A otimização dos recursos de uma empresa está diretamente ligada ao desempenho do time de Compras, o que significa que um bom fluxograma de compras pode ser decisivo para o sucesso e crescimento da operação.
Sua função é organizar de forma visual todos os esforços de procurement de forma estratégica. Por meio desse fluxograma, você define as atribuições do time, monitora facilmente todo o processo e promove melhorias contínuas.
Mas, afinal, como fazer um fluxograma de compras? O que ele é, exatamente? Por que a representação dos fluxos de aquisição torna os negócios mais eficientes e estratégicos? Confira a seguir.
Saiba como estruturar e automatizar seu processo de compras em tempo recorde
O que é um fluxograma de compras?
O fluxograma de compras é uma representação visual das etapas de procurement de uma empresa. Ele funciona como um fluxo de processos, com um “passo a passo” estruturado das ações que devem ser adotadas até o faturamento, detalhando cada fase do processo e pessoas envolvidas.
O fluxograma é composto por símbolos e gráficos que sequenciam as etapas processuais de maneira lógica, demonstrando assim como os trabalhos devem ser executados. Suas principais finalidades incluem modelar e mapear processos, determinar e registrar suas boas práticas, além de facilitar sua compreensão e otimização.
Um fluxograma de compras deve ser capaz de englobar todas as demandas do processo de procurement. Todas as etapas devem constar nele: desde a requisição de compra, sua aprovação, aquisição, recebimento do produto/serviço, até o faturamento.
O desenho de um fluxograma requer um conhecimento básico de símbolos e termos. Alguns dos principais são:
Benefícios de estruturar um fluxograma de compras
Os benefícios de estruturar um fluxograma de compras incluem garantir que as atividades do time de compras sejam devidamente organizadas e tenham um padrão de execução, resultados previsíveis e possam ser melhoradas continuamente.
Outros dos principais benefícios são:
Maior visibilidade e controle do processo
Ter uma representação gráfica do seu processo proporciona maior visibilidade e controle sobre ele, uma vez que as etapas são bem definidas e visuais. O fluxograma de compras ajuda a garantir que todas as etapas predefinidas sejam seguidas e na ordem correta.
Ao aplicar a representação visual na realização do processo, cada indivíduo consegue ver as tarefas específicas pelas quais é responsável. Nenhum “cão fica sem dono”, como sugere o dito popular. Desse modo, os colaboradores adquirem maior controle sobre a qualidade de suas tarefas, abrindo espaço para que os gestores foquem em outros assuntos, como a estratégia de compras.
Agilidade na identificação de gargalos
O fluxograma de compras proporciona uma visão panorâmica de todas as tarefas, etapas e atribuições do processo de compras. A partir dessa análise visual, seu time pode identificar gargalos com mais agilidade antes que eles se tornem maiores, e descobrir atalhos para evitar ou superar problemas.
Por exemplo: você pode identificar etapas redundantes e eliminá-las. Ou então inverter a ordem das etapas para que atividades importantes e que precisam de mais cuidado sejam priorizadas.
Melhoria contínua do processo
A melhoria contínua é uma estratégia adotada para aumentar a qualidade e eficiência dos processos de uma empresa. Ela foca em ajustes sutis na maneira como as atividades são realizadas, com a ideia de que cada pequena alteração gera ganhos exponenciais ao longo do tempo.
Essa mentalidade focada em aumentar a produtividade, melhorar a qualidade das entregas e otimizar a eficiência de todos os processos é necessária para atingir a excelência operacional. Por proporcionar a identificação de ineficiências, o fluxograma é um grande aliado da melhoria contínua.
Facilita a realização de onboardings e treinamentos
A criação de um fluxograma de compras envolve a documentação de todo o processo, incluindo quais etapas são realizadas primeiro e quem é responsável por cada função. Isso facilita muito na hora de integrar novos colaboradores à empresa, uma vez que possibilita uma visualização completa da sequência de atividades e os detalhes de cada fase.
