Em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo, a capacidade de tomar decisões rápidas e certeiras tornou-se fundamental para o sucesso das empresas. Nesse contexto, o DMN (Decision Model and Notation) aparece como um recurso poderoso, que proporciona uma abordagem estruturada e padronizada para representar e gerenciar decisões de negócios.
O DMN não apenas facilita a compreensão dos processos e a comunicação entre diferentes atores (ou times) de uma empresa, mas também aumenta a agilidade e a qualidade dos resultados.
Neste artigo, vamos explicar o que é a notação DMN, quais são seus elementos, como implementá-lo nos negócios e como ele pode ser aplicado para impulsionar a performance dos processos.
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O que é DMN (Decision Model and Notation)
O DMN (Decision Model and Notation) é uma linguagem de modelagem de processos que oferece uma maneira padrão e compreensível de representar e visualizar decisões repetíveis de negócios.
Ele define um conjunto de símbolos e notações para representar as decisões, regras de negócios e seus relacionamentos, facilitando a comunicação entre as diferentes partes envolvidas em um processo. O DMN também garante que os modelos de decisão sejam intercambiáveis entre times ou mesmo entre diferentes organizações.
A função básica do DMN é apoiar o gerenciamento de decisões e regras de negócios. A notação foi projetada para ser legível tanto por usuários corporativos quanto de TI. Isto permite que vários grupos consigam colaborar para se chegar a um modelo de tomada de decisão sempre que necessário.
A linguagem DMN pode ser usada de forma independente, mas é comum que ela complemente notações de modelagem de negócios como BPMN e CMMN. Dentro do BPMN há um tipo especial de atividade, a Tarefa de Regra de Negócios, que representa uma entrada para um mecanismo de regras de negócios, que a partir dos cálculos que o mecanismo de regras de negócios pode fornecer, vai determinar uma saída, um “Produto” da aplicação dessas regras.
O DMN foi criado a partir da necessidade de as empresas dominarem a gestão de decisões de negócio. A Object Management Group (OMG) criou, então, uma comissão com o objetivo de desenvolver esse campo de estudo. Da iniciativa surgiu o Decision Model and Notation como hoje é conhecido.
O que são regras de negócio?
As regras de negócio são importantes para o DMN. Elas são dados dos processos e condições pré-estabelecidas pelos gestores que visam determinar resoluções (outcomes) para diferentes situações. A definição dessas regras depende das necessidades e objetivos da empresa. A próxima etapa é, então, documentá-las.
Cada processo tem suas regras de negócios, que variam em complexidade. Em tarefas muito manuais e repetitivas, é comum ter regras simples (exemplo: se o candidato a um determinado cargo não assinalou ter fluência em inglês, não pode seguir no processo seletivo). Em tarefas mais complexas, é possível que as regras de negócios formem um emaranhado que depende da análise de vários fatores até a resolução.
Diferenças entre DMN, BPMN e CMMN
O DMN se diferencia do BPMN (Business Process Model and Notation) e do CMMN (Case Management Model and Notation) por seu foco exclusivo em modelar decisões de negócios e não processos de forma geral.
O BPMN é uma notação que permite traçar um esquema visual de todas as etapas de um processo de negócios por meio de diagrama. Ou seja, estamos falando de um conjunto de símbolos e regras que conseguem reproduzir os padrões de uma sequência ordenada de atividades e fluxos. Seguindo esses fluxos de ponta a ponta, obtemos o resultado final desejado para esse processo.
Segundo o próprio site oficial dessa linguagem, também gerida pela associação Object Management Group (OMG), o BPMN garante às empresas “a capacidade de entender seus procedimentos internos de negócios em uma notação gráfica, e permite às organizações a capacidade de comunicar esses procedimentos de maneira padrão”.
Desta forma, os negócios conseguem “entender a si mesmos”, definindo um padrão que pode ser compreendido por todos os profissionais.
O CMMN, por sua vez, também é uma notação que visa representar de modo padronizado casos complexos de processo flexíveis, que demandam um grau de indeterminação. A flexibilidade do modelo CMMN permite que certos elementos possam ser executados ou não pelos usuários em tempo real.
Em resumo, enquanto o BPMN se concentra na representação de processos de negócios e o CMMN aborda casos de uso mais complexos de gerenciamento, o DMN é específico para a modelagem de decisões, oferecendo uma abordagem mais detalhada e precisa nesse aspecto.
Benefícios do DMN
O uso do DMN traz uma série de benefícios para os negócios, vindos da possibilidade de padronizar a tomada de decisão em processos – facilitando a compreensão desses pontos e a própria transmissão de conhecimento dentro e fora da empresa.
