RESUMO DO ARTIGO
Projetos e processos têm diferenças importantes. Dependendo do resultado que se quer alcançar, um pode ser mais adequado do que o outro. Saiba mais.
A comparação Projeto x Processo é frequentemente discutida, e cada gerente provavelmente já se perguntou sobre qual deles é melhor. Neste post, você aprenderá:
- O que é um projeto?
- O que é um processo?
- Projeto vs Processo: benefícios de cada um
- Como melhorar a gestão de projetos
- Como melhorar a gestão de processos
- Próximos passos para melhorar a gestão do seu negócio
Tanto projetos quanto processos são importantes para a execução e melhoria de um negócio. No entanto, dependendo do resultado final que você está tentando alcançar, um pode ser mais adequado do que o outro.
Por exemplo, vamos supor que uma empresa queira implementar um novo software multifuncional que será mais seguro e aumentará a produtividade geral. A meta é uma taxa de adoção de 100% em menos de quatro meses. Neste cenário, você precisará de um projeto — um que incorporará muitos líderes de departamento e seguirá as fases de projeto, implementação e adoção do novo software.
O que é um projeto?
Um projeto é um esforço temporário que geralmente têm três aspectos em comum: tempo determinado, escopo definido e recursos. Seu objetivo é realizar mudanças, geralmente drásticas, e incorporar essas mudanças aos processos cotidianos da empresa.
O que é um processo?
Um processo é definido por ciclos. Da mesma forma que um projeto, um processo também tem um começo, meio e fim; no entanto, este ciclo se repete ao longo de um período médio de tempo.
Vamos ver um exemplo do Departamento Financeiro. Esse departamento recebe dezenas de pedidos de compras, toda semana. O departamento não tem um prazo para entregar cada compra. A equipe tem pedidos repetitivos que devem ser executados repetidamente. Isso é um processo!
Para gerenciar melhor essa equipe financeira, a melhor opção é criar um padrão. Eles devem entender quais informações a empresa precisa e acompanhar o que está acontecendo.
Ao contrário do exemplo do projeto, entregar pedidos de compra não construirá algo único para a empresa e geralmente não tem um prazo específico para ser entregue. Contudo, ao desenvolver um processo para a equipe, reunindo os dados necessários, você oferecerá melhores resultados para a empresa.
Projeto vs Processo: conheça os benefícios de cada um
Antes de sabermos como criar cada um deles do zero, conhecer os principais benefícios de cada método é importante para entender o valor de cada tipo de gestão.
Benefícios de Projetos
- Definição de orçamento: você sabe quanto você vai gastar;
- Colaboração entre colegas de trabalho: você melhora o trabalho em equipe na sua empresa;
- Definição de resultados: você sabe quais resultados pode esperar;
- Data prevista para o lançamento: você pode usar a data para fazer um grande anúncio para todos os mercados, assim como dentro da empresa;
- Definição de cronograma: você tem uma compreensão clara de quando vai ver as atividades em ação;
- Entrega/contribuição enormes: um novo produto, serviço ou uma grande contribuição será entregue à sua empresa.
Benefícios de Processos
- Oferece um padrão estruturado para o que seus funcionários vão fazer: usar as melhores práticas e não perder de vista informações essenciais;
- Permite controlar os resultados e melhorar o takt time e o tempo de ciclo;
- Banco de dados: ao executar um processo, sua equipe se torna baseada em dados e avança suas ações por dados;
- Compreensão clara do que tem que acontecer: entenda claramente o que cada membro da equipe está fazendo;
- Identificação de gargalos: compreenda facilmente seus resíduos.
Como aprimorar o gerenciamento de projetos
Embora a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos não sejam compatíveis com o gerenciamento de processos, os projetos são executados de um modo muito melhor quando há um processo subjacente à sua execução.
Aqui estão algumas práticas de processo que melhorarão rapidamente o gerenciamento do seu projeto:
Planejamento padronizado
Embora cada projeto seja único, o processo de planejamento não deveria ser. Quanto mais regularizado for o processo de planejamento, menos fatores importantes serão esquecidos.
Pratique despesas de rotina e registro de tempo
Não só as despesas rotineiras e o registro de tempo ajudam a controlar as finanças, como também ajudarão você a encontrar gargalos no desempenho.
Configure pagamento automático de contas
Quanto mais você automatiza e acompanha sistematicamente tarefas previsíveis, como faturamento, mais você pode se concentrar em aspectos dinâmicos do projeto.
Consolide e padronize relatórios
Relatórios frequentes e minuciosos são fundamentais para evitar scope creep e auxiliar a entrega dentro do orçamento estipulado.
Conduza reuniões rotineiras para abordar o tópico
As reuniões de rotina ajudam todos os membros da equipe a se manterem alinhados e atualizados em relação às mudanças do projeto, de modo que todos estarão responsabilizando-se mais por suas atividades.
Como aprimorar o gerenciamento de processos
Se a sua empresa atualmente usa um software de gestão de processos de negócios (BPM), é muito mais fácil usar dados para encontrar gargalos e determinar áreas para melhoria.
No entanto, se a sua empresa é nova no BPM, aqui estão alguns passos iniciais para melhorar seus processos de negócios:
Identifique processos-chave do seu negócio
Inicie sua gestão de processos identificando processos-chave que mantém o seu negócio, ou o seu departamento, funcionando de forma eficaz.
Mapeie seus processos-chave
Para implementar um software de gerenciamento de processos, um mapa de processo é uma boa ferramenta para manter uma visão de águia em seus processos.
Determine como os processos podem ser aprimorados
Com olhos de águia, pode ser mais fácil encontrar gargalos, oportunidades para agilizar o trabalho ou as aprovações; e identificar as etapas que podem ser automatizadas.
Próximos passos para aprimorar seu gerenciamento de negócios
Agora que você entende a importância de projetos e dos processos e como você pode melhorar sua gestão diária do fluxo de trabalho, é hora de pensar nos próximos passos. Nesse sentido, ter uma ferramenta especializada para o tipo de gestão que você deseja implementar é essencial para obter sucesso.
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