Graças aos avanços da tecnologia, muitas partes do processo de procurement agora podem ser automatizadas. Isso fez com que muitos diretores de compras (CPOs) abandonassem os aspectos técnicos de suas funções e a se concentrassem mais na estratégia de compras.
Essa mudança tem como objetivo principal garantir que os processos de compras estejam devidamente alinhados com a estratégia corporativa da empresa. Assim, os CPOs se esforçam para tomar decisões inteligentes que, em última análise, reduzam custos e aumentem os lucros.
Saiba como garantir uma operação de compras automatizada em pouco tempo
O que é a uma estratégia de compras?
A estratégia de compras é o plano de longo prazo feito por uma empresa para adquirir os bens ou serviços de que precisa para operar. É um guia geral para a gestão do processo de compras da empresa.
Também chamada às vezes de sourcing estratégico (mesmo que o sourcing não seja exatamente o mesmo processo), normalmente é estruturada por profissionais de Compras, com o intuito de satisfazer as necessidades e propostas de valor específicas de uma empresa.
Por que sua empresa precisa de uma estratégia de compras?
Embora o processo de compras possa parecer maçante, ele é essencial para praticamente qualquer empresa. Na verdade, o LinkedIn Economic Graph Research classificou a posição de Chief Procurement Officer (CPO) como número 11 em sua lista dos títulos de C-suite com crescimento mais rápido em 2020 (em inglês).
Além disso, os CPOs tiveram um crescimento de 15% em relação ao total de contratações C-suite no mesmo ano. Os responsáveis finais pelo procurement são os encarregados de aumentar a eficiência, resolver problemas, minimizar riscos e garantir o compliance de uma empresa em relação à compra de matérias-primas e serviços de que precisa.
A estratégia de compras, além disso, permite que o time de Compras se torne um parceiro estratégico na gestão da empresa. Em vez de simplesmente examinar as solicitações e emitir ordens de compra, o time passa a ser parte do direcionamento da organização, ganhando mais protagonismo e relevância.
Exemplos de estratégias de compras
Há diversas estratégias de procurement e e-procurement que podem ser adotadas dependendo das metas que a empresa pretende atingir — reduzir riscos, melhorar sua gestão da cadeias de suprimentos, melhorar os savings ou até mesmo tornar-se mais sustentável. A seguir, citaremos quatro exemplos de estratégias de compras são aplicadas com frequência.
Global sourcing
O Global sourcing, como o nome indica, é a estratégia de realizar o sourcing de maneira mais abrangente, trabalhando com fornecedores de diferentes países e continentes. Essa variedade geográfica frequentemente permite que a empresa obtenha preços melhores nos bens que precisa adquirir. Isso ajuda a reduzir custos e maximizar lucros.
Green purchasing
O Green purchasing (“compras verdes” na tradução literal) é uma estratégia de compras relativamente nova. Mas ela vem crescendo bastante e deve se tornar cada vez mais comum, já que empresas e clientes estão cada vez mais atentos aos impactos ambientais de seu consumo. Ela envolve realizar as compras da empresa com foco em materiais e métodos mais sustentáveis.
Isso pode se traduzir em adquirir de fornecedores locais em vez de fornecedores que precisem transportar mercadorias por longas distâncias, ou mesmo trocar produtos descartáveis por produtos reutilizáveis. Em todos os casos, o objetivo é melhorar a performance ambiental, social e financeira da empresa.
Gestão de riscos
A gestão de riscos (risk management em inglês) é exatamente o que seu nome diz. Trata-se de encontrar técnicas para minimizar os impactos negativos que falhas na cadeia logística podem trazer ao processo de compras.
Isso envolve levantar todos os possíveis empecilhos que podem surgir na cadeia de suprimentos e desenvolver estratégias para contornar cada um deles. Em essência, é uma estratégia preventiva contra os problemas que têm maior probabilidade de acontecer.
Desenvolvimento de fornecedores
Para compras em que o número de fornecedores disponível é reduzido, a estratégia de desenvolvimento de fornecedores é bastante recomendada. Como o nome indica, ela envolve desenvolver a capacidade e performance do fornecedor para que ele consiga atender cada vez melhor as necessidades da sua empresa.
Nesse caso, a compradora se torna uma parceira estratégica e desenvolve seu relacionamento com o fornecedor. No longo prazo, isso ajuda a reduzir custos, diminuir riscos e trazer melhores condições de compras para a empresa.
Pilares de uma boa estratégia de compras
A maioria das estratégias de procurement é baseada em algumas práticas recomendadas, independentemente do tamanho da empresa ou do setor. Ao adotá-las, o profissional de compras consegue ser bem sucedido e atingir as metas e os objetivos de sua empresa. Essas práticas incluem:
Plano estratégico
Ter um plano estratégico explícito para a área de Compras é importante. Essa declaração de estratégia de compras precisa descrever claramente os principais objetivos que se pretende atingir, e explicar por que esse caminho foi escolhido.
Entregáveis
Entregáveis referem-se ao que você precisa entregar ou melhorar para atingir seus objetivos. É preciso especificá-los o máximo possível para aumentar as chances de sucesso da sua estratégia de compras.
Cronograma e prazos
Se não houver prazos, sempre haverá motivos para atrasar uma entrega. Por isso, é importante definir cronogramas e prazos realistas para seus resultados. É essencial também acompanhar a evolução desses prazos ao longo do tempo.
Plano tático
Um plano tático concentra-se em como sua empresa vai implementar a estratégia escolhida. Ele precisa incluir detalhes como quais equipes estarão envolvidas, o que cada membro do time vai fazer e qual o prazo para implementação total da estratégia.