Confira algumas vantagens de adotar a notação:
Padronização
O DMN permite que as organizações padronizem a representação de suas decisões de negócios, promovendo uma compreensão clara e consistente entre todas as partes envolvidas. Isso facilita a colaboração entre diferentes departamentos e ajuda a evitar ambiguidades na interpretação das decisões.
Processos mais eficientes
Ao modelar e otimizar as decisões de negócios com o DMN, as organizações podem identificar e eliminar redundâncias, tomar decisões mais rápidas e, assim, aumentar a eficiência dos seus processos e da própria operação.
Tomada de decisão ágil e precisa
Com o DMN, as organizações podem representar suas decisões de forma clara e detalhada, facilitando a análise das variáveis e o ajuste delas, caso haja mudanças internas e externas. Isso permite uma tomada de decisão mais ágil e precisa, baseada em critérios pré-definidos e informações relevantes.
Padrão DMN
O padrão DMN se apoia em três pilares básicos. Veremos mais sobre cada um deles abaixo.
Requisitos
O padrão DMN define os requisitos para modelar decisões de negócios de forma eficaz, incluindo a identificação clara das partes interessadas, a separação da documentação adequada das decisões e a definição de critérios de avaliação e métricas de desempenho.
Nível lógico
O DMN permite a representação das decisões em um nível lógico, separado das implementações técnicas subjacentes. Isso garante uma compreensão clara das decisões de negócios independentemente das tecnologias utilizadas para sua execução.
Linguagem de expressão
Para expressar as lógicas de decisão de forma precisa, o DMN utiliza uma linguagem de expressão formal, que permite a definição de regras de negócios complexas de maneira clara e sem ambiguidades.
Elementos do DMN
O Decision Model and Notation trabalha com quatro elementos de representação:
- Decisão: a decisão é o ponto central de um diagrama DMN e representa a ação que termina com uma saída ou resultado de acordo com fatores.
- Business knowledge model ou modelo de conhecimento de negócio: representa uma fonte de conhecimento dentro do negócio e seu papel no diagrama é servir como fonte de informações.
- Input data ou entrada de dados: trata-se do ponto de uma informação que chega para a tomada de decisão e, consequentemente, para o resultado.
- Knowledge source ou fontes de conhecimento: compreendem as normas, políticas, regulamentações, pessoas decisoras ou a cultura empresarial que serão consultados para a decisão ou função.
Como aplicar o DMN no seu negócio?
Para aplicar o DMN em seu negócio, é importante começar identificando as decisões críticas que impactam seus processos operacionais e estratégicos. Em seguida, você pode utilizar ferramentas de modelagem DMN para representar essas decisões de forma clara e detalhada, envolvendo os stakeholders relevantes para validar e aprimorar os modelos.
Mostramos a seguir um passo a passo resumido para aplicar o DMN na sua empresa:
- Identificação de decisões críticas: em primeiro lugar, é preciso identificar as decisões críticas que fazem parte dos processos mais críticos do negócio. Elas podem incluir definição de preços, aprovação de requisições, seleção de fornecedores e muito mais.
- Mapeamento e documentação: identificadas as decisões críticas, é hora de mapear e documentar o processo de tomada de decisão associado a cada uma delas. Esse trabalho envolve encontrar os critérios utilizados, os dados relevantes necessários e os produtos de cada escolha.
- Modelagem DMN: use ferramentas de DMN para representar as decisões de forma gráfica, com regras de negócio e lógicas associadas. Essa modelagem deve ser feita de forma clara e detalhada.
- Validação: depois de representar as decisões no modelo DMN, é necessário testar e validar sua eficácia na tomada de decisão. Simulações são uma forma de alcançar esse objetivo – ou então análises de impacto e revisões por especialistas.
- Integração com processos: os modelos DMN, uma vez validados, devem ser integrados à operação do negócio. Isso pode envolver a configuração de sistemas de suporte à decisão, automação de fluxos de trabalho e treinamentos de colaboradores, de modo a garantir sua utilização adequada.
- Melhoria contínua: Após a implementação, é importante monitorar o desempenho das decisões ao longo do tempo e realizar ajustes conforme necessário. Isso pode incluir a análise de métricas de desempenho, feedback dos usuários e atualizações dos modelos para refletir mudanças no ambiente de negócios.
Como o Pipefy pode ajudar na implementação do DMN?
Não é possível aplicar a notação DMN se você não tiver processos organizados, com dados centralizados e acesso ao histórico de todas as atividades já registradas neles.
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