Como fazer um fluxograma de compras
Ao fazer um fluxograma de compras, pense em cada tarefa que precisa ser realizada, detalhando o tipo de ação, responsáveis, seus objetivos e resultados desejados. Lembre-se que um fluxograma deve prever e relacionar o início, meio e fim do processo. O mais importante é ter entendimento do processo como um todo e suas fases específicas.
Um fluxograma pode ser elaborado de diversas maneiras, seja manualmente em papel, em programas de edição gráfica, em aplicativos de workflow específicos, entre outras ferramentas. Siga os 6 passos abaixo para criar um fluxograma do seu setor de compras:
1. Tenha objetivos e KPIs bem definidos
Definir objetivos, KPIs e indicadores de compras é uma etapa fundamental na elaboração de um fluxograma de compras. O que você quer atingir com a criação desse documento? Como você vai medir se ele está sendo eficaz? Lembre-se de que as metas precisam ser rastreáveis e mensuráveis.
Alguns dos objetivos mais comuns para o fluxo de compra são:
- Padronizar os processos;
- Ter mais eficiência e rapidez nas aquisições de produtos e serviços;
- Centralizar informações sobre aprovadores, requisitantes e fornecedores;
- Aumentar o saving de compras;
- Melhorar a gestão de fornecedores.
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2. Mapeie seu processo de compras
O mapeamento do processo é o ato de criar um diagrama de fluxo de trabalho para conseguir uma visão mais clara do processo específico e seus processos paralelos. Ou seja, você vai identificar as etapas sequenciais para depois desenhá-las. Dessa forma, fica mais fácil compreender o fluxo de compra e otimizá-lo.
Para fazer um mapeamento correto e efetivo, uma dica é usar um software de gerenciamento de processos. Ele pode acompanhar um processo, encontrar gargalos, impor padrões de execução com os campos ou aprovações necessárias, achar oportunidades de automação e muito mais.
3. Identifique gargalos e oportunidades de melhoria
Identificar gargalos e oportunidades de melhoria é importante para elaborar um fluxograma voltado a resolver os problemas e otimizar a performance do departamento.
Erros fazem parte da rotina empresarial, mas quando acontecem com frequência se tornam um problema para todos. Criar um fluxograma de compras assegura que tarefas do setor sejam realizadas de maneira consistente e com menos erros, sempre com a mesma qualidade, independentemente do colaborador encarregado da função.
4. Desenhe o fluxograma de compras ideal
O fluxograma ideal consiste no processo que possui todas as melhorias necessárias e que será implementado no futuro. Essa versão é criada a partir da análise de pontos críticos e falhas que precisam ser resolvidas. A etapa do desenho do fluxograma é a hora de colocar a mão na massa.
Liste as etapas e ordene as ações. Use um verbo de ação para começar a descrever cada etapa ou tarefa. Você pode se ater às informações estritamente necessárias ou detalhar cada ação – esses detalhes podem ajudar a estabelecer padrões de execução para as etapas.
Você precisa ter um conhecimento profundo do processo, da estratégia de negócios e de como as coisas se conectam e se correlacionam. Desenhe as regras de negócio (condições que facilitam as decisões) e os handoffs (mudanças de responsável).
5. Implemente o novo processo
Após o desenho do fluxograma, já é possível começar sua implementação. É importante que todos os colaboradores do time de Compras sejam envolvidos nessa etapa. Seja transparente na hora de comunicar sobre a responsabilidade de cada um, ouça os feedbacks e se certifique de que todos têm acesso fácil ao fluxograma.
6. Monitore o desempenho e faça mudanças quando necessário
Praticamente todo fluxograma precisa de ajustes e melhorias ao decorrer do tempo, e o fluxograma de compras não é diferente. É importante monitorar o desempenho e estar atento para fazer esses ajustes o quanto antes e para que eles fiquem precisos.
Aqui vale ressaltar que o fluxograma de compras não é um documento estático. Ele deve ser passível de mudanças a adptações a medida que novas necessidades surjam. O acompanhamento do fluxograma deve ser uma tarefa constante.
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