KPIs ou métricas
Estabelecer KPIs é a melhor forma de mensurar o sucesso do seu plano. Alguns exemplos de métricas cujo acompanhamento é importante são: prazo de entrega do fornecedor, disponibilidade do fornecedor, taxa de compliance, taxa de compras de emergência e taxa de defeitos.
Ferramentas
Sua equipe pode usar uma análise SWOT, uma análise SCOPE, uma matriz de posicionamento de categoria ou outras ferramentas e métodos para construir a estratégia de compras. Esses recursos ajudam a garantir que a abordagem de compras dará suporte à missão e à visão da empresa.
Depois de estabelecer uma estrutura, é hora de começar a construir sua estratégia. Para fazer isso, você vai precisar reunir o pessoal e os recursos certos. Afinal, é quase impossível alcançar uma estratégia sólida sozinho.
Como fazer uma gestão estratégica de compras
Com uma gestão de compras robusta e alinhada à estratégia da empresa, você reduz o risco de erros, economiza dinheiro e garante estar de acordo com as regras de compliance. As oito etapas principais para uma estratégia de compras eficaz são:
1. Use a Matriz de Kraljic
A matriz de Kraljic é um bom ponto de partida para a criação de uma estratégia de compras. Ela recebe seu nome do economista esloveno Peter Kraljic, que a formulou publicamente pela primeira vez em 1983, em um artigo da Harvard Business Review.
Essa ferramenta envolve analisar o portfólio de compras da empresa de acordo com dois eixos: importância (ou valor estratégico) do produto e complexidade (ou risco) da cadeia logística de sua aquisição.
A partir dessa análise, cada item do portfólio se encaixa em uma dentre quatro categorias: itens não-críticos (baixa importância e complexidade), itens de alavancagem (alta importância e baixa complexidade), itens críticos (baixa importância e alta complexidade) e itens estratégicos (alta importância e complexidade). Realizar essa análise deve trazer boas indicações.
2. Analise as despesas
Antes de criar uma estratégia de compras, também é preciso analisar a maneira como sua empresa gasta dinheiro. Isso pode exigir a coleta de dados de fornecedores, stakeholders e outras partes envolvidas no sourcing.
Depois de ter um entendimento sólido da sua cultura de gastos, fica mais fácil identificar as despesas negligenciadas de vários produtos e serviços. Você pode usar essas informações para aumentar a eficiência e atingir seus resultados financeiros.
3. Descubra as necessidades
Em seguida, você precisa entender as necessidades específicas da sua empresa. Reúna-se com a equipe de gestão e entenda a perspectiva deles sobre como a empresa está no momento e para onde se direciona no futuro.
Não tenha medo de pensar em cenários, possibilidades e questionar o que eles podem considerar óbvio. Ao fazer isso, pode ser que você descubra novas oportunidades para ajudar na sua estratégia.
4. Avalie o mercado
Depois de concluir a análise interna, concentre-se em fatores externos, como as condições de mercado. Para se informar sobre elas, entre em contato com seus fornecedores atuais e potenciais. Lembre-se de manter os dados atualizados o tempo todo — se não, eles podem se tornar inúteis. Metodologias como as cinco forças de Porter, para analisar a concorrência, podem ser uma ótima maneira de fazer isso.
5. Defina objetivos
Use os dados que coletou e as pesquisas que realizou para estabelecer objetivos que transmitam claramente o que você espera alcançar com sua estratégia de compras. Seus objetivos precisam estar alinhados com o que quer melhorar no processo de procurement. Depois de defini-los, certifique-se de que os líderes estejam cientes para que não haja confusão e todos estejam na mesma página.
6. Estabeleca uma política de procurement
Anote e implemente as melhores práticas e se livre das ineficiências. Dê uma olhada em sua análise SWOT para ter uma ideia de quais podem ser essas falhas. Em seguida, modifique sua política de compras atual para atender às novas necessidades. Não se esqueça de que as mudanças precisam ser justas e de levar em consideração todos os principais participantes do processo.
7. Invista em um software de compras
Embora seja possível lidar com um processo de compras manualmente, isso pode gerar problemas como erros humanos, demora nos pagamentos e atrasos que custam tempo e dinheiro. Com um software, você pode dispensar a entrada manual de dados e reduzir significativamente o risco desses problemas.
Encontre um software que possa te ajudar a descobrir esses erros, automatizar atividades e romper com os fluxos de trabalho que podem estar atrapalhando seu processo.
8. Descreva sua estratégia
Os dados e informações reunidos são fundamentais para esboçar uma estratégia de compras detalhada. Inclua todas as táticas que planeja implementar. Pense nos objetivos como metas SMART: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo.
Além disso, sempre que possível, automatize partes da sua estratégia. Assim, você pode se concentrar mais no relacionamento com os fornecedores e na visão de longo prazo do processo do que em tarefas repetitivas.
9. Execute, gerencie e aperfeiçoe
Você vai precisar da ajuda de toda a empresa para dar vida a sua estratégia. Equipes como a de Recursos Humanos, Vendas e Marketing são essenciais. Após a execução, mensure e acompanhe o progresso. Lembre-se de que nada é definitivo e que você provavelmente vai precisar ajustar seu plano para melhorar os resultados ao longo do tempo.
Seguindo essas etapas, você vai proporcionar à empresa uma forte estratégia de compras, para ter sucesso hoje, amanhã e dentro de muitos anos.
Assuma o controle de sua estratégia de compras com Pipefy
Equipes de Compras usam o Pipefy para automatizar tarefas repetitivas e demoradas e otimizar sua estratégia e processos. O Pipefy é um parceiro de confiança para te ajudar a assumir o controle do processo estratégico de procurement e de outros workflows de procure-to-pay.
