois valores. Repita a operação até o final, e note que o último ponto sempre deverá representar 100%, já que é a soma de todos os anteriores.
Agrupe os problemas
A partir desse momento, você já deve ter alguma visibilidade sobre os problemas mais graves. Tente separar as causas de forma a dividir suas frequências (ou custos) na proporção 80/20. Em outras palavras, encontre o ponto em que a porcentagem acumulada ultrapassa 80% e divida o diagrama em duas partes: antes e depois dos 80%.
Como analisar um gráfico de Pareto?
Ao analisar um Diagrama de Pareto, o objetivo é tentar ver o ponto em que a curva das proporções acumuladas começa a se aproximar de uma reta. A partir desse ponto, cada nova causa contribui muito pouco para o problema em geral. O foco, portanto, deve ser agir sobre as causas anteriores a esse ponto.
Imagine um estudo que avalia casos de vazamentos de dados sensíveis. Em um ano, o estudo analisa 200 casos desse tipo, e identifica 25 causas para esses casos. No entanto, dos 200 casos estudados, 150 podem ser atribuídos a cinco dessas 25 causas encontradas.
Diante desses dados, uma empresa que deseja se prevenir contra vazamentos de dados sensíveis deve focar nas cinco causas associadas aos 150 casos citados. Fazendo isso, ela saberá que está agindo da maneira mais eficiente para prevenir esse problema.
Isso não significa que os demais fatores devem ser ignorados. Mas sugere que, numa situação de recursos limitados, é possível fazer muito para evitar esse problema focando em apenas alguns fatores.
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Como já mencionamos, elaborar um Gráfico de Pareto é muito mais simples se você já usa um software de gestão de processos de negócio. Afinal, plataformas desse tipo monitoram e geram dados em tempo real sobre a execução dos seus processos, simplificando o uso de qualquer ferramenta de qualidade.
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Com isso, acompanhar a performance de seus fluxos de trabalho torna-se algo corriqueiro — assim como identificar gargalos e avaliar as maneiras mais eficientes de resolvê-los.
