DMAIC é uma abordagem estruturada para melhoria de processos feita em 5 etapas. O uso da metodologia é capaz de ampliar a visibilidade sobre as operações da empresa, facilitar o controle dos processos e aumentar a produtividade.
Nesse texto, falaremos mais sobre a metodologia DMAIC, como implementar, exemplos e ferramentas que podem ser usadas na abordagem. Se você visa melhorar processos e torná-los mais produtivos na sua empresa, continue a leitura!
O que é DMAIC?
DMAIC é uma abordagem estruturada muito conhecida dentro do método Six Sigma e é utilizada para aprimorar processos de negócios existentes que não estão atendendo às expectativas ou precisam de melhorias.
O DMAIC é composto por 5 etapas, que são as definições das letrinhas deste acrônimo: Define (Definir), Measure (Medir), Analyze (Analisar), Improve (Melhorar), Control (Controlar). A sigla serve como um roteiro a ser seguido para orientar o desenvolvimento de processos. Detalharemos cada etapa mais abaixo no texto.
Uma indústria pode, por exemplo, usar essa estrutura para melhorar a qualidade de seus produtos:
- No estágio “Definir”, identificariam o problema, como alta taxa de defeitos em uma linha de produção. Em “Medir”, coletariam dados sobre a produção e a taxa de defeitos. Durante a fase “Analisar”, usariam ferramentas estatísticas para identificar as causas dos defeitos. No “Melhorar”, implementariam mudanças no processo. Finalmente, em “Controlar”, é hora de monitorar o processo e garantir que problemas sejam corrigidos sempre que surgirem.
Por que utilizar a metodologia DMAIC?
Os processos de negócios são pontos centrais no funcionamento de uma empresa. Se eles estão com problemas, recursos são desperdiçados, clientes ficam insatisfeitos e toda a operação sofre prejuízos. Nesse contexto, o uso da metodologia DMAIC pode transformar uma empresa e a manter competitiva.
Isso se justifica no fato que o DMAIC deve ser usado, principalmente, para otimizar processos que não estão produzindo os resultados esperados e que poderiam estar performando melhor. Ao assegurar mais controle e ampliar a visibilidade, a técnica traz diversos benefícios para as organizações.
Benefícios da metodologia DMAIC
Além de tudo que já citamos, os benefícios do DMAIC incluem:
- Fomentar uma cultura de melhoria contínua no gerenciamento de processos;
- Melhorar as experiências de clientes internos e externos;
- Reduzir custos e desperdícios;
- Melhorar a qualidade de produtos e serviços;
- Aumentar a eficiência operacional.
Qual a relação entre DMAIC e Six Sigma?
O Six Sigma ou Seis Sigma é um método de otimização de processos baseado na eliminação de falhas, sendo amplamente empregado na resolução de desafios complexos das médias e grandes empresas.
DMAIC é considerado como os blocos de construção da metodologia Six Sigma, sendo usado dentro da metodologia para garantir a qualidade e a melhoria contínua dos processos e produtos dentro de uma organização. Assim, as empresas podem começar a fazer otimizações sem experimentações desnecessárias.
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As fases do DMAIC
O DMAIC é composto por 5 fases, são elas:
Definir (define)
A fase definir é uma das mais importantes do DMAIC, uma vez que dá início ao método. Se a definição for falha, todo o resto do processo poderá apresentar problemas também.
Nesta etapa, o objetivo é identificar o problema e definir claramente os objetivos do projeto de melhoria. A equipe deve entender as expectativas dos clientes e stakeholders, estabelecendo um escopo de trabalho claro.
Ferramentas para a fase de definição
Ferramentas comuns nessa fase incluem a matriz SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) e a carta do projeto.
Medir (measure)
Nessa fase, é feita a coleta e agrupamento de dados estatísticos e métricas de desempenho do processo que será trabalhado. Isso serve para entender com profundidade sua performance. É importante fazer a identificação dos números mais relevantes e a extração dos dados baseados neles.
Ferramentas para a fase de medição
Para a medição, pode-se usar ferramentas como diagramas, histogramas e gráficos de controle.
Analisar (analyze)
Analisar é a fase em que os dados coletados são estudados para identificar as causas dos problemas. Essa análise pode incluir a identificação de variações e defeitos no processo, além de técnicas estatísticas para entender as relações de causa e efeito.
Ferramentas para a fase de análise
Ferramentas para essa fase incluem análise de regressão, análise de Pareto, análise de falhas e 5W2H.
Melhorar (improve)
Nessa etapa, é hora de colocar a mão na massa e criar estratégias para melhorar os pontos identificados nas fases anteriores. Aqui, a equipe selecionada para implementar o DMAIC deve discutir soluções e escolher quais são mais viáveis. Uma dica é utilizar ferramentas de testes.
As mudanças que serão implementadas na etapa Melhorar devem ser monitoradas por um responsável pelo DMAIC, que vai acompanhar a execução do processo em larga escala.
Ferramentas para a fase de melhoria
Ferramentas para a fase de melhoria incluem ferramentas de testes, brainstorming com a equipe e técnicas de priorização.
Controlar (control)
A quinta e última etapa do DMAIC é Controlar. Essa fase visa garantir a cultura de melhoria contínua dos processos, mantendo um controle de perto das mudanças implementadas. Afinal, depois de tanto trabalho para colocar os planos de ações em prática, é importante monitorar o desempenho e os resultados alcançados.
Essa etapa também tenta garantir que as melhorias sejam sustentáveis ao longo do tempo. Isso inclui o estabelecimento de padrões e procedimentos, monitoramento contínuo do processo e ajuste conforme necessário.
Ferramentas para a fase de controle
Ferramentas como gráficos e planos de controle são úteis para verificar a estabilidade do processo. Existem também plataformas de gerenciamento de processos que permitem fazer o controle por meio de inteligência artificial. É o caso do Pipefy, que conta com capacidades de IA que trazem insights de performance e números do processo em tempo real, de forma simples.
Exemplo prático de aplicação do DMAIC
Vamos a um exemplo prático de aplicação do DMAIC: considere uma empresa fabricante de sabonetes e perfumes, com 20 lojas pelo Brasil. Cada uma das 20 filiais tem grande estoque com todos os tipos de sabonetes e perfumes, o que faz com que o atendimento ao cliente seja sempre rápido e satisfatório.
Porém, um problema é identificado: os custos da empresa vem aumentando consideravelmente nos últimos meses. A gerência decide então implementar o DMAIC para entender o que está acontecendo e como reverter essa situação.
Nesse cenário, a abordagem tomaria a seguinte forma:
| Definir | Os custos aumentados são identificados e atribuídos a: novos funcionários, espaços alugados para as 20 revendas e estoques para todas elas. |
| Medir | É feita uma comparação dos custos do mesmo período do ano anterior e é constado um aumento de 35%. |
| Analisar | Junto com as 20 lojas, é analisado qual item tem maior custo para a empresa e o que mais vende. Em média, os custos com estoque se mostraram 20% maiores, e alguns produtos não tem tanta saída. |
| Melhorar | Visando a melhora, um gerente se reúne com representantes de todas as 20 filiais e criam soluções possíveis. A proposta de ter somente os sabonetes e perfumes mais vendidos ocupando a maior parte do estoque é escolhida. |
| Controlar | Depois de um período de teste, é lançada uma avaliação com todas as filiais e a gerência. Os resultados seguem sendo acompanhados de perto por responsáveis e um equilíbrio entre estoque e vendas é mantido. |
Melhores práticas para implementar DMAIC
Existem algumas boas práticas na implementação do DMAIC para deixar a metodologia ainda mais útil e eficaz, são elas:
- Realizar as cinco etapas na ordem: 1-D, 2-M, 3-A, 4-I, 5-C;
- Promover treinamentos para os colaboradores sobre a técnica;
- Ter metas, objetivos e métricas bem definidos para o processo;
- Atribuir um responsável ou dono do processo;
- Evidenciar o início e o fim do processo;
- Definir as fronteiras das etapas do escopo.
DMAIC e melhoria de processos
Como vimos ao longo desse artigo, processos eficientes são um fator central para empresas se manterem competitivas no mercado. O DMAIC é um método efetivo, mas ele só chega até certo ponto. Para ir além, é importante se apoiar na tecnologia e em plataformas que não só gerenciem, como automatizem e otimizem qualquer processo.
Uma forma rápida de fazer isso com os menores custos possíveis é recorrer ao Pipefy – uma plataforma que consegue automatizar seus processos sem código e com mais precisão e rapidez, graças às suas funcionalidades de inteligência artificial e à sua interface intuitiva.
O Pipefy tem implementação duas vezes mais ágil que os concorrentes e pode ser usado para automatizar qualquer processo de serviço da sua empresa, centralizando informações, definindo etapas e regras de negócios e coletando informações mais detalhadas com formulários editáveis